Iată încă o postare care continuă subiectul atașării fișierelor la mesajele de e-mail în Outlook. Sper că ați avut ocazia să citiți articolele mele anterioare legate de OneDrive și SharePoint, dar de data aceasta aș dori să abordez încă o modalitate de inserare a atașamentelor cu ajutorul add-in-ului Shared Email Templates.

Șabloane de e-mail partajate ca ajutor personal

Majoritatea utilizatorilor Outlook se ocupă zilnic cu atașarea de documente, imagini și videoclipuri la mesajele de e-mail. Dacă v-ați plictisit de pașii repetați manual, dați o șansă șabloanelor de e-mail partajate. Permiteți-mi să vă prezint câteva beneficii și, poate, le veți găsi mobile și foarte rapide:

• add-in-ul funcționează în Outlook pentru Windows, pentru Mac sau în Outlook online;
• permite crearea de echipe și partajarea de șabloane comune cu colegii de echipă;
• în cele din urmă, vă puteți echipa șabloanele cu mai multe macro-uri, comenzi rapide personale și seturi de date.

Ținând pasul cu linia, astăzi mă concentrez pe includerea fișierelor din link-uri URL. Pentru a-mi ușura sarcina, creez un șablon folosind macroul special de atașare, îl salvez și îl lipesc ori de câte ori doresc:

A fost rapid! Încearcă același lucru și destinatarii e-mailurilor sau colegii tăi de echipă vor putea trimite și vizualiza date suplimentare care nu sunt limitate de permisiunile de acces ale acestora.

Mod scurt, folosind macroul ~%ATTACH_FROM_URL[]

În acest pasaj, voi merge mai departe cu privire la pașii și la câteva note importante pe care toată lumea ar trebui să le aibă în vedere. Pentru a simplifica lucrurile, vă voi da un exemplu bazat pe propria mea experiență.

Din când în când, cu toții avem nevoie să tragem și să trimitem aceleași documente de uz public de pe diferite pagini sau site-uri web. Eu nu fac excepție, Shared Email Templates - EULA este una dintre cele mai populare cereri. Acum asta fac eu:

1. Pentru început, prefer să pregătesc referința la resursa mea, așa că dau clic dreapta pe fișierul meu și copiez adresa acestuia:

   

   Notă. Dimensiunea atașamentului nu trebuie să depășească 10 MB (10240 KB).

2. Apoi, deschid panoul Șabloane de e-mail partajate și creez un nou șablon.
3. Atingeți ușor butonul Inserare macro și alegeți macroul ~%ATTACH_FROM_URL[] din lista derulantă:

   

4. Acum, înlocuiți textul implicit din paranteze pătrate cu URL-ul deja salvat în clipboard, apăsând tasta Ctrl+V scurtătură de la tastatură:

   

5. Îmi ajustez șablonul dându-i un nume, adăugând corpul mesajului și apăsând butonul Salvați :

   

   Vezi si: Capitalizarea primei litere în celulele Excel

Această cale complicată va necesita puțină atenție, dar vă poate economisi ore întregi de timp. Echipa dvs. va fi și ea avantajată, deoarece nu sunt necesare permisiuni de acces sau logare. Fișierul URL va fi adăugat la un mesaj Outlook curent de fiecare dată când lipiți șablonul.

Avertismente transparente

Se poate întâmpla să vedeți acest tip de avertisment atunci când lipiți un șablon gata făcut:

Vă reamintesc nota mea de la pasul 1: dimensiunea atașamentului nu trebuie să fie mai mare de 10 MB (10240 KB).

Și dacă primiți acest mesaj:

Mă tem că trebuie să vă revizuiți linkul: asigurați-vă că nu puneți un link copiat din OneDrive sau SharePoint, pentru că nu va funcționa deloc! Puteți găsi articolele referitoare la aceste platforme mai jos.

În concluzie, ar trebui să spun că nu este ușor de acoperit toate cazurile și aspectele într-o singură postare. Voi fi bucuros să vă ajut dacă aveți întrebări, secțiunea de comentarii vă stă la dispoziție!