In deze handleiding ziet u hoe u in een paar klikken een Outlook-tabel kunt vullen met de gegevens van verschillende datasets. Ik laat u zien hoe u die correct kunt binden met behulp van gedeelde e-mailsjablonen.

Zo onwerkelijk als het nu klinkt, zo gemakkelijk zal het worden zodra je klaar bent met het lezen van deze tutorial :)

Allereerst wil ik even een kleine introductie doen voor onze blog nieuwkomers en iets vertellen over onze Shared Email Templates app voor Outlook. Met deze handige add-in verveelvoudig je je productiviteit en e-mail correspondentie enorm. Je hebt je persoonlijke of gedeelde vooraf opgeslagen sjablonen die met één klik klaar zijn voor verzending. Geen zorgen over hyperlinks,kleuren of andere opmaak, alles blijft bewaard.

U kunt Gedeelde e-mailsjablonen installeren op uw pc, Mac of Windows tablet rechtstreeks vanuit de Microsoft Store en de functionaliteit ervan bekijken voor uw persoonlijke gebruikssituaties. Onze handleidingen op Docs en diverse blogartikelen zullen u helpen de functionaliteit van de tool volledig te begrijpen en u aanmoedigen om er een deel van uw workflow van te maken ;)

Hoe meerdere tabelrijen invullen vanuit één datasetregel

Om u te laten zien hoe u verschillende rijen van een dataset kunt invullen, gebruik ik basisvoorbeelden, zodat u het idee kunt krijgen en die technieken kunt optimaliseren voor uw eigen gegevens.

Tip. Als je je geheugen over datasets wilt opfrissen, kun je teruggaan naar mijn tutorial Maak invulbare sjablonen van datasets, ik heb dit onderwerp voor je behandeld ;)

Mijn voorbeelddataset zou er dus als volgt uitzien:

De eerste kolom is, zoals gewoonlijk, de sleutel. De rest van de kolommen zal meerdere rijen van onze toekomstige tabel vullen, ik zal u de te nemen stappen tonen.

Tip: kopieer deze tabel gerust als uw eigen dataset en voer zelf een paar tests uit ;)

Eerst moet ik een tabel maken. Zoals ik heb beschreven in mijn tabellen tutorial, druk je gewoon op de Tabel pictogram bij het maken/bewerken van een sjabloon en stel een bereik in voor uw toekomstige tabel.

Omdat ik meerdere regels moet invullen met de gegevens van één en dezelfde dataset, kan ik beter een paar rijen van de eerste kolom samenvoegen, zodat de andere kolommen aan deze cel worden gekoppeld. Ik zou ook nog een paar kolommen samenvoegen om te bewijzen dat samengevoegde cellen geen probleem vormen voor datasets.

Dus, het patroon van mijn toekomstige sjabloon zal het volgende zijn:

Zie, ik heb de twee rijen van de belangrijkste kolom en twee kolommen van de tweede rij samengevoegd. BTW, vergeet niet terug te gaan naar mijn Samenvoegen van cellen in Outlook tutorial voor het geval je die gemist hebt :)

Dus, laten we onze dataset binden en kijken hoe het werkt. Ik heb nog twee rijen toegevoegd, de nodige cellen op dezelfde manier samengevoegd en verbonden met een dataset.

Hier is wat ik heb in mijn sjabloon in het resultaat:

Wanneer ik dit sjabloon plak, wordt mij gevraagd de rijen van de dataset te kiezen die ik in een tabel wil invoegen.

Omdat ik alle rijen van de dataset heb geselecteerd, zullen ze allemaal de voorbeeldtabel vullen die we hebben. Dit is wat we als resultaat krijgen:

Je hebt vast al gemerkt dat er iets ontbreekt in mijn resulterende tabel. Dat klopt, kolom D werd afgesneden omdat de huidige indeling van de cellen er geen plaats voor laat. Laten we een plaats vinden voor de verlaten kolom D :)

Ik heb besloten een nieuwe kolom toe te voegen aan de rechterkant van mijn tabel en de gegevens een beetje te herschikken.

Opmerking: aangezien ik mijn dataset al aan de tweede rij heb gekoppeld, is het niet nodig deze nogmaals te binden. Je zet gewoon de naam van de nieuwe kolom in de gewenste cel en het zal perfect werken.

Hier gaat mijn nieuwe resulterende tabel:

Nu heb ik plaats voor elke kolom van mijn dataset, zodat wanneer ik het plak, alle gegevens mijn e-mail vullen, geen verliezen meer.

Je mag je tafel aanpassen en herschikken zoals je wilt. Ik heb je de stappen laten zien, de rest is aan jou ;)

Tabel vullen met gegevens uit verschillende datasets

Ik denk dat je nu zeker weet dat een dataset verbonden is met tabelrijen. Maar heb je je afgevraagd of het mogelijk is om meerdere tabelrijen toe te voegen en ze te laten vullen vanuit meerdere datasets? Natuurlijk is dat mogelijk :) De procedure is volledig hetzelfde, behalve de binding - je moet het meerdere keren doen (een voor elke dataset). Dat is het zo'n beetje :)

Laten we nu teruggaan van woorden naar de praktijk en een andere dataset maken om deze te binden aan de tabel uit ons vorige voorbeeld. Het zal ook een voorbeeld zonder praktijk zijn, zodat u uw aandacht op het proces kunt richten. Mijn tweede dataset zou de volgende zijn:

Nu moet ik terug naar mijn sjabloon, de tabel een beetje aanpassen en verbinden met de tweede dataset. Als je mijn vorige artikelen over tabellen en datasets goed hebt gelezen, zul je daar helemaal geen problemen mee hebben ;) Hoe dan ook, ik zal je niet zonder uitleg laten, dus hier zijn de stappen die ik neem:

1. Ik begin het sjabloon met de tabel te bewerken en voeg daaronder nieuwe rijen toe:

   

2. Voor de nieuwe rijen kies ik ervoor de regels van de tweede kolom samen te voegen:

   

3. Om de tweede dataset aan de nieuwe rijen te binden, selecteer ik ze allemaal, klik met de rechtermuisknop ergens op het bereik en kies " Binden aan dataset ":

   

Hier is hoe mijn vernieuwde sjabloon er uit zal zien na de bovenstaande wijzigingen:

Zoals je kunt zien, zijn er een paar lege cellen in de laatste rij. Het punt is dat de tweede dataset minder kolommen heeft, waardoor niet alle cellen worden gevuld (er is gewoon niets om ze mee te vullen). Ik vind het een goede reden om je te leren kolommen toe te voegen aan bestaande datasets en ze te verbinden met een tabel.

Ik kleur de nieuwe rijen in lichtblauw, zodat het pakkender en visueler wordt nu we het een beetje gaan aanpassen.

Tip. Aangezien ik deze dataset al heb verbonden met de tweede rij, hoef ik hem niet opnieuw te verbinden. Ik voer gewoon handmatig de namen van de nieuwe rijen in en de verbinding werkt als een zonnetje.

Om te beginnen ga ik mijn tweede dataset bewerken en 2 nieuwe kolommen toevoegen. Daarna verbind ik die nieuwe kolommen met mijn bestaande tabel. Klinkt moeilijk? Kijk hoe ik het in een paar eenvoudige klikken doe :)

Zie je? Binden is geen raketwetenschap, het is veel makkelijker dan het klinkt!

Als u besluit meer datasets te koppelen, voegt u gewoon nieuwe rijen toe en bindt u ze op dezelfde manier als voorheen.

Samenvatting

Vandaag hebben we datasets in Shared Email Templates nader bekeken en wat meer geleerd over hun functionaliteit en mogelijkheden. Als je ideeën hebt over hoe je gekoppelde datasets kunt ordenen of misschien het gevoel hebt dat er een belangrijke functionaliteit ontbreekt, laat dan een paar regels achter in de Comments. Ik ontvang graag feedback van je :)