В этом руководстве вы увидите, как в несколько кликов заполнить таблицу Outlook данными из различных наборов данных, а также как правильно связать их с помощью общих шаблонов электронной почты.

Как бы нереально это ни звучало сейчас, настолько легко это станет, как только вы дочитаете этот учебник до конца :)

Прежде всего, я хотел бы сделать небольшое вступление для новичков нашего блога и рассказать несколько слов о нашем приложении Shared Email Templates для Outlook. С помощью этого удобного дополнения вы значительно повысите свою производительность и качество переписки по электронной почте. У вас будут личные или общие предварительно сохраненные шаблоны, которые превратятся в готовые к отправке электронные письма одним щелчком мыши. Никаких забот о гиперссылках,раскраска или другой вид форматирования, все будет сохранено.

Вы можете установить Shared Email Templates на свой ПК, Mac или планшет с Windows прямо из Microsoft Store и проверить его функциональность на практике. Наши руководства в Docs и разнообразные статьи в блоге помогут вам получить полное представление о функциональности инструмента и побудят вас сделать его частью вашего рабочего процесса ;)

Как заполнить несколько строк таблицы из одной строки набора данных

Чтобы показать вам, как заполнять различные строки из одного набора данных, я буду использовать базовые примеры, чтобы вы могли понять идею и затем оптимизировать эти методы для своих собственных данных.

Совет. Если вы хотите освежить в памяти информацию о наборах данных, вы можете вернуться к моему руководству по созданию заполняемых шаблонов из наборов данных, я раскрыл эту тему для вас ;)

Итак, мой примерный набор данных будет следующим:

Первый столбец, как обычно, является ключевым. Остальные столбцы заполнят несколько строк нашей будущей таблицы, я покажу вам, какие шаги нужно предпринять.

Совет. Не стесняйтесь скопировать эту таблицу в свой собственный набор данных и провести несколько собственных тестов ;)

Во-первых, мне нужно создать таблицу. Как я уже описывал в учебнике по таблицам, вы просто нажимаете кнопку Таблица значок при создании/редактировании шаблона и задайте диапазон для вашей будущей таблицы.

Поскольку моя задача - заполнить несколько строк данными из одного и того же набора данных, я лучше объединю несколько строк первого столбца вместе, чтобы другие столбцы были связаны с этой ячейкой. Я также объединю еще несколько столбцов, чтобы доказать вам, что объединенные ячейки не будут проблемой для наборов данных.

Итак, шаблон моего будущего шаблона будет следующим:

Видите, я объединил две строки ключевого столбца и два столбца второй строки. BTW, не забудьте вернуться к моему уроку по объединению ячеек в Outlook, если вы его пропустили :)

Итак, давайте свяжем наш набор данных и посмотрим, как он работает. Я добавил еще две строки, объединил необходимые ячейки тем же способом и подключился к набору данных.

Вот что я получил в своем шаблоне в результате:

Когда я вставлю этот шаблон, мне будет предложено выбрать строки набора данных для вставки в таблицу.

Поскольку я выбрал все строки набора данных, все они заполнят таблицу-образец, которую мы имеем. Вот что мы получим в результате:

Вы, наверное, уже заметили, что в моей результирующей таблице чего-то не хватает. Правильно, столбец D был отрезан, поскольку текущее расположение ячеек не оставляет для него места. Давайте найдем место для заброшенного столбца D :)

Я решил добавить новый столбец справа от моей таблицы и немного изменить порядок данных.

Примечание. Поскольку мой набор данных уже связан со второй строкой, нет необходимости связывать его еще раз. Вы просто поместите имя нового столбца в нужную ячейку, и все будет работать отлично.

Вот моя новая результирующая таблица:

Теперь у меня есть место для каждого столбца моего набора данных, поэтому, когда я вставляю его, все данные заполняют мою электронную почту, больше никаких потерь.

Вы можете модифицировать и перекомпоновать свой стол так, как вам нравится. Я показал вам шаги, которые нужно сделать, остальное зависит от вас ;)

Заполнение таблицы данными из различных наборов данных

Думаю, вы уже знаете, что набор данных связан со строками таблицы. Но задавались ли вы вопросом, можно ли добавить несколько строк таблицы и заполнить их из нескольких наборов данных? Конечно, да :) Процедура полностью совпадает, за исключением привязки - вам нужно будет сделать это несколько раз (по одному для каждого набора данных). Вот и все :)

Теперь давайте вернемся от слов к практике и создадим еще один набор данных, чтобы привязать его к таблице из нашего предыдущего примера. Это также будет пример без практики, чтобы вы сосредоточили свое внимание на процессе. Мой второй набор данных будет следующим:

Теперь мне нужно вернуться к моему шаблону, немного изменить таблицу и подключиться ко второму набору данных. Если вы внимательно читали мои предыдущие статьи о таблицах и наборах данных, то у вас не возникнет никаких проблем с этим ;) В любом случае, я не оставлю вас без объяснений, поэтому вот шаги, которые я делаю:

1. Я начинаю редактировать шаблон с таблицей и добавляю новые строки ниже:

   

2. Для новых строк я решил объединить строки второго столбца:

   

3. Чтобы привязать второй набор данных к новым строкам, я выделяю их все, щелкаю правой кнопкой мыши в любом месте диапазона и выбираю " Привязка к набору данных ":

   

Вот как будет выглядеть мой обновленный шаблон после вышеуказанных модификаций:

Как видите, в последней строке есть несколько пустых ячеек. Дело в том, что во втором наборе данных меньше столбцов, поэтому не все ячейки заполняются (их просто нечем заполнить). Я считаю, что это хороший повод научить вас добавлять столбцы в существующие наборы данных и соединять их в таблицу.

Я окрашу новые строки в светло-голубой цвет, чтобы они стали более броскими и наглядными, поскольку мы собираемся их немного изменить.

Совет. Поскольку я уже связал этот набор данных со вторым рядом, мне не нужно связывать его снова. Я просто вручную введу имена новых рядов, и соединение будет работать как надо.

Во-первых, я начну с редактирования моего второго набора данных и добавления 2 новых столбцов. Затем я подключу эти новые столбцы к моей существующей таблице. Звучит сложно? Посмотрите, как я сделаю это за пару простых кликов :)

Видите? Связывание - это не ракетостроение, это гораздо проще, чем кажется!

Если вы решите подключить больше наборов данных, просто добавьте новые строки и свяжите их тем же способом, что и раньше.

Резюме

Сегодня мы рассмотрели наборы данных в шаблонах общих писем и узнали еще немного об их функциональности и возможностях. Если у вас есть идеи, как организовать подключенные наборы данных или, возможно, вам кажется, что какой-то важной функциональности не хватает, пожалуйста, напишите несколько строк в комментариях. Я буду рад получить от вас обратную связь :)