Samouczek wyjaśnia, jak usunąć puste miejsca w Excelu za pomocą formuł i narzędzia Text Toolkit. Dowiesz się, jak usunąć wiodące i ciągnące się spacje w komórce, wyeliminować dodatkowe spacje między słowami, pozbyć się niełamiącej się białej przestrzeni i znaków niedrukujących.

Co jest największym problemem ze spacjami? Często są one niewidoczne dla ludzkiego oka. Uważny użytkownik może od czasu do czasu wychwycić wiodącą spację ukrywającą się przed tekstem lub kilka dodatkowych spacji między słowami. Nie ma jednak sposobu na dostrzeżenie spacji ciągnących się, czyli tych, które pozostają poza zasięgiem wzroku na końcu komórek.

Nie stanowiłoby to większego problemu, gdyby dodatkowe spacje po prostu leżały w pobliżu, ale psują one twoje formuły. Chodzi o to, że dwie komórki zawierające ten sam tekst ze spacjami i bez spacji, nawet jeśli jest to tak mało, jak pojedynczy znak spacji, są uważane za różne wartości. Możesz więc zgrzytać zębami, próbując dowiedzieć się, dlaczego oczywiście poprawna formuła nie może dopasować dwóch pozornie identycznych wpisów.

Teraz, gdy jesteś w pełni świadomy problemu, nadszedł czas, aby opracować rozwiązanie. Istnieje kilka sposobów na usunięcie spacji z łańcucha, a ten samouczek pomoże Ci wybrać technikę najlepiej pasującą do konkretnego zadania i typu danych, z którymi pracujesz.

Jak usunąć puste miejsca w programie Excel - wiodące, ciągnące się, między słowami

Jeśli Twój zestaw danych zawiera zbędne spacje, funkcja Excel TRIM może pomóc Ci usunąć je wszystkie za jednym zamachem - spacje wiodące, ciągnące się i wielokrotne pomiędzy nimi, z wyjątkiem pojedynczego znaku spacji pomiędzy słowami.

Zwykła formuła TRIM jest tak prosta jak:

=TRIM(A2)

Gdzie A2 to komórka, z której chcesz usunąć spacje.

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, formuła Excel TRIM z powodzeniem wyeliminowała wszystkie spacje przed i po tekście, a także kolejne spacje w środku ciągu.

Teraz wystarczy zastąpić wartości w oryginalnej kolumnie wartościami przyciętymi. Najłatwiej jest to zrobić za pomocą Wklej Specjalnie > Wartości , szczegółowe instrukcje można znaleźć tutaj: Jak kopiować wartości w Excelu.

Dodatkowo możesz użyć funkcji Excel TRIM, aby usunąć tylko wiodące spacje , zachowując wszystkie spacje w środku ciągu tekstowego w stanie nienaruszonym. Przykład formuły znajduje się tutaj: Jak przyciąć wiodące spacje w Excelu (Left Trim).

Jak usunąć przerwy w linii i znaki niedrukowane

Podczas importu danych z zewnętrznych źródeł pojawiają się nie tylko dodatkowe spacje, ale także różne znaki niedrukujące, takie jak carriage return, line feed, pionowy lub poziomy tabulator itp.

Funkcja TRIM może pozbyć się białych spacji, ale nie może wyeliminować znaków niedrukowalnych. Technicznie rzecz biorąc, funkcja Excel TRIM jest zaprojektowana tak, aby usuwać tylko wartość 32 w 7-bitowym systemie ASCII, czyli znak spacji.

Aby usunąć spacje i niedrukujące znaki z łańcucha, użyj TRIM w połączeniu z funkcją CLEAN. Jak sama nazwa wskazuje, funkcja CLEAN jest przeznaczona do czyszczenia danych i może usunąć wszystkie pierwsze 32 niedrukujące znaki w 7-bitowym zestawie ASCII (wartości 0 do 31), w tym przerwa w linii (wartość 10).

Zakładając, że dane do wyczyszczenia znajdują się w komórce A2, formuła wygląda następująco:

=TRIM(CLEAN(A2))

Jeśli formuła Trim/Clean łączy zawartość wielu wierszy bez spacji, możesz to naprawić, stosując jedną z tych technik:

• Wykorzystaj funkcję "Zamień wszystko" w programie Excel: w polu "Znajdź co" wpisz powrót karetki, naciskając skrót Ctrl+J, a w polu "Zamień na" wpisz spację. Kliknięcie przycisku Wymień wszystko przycisk zamieni wszystkie podziały linii w wybranym zakresie na spacje.
• Użyj poniższej formuły, aby zastąpić znaki Carriage Return (wartość 13) i Line Feed (wartość 10) spacjami:

  =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " ")

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Jak usunąć zwroty karetki (przerwy w wierszu) w programie Excel.

Jak usunąć spacje niełamiące się w programie Excel

Jeśli po użyciu formuły TRIM & CLEAN niektóre uparte spacje nadal tam są, najprawdopodobniej skopiowałeś/wkleiłeś dane z jakiegoś miejsca i kilka niełamiących się spacji wkradło się.

Aby pozbyć się niełamiących się spacji (znak html ), zastąpić je zwykłymi spacjami, a następnie zlecić funkcji TRIM ich usunięcie:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

Aby lepiej zrozumieć logikę, rozbijmy formułę:

• Znak niełamany ma wartość 160 w 7-bitowym systemie ASCII, więc można go zdefiniować za pomocą formuły CHAR(160).
• Funkcja SUBSTITUTE służy do zamiany spacji niełamiących się na spacje zwykłe.
• I wreszcie osadzasz instrukcję SUBSTITUTE w funkcji TRIM, aby usunąć przekształcone spacje.

Jeśli arkusz zawiera również znaki niedrukowane, użyj funkcji CLEAN wraz z TRIM i SUBSTITUTE, aby za jednym zamachem pozbyć się spacji i niepożądanych symboli:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160),""))))

Poniższy zrzut ekranu demonstruje tę różnicę:

Jak usunąć określony znak niedrukujący

Jeśli łącznik 3 funkcji omówionych w powyższym przykładzie (TRIM, CLEAN i SUBSTITUTE) nie był w stanie wyeliminować spacji lub znaków niedrukowalnych w Twoim arkuszu, oznacza to, że znaki te mają wartości ASCII inne niż od 0 do 32 (znaki niedrukowalne) lub 160 (spacja niedrukowalna).

W takim przypadku należy użyć funkcji CODE do zidentyfikowania wartości znaku, a następnie zastosować SUBSTITUTE do zastąpienia go zwykłą spacją i TRIM do usunięcia spacji.

Zakładając, że spacje lub inne niepożądane znaki, których chcesz się pozbyć, rezydują w komórce A2, piszesz 2 formuły:

1. W komórce B2 wykryj problematyczną wartość znaku, używając jednej z następujących funkcji KOD:
   • Spacja wiodąca lub znak niedrukujący na początku łańcucha:

     =CODE(LEFT(A2,1))

   • Spacja lub znak niedrukujący na końcu łańcucha:

     =CODE(RIGHT(A2,1))

   • Spacja lub znak niedrukujący w środku łańcucha, gdzie n to pozycja problematycznej postaci:

     =CODE(MID(A2, n , 1)))

   W tym przykładzie mamy jakiś nieznany znak niedrukujący w środku tekstu, na 4 pozycji, a jego wartość poznajemy za pomocą tego wzoru:

   =CODE(MID(A2,4,1))

   Funkcja CODE zwraca wartość 127 (proszę zobaczyć zrzut ekranu poniżej).

2. W komórce C2 zastępujesz CHAR(127) zwykłą spacją (" "), a następnie przycinasz tę spację:

   =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))

Wynik powinien wyglądać coś podobnego do tego:

Jeśli twoje dane zawierają kilka różnych znaków niedrukujących, jak również spacje niełamiące się, możesz zagnieździć dwie lub więcej funkcji SUBSTITUTE, aby usunąć wszystkie niepożądane kody znaków za jednym razem:

=TRIM(SUBSTYTUT(SUBSTYTUT(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " ")))

Jak usunąć wszystkie spacje w programie Excel

W niektórych sytuacjach możesz chcieć usunąć absolutnie wszystkie białe spacje w komórce, w tym pojedyncze spacje między słowami lub liczbami. Na przykład, gdy zaimportowałeś kolumnę numeryczną, w której spacje są używane jako separatory tysięcy, co ułatwia czytanie dużych liczb, ale uniemożliwia obliczanie formuł.

Aby usunąć wszystkie spacje za jednym razem, użyj SUBSTITUTE, jak wyjaśniono w poprzednim przykładzie, z tą różnicą, że zastąpisz znak spacji zwrócony przez CHAR(32) niczym (""):

=SUBSTITUTE(A2, CHAR(32), "")

Możesz też po prostu wpisać spację (" ") w formule, jak np:

=SUBSTITUTE(A2," ",")

Po tym, zastąp formuły wartościami, a twoje liczby będą obliczane poprawnie.

Jak liczyć spacje w programie Excel

Przed usunięciem spacji z pewnej komórki, możesz być ciekawy, ile ich faktycznie jest.

Aby uzyskać całkowitą liczbę spacji w komórce, wykonaj następujące czynności:

• Oblicz długość całego ciągu używając funkcji LEN: LEN(A2)
• Zastąp wszystkie spacje niczym: SUBSTITUTE(A2," ","")
• Oblicz długość ciągu bez spacji: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
• Odejmij długość łańcucha "bez spacji" od długości całkowitej.

Zakładając, że oryginalny ciąg tekstowy znajduje się w komórce A2, kompletna formuła przebiega następująco:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTYTUT(A2," ",""))

Aby dowiedzieć się, ile dodatkowe miejsca są w komórce, uzyskaj długość tekstu bez dodatkowych spacji, a następnie odejmij ją od całkowitej długości ciągu:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Poniższy zrzut ekranu demonstruje obie formuły w działaniu:

Teraz, gdy wiesz, ile spacji zawiera każda komórka, możesz bezpiecznie usunąć dodatkowe spacje za pomocą formuły TRIM.

Bezwzorcowy sposób usuwania spacji i czyszczenia danych

Jak już wiesz, wiele dodatkowych spacji i innych niepożądanych znaków może czaić się niezauważonych w twoich arkuszach, zwłaszcza jeśli importujesz dane z zewnętrznych źródeł. Wiesz również, jak usunąć spacje w Excelu za pomocą formuły. Oczywiście, nauczenie się garści formuł jest dobrym ćwiczeniem, aby wyostrzyć swoje umiejętności, ale może być czasochłonne.

Użytkownicy programu Excel, którzy cenią swój czas i cenią sobie wygodę, mogą skorzystać z Narzędzi tekstowych dołączonych do naszego pakietu Ultimate Suite dla programu Excel. Jedno z tych poręcznych narzędzi umożliwia usuwanie spacji i znaków niedrukowalnych za pomocą jednego kliknięcia przycisku.

Po zainstalowaniu Ultimate Suite dodaje do wstążki Excela kilka przydatnych przycisków, takich jak np. Trim Spaces , Usuń znaki , Konwertuj tekst , Przejrzyste formatowanie , i jeszcze kilka innych.

Zawsze, gdy chcesz usunąć puste miejsca w arkuszach Excela, wykonaj te 4 szybkie kroki:

1. Zaznacz komórki (zakres, całą kolumnę lub wiersz), w których chcesz usunąć dodatkowe spacje.
2. Kliknij przycisk Trim Spaces przycisk na Dane Ablebits tab.
3. Wybierz jedną lub kilka opcji:
   • Usuń prowadzący oraz śledzący miejsca
   • Trim extra spacje między słowami do jednego
   • Usuń niełamiący się przestrzenie ( )
4. Kliknij przycisk Trim przycisk.

Gotowe! Wszystkie dodatkowe spacje są usuwane jednym kliknięciem.

W ten sposób można szybko usunąć spacje w komórkach Excela. Jeśli jesteś ciekawy, jak poznać inne możliwości, to serdecznie zapraszam do pobrania wersji ewaluacyjnej Ultimate Suite. Dziękuję za lekturę i czekam na Ciebie na naszym blogu za tydzień!