Зміст
У цьому посібнику ви побачите, як у кілька кліків заповнити таблицю Outlook даними з різних наборів даних. Я покажу, як правильно їх зв'язати за допомогою шаблонів спільних електронних листів.
Як би нереально це не звучало зараз, настільки ж легко це стане після того, як ви прочитаєте цей підручник :)
Перш за все, я хотів би зробити невеличке вступне слово для новачків нашого блогу і розповісти кілька слів про наш додаток Shared Email Templates для Outlook. З цим зручним доповненням ви значно підвищите свою продуктивність та ефективність електронної пошти. У вас будуть ваші особисті або спільні попередньо збережені шаблони, які стануть готовими до відправки в один клік. Не турбуйтеся про гіперпосилання,розфарбовування чи іншого роду форматування, все буде збережено.
Ви можете встановити Shared Email Templates на свій ПК, Mac або Windows-планшет прямо з Microsoft Store і випробувати його функціонал на практиці. Наші інструкції по роботі з Документами та різноманітні статті в блозі допоможуть вам отримати повне уявлення про функціонал інструменту і заохотять вас зробити його частиною вашого робочого процесу ;)
Як заповнити кілька рядків таблиці з одного рядка набору даних
Щоб показати вам, як заповнювати різні рядки з одного набору даних, я буду використовувати базові приклади, щоб ви могли зрозуміти ідею, а потім оптимізувати ці методи для ваших власних даних.
Порада: якщо ви хочете освіжити в пам'яті інформацію про набори даних, ви можете повернутися до мого підручника "Створення заповнюваних шаблонів з наборів даних", де я виклав цю тему для вас ;)
Отже, мій вибірковий набір даних буде наступним:
| Ключова колонка | A | B | C | D |
| 1 | аа | b | c | 10 |
| 2 | аа | bb | куб.см | 20 |
| 3 | ааа | bbb | ccc | 30 |
Перший стовпчик, як завжди, ключовий. Решта стовпчиків будуть заповнювати кілька рядків нашої майбутньої таблиці, я покажу вам, як це робити.
Порада: не соромтеся скопіювати цю таблицю як власний набір даних і провести кілька власних тестів ;)
По-перше, мені потрібно створити таблицю. Як я описав у своєму підручнику з таблиць, ви просто натискаєте кнопку Таблиця при створенні/редагуванні шаблону та задайте діапазон для майбутньої таблиці.
Оскільки моє завдання полягає в тому, щоб заповнити кілька рядків даними з одного і того ж набору даних, мені краще об'єднати кілька рядків першого стовпчика разом, щоб інші стовпчики були пов'язані з цією коміркою. Я також об'єднаю ще кілька стовпчиків, щоб довести Вам, що об'єднані комірки не будуть проблемою для наборів даних.
Отже, візерунок мого майбутнього шаблону буде наступним:
| Ключова колонка | A | B |
| C | ||
Бачите, я об'єднав два рядки ключового стовпчика і два стовпчики другого рядка. До речі, не забудьте повернутися до мого уроку "Об'єднання комірок в Outlook", якщо ви його пропустили :)
Отже, давайте прив'яжемо наш набір даних і подивимося, як це працює. Я додав ще два рядки, об'єднав потрібні комірки таким же чином і підключив до набору даних.
Ось що я отримав у своєму шаблоні в результаті:
| Ключова колонка | A | B |
| C | ||
| ~%[Ключова колонка] | ~%[A] | ~%[B] |
| ~%[C] | ||
Коли я вставлю цей шаблон, мені буде запропоновано вибрати рядки набору даних для вставки в таблицю.
Оскільки я вибрав всі рядки набору даних, то всі вони заповнять ту таблицю, яку ми маємо. Ось що ми отримаємо в результаті:
| Ключова колонка | A | B |
| C | ||
| 1 | a | b |
| c | ||
| 2 | аа | bb |
| куб.см | ||
| 3 | ааа | bbb |
| ccc | ||
Ви, напевно, вже помітили, що в отриманій таблиці чогось не вистачає. Правильно, стовпчик D був відрізаний, оскільки поточне розташування комірок не залишає для нього місця. Давайте знайдемо місце для покинутого стовпчика D :)
Я вирішив додати новий стовпчик праворуч від моєї таблиці і трохи переставити дані.
Примітка: оскільки мій набір даних вже підключений до другого рядка, то немає необхідності прив'язувати його ще раз. Достатньо просто ввести назву нового стовпчика в потрібну комірку, і все буде працювати ідеально.
Ось моя нова результуюча таблиця:
| Ключова колонка | A | B | C |
| D | |||
| ~%[Ключова колонка] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
Тепер у мене є місце для кожного стовпчика мого набору даних, тому, коли я вставляю його, всі дані заповнюють мою електронну пошту, більше ніяких втрат.
| Ключова колонка | A | B | C |
| D | |||
| 1 | a | b | c |
| 10 | |||
| 2 | аа | bb | куб.см |
| 20 | |||
| 3 | ааа | bbb | ccc |
| 30 | |||
Ви можете видозмінювати та переставляти свій стіл так, як вам подобається. Я показав вам кроки, які потрібно зробити, решта - за вами ;)
Заповнити таблицю даними з різних наборів даних
Думаю, ви вже точно знаєте, що набір даних пов'язаний з рядками таблиці. Але чи замислювалися ви над тим, чи можна додати кілька рядків таблиці і заповнити їх з декількох наборів даних? Звичайно, можна :) Процедура повністю аналогічна, за винятком прив'язки - її потрібно зробити кілька разів (по одному для кожного набору даних). Ось, власне, і все :)
Тепер давайте повернемося від слів до практики і створимо ще один набір даних, щоб прив'язати його до таблиці з нашого попереднього прикладу. Це також буде деякий зразок без практики, щоб ви зосередили свою увагу на процесі. Мій другий набір даних буде наступним:
| Ключова колонка 1 | X | Y | Z |
| A | x | y | z |
| B | xx | yy | zz |
| C | ххх | yyy | zzz |
Тепер мені потрібно повернутися до свого шаблону, трохи модифікувати таблицю і підключитися до другого набору даних. Якщо ви уважно читали мої попередні статті про таблиці і набори даних, то у вас не повинно виникнути жодних проблем з цим ;) У будь-якому випадку, я не залишу вас без пояснень, тому ось які кроки я роблю:
- Починаю редагування шаблону з таблиці і додаю нові рядки нижче:
- Для нових рядків я вибираю об'єднання рядків другого стовпчика:
- Для того, щоб прив'язати другий набір даних до нових рядків, виділяю їх всі, клацаю правою кнопкою миші в будь-якому місці діапазону і вибираю " Прив'язка до набору даних ":
Ось як виглядатиме мій оновлений шаблон після вищевказаних змін:
| Ключова колонка | A | B | C |
| D | |||
| ~%[Ключова колонка] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
| ~%[Ключова колонка 1] | ~%[X] | ~%[Y] | ~%[Z] |
Як бачите, в останньому рядку є кілька порожніх клітинок. Справа в тому, що в другому наборі даних менше стовпців, тому не всі клітинки заповнюються (їх просто нічим заповнювати). Я вважаю, що це гарний привід навчити вас додавати стовпці до існуючих наборів даних і з'єднувати їх в таблицю.
Я пофарбую нові ряди в блакитний колір, щоб він був більш помітним і наочним, тому що ми зараз його трохи модифікуємо.
Порада: оскільки я вже зв'язав цей набір даних з другим рядком, мені не потрібно прив'язувати його знову. Я просто вручну введу імена нових рядків, і з'єднання спрацює як по маслу.
По-перше, я почну з редагування мого другого набору даних і додам 2 нових стовпці. Потім я підключу ці нові стовпці до моєї існуючої таблиці. Звучить складно? Подивіться, як я це зроблю за пару простих кліків :)
Бачите, палітурка - це не ракетобудування, це набагато простіше, ніж здається!
Якщо ви вирішите підключити більше наборів даних, просто додайте нові рядки і зв'яжіть їх так само, як ви це робили раніше.
Резюме
Сьогодні ми ближче познайомилися з наборами даних в шаблонах спільних листів і дізналися трохи більше про їх функціонал і можливості. Якщо у вас є ідеї, як організувати пов'язані набори даних або, можливо, ви відчуваєте, що вам не вистачає якогось важливого функціоналу, будь ласка, напишіть кілька рядків у коментарях. Буду радий отримати зворотний зв'язок від вас :)
