ในคู่มือนี้ คุณจะเห็นวิธีการกรอกข้อมูลลงในตาราง Outlook ด้วยข้อมูลจากชุดข้อมูลต่างๆ ในไม่กี่คลิก ฉันจะแสดงวิธีผูกให้ถูกต้องโดยใช้เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน

ดูเหมือนไม่จริงในตอนนี้ แต่จะกลายเป็นเรื่องง่ายทันทีที่คุณอ่านบทช่วยสอนนี้จบ :)

ก่อนอื่น ฉันต้องการ ใช้เวลาสักครู่เพื่อแนะนำเล็กน้อยสำหรับผู้มาใหม่ในบล็อกของเรา และบอกคำสองสามคำเกี่ยวกับแอปเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันสำหรับ Outlook ด้วย Add-in ที่มีประโยชน์นี้ คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการโต้ตอบทางอีเมลได้อย่างมาก คุณจะมีเทมเพลตส่วนตัวหรือเทมเพลตที่บันทึกไว้ล่วงหน้าที่ใช้ร่วมกันซึ่งจะกลายเป็นอีเมลที่พร้อมส่งได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับไฮเปอร์ลิงก์ การลงสี หรือการจัดรูปแบบอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกรักษาไว้

คุณสามารถติดตั้งเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันบนพีซี, Mac หรือแท็บเล็ต Windows ของคุณได้โดยตรงจาก Microsoft Store และตรวจสอบการทำงานของมันสำหรับการใช้งานส่วนตัวของคุณ -กรณี คู่มือของเราเกี่ยวกับเอกสารและบทความในบล็อกต่างๆ จะช่วยให้คุณเข้าใจฟังก์ชันการทำงานของเครื่องมืออย่างสมบูรณ์ และสนับสนุนให้คุณทำให้สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ของคุณ ;)

วิธีเติมแถวตารางหลายแถวจากบรรทัดชุดข้อมูลเดียว

เพื่อแสดงวิธีเติมข้อมูลในแถวต่างๆ จากชุดข้อมูลเดียว เราจะใช้ตัวอย่างพื้นฐานเพื่อให้คุณได้รับแนวคิด จากนั้นจึงปรับเทคนิคเหล่านั้นให้เหมาะสมสำหรับข้อมูลของคุณเอง

เคล็ดลับ ในกรณีที่คุณต้องการรีเฟรชหน่วยความจำของคุณเกี่ยวกับชุดข้อมูล คุณสามารถกลับไปที่บทช่วยสอนสร้างเทมเพลตที่เติมได้จากชุดข้อมูลของฉัน ฉันมีหัวข้อนี้ครอบคลุมสำหรับคุณ ;)

ดังนั้น ชุดข้อมูลตัวอย่างของฉันจะเป็นดังต่อไปนี้:

คอลัมน์แรกคือคอลัมน์หลักตามปกติ คอลัมน์ที่เหลือจะเติมข้อมูลหลายแถวในตารางในอนาคตของเรา ฉันจะแสดงขั้นตอนที่ต้องทำ

เคล็ดลับ คัดลอกตารางนี้เป็นชุดข้อมูลของคุณเองและทำการทดสอบของคุณเอง ;)

ก่อนอื่น ฉันต้องสร้างตาราง ตามที่ฉันได้อธิบายไว้ในบทช่วยสอนตารางของฉัน คุณเพียงแค่กดไอคอน ตาราง เมื่อสร้าง/แก้ไขเทมเพลต และตั้งค่าช่วงสำหรับตารางในอนาคตของคุณ

เนื่องจากงานของฉันคือทำให้หลายๆ ด้วยข้อมูลจากชุดข้อมูลชุดเดียวกัน ฉันควรรวมแถวสองสามแถวของคอลัมน์แรกเข้าด้วยกันเพื่อให้คอลัมน์อื่นๆ เชื่อมโยงกับเซลล์นี้ นอกจากนี้ ฉันจะรวมคอลัมน์อีกสองสามคอลัมน์เพื่อพิสูจน์ให้คุณเห็นว่าเซลล์ที่ผสานจะไม่เป็นปัญหาสำหรับชุดข้อมูล

ดังนั้น รูปแบบของเทมเพลตในอนาคตของฉันจะเป็นดังนี้:

ดูสิ ฉันได้รวมสองแถวของคอลัมน์หลักและสองคอลัมน์ของแถวที่สองแล้ว BTW,อย่าลืมกลับไปที่การผสานเซลล์ของฉันในบทช่วยสอน Outlook ในกรณีที่คุณพลาด :)

ดังนั้น เรามาผูกชุดข้อมูลของเราและดูว่ามันทำงานอย่างไร ฉันได้เพิ่มอีกสองแถว รวมเซลล์ที่จำเป็นในรูปแบบเดียวกัน และเชื่อมต่อกับชุดข้อมูล

นี่คือสิ่งที่ฉันมีในเทมเพลตของฉันในผลลัพธ์ :

เมื่อฉันวางเทมเพลตนี้ ฉันจะถูกขอให้เลือกแถวชุดข้อมูลที่จะแทรกในตาราง

เมื่อฉันเลือกแถวชุดข้อมูลทั้งหมด แถวทั้งหมดจะเติมลงในตารางตัวอย่างที่เรามี นี่คือสิ่งที่เราจะได้รับในผลลัพธ์:

คุณต้องสังเกตเห็นแล้วว่ามีบางอย่างขาดหายไปในตารางผลลัพธ์ของฉัน ถูกต้อง คอลัมน์ D ถูกตัดออกเนื่องจากการจัดเรียงของเซลล์ปัจจุบันไม่เหลือที่ว่างให้ มาหาที่สำหรับคอลัมน์ D ที่ถูกทิ้งร้างกัน :)

ฉันตัดสินใจเพิ่มคอลัมน์ใหม่ทางด้านขวาของตารางและจัดเรียงข้อมูลใหม่เล็กน้อย

<3

หมายเหตุ เนื่องจากฉันได้เชื่อมต่อชุดข้อมูลกับแถวที่สองแล้ว จึงไม่จำเป็นต้องผูกมัดอีกครั้งอีกครั้ง. คุณเพียงแค่ใส่ชื่อของคอลัมน์ใหม่ในเซลล์ที่ต้องการ และมันจะทำงานได้อย่างสมบูรณ์

นี่คือตารางผลลัพธ์ใหม่ของฉัน:

ตอนนี้ฉันมี วางสำหรับแต่ละคอลัมน์ในชุดข้อมูลของฉัน ดังนั้นเมื่อฉันวาง ข้อมูลทั้งหมดจะเติมอีเมลของฉัน ไม่สูญเสียอีกต่อไป

คุณสามารถปรับเปลี่ยนและจัดโต๊ะใหม่ได้ตามต้องการ ฉันแสดงขั้นตอนในการดำเนินการให้คุณแล้ว ที่เหลือขึ้นอยู่กับคุณ ;)

เติมตารางด้วยข้อมูลจากชุดข้อมูลต่างๆ

ฉันเชื่อว่าตอนนี้คุณรู้แล้วว่าชุดข้อมูลเชื่อมต่อกับตารางแล้ว แถว แต่คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะเพิ่มบรรทัดตารางหลายบรรทัดและเติมข้อมูลเหล่านั้นจากชุดข้อมูลหลายชุด แน่นอน :) ขั้นตอนจะเหมือนกันทั้งหมดยกเว้นการรวม – คุณจะต้องทำหลายครั้ง (หนึ่งชุดสำหรับชุดข้อมูลแต่ละชุด) แค่นั้นก็พอแล้ว :)

ตอนนี้เรามาเริ่มฝึกคำศัพท์และสร้างชุดข้อมูลอื่นเพื่อผูกกับตารางจากตัวอย่างก่อนหน้าของเรา นอกจากนี้ยังจะเป็นตัวอย่างที่ไม่ต้องฝึกฝนเพื่อให้คุณมุ่งความสนใจไปที่กระบวนการ ชุดข้อมูลที่สองของฉันจะเป็นดังต่อไปนี้:

ตอนนี้ฉันต้องกลับไปที่เทมเพลตของฉัน แก้ไขตารางเล็กน้อยและเชื่อมต่อกับชุดข้อมูลที่สอง หากคุณอ่านบทความก่อนหน้าของฉันเกี่ยวกับตารางและชุดข้อมูลอย่างละเอียด คุณจะไม่พบปัญหาใดๆ กับมันเลย ;) อย่างไรก็ตาม ฉันจะไม่ทิ้งคุณไว้โดยไม่มีคำอธิบาย ดังนั้นนี่คือขั้นตอนที่ฉันจะดำเนินการ:

1. ฉันเริ่มแก้ไขเทมเพลตด้วยตารางและเพิ่มแถวใหม่ด้านล่าง:

   

2. สำหรับแถวใหม่ ฉันเลือกที่จะรวมบรรทัดของคอลัมน์ที่สอง:

   

3. ในการผูกชุดข้อมูลที่สองเข้ากับแถวใหม่ ฉันเลือกทั้งหมด คลิกขวาที่ใดก็ได้บนช่วง แล้วเลือก “ ผูกกับชุดข้อมูล ”:

   

เทมเพลตที่ต่ออายุของฉันจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรหลังจากแก้ไขด้านบน:

อย่างที่คุณเห็น มีเซลล์ว่างสองสามเซลล์ในแถวสุดท้าย ประเด็นคือชุดข้อมูลที่สองมีคอลัมน์น้อยกว่าดังนั้นจึงไม่เต็มเซลล์ทั้งหมด (ไม่มีอะไรจะยัดด้วย) ฉันคิดว่าเป็นเหตุผลที่ดีที่จะสอนคุณเพิ่มคอลัมน์ในชุดข้อมูลที่มีอยู่และเชื่อมต่อเข้ากับตาราง

ฉันจะระบายสีแถวใหม่เป็นสีฟ้าอ่อนเพื่อให้ดูสะดุดตาและเห็นภาพมากขึ้นเมื่อเราพูดถึง เพื่อแก้ไขเล็กน้อย

เคล็ดลับ เนื่องจากฉันได้เชื่อมต่อชุดข้อมูลนี้กับแถวที่สองแล้ว ฉันจึงไม่ต้องผูกมัดอีก ฉันจะป้อนชื่อแถวใหม่ด้วยตนเองและการเชื่อมต่อจะทำงานได้อย่างราบรื่น

ก่อนอื่น ฉันจะเริ่มต้นด้วยการแก้ไขชุดข้อมูลที่สองและเพิ่มคอลัมน์ใหม่ 2 คอลัมน์ จากนั้น ฉันจะเชื่อมต่อคอลัมน์ใหม่เหล่านั้นกับตารางที่มีอยู่ เสียงยาก? เห็นฉันทำในไม่กี่คลิก :)

เห็นไหม การผูกไม่ใช่วิทยาศาสตร์ที่เร็วเกินไป มันง่ายกว่าที่คิดมาก!

หากคุณตัดสินใจเชื่อมต่อชุดข้อมูลมากขึ้น เพียงเพิ่มแถวใหม่และผูกข้อมูลด้วยวิธีเดียวกับที่คุณทำก่อนหน้านี้

สรุป

วันนี้เราได้ดูชุดข้อมูลในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันอย่างละเอียดยิ่งขึ้น และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันและความสามารถของชุดข้อมูลเหล่านี้ หากคุณมีแนวคิดเกี่ยวกับวิธีการจัดเรียงชุดข้อมูลที่เชื่อมต่อกัน หรือคุณอาจรู้สึกว่าฟังก์ชันการทำงานที่สำคัญบางอย่างขาดหายไป โปรดทิ้งบรรทัดในความคิดเห็น ฉันยินดีที่จะรับคำติชมจากคุณ :)