Hari ini saya akan menunjukkan kepada anda cara untuk membuat templat e-mel Outlook dengan lungsur turun padang. Kami akan menarik maklumat daripada set data dan mengisi mesej e-mel dengan cepat. Bunyi menyeronokkan? Kemudian mari kita mulakan!

Buat dan gunakan set data dalam Templat E-mel Dikongsi

Sebelum kita bermula dengan asas, saya akan melepaskan beberapa baris pengenalan bagi mereka yang baru mengenali blog kami dan belum tahu apa itu Shared Email Templates dan apakah makro APA YANG PERLU MASUKKAN yang saya maksudkan. Templat Dikongsi ialah alat yang boleh menukar rutin harian anda dalam Outlook kepada beberapa klik sahaja. Lihat, anda membuat satu set templat dengan pemformatan, pautan, gambar, dll. yang diperlukan dan tampal templat yang betul dalam seketika. Tidak perlu menaip dan memformatkan balasan anda lagi, e-mel yang sedia dihantar dibuat dengan cepat.

Mengenai APA YANG PERLU DIMASUKKAN, saya telah mempelajari makro ini dalam tutorial saya sebelum ini, jangan ragu untuk larikan ingatan anda ;)

Cara membuat set data baharu dan menggunakannya dalam templat

Sekarang mari kembali ke topik utama kami – templat Outlook yang boleh diisi. Anda sudah tahu bahawa makro WhatToEnter boleh membantu anda menampal data yang diperlukan dalam satu atau beberapa tempat e-mel anda. Saya akan menunjukkan kepada anda cara untuk mengautomasikan rutin anda lebih lagi dan mengajar anda bekerja dengan set data. Ringkasnya, ini ialah jadual dengan data yang anda akan tarik nilai yang diperlukan. Apabila anda memohonAPA YANG PERLU MASUKKAN makro, anda memilih rekod untuk diambil daripada jadual ini dan ia mengisi e-mel anda. Walaupun kedengaran aneh, ia agak mudah dalam amalan :)

Bermula dari awal lagi, kita perlu mencipta jadual terlebih dahulu. Buka alat tambah, klik kanan mana-mana folder dan pilih “ Set Data Baharu ” daripada senarai lungsur turun:

Tambahan akan membuka halaman web baharu dalam penyemak imbas lalai anda di mana anda akan membuat set data anda. Beri nama dan mula mengisi baris dan lajurnya.

Nota. Sila beri perhatian kepada lajur pertama set data anda kerana ia akan menjadi yang penting. Isi dengan nilai yang akan membantu anda mengenal pasti baris anda dan dengan mudah memilih baris yang anda perlukan untuk mengambil data.

Sila ingat bahawa set data dihadkan kepada 32 baris, 32 lajur dan 255 simbol setiap sel.

Petua. Sebagai alternatif, anda boleh mengimport set data ke Templat E-mel Dikongsi. Jadual anda hendaklah disimpan dalam format .txt atau .csv dan tidak mempunyai lebih daripada 32 baris/lajur (selebihnya akan dipotong).

Setelah anda menambah dan mengisi baris dan lajur baharu dengan maklumat yang mungkin anda perlukan dalam templat anda, cuma tambahkan makro APA YANG PERLU DIMASUKKAN pada teks anda. Berikut ialah templat sampel saya dengan makro yang saya sediakan untuk menampal kadar diskaun daripada set data:

Hai,

Ini ialah pengesahan untuk pesanan anda hari ini. BTW, anda mendapat ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", lajur:"Diskaun",title:"%"}] diskaun ;)

Terima kasih kerana memilih kami! Selamat hari anda!

Lihat, saya baru sahaja memilih nilai daripada lajur utama dan diskaun yang sepadan mengisi e-mel saya. Beritahu anda, lajur kunci adalah penting :)

Edit dan alih keluar set data

Sekiranya anda perasan kesilapan atau ingin menambah/mengalih keluar beberapa pintu masuk, anda boleh sentiasa mengedit set data anda . Hanya pilih pada anak tetingkap tambahan dan tekan Edit :

Anda akan ditukar kepada penyemak imbas sekali lagi di mana anda berada untuk mengubah suai jadual anda . Anda boleh menambah baris dan lajur, menukar kandungannya dan mengalihkannya mengikut cara yang anda mahukan. Setelah anda selesai, klik Simpan dan semua perubahan yang digunakan akan tersedia serta-merta.

Jika anda tidak lagi memerlukan set data ini, cuma pilih itu dan tekan Padam :

Ia adalah contoh mudah set data medan tunggal supaya anda boleh mendapatkan idea tentang ciri ini. Selanjutnya, kami akan terus meneroka dan belajar menggunakan kelebihan maksimum set data :)

Cara menggunakan set data berbilang medan semasa menulis e-mel Outlook

Sekarang ini kami mempunyai pemahaman yang jelas tentang bagaimana set data dicipta dan digunakan, sudah tiba masanya untuk mencipta jadual yang lebih kompleks dan bermaklumat serta mengisi berbilang tempat e-mel anda sekaligus.

Saya akan mengimport jadual pra-simpan saya agar tidak membosankan anda dengan pengisian data dan ubah suai template saya sedikit supaya semua yang diperlukanmedan mendapat penduduk. Saya mahu set data saya:

• Tampal amaun diskaun;
• Tambahkan pautan peribadi pelanggan;
• Isi beberapa baris syarat pembayaran khas pelanggan;
• Masukkan imej “Terima kasih" yang indah;
• Lampirkan perjanjian pada e-mel.

Adakah saya mencari terlalu banyak? Tidak, kerana saya telah menyediakan set data saya :) Lihat saya mengisi semua maklumat itu dengan cepat:

Anda mungkin perasan bahawa beberapa makro telah disimpan sebelumnya dalam templat. Saya menunjukkan kepada anda cara menyediakan makro untuk mendapatkan data daripada set data dan menggabungkannya dengan makro lain. Jika anda memerlukan lebih banyak contoh atau penjelasan lanjut, sila tinggalkan maklum balas anda di bahagian Ulasan ;)

Bagaimanapun, berikut ialah teks akhir templat saya:

Hai,

Ini ialah pengesahan untuk pesanan anda hari ini. BTW, anda mendapat diskaun istimewa ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", lajur:"Diskaun", tajuk:"Diskaun"}] ;)

Inilah pautan peribadi anda: ~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Link", title:"Link"}]

Ada juga beberapa butiran yang harus kami nyatakan:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", lajur:"Syarat", tajuk:"Syarat"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", lajur:"Imej", tajuk:"Imej"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Attachment", title:"Attachment"} ]]

Terima kasih kerana memilih kami!Selamat hari yang hebat!

Petua. Sekiranya anda perlu belajar atau mengingat kembali cara menggabungkan makro bersama-sama, rujuk bahagian tutorial makro WhatToEnter ini atau senarai penuh makro untuk Templat E-mel Dikongsi.

Jika anda tidak percaya dengan video di atas, cuma pasang Templat E-mel Dikongsi daripada Microsoft Store, lihat set data sendiri dan kongsi pengalaman anda dengan saya dan orang lain dalam Komen ;)

Isi jadual menggunakan set data dalam e-mel Outlook

Senarai keupayaan set data belum selesai lagi. Bayangkan ini – pelanggan anda masih ragu-ragu tentang berapa banyak item yang perlu dibeli dan ingin mengetahui lebih lanjut tentang diskaun dan syarat pembayaran. Daripada menulis semuanya dalam satu ayat yang panjang, lebih baik anda membuat jadual dengan setiap pilihan yang tersedia dan ciri-cirinya.

Saya tidak akan memanggilnya sangat menjimatkan masa untuk membuat jadual baharu dan mengisinya dengan data yang anda sudah ada dalam set data anda. Walau bagaimanapun, terdapat penyelesaian pantas untuk kes ini. Anda boleh mengikat set data anda pada jadual dan e-mel anda akan diisi dengan maklumat set data dalam sekelip mata. Anda perlu:

1. Buka templat dan buat jadual dengan sekurang-kurangnya dua baris (bilangan lajur terpulang kepada anda).
2. Isi jadual yang pertama baris kerana ini akan menjadi pengepala kami.
3. Klik kanan di mana-mana pada baris kedua dan pilih "Ikat pada set data".
4. Pilih set data untuk menarik data daripadanya dan tekanOk.
5. Apabila anda menampal templat ini, anda akan diminta untuk memilih lajur untuk ditambahkan. Tandai semua atau hanya sebahagian daripadanya dan teruskan.
6. Nikmati ;)

Jika anda ingin menambahkan sesuatu visual pada teks di atas, anda boleh melihat Dokumen untuk tangkapan skrin langkah demi langkah pengikatan set data atau lihat video kecil di bawah.

Pendek cerita, anda membuat jadual, isikan pengepalanya dan sambungkannya ke set data anda. Apabila menampal templat, anda hanya akan menetapkan baris untuk ditampal dan alat itu akan mengisi jadual anda dalam satu saat.

Berikut ialah cara templat saya mula menjaga pengikatan set data:

Hai!

Berikut ialah butiran yang anda minta:

Sekiranya anda perlu menyahikat set data, cuma alih keluar baris "disambungkan".

Nampak? Tidak boleh lebih mudah :)

Selain itu, anda mungkin berminat untuk membuat templat Outlook dinamik yang menukar imej, lampiran dan teks secara automatik secara individu untuk setiap pengguna.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, saya mendapat satu lagi pilihan makro yang sangat membantu kami yang dipanggil WHAT TO ENTER dilindungi untuk anda. Kini anda tahu cara membuat, mengedit dan menggunakan set data dalam Templat E-mel Dikongsi dan, saya sangat berharap, akan mula menggunakannya :)

Terima kasih kerana membaca! Jumpa anda ditutorial seterusnya ;)