In dieser Anleitung sehen Sie, wie Sie mit wenigen Klicks eine Outlook-Tabelle mit den Daten aus verschiedenen Datensätzen füllen und diese mit Hilfe von Shared Email Templates korrekt einbinden können.

So unwirklich es sich im Moment anhört, so einfach wird es werden, wenn du dieses Tutorial zu Ende gelesen hast :)

Zunächst möchte ich mich kurz bei unseren Blog-Neulingen vorstellen und ein paar Worte über unsere App Shared Email Templates für Outlook verlieren. Mit diesem praktischen Add-in werden Sie Ihre Produktivität und Ihre E-Mail-Korrespondenz um ein Vielfaches steigern. Sie haben Ihre persönlichen oder gemeinsam genutzten, vorgespeicherten Vorlagen, die mit einem einzigen Klick zu versandfertigen E-Mails werden. Machen Sie sich keine Sorgen über Hyperlinks,Farbgebung oder eine andere Art der Formatierung, alles wird beibehalten.

Sie können Shared Email Templates auf Ihrem PC, Mac oder Windows-Tablet direkt aus dem Microsoft Store installieren und die Funktionalität für Ihre persönlichen Anwendungsfälle testen. Unsere Handbücher auf Docs und eine Vielzahl von Blogartikeln werden Ihnen helfen, ein vollständiges Verständnis der Funktionalität des Tools zu bekommen und Sie ermutigen, sie zu einem Teil Ihres Workflows zu machen ;)

Wie füllt man mehrere Tabellenzeilen aus einer einzigen Datensatzzeile aus?

Um Ihnen zu zeigen, wie Sie verschiedene Zeilen aus einem Datensatz ausfüllen können, werde ich einfache Beispiele verwenden, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen und diese Techniken dann für Ihre eigenen Daten optimieren können.

Tipp: Falls Sie Ihr Gedächtnis über Datensätze auffrischen möchten, können Sie auf mein Tutorial Ausfüllbare Vorlagen aus Datensätzen erstellen zurückgreifen, ich habe dieses Thema für Sie abgedeckt ;)

Mein Beispieldatensatz würde also wie folgt aussehen:

Die erste Spalte ist wie üblich die Schlüsselspalte, die übrigen Spalten werden mehrere Zeilen unserer künftigen Tabelle füllen.

Tipp: Kopieren Sie diese Tabelle als Ihren eigenen Datensatz und führen Sie ein paar eigene Tests durch ;)

Als erstes muss ich eine Tabelle erstellen. Wie ich in meinem Tabellen-Tutorial beschrieben habe, drückt man einfach die Tabelle beim Erstellen/Bearbeiten einer Vorlage und legen Sie einen Bereich für Ihre zukünftige Tabelle fest.

Da meine Aufgabe darin besteht, mehrere Zeilen mit den Daten ein und desselben Datensatzes zu vervollständigen, würde ich besser einige Zeilen der ersten Spalte zusammenführen, damit die anderen Spalten mit dieser Zelle verknüpft werden. Ich würde auch einige weitere Spalten zusammenführen, um zu beweisen, dass zusammengeführte Zellen kein Problem für Datensätze darstellen.

Das Muster meiner künftigen Vorlage wird also wie folgt aussehen:

Sehen Sie, ich habe die beiden Zeilen der Schlüsselspalte und die beiden Spalten der zweiten Zeile zusammengeführt. Vergessen Sie übrigens nicht, auf mein Tutorial Zellen zusammenführen in Outlook zurückzukommen, falls Sie es verpasst haben :)

Ich habe zwei weitere Zeilen hinzugefügt, die erforderlichen Zellen auf die gleiche Weise zusammengeführt und mit einem Dataset verbunden.

Hier ist das Ergebnis in meiner Vorlage:

Wenn ich diese Vorlage einfüge, werde ich aufgefordert, die Datensatzzeilen auszuwählen, die in eine Tabelle eingefügt werden sollen.

Da ich alle Zeilen des Datensatzes ausgewählt habe, werden alle Zeilen in die Beispieltabelle eingefügt. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus:

Sie haben sicher schon bemerkt, dass in meiner Ergebnistabelle etwas fehlt. Richtig, die Spalte D wurde abgeschnitten, da die derzeitige Anordnung der Zellen keinen Platz für sie lässt. Suchen wir einen Platz für die verlassene Spalte D :)

Ich habe beschlossen, eine neue Spalte auf der rechten Seite meiner Tabelle hinzuzufügen und die Daten ein wenig umzuordnen.

Hinweis: Da mein Datensatz bereits mit der zweiten Zeile verbunden ist, muss er nicht noch einmal gebunden werden. Geben Sie einfach den Namen der neuen Spalte in die gewünschte Zelle ein, und es wird perfekt funktionieren.

Hier ist meine neue Ergebnistabelle:

Jetzt habe ich Platz für jede Spalte meines Datensatzes, und wenn ich ihn einfüge, werden alle Daten in meine E-Mail eingefügt, ohne dass weitere Verluste entstehen.

Du kannst deinen Tisch nach Belieben verändern und neu anordnen. Ich habe dir die Schritte gezeigt, die du machen musst, der Rest ist dir überlassen ;)

Tabelle mit Daten aus verschiedenen Datensätzen füllen

Ich glaube, Sie wissen inzwischen, dass ein Datensatz mit Tabellenzeilen verbunden ist. Aber haben Sie sich schon einmal gefragt, ob es möglich ist, mehrere Tabellenzeilen hinzuzufügen und sie aus mehreren Datensätzen zu füllen? Sicherlich :) Das Verfahren ist bis auf die Bindung völlig identisch - Sie müssen es mehrmals machen (eine für jeden Datensatz). Das ist so ziemlich alles :)

Kehren wir nun von den Worten zur Praxis zurück und erstellen einen weiteren Datensatz, um ihn mit der Tabelle aus unserem vorherigen Beispiel zu verbinden. Es wird auch ein Beispiel ohne Praxis sein, damit Sie sich auf den Prozess konzentrieren können. Mein zweiter Datensatz wäre der folgende:

Jetzt muss ich zu meiner Vorlage zurückkehren, die Tabelle ein wenig ändern und eine Verbindung zum zweiten Datensatz herstellen. Wenn Sie meine früheren Artikel über Tabellen und Datensätze aufmerksam gelesen haben, werden Sie keine Probleme damit haben ;) Wie auch immer, ich will Sie nicht ohne Erklärung zurücklassen, also hier sind die Schritte, die ich mache:

1. Ich beginne mit der Bearbeitung der Vorlage mit der Tabelle und füge unten neue Zeilen hinzu:

   

2. Für die neuen Zeilen habe ich mich entschieden, die Zeilen der zweiten Spalte zusammenzuführen:

   

3. Um den zweiten Datensatz mit den neuen Zeilen zu verknüpfen, markiere ich alle Zeilen, klicke mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Bereich und wähle " An Datensatz binden ":

   

So wird meine erneuerte Vorlage nach den oben genannten Änderungen aussehen:

Wie Sie sehen können, gibt es in der letzten Zeile einige leere Zellen. Die Sache ist die, dass der zweite Datensatz weniger Spalten hat und daher nicht alle Zellen gefüllt werden (es gibt einfach nichts, womit man sie füllen könnte). Ich denke, das ist ein guter Grund, um Ihnen beizubringen, wie man Spalten zu bestehenden Datensätzen hinzufügt und sie mit einer Tabelle verbindet.

Ich werde die neuen Zeilen hellblau einfärben, damit sie einprägsamer und anschaulicher werden, da wir sie ein wenig verändern werden.

Tipp: Da ich diesen Datensatz bereits mit der zweiten Zeile verbunden habe, muss ich ihn nicht noch einmal binden. Ich gebe einfach manuell die Namen der neuen Zeilen ein, und die Verbindung wird problemlos funktionieren.

Zuerst bearbeite ich meinen zweiten Datensatz und füge 2 neue Spalten hinzu. Dann verbinde ich diese neuen Spalten mit meiner bestehenden Tabelle. Klingt schwierig? Sehen Sie, wie ich es mit ein paar einfachen Klicks mache :)

Sehen Sie, Binden ist keine Raketenwissenschaft, es ist viel einfacher als es klingt!

Wenn Sie weitere Datensätze verbinden möchten, fügen Sie einfach neue Zeilen hinzu und binden sie auf dieselbe Weise wie zuvor.

Zusammenfassung

Heute haben wir uns die Datensätze in Shared Email Templates genauer angeschaut und etwas mehr über ihre Funktionalität und Möglichkeiten gelernt. Wenn Sie Ideen haben, wie man verbundene Datensätze anordnen kann, oder wenn Sie das Gefühl haben, dass eine wichtige Funktionalität fehlt, schreiben Sie bitte ein paar Zeilen in die Kommentare. Ich freue mich auf Ihr Feedback :)