Sadržaj
U ovom ćete priručniku vidjeti kako u nekoliko klikova ispuniti Outlook tablicu podacima iz različitih skupova podataka. Pokazat ću vam kako ih ispravno povezati pomoću zajedničkih predložaka e-pošte.
Koliko god nestvarno zvučalo za sada, lako će postati kada završite s čitanjem ovog vodiča :)
Kao prvo, želio bih odvojite trenutak kako biste napravili mali uvod za novopridošlice našeg bloga i rekli nekoliko riječi o našoj aplikaciji Shared Email Templates za Outlook. S ovim praktičnim dodatkom uvelike ćete povećati svoju produktivnost i dopisivanje e-poštom. Imat ćete svoje osobne ili zajedničke unaprijed spremljene predloške koji će jednim klikom postati spremni za slanje e-pošte. Bez brige o hipervezama, bojanju ili drugoj vrsti oblikovanja, sve će biti sačuvano.
Možete instalirati dijeljene predloške e-pošte na svoje PC, Mac ili Windows tablet izravno iz Microsoft Storea i provjeriti njihovu funkcionalnost za svoju osobnu upotrebu -slučajevi. Naši priručnici o Dokumentima i razni članci na blogu pomoći će vam da potpuno razumijete funkcionalnost alata i potaknuti vas da ih učinite dijelom svog tijeka rada ;)
Kako ispuniti nekoliko redaka tablice iz jednog retka skupa podataka
Da bih vam pokazao kako ispuniti različite retke iz jednog skupa podataka, upotrijebit ću osnovne uzorke kako biste mogli dobiti ideju i zatim optimizirati te tehnike za svoje podatke.
Savjet. U slučaju da želite osvježiti pamćenjeo skupovima podataka, možete se vratiti na moj vodič za izradu predložaka koji se mogu ispuniti iz skupova podataka, pokrio sam ovu temu za vas ;)
Dakle, moj ogledni skup podataka bio bi sljedeći:
| Ključni stupac | A | B | C | D |
| 1 | aa | b | c | 10 |
| 2 | aa | bb | cc | 20 |
| 3 | aaa | bbb | ccc | 30 |
Prva kolona je, kao i obično, ključna. Ostali stupci popunit će više redaka naše buduće tablice, pokazat ću vam korake koje trebate poduzeti.
Savjet. Slobodno kopirajte ovu tablicu kao vlastiti skup podataka i pokrenite nekoliko vlastitih testova ;)
Prvo, moram izraditi tablicu. Kao što sam opisao u svom vodiču za tablice, jednostavno pritisnete ikonu Tablica kada kreirate/uređujete predložak i postavite raspon za svoju buduću tablicu.
Pošto je moj zadatak izvršiti nekoliko redaka s podacima iz jednog te istog skupa podataka, bolje je da spojim nekoliko redaka prvog stupca tako da ostali stupci budu povezani s ovom ćelijom. Također bih spojio još nekoliko stupaca kako bih vam dokazao da spojene ćelije neće biti problem za skupove podataka.
Dakle, obrazac mog budućeg predloška bit će sljedeći:
| Ključni stupac | A | B |
| C | ||
Vidite, spojio sam dva retka ključnog stupca i dva stupca drugog retka. BTW,ne zaboravite se vratiti na moj vodič za spajanje ćelija u Outlooku u slučaju da ste ga propustili :)
Dakle, povežimo naš skup podataka i vidimo kako funkcionira. Dodao sam još dva retka, spojio potrebne ćelije na isti način i povezao se sa skupom podataka.
Evo što imam u svom predlošku u rezultatu :
| Ključni stupac | A | B |
| C | ||
| ~%[Ključni stupac] | ~%[A] | ~%[B] |
| ~%[ C] | ||
Kada zalijepim ovaj predložak, od mene će se tražiti da odaberem retke skupa podataka za umetanje u tablicu.
Kako sam odabrao sve retke skupa podataka, svi će ispuniti tablicu uzorka koju imamo. Evo što ćemo dobiti u rezultatu:
| Ključni stupac | A | B |
| C | ||
| 1 | a | b |
| c | ||
| 2 | aa | bb |
| cc | ||
| 3 | aaa | bbb |
| ccc | ||
Sigurno ste već primijetili da u mojoj rezultirajućoj tablici nešto nedostaje. Tako je, stupac D je odsječen jer trenutni raspored ćelija ne ostavlja mjesta za njega. Pronađimo mjesto za napušteni stupac D :)
Odlučio sam dodati novi stupac s desne strane svoje tablice i malo preurediti podatke.
Napomena. Kako već imam svoj skup podataka povezan s drugim redom, nema potrebe da ga jednom vežemopet. Samo stavite naziv novog stupca u željenu ćeliju i on će savršeno funkcionirati.
Evo moje nove rezultirajuće tablice:
| Ključni stupac | A | B | C |
| D | |||
| ~%[Ključni stupac] | ~%[A] | ~ %[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
Sada imam mjesto za svaki stupac mog skupa podataka tako da kada ga zalijepim, svi će podaci popuniti moju e-poštu, nema više gubitaka.
| Ključni stupac | A | B | C |
| D | |||
| 1 | a | b | c |
| 10 | |||
| 2 | aa | bb | cc |
| 20 | |||
| 3 | aaa | bbb | ccc |
| 30 | |||
Svoj stol možete mijenjati i preuređivati kako god želite. Pokazao sam vam korake koje trebate poduzeti, ostalo je na vama ;)
Popuni tablicu podacima iz različitih skupova podataka
Vjerujem da do sada sigurno znate da je skup podataka povezan s tablicom redaka. Ali jeste li se zapitali je li moguće dodati nekoliko redaka tablice i popuniti ih iz nekoliko skupova podataka? Naravno da jest :) Postupak je potpuno isti osim povezivanja – morat ćete to učiniti nekoliko puta (jedan za svaki skup podataka). To je otprilike to :)
A sada se vratimo s riječi na praksu i stvorimo još jedan skup podataka s kojim ćemo ga povezatitablicu iz našeg prethodnog primjera. To će također biti uzorak bez vježbe kako biste svoju pozornost usredotočili na proces. Moj drugi skup podataka bio bi sljedeći:
| Ključni stupac 1 | X | Y | Z |
| A | x | y | z |
| B | xx | yy | zz |
| C | xxx | yyy | zzz |
Sada ću se morati vratiti na svoj predložak, malo izmijenite tablicu i povežite se s drugim skupom podataka. Ako ste pažljivo čitali moje prethodne članke o tablicama i skupovima podataka, nećete imati nikakvih problema s tim ;) U svakom slučaju, neću vas ostaviti bez objašnjenja, pa evo koraka koje poduzimam:
- Počinjem uređivati predložak s tablicom i dodajem nove retke u nastavku:
- Za nove retke odlučujem spojiti retke drugog stupca:
- Kako bih povezao drugi skup podataka s novim redovima, odabirem ih sve, desnom tipkom miša kliknem bilo gdje na rasponu i odaberem “ Veži za skup podataka ”:
Evo kako će moj obnovljeni predložak izgledati nakon gornjih izmjena:
| Ključ stupac | A | B | C |
| D | |||
| ~%[Ključni stupac] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
| ~%[Ključni stupac1] | ~%[X] | ~%[Y] | ~%[Z] |
Kao što možete vidjeti, postoji nekoliko praznih ćelija u posljednjem redu. Stvar je u tome što drugi skup podataka ima manje stupaca pa se ne popunjavaju sve ćelije (jednostavno ih nema čime napuniti). Smatram da je to dobar razlog da vas naučim dodavati stupce postojećim skupovima podataka i povezivati ih s tablicom.
Nove retke ću obojiti u svijetlo plavu boju tako da budu privlačniji i vizualniji dok smo kod nas da ga malo modificirate.
Savjet. Budući da sam već povezao ovaj skup podataka s drugim redom, ne moram ga ponovno vezati. Jednostavno ću ručno unijeti nazive novih redaka i veza će funkcionirati kao šarm.
Prvo ću započeti s uređivanjem drugog skupa podataka i dodavanjem 2 nova stupca. Zatim ću te nove stupce povezati s postojećom tablicom. Zvuči teško? Vidite kako to radim u nekoliko jednostavnih klikova :)
Vidite? Povezivanje nije raketna znanost, mnogo je lakše nego što zvuči!
Ako odlučite povezati više skupova podataka, samo dodajte nove retke i povežite ih na isti način kao i prije.
Sažetak
Danas smo pobliže pogledali skupove podataka u dijeljenim predlošcima e-pošte i naučili nešto više o njihovoj funkcionalnosti i mogućnostima. Ako imate ideje o tome kako organizirati povezane skupove podataka ili, možda, osjećate da nedostaje neka važna funkcionalnost, molimo vas da ispustite nekolikoredaka u komentarima. Bit će mi drago dobiti povratne informacije od vas :)
