Упатството покажува како да се групираат редови во Excel за да се олеснат читањето на комплицираните табели. Погледнете како можете брзо да ги скриете редовите во одредена група или да го склопите целиот преглед на одредено ниво.

Работните листови со многу сложени и детални информации тешко се читаат и анализираат. За среќа, Microsoft Excel обезбедува лесен начин за организирање податоци во групи што ви овозможува да ги собирате и проширите редовите со слична содржина за да создадете покомпактни и разбирливи прикази.

Групирање редови во Excel

Групирањето во Excel најдобро функционира за структурирани работни листови кои имаат заглавија на колони, без празни редови или колони и резиме ред (поттотал) за секое подмножество редови. Со правилно организирани податоци, користете еден од следниве начини за да ги групирате.

Како автоматски да групирате редови (да креирате преглед)

Ако вашата база на податоци содржи само едно ниво на информации, најбрзо начин би бил да дозволите Excel да групира редови за вас автоматски. Еве како:

1. Изберете која било ќелија во еден од редовите што сакате да ги групирате.
2. Одете во табулаторот Податоци > Контура група, кликнете на стрелката под Група и изберете Автоматски преглед .

Тоа е сè што треба!

Еве пример за тоа какви редови може да групира Excel:

Како што е прикажано на сликата подолу, редовите се групирани совршено, а контурите претставуваат различнинивоата на организација на податоците се додадени лево од колоната А.

Забелешка. Ако вашите резиме редови се наоѓаат над група од редови со детали, пред да креирате преглед, одете во групата Податоци табот > Outline , кликнете на <1 Стартувач на дијалог прозорецот Outline и исчистете го полето за избор Резиме на редови под детали .

Откако ќе се креира прегледот, можете брзо да ги скриете или прикажете деталите во одредена група со кликнување на знакот минус или плус за таа група. Можете исто така да ги соберете или проширите сите редови на одредено ниво со кликнување на копчињата за ниво во горниот лев агол на работниот лист. За повеќе информации, погледнете Како да се собираат редовите во Excel.

Како да се групираат редовите рачно

Ако вашиот работен лист содржи две или повеќе нивоа на информации, Excel на Auto Outline може да не ги групира правилно вашите податоци. Во таков случај, можете рачно да групирате редови со извршување на чекорите подолу.

Забелешка. Кога рачно креирате преглед, проверете дали вашата база на податоци не содржи скриени редови, инаку вашите податоци може да бидат погрешно групирани.

1. Создајте надворешни групи (ниво 1)

Изберете една од поголемите подмножества на податоци, вклучувајќи ги сите средни резиме редови и нивните детални редови.

Во податоката подолу, за да ги групирате сите податоци за ред 9 ( Источно Вкупно ), ги избираме редовите од 2 до 8.

На картичката Податоци , вогрупата Outline , кликнете на копчето Group , изберете Редови и кликнете OK .

Ова ќе додаде лента на левата страна од работниот лист што ги опфаќа избраните редови:

На сличен начин, создавате онолку надворешни групи колку што неопходно.

Во овој пример, ни треба уште една надворешна група за регионот Север . За ова, ги избираме редовите од 10 до 16 и кликнуваме на картичката Податоци > Група копчето > Редови .

Тоа множество редови сега е исто така групиран:

Совет. За да креирате нова група побрзо, притиснете ја кратенката Shift + Alt + Десна стрелка наместо да кликнете на копчето Група на лентата.

2. Создајте вгнездени групи (ниво 2)

За да креирате вгнездена (или внатрешна) група, изберете ги сите редови со детали над поврзаниот резиме ред и кликнете на копчето Група .

На пример, за да ја креирате групата Јаболка во регионот Исток , изберете ги редовите 2 и 3 и притиснете Група . За да ја направите групата Портокалови , изберете ги редовите од 5 до 7 и повторно притиснете го копчето Група .

Слично, создаваме вгнездени групи за Северна региони и добијте го следниот резултат:

3. Додајте повеќе нивоа на групирање доколку е потребно

Во пракса, збирките на податоци ретко се комплетираат. Ако во одреден момент се додадат повеќе податоци на вашиот работен лист, веројатно ќе сакате да креирате повеќе нивоа на преглед.

Како пример, да го вметнеме Голем збир ред во нашата табела, а потоа додајте го најоддалеченото ниво на преглед. За да го направите тоа, изберете ги сите редови освен редот Голем Вкупно (редови од 2 до 17) и кликнете на картичката Податоци > Група копчето > Редови .

Како што е прикажано на сликата од екранот подолу, нашите податоци сега се групирани во 4 нивоа:

• Ниво 1: Голема вкупна вредност
• Ниво 2: Вкупно региони
• Ниво 3: потвкупи на ставки
• Ниво 4: Детални редови

Сега кога имаме преглед на редови, ајде да видиме како тоа го олеснува прегледувањето на нашите податоци.

Како да ги соберете редовите во Excel

Една од најкорисните карактеристики на групирањето на Excel е можноста за криење и прикажување на детални редови за одредена група, како и за собирање или проширување на целиот преглед на одредено ниво со кликнување на глувчето.

Собирање редови во група

За собирање на редовите во одредена група , само кликнете на копчето минус на дното на лентата на таа група.

На пример, вака можете брзо да ги скриете сите редови со детали за регионот Исток , вклучувајќи ги и подзбирките, и прикажете го само Исток Вкупно ред:

Друг начин за собирање редови во Excel е да изберете која било ќелија во групата и да кликнете на Скриј детали копче на јазичето Податоци , во групата Outline :

Во секој случај, групата ќе се минимизира на резиме ред, и сите од редовите на детали ќе бидатскриено.

Склопи или прошири го целиот преглед на одредено ниво

За да ги минимизирате или проширите сите групи на одредено ниво, кликнете на соодветниот број на преглед во горниот лев агол на вашиот работен лист.

Нивото 1 прикажува најмалку податоци, додека највисокиот број ги проширува сите редови. На пример, ако вашиот преглед има 3 нивоа, кликнете на бројот 2 за да го скриете третото ниво (редели со детали) додека ги прикажувате другите две нивоа (резиме редови).

Во нашиот примерок на база на податоци, имаме 4 нивоа на преглед , кои функционираат вака:

• Ниво 1 прикажува само Голем вкупно (ред 18 ) и ги крие сите други редови.
• Ниво 2 прикажува Голем вкупно и Регион подзбирови (редови 9, 17 и 18).
• Нивото 3 прикажува Голем вкупно , Регион и Ставка подзбирови (редови 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 и 18).
• Нивото 4 ги прикажува сите редови.

Следната слика од екранот го демонстрира прегледот склопен до ниво 3.

Како да ги проширите редовите во Excel

За да ги проширите редовите во одредена група, кликнете на која било ќелија во видливото резиме ред, а потоа кликнете на копчето Прикажи Детали на табулаторот Податоци , во групата Изглед :

Или кликнете на знакот плус за склопената група редови што сакате да ги проширите:

Како да се отстрани e преглед во Excel

Во случај да сакате да ги отстраните сите групи на редови одеднаш, тогаш исчистете гопреглед. Ако сакате да отстраните само некои од групите на редови (на пр., вгнездени групи), тогаш одгрупирајте ги избраните редови.

Како да го отстраните целиот преглед

Одете во Податоци јазичето > Outline групата, кликнете на стрелката под Одгрупирај , а потоа кликнете Исчисти преглед .

Забелешки :

1. Отстранувањето на контурите во Excel не брише никакви податоци.
2. Ако отстраните преглед со некои склопени редови, тие редови може да останат скриени откако ќе се исчисти контурата. За да ги прикажете редовите, користете кој било од методите опишани во Како да се откријат редовите во Excel.
3. Кога ќе се отстрани прегледот, нема да можете да го вратите со кликнување на Врати копчето или притискање на кратенката Врати ( Ctrl + Z ). Ќе треба повторно да го креирате прегледот од нула.

Како да одгрупирате одредена група редови

За да отстраните групирање за одредени редови без да го избришете целиот преглед, направете го следново:

1. Изберете ги редовите што сакате да ги одгрупирате.
2. Одете во групата Податоци > Outline и кликнете на Копче за одгрупирање . Или притиснете Shift + Alt + Лева стрелка што е кратенката за одгрупирање во Excel.
3. Во полето за дијалог Одгрупирај , изберете Редови и кликнете OK.
4. 15>

   На пример, еве како можете да отгрупирате две групи вгнездени редови ( Потвкуп на јаболка и Потвкуп на портокали ) додека ја задржувате надворешната група Исток вкупно :

   

   Забелешка. Не е возможно да се одгрупираат несоседни групи на редови истовремено. Ќе мора да ги повторите горните чекори за секоја група поединечно.

   Совети за групирање на Excel

   Како што штотуку видовте, прилично е лесно да се групираат редовите во Excel. Подолу ќе најдете неколку корисни трикови кои ќе ви ја олеснат работата со групите.

   Како автоматски да ги пресметате подвкупните збирови на групи

   Во сите горенаведени примери, вметнавме сопствени потвкупни редови со формули SUM. За автоматско пресметување на субтотали, користете ја командата Subtotal со функцијата за резиме по ваш избор, како што се SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, итн. , на тој начин завршувајќи две задачи одеднаш!

   Примени стандардни стилови на Excel на редовите за резиме

   Microsoft Excel ги има претходно дефинираните стилови за две нивоа на резиме редови: RowLevel_1 (задебелување) и RowLevel_2 (курзив). Можете да ги примените овие стилови пред или по групирање редови.

   За автоматски да ги примените стиловите на Excel на нов преглед , одете во картичката Податоци > Контури Групата , кликнете на стартувачот на полето за дијалог Outline , а потоа изберете го полето за избор Автоматски стилови и кликнете OK . После тоа, креирате преглед како и обично.

   

   За да примените стилови на постоечки преглед , исто така го избиратеПолето Автоматски стилови како што е прикажано погоре, но кликнете на копчето Примени стилови наместо OK .

   Еве како преглед на Excel со стандардните стилови за резиме редови изгледа вака:

   

   Како да изберете и копирате само видливи редови

   Откако ќе ги склопите ирелевантните редови, можеби ќе сакате да ги копирате прикажаните релевантни податоци на друго место. Меѓутоа, кога ги избирате видливите редови на вообичаен начин со помош на глувчето, всушност ги избирате и скриените редови.

   За да ги изберете само видливите редови , ќе треба да изведете неколку дополнителни чекори:

   1. Изберете видливи редови со помош на глувчето.

      На пример, ги склопивме сите редови со детали и сега ги избираме видливите редови за резиме:

      

   2. Одете во Дома јазичето > Уредување групата и кликнете Најди & Изберете > Оди во Специјално . Или притиснете Ctrl + G (Оди во кратенка) и кликнете на копчето Специјални... .
   3. Во полето за дијалог Оди во специјални , изберете Само видливи ќелии и кликнете OK.

Како резултат на тоа, се избираат само видливите редови (редовите до скриените редови се означени со бела граница):

И сега, едноставно притиснете Ctrl + C за да копирате избраните редови и Ctrl + V за залепете каде и да сте како.

Како да се сокријат и да се прикажат симболите на контурите

За да се сокријат или прикажуваат лентите на контурите и броевите на нивоата воExcel, користете ја следнава кратенка на тастатурата: Ctrl + 8 .

Првично притискање на кратенката ги сокрива симболите на контурите, а со повторно притискање повторно се прикажува прегледот.

Симболите на контурите не се прикажуваат горе во Excel

Ако не можете да ги видите ниту симболите плус и минус во лентите на групата ниту броевите на врвот на прегледот, проверете ја следната поставка во вашиот Excel:

1. Одете во категоријата Датотека > Опции > Напредно .
2. Скролувајте надолу до Опциите за приказ за овој работен лист делот, изберете го работниот лист од интерес и проверете дали е избрано полето Прикажи ги симболите на контурите ако е применет преглед 14>.

Вака ги групирате редовите во Excel за да ги соберете или проширите одредени делови од вашата база на податоци. На сличен начин, можете да групирате колони во вашите работни листови. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела.