În acest articol, veți afla despre semnătura digitală Outlook, criptarea conexiunilor de e-mail cu SSL /TLS și alte modalități de a trimite e-mailuri sigure în Outlook 365 - 2010.

Săptămâna trecută ne-am oprit asupra diferitelor modalități de a trimite e-mailuri criptate în Outlook. Astăzi, să aruncăm o privire mai atentă la o altă tehnică pentru a vă proteja mesajele de e-mail - Semnătura digitală Outlook .

O semnătură digitală validă dovedește autenticitatea unui e-mail și demonstrează destinatarului că mesajul a fost creat de un expeditor cunoscut, iar conținutul său nu a fost modificat în timpul tranzitului.

Mai departe în acest articol, veți afla cum puteți trimite rapid mesaje sigure semnate digital în Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 și 2010 și veți explora alte câteva modalități de protecție a e-mailurilor:

Trimiteți e-mailuri securizate în Outlook prin utilizarea unei semnături digitale

Semnarea digitală a unui e-mail în Outlook nu este același lucru cu adăugarea semnăturii dvs. text sau a semnăturii grafice la sfârșitul mesajelor de ieșire. O semnătură de mesaj de e-mail este pur și simplu salutul dvs. de încheiere personalizat pe care oricine îl poate copia sau imita.

O semnătură digitală Outlook este o chestiune diferită - adaugă marca dvs. digitală unică la mesaj. Prin semnarea unui e-mail cu o semnătură digitală, includeți certificatul și cheia dvs. publică asociate cu ID-ul dvs. digital (certificat de semnare). În acest fel, dovediți destinatarului că mesajul provine de la un expeditor de încredere și că conținutul său este intact.

Pentru a putea trimite e-mailuri Outlook securizate utilizând o semnătură digitală, aveți nevoie de două lucruri de bază:

• ID-ul digital (certificat de e-mail). Vedeți unde și cum puteți obține un ID digital.
• Configurați certificatul de semnare în Outlook În articolul anterior, am discutat și despre cum puteți configura certificatul de criptare în Outlook. Pentru a configura certificatul de semnare, efectuați exact aceiași pași, cu singura diferență că alegeți să adăugați un certificat de semnare. Certificatul de semnare în loc de Certificat de criptare.

Cu toate acestea, dacă ID-ul digital este valabil atât pentru criptarea e-mailurilor, cât și pentru semnarea digitală (și majoritatea certificatelor de e-mail sunt valabile), nu prea contează ce opțiune alegeți, ambele certificate vor fi configurate oricum.

Cum să semnați un singur e-mail Outlook cu o semnătură digitală

După ce ați obținut certificatul de semnare digitală, treceți la următorii pași.

Într-un mesaj pe care îl compuneți sau la care răspundeți, accesați Tabul Opțiuni> Grup de permisiuni și faceți clic pe butonul Semnează buton.

Dacă nu vedeți Semnează apoi procedați după cum urmează:

1. Mergeți la Opțiuni tab> Mai multe opțiuni și faceți clic pe pictograma săgeată mică în jos ( Lansator de casete de dialog cu opțiuni ) în colțul de jos.

   

2. Faceți clic pe butonul Setări de securitate și bifați Adăugați semnătura digitală la acest mesaj.

   

3. Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra de dialog și trimiteți e-mailul ca de obicei făcând clic pe butonul Trimiteți buton.

Cum să semnați digital toate mesajele de e-mail pe care le trimiteți în Outlook

1. În Outlook, deschideți fereastra Centrul de încredere dialog: mergeți la File tab> Opțiuni> Centrul de încredere și faceți clic pe butonul Setări ale Centrului de încredere buton.

   

2. Comutați la Securitatea e-mailului și selectați fila Adăugați semnătura digitală la mesajele de ieșire la adresa Poșta criptată .

   

3. Puteți selecta una dintre opțiunile suplimentare, dacă este cazul:
   • Selectați Trimiterea mesajului semnat în text clar atunci când se trimit mesaje semnate dacă doriți ca destinatarii care nu au securitate S/MIME să poată citi mesajele pe care le trimiteți. Această casetă de selectare este selectată în mod implicit.
   • Verificați Solicitarea de primire S/MIME pentru toate mesajele semnate S/MIME dacă doriți să verificați dacă mesajul dvs. de e-mail semnat digital a fost primit neschimbat de către destinatarii destinați. Când selectați această opțiune, informațiile de verificare vă vor fi trimise într-un mesaj separat.
   • Dacă aveți mai multe certificate de semnare, puteți alegeți un ID digital adecvat făcând clic pe butonul Settings (Setări).
4. Faceți clic pe OK pentru a închide toate casetele de dialog deschise.

   Notă: Dacă trimiteți informații sensibile sau strict confidențiale, este posibil să doriți să criptați e-mailul pentru a asigura confidențialitatea completă.

Alte modalități de a trimite e-mailuri securizate în Outlook

Desigur, criptarea e-mailurilor și semnătura digitală Outlook sunt cele mai comune metode de a trimite e-mailuri sigure în Outlook și în alți clienți de e-mail. Cu toate acestea, opțiunile dvs. nu se limitează la aceste două opțiuni și aveți la dispoziție alte câteva mijloace de protecție a e-mailurilor:

Criptarea conexiunilor de e-mail cu SSL sau TLS

Puteți utiliza Secure Socket Layer (SSL) sau Securitatea stratului de transport (TLS) criptare pentru a securiza conexiunea dintre furnizorul de e-mail și computerul dvs. (telefon mobil sau alt dispozitiv). Aceste metode de criptare funcționează în mod similar cu schemele de protecție utilizate pentru securizarea tranzacțiilor și achizițiilor online.

Dacă folosiți un browser web pentru a lucra cu e-mailul, asigurați-vă că este activată criptarea SSL/TLS. Dacă este activă, adresa site-ului web (URL) începe cu https în loc de cea obișnuită http , după cum puteți vedea în captura de ecran de mai jos:

În Microsoft Outlook, puteți configura o conexiune criptată în acest mod:

1. Mergeți la File tab> Setări cont> Setări cont...
2. Faceți dublu clic pe contul pentru care doriți să activați conexiunea SSL și apoi faceți clic pe butonul Mai multe setări... buton.

   

3. Treceți la fila Avansat și bifați Acest server necesită o conexiune criptată (SSL) cutie.
4. Alegeți tipul de criptare din lista derulantă de lângă Utilizați următorul tip de conexiuni criptate .

   

Tipul exact de criptare pe care trebuie să-l alegeți depinde de cerințele furnizorului dvs. de e-mail. De obicei, acesta oferă instrucțiuni detaliate pentru configurarea unei conexiuni criptate, așa că sperăm că nu veți întâmpina dificultăți în acest sens.

Trimiterea de fișiere zip protejate prin parolă

Dacă aveți nevoie să trimiteți prin e-mail informații confidențiale sub forma unui document text, a unei foi de calcul Excel sau a unui alt fișier, puteți lua măsuri suplimentare de precauție împotriva accesului neautorizat prin comprimarea fișierului și protejarea acestuia cu o parolă.

Cum se comprimă / comprimă un fișier sau un dosar

Cred că toată lumea știe cum să comprimi (sau să comprimi) fișiere sau foldere în Windows. O să vă reamintesc modalitatea doar de dragul de a fi complet : )

În Windows Explorer, găsiți fișierul sau dosarul pe care doriți să îl comprimați, faceți clic dreapta pe el și alegeți Trimiteți la> Dosar comprimat (zippat) de la meniul contextual.

Se va crea un nou dosar zippat în aceeași locație.

Cum să protejați un dosar comprimat cu parolă

Dacă se întâmplă să folosiți încă Windows XP , puteți proteja conținutul unui dosar comprimat cu o parolă folosind mijloacele Windows. Procedura este foarte simplă:

1. Faceți dublu clic pe dosarul zipat pe care doriți să îl protejați și faceți clic pe Adăugați o parolă pe Fișier meniu.
2. Introduceți parola în caseta Password (Parolă).

Notă: Nu uitați că parolele pentru fișierele și folderele comprimate nu pot fi recuperate în Windows, așa că asigurați-vă că folosiți o parolă pe care o puteți reține cu ușurință.

Dacă utilizați Windows 7 sau Windows 8 , ați putea fi surprins să aflați că aceste sisteme de operare nu au o astfel de capacitate. De ce Microsoft a eliminat funcția de protecție prin parolă, care era folosită de mulți, este un mister total pentru mine. Noile versiuni de software ar trebui să adauge noi caracteristici și nu invers, nu-i așa?

În orice caz, dacă utilizați Windows 7 sau Windows 8, puteți utiliza un software de arhivare de la terțe părți cu funcția de protecție prin parolă, de exemplu 7-Zip - arhivator de fișiere gratuit cu sursă deschisă.

Mie personal îmi place mai mult programul WinRar (puteți vedea fereastra de dialog a acestuia în captura de ecran de mai jos), dar aceasta este doar o chestiune de preferințe.

Odată ce documentul important este comprimat și protejat cu o parolă, sunteți gata să îl trimiteți în siguranță prin e-mail ca atașament. Nu uitați să furnizați parola destinatarului într-un mesaj de e-mail separat, pe Skype sau la telefon.

Sfat. dacă au obținut certificatul Digital ID, puteți cripta suplimentar fișierul zip și îl puteți semna cu o semnătură digitală. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe fișierul .exe în Windows Explorer și alegeți opțiunea Semnați și criptați din meniul contextual.

Dacă trimiteți un document extrem de confidențial și doriți să păstrați confidențialitatea completă, puteți, de asemenea, să criptați întregul mesaj de e-mail, inclusiv atașamentele, așa cum este descris în Cum să trimiteți e-mailuri criptate în Outlook.

Și asta e tot pentru astăzi, vă mulțumesc că ați citit!