Dalam manual ini Anda akan melihat cara mengisi tabel Outlook dengan data dari dataset yang berbeda dalam beberapa klik. Saya akan menunjukkan kepada Anda cara mengikatnya dengan benar menggunakan Template Email Bersama.

Kedengarannya tidak nyata untuk saat ini, karena akan menjadi mudah setelah Anda selesai membaca tutorial ini :)

Pertama-tama, saya ingin meluangkan waktu sejenak untuk membuat perkenalan kecil bagi para pendatang baru di blog kami dan menceritakan beberapa patah kata tentang aplikasi Shared Email Templates untuk Outlook. Dengan add-in yang praktis ini, Anda akan melipatgandakan produktivitas dan korespondensi email Anda dengan sangat baik. Anda akan memiliki templat pribadi atau templat bersama yang telah disimpan sebelumnya yang akan menjadi email yang siap untuk dikirim dalam satu klik,pewarnaan atau jenis pemformatan lainnya, semua akan dipertahankan.

Anda dapat menginstal Shared Email Templates di PC, Mac, atau tablet Windows Anda langsung dari Microsoft Store dan memeriksa fungsinya untuk kasus penggunaan pribadi Anda. Manual kami di Documents dan berbagai artikel blog akan membantu Anda mendapatkan pemahaman lengkap tentang fungsionalitas alat ini dan mendorong Anda untuk menjadikannya bagian dari alur kerja Anda;)

Cara mengisi beberapa baris tabel dari baris dataset tunggal

Untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana mengisi baris yang berbeda dari satu dataset, saya akan menggunakan sampel dasar sehingga Anda bisa mendapatkan ide dan kemudian mengoptimalkan teknik-teknik tersebut untuk data Anda sendiri.

Jika Anda ingin menyegarkan kembali ingatan Anda tentang dataset, Anda dapat kembali ke tutorial Membuat template yang dapat diisi dari dataset, saya punya topik ini untuk Anda;)

Jadi, contoh dataset saya adalah sebagai berikut:

Kolom pertama, seperti biasa, adalah kolom kunci. Kolom-kolom lainnya akan mengisi beberapa baris dari tabel kita di masa depan, saya akan menunjukkan kepada Anda langkah-langkah yang harus diambil.

Tip. Jangan ragu untuk menyalin tabel ini sebagai dataset Anda sendiri dan jalankan beberapa tes Anda sendiri;)

Pertama, saya perlu membuat tabel. Seperti yang telah saya jelaskan dalam tutorial tabel saya, Anda cukup menekan tombol Tabel ketika membuat/mengedit templat dan menetapkan kisaran untuk tabel Anda di masa mendatang.

Karena tugas saya adalah menyelesaikan beberapa baris dengan data dari satu dataset yang sama, saya sebaiknya menggabungkan beberapa baris kolom pertama bersama-sama sehingga kolom lain dikaitkan dengan sel ini. Saya juga akan menggabungkan beberapa kolom lagi untuk membuktikan bahwa sel yang digabungkan tidak akan menjadi masalah untuk dataset.

Jadi, pola templat masa depan saya adalah sebagai berikut:

Lihat, saya telah menggabungkan dua baris kolom kunci dan dua kolom dari baris kedua. BTW, jangan lupa untuk kembali ke tutorial Menggabungkan sel di Outlook saya jika Anda melewatkannya :)

Jadi, mari kita ikat dataset kita dan lihat bagaimana cara kerjanya. Saya telah menambahkan dua baris lagi, menggabungkan sel yang diperlukan dengan cara yang sama dan terhubung ke dataset.

Inilah yang saya dapatkan di templat saya dalam hasilnya:

Ketika saya menempelkan templat ini, saya akan diminta untuk memilih baris dataset yang akan disisipkan dalam tabel.

Karena saya memilih semua baris dataset, maka semuanya akan mengisi tabel sampel yang kita miliki. Inilah hasil yang akan kita dapatkan:

Anda pasti sudah menyadari bahwa ada sesuatu yang hilang dalam tabel yang saya hasilkan. Itu benar, kolom D dipotong karena susunan sel saat ini tidak menyisakan tempat untuk itu. Mari kita cari tempat untuk kolom D yang ditinggalkan :)

Saya telah memutuskan untuk menambahkan kolom baru di sebelah kanan tabel saya dan mengatur ulang data sedikit.

Catatan Karena saya sudah memiliki dataset yang terhubung ke baris kedua, tidak perlu mengikatnya sekali lagi. Anda cukup memasukkan nama kolom baru di sel yang diinginkan dan itu akan berfungsi dengan sempurna.

Ini dia tabel baru saya yang dihasilkan:

Sekarang saya memiliki tempat untuk setiap kolom dataset saya sehingga ketika saya menempelkannya, semua data akan mengisi email saya, tidak ada lagi kerugian.

Anda dapat memodifikasi dan mengatur ulang meja Anda dengan cara apa pun yang Anda suka. Saya menunjukkan langkah-langkah yang harus diambil, sisanya terserah Anda ;)

Mengisi tabel dengan data dari dataset yang berbeda

Saya yakin sekarang Anda sudah tahu pasti bahwa dataset terhubung ke baris tabel. Tapi pernahkah Anda bertanya-tanya apakah mungkin untuk menambahkan beberapa baris tabel dan mengisinya dari beberapa dataset? Tentu saja :) Prosedurnya benar-benar sama kecuali untuk pengikatan - Anda harus melakukannya beberapa kali (satu untuk setiap dataset). Itu cukup banyak :)

Sekarang mari kita kembali dari kata-kata ke latihan dan membuat dataset lain untuk mengikatnya ke tabel dari contoh kita sebelumnya. Ini juga akan menjadi beberapa sampel bebas latihan sehingga Anda memfokuskan perhatian Anda pada prosesnya. Dataset kedua saya adalah sebagai berikut:

Sekarang saya harus kembali ke templat saya, memodifikasi sedikit tabel dan menghubungkan ke dataset kedua. Jika Anda membaca artikel saya sebelumnya tentang tabel dan dataset dengan cermat, Anda tidak akan menghadapi masalah sama sekali ;) Bagaimanapun, saya tidak akan meninggalkan Anda tanpa penjelasan, jadi inilah langkah-langkah yang saya ambil:

1. Saya mulai mengedit templat dengan tabel dan menambahkan baris baru di bawah:

   

2. Untuk baris baru, saya memilih untuk menggabungkan baris-baris kolom kedua:

   

3. Untuk mengikat dataset kedua ke baris baru, saya pilih semuanya, klik kanan di mana saja pada rentang dan pilih " Mengikat ke dataset ":

   

Berikut ini adalah bagaimana templat yang saya perbarui akan terlihat setelah modifikasi di atas:

Seperti yang Anda lihat, ada beberapa sel kosong di baris terakhir. Masalahnya, dataset kedua memiliki kolom yang lebih sedikit sehingga tidak semua sel terisi (tidak ada yang bisa diisi). Saya menganggap ini adalah alasan yang bagus untuk mengajarkan Anda menambahkan kolom ke dataset yang ada dan menghubungkannya ke tabel.

Saya akan mewarnai baris baru dengan warna biru muda sehingga lebih menarik dan lebih visual karena kita akan sedikit memodifikasinya.

Karena saya sudah menghubungkan dataset ini ke baris kedua, saya tidak perlu mengikatnya lagi. Saya hanya akan memasukkan nama baris baru secara manual dan koneksi akan bekerja seperti pesona.

Pertama-tama, saya akan mulai dengan mengedit dataset kedua saya dan menambahkan 2 kolom baru. Kemudian, saya akan menghubungkan kolom-kolom baru itu ke tabel saya yang sudah ada. Kedengarannya sulit? Lihat saya melakukannya dalam beberapa klik sederhana :)

Lihat? Mengikat bukanlah ilmu roket, jauh lebih mudah daripada kedengarannya!

Jika Anda memutuskan untuk menyambungkan lebih banyak set data, cukup tambahkan baris baru dan ikat dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan sebelumnya.

Ringkasan

Hari ini kita melihat lebih dekat pada dataset di Shared Email Templates dan mempelajari lebih banyak tentang fungsi dan kemampuannya. Jika Anda memiliki ide tentang cara mengatur dataset yang terhubung atau, mungkin, Anda merasa ada beberapa fungsi penting yang hilang, silakan tulis beberapa baris di Komentar. Saya akan senang mendapatkan umpan balik dari Anda :)