En este manual verás cómo rellenar una tabla de Outlook con los datos de diferentes conjuntos de datos en unos pocos clics. Te mostraré cómo vincularlos correctamente utilizando Plantillas de correo electrónico compartidas.

Tan irreal como suena por ahora, tan fácil se volverá una vez que termines de leer este tutorial :)

En primer lugar, me gustaría dedicar un momento a hacer una pequeña introducción para los recién llegados a nuestro blog y hablarles brevemente de nuestra aplicación Plantillas de correo electrónico compartidas para Outlook. Con este práctico complemento multiplicarás enormemente tu productividad y tu correspondencia por correo electrónico. Tendrás tus plantillas personales o compartidas guardadas previamente que se convertirán en correos electrónicos listos para enviar con un solo clic, sin preocuparte de los hipervínculos,coloración u otro tipo de formato, todo se conservará.

Puedes instalar Plantillas de correo electrónico compartidas en tu PC, Mac o tableta Windows directamente desde Microsoft Store y comprobar su funcionalidad para tus casos de uso personales. Nuestros manuales en Docs y una variedad de artículos de blog te ayudarán a obtener una comprensión completa de la funcionalidad de la herramienta y te animarán a convertirlas en parte de tu flujo de trabajo ;)

Cómo rellenar varias filas de la tabla a partir de una sola línea del conjunto de datos

Para mostrarte cómo rellenar diferentes filas de un conjunto de datos, utilizaré muestras básicas para que puedas hacerte una idea y luego optimizar esas técnicas para tus propios datos.

Si desea refrescar la memoria sobre los conjuntos de datos, puede volver a mi tutorial Crear plantillas rellenables a partir de conjuntos de datos.)

Así, mi conjunto de datos de muestra sería el siguiente:

La primera columna es, como siempre, la clave. El resto de columnas poblarán varias filas de nuestra futura tabla, te muestro los pasos a seguir.

Consejo: no dudes en copiar esta tabla como tu propio conjunto de datos y hacer algunas pruebas ;)

En primer lugar, necesito crear una tabla. Como he descrito en mi tutorial sobre tablas, basta con pulsar el botón Cuadro al crear/editar una plantilla y establezca un rango para su futura tabla.

Como mi tarea consiste en completar varias líneas con los datos de un mismo conjunto de datos, será mejor que fusione algunas filas de la primera columna para que las demás columnas se asocien a esta celda. También fusionaría algunas columnas más para demostrarte que las celdas fusionadas no suponen un problema para los conjuntos de datos.

Así, el patrón de mi futura plantilla será el siguiente:

Verás, he fusionado las dos filas de la columna clave y las dos columnas de la segunda fila. Por cierto, no olvides volver a mi tutorial Combinar celdas en Outlook por si te lo has perdido :)

Así pues, vamos a enlazar nuestro conjunto de datos y a ver cómo funciona. He añadido dos filas más, he unido las celdas necesarias del mismo modo y he conectado con un conjunto de datos.

Esto es lo que tengo en mi plantilla en el resultado:

Cuando pegue esta plantilla, se me pedirá que elija las filas del conjunto de datos para insertarlas en una tabla.

Como he seleccionado todas las filas del conjunto de datos, todas ellas rellenarán la tabla de muestra que tenemos. Esto es lo que obtendremos en el resultado:

Ya te habrás dado cuenta de que falta algo en mi tabla resultante. Así es, la columna D se ha cortado, ya que la disposición actual de las celdas no deja sitio para ella. Busquemos un lugar para la columna D abandonada :)

He decidido añadir una nueva columna a la derecha de mi tabla y reorganizar un poco los datos.

Nota. Como ya tengo mi conjunto de datos conectado a la segunda fila, no es necesario volver a enlazarlo. Basta con poner el nombre de la nueva columna en la celda deseada y funcionará perfectamente.

Aquí va mi nueva tabla resultante:

Ahora tengo lugar para cada columna de mi conjunto de datos, así que cuando lo pegue, todos los datos rellenarán mi correo electrónico, sin más pérdidas.

Puedes modificar y reordenar tu mesa como quieras, yo te he enseñado los pasos a seguir, el resto es cosa tuya ;)

Rellenar la tabla con datos de diferentes conjuntos de datos

Creo que a estas alturas ya sabes con certeza que un conjunto de datos está conectado a las líneas de una tabla. Pero, ¿te has preguntado si es posible añadir varias líneas de tabla y hacer que se rellenen a partir de varios conjuntos de datos? Claro que sí :) El procedimiento es totalmente el mismo excepto por el enlace: tendrás que hacerlo varias veces (una por cada conjunto de datos). Eso es todo :)

Ahora volvamos de las palabras a la práctica y creemos otro conjunto de datos para vincularlo a la tabla de nuestro ejemplo anterior. También será una muestra sin práctica para que centres tu atención en el proceso. Mi segundo conjunto de datos sería el siguiente:

Ahora tendré que volver a mi plantilla, modificar un poco la tabla y conectarme al segundo conjunto de datos. Si has leído con atención mis artículos anteriores sobre tablas y conjuntos de datos, no tendrás ningún problema con ello ;) De todos modos, no te dejaré sin explicación, así que aquí tienes los pasos que sigo:

1. Empiezo a editar la plantilla con la tabla y añado nuevas filas abajo:

   

2. Para las nuevas filas, elijo fusionar las líneas de la segunda columna:

   

3. Para vincular el segundo conjunto de datos a las nuevas filas, las selecciono todas, hago clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar del rango y elijo " Vincular a conjunto de datos ":

   

Este es el aspecto que tendrá mi plantilla renovada tras las modificaciones anteriores:

Como puedes ver, hay algunas celdas vacías en la última fila. Lo que ocurre es que el segundo conjunto de datos tiene menos columnas, por lo que no se rellenan todas las celdas (simplemente no hay nada con lo que rellenarlas). Considero que es una buena razón para enseñarte a añadir columnas a conjuntos de datos existentes y a conectarlos a una tabla.

Colorearé las nuevas filas en azul claro para que quede más pegadizo y visual ya que vamos a modificarlo un poco.

Consejo: como ya he conectado este conjunto de datos a la segunda fila, no necesito volver a vincularlo. Simplemente introduciré manualmente los nombres de las nuevas filas y la conexión funcionará a las mil maravillas.

En primer lugar, empezaré editando mi segundo conjunto de datos y añadiendo 2 nuevas columnas. A continuación, conectaré esas nuevas columnas a mi tabla existente. ¿Te parece difícil? Mira cómo lo hago en un par de sencillos clics :)

¿Ves? Encuadernar no es una ciencia espacial, ¡es mucho más fácil de lo que parece!

Si decide conectar más conjuntos de datos, sólo tiene que añadir nuevas filas y vincularlas del mismo modo que antes.

Resumen

Hoy hemos echado un vistazo más de cerca a los conjuntos de datos en las plantillas de correo electrónico compartidas y hemos aprendido algo más sobre su funcionalidad y capacidades. Si tienes ideas sobre cómo organizar los conjuntos de datos conectados o, tal vez, crees que falta alguna funcionalidad importante, por favor, deja unas líneas en los Comentarios. Estaré encantado de recibir tus comentarios :)