Spis treści
W tym poradniku zobaczysz jak w kilku kliknięciach wypełnić tabelę Outlooka danymi z różnych zbiorów danych. Pokażę Ci jak je poprawnie powiązać za pomocą Shared Email Templates.
Jak nierealnie to brzmi na razie, tak łatwe stanie się, gdy skończysz czytać ten tutorial :)
Po pierwsze, chciałbym poświęcić chwilę na małe wprowadzenie dla naszych blogowych nowicjuszy i powiedzieć kilka słów o naszej aplikacji Shared Email Templates dla Outlooka. Dzięki temu poręcznemu dodatkowi znacznie zwiększysz swoją produktywność i korespondencję e-mailową. Będziesz miał swoje osobiste lub współdzielone, wstępnie zapisane szablony, które staną się gotowymi do wysłania e-mailami za pomocą jednego kliknięcia. Nie musisz się martwić o hiperłącza,kolorowanie lub inny rodzaj formatowania, wszystko zostanie zachowane.
Możesz zainstalować Shared Email Templates na swoim komputerze PC, Mac lub tablecie z systemem Windows bezpośrednio z Microsoft Store i sprawdzić jego funkcjonalność w swoich osobistych przypadkach użycia. Nasze podręczniki w Docs i różnorodne artykuły na blogu pomogą Ci w pełni zrozumieć funkcjonalność tego narzędzia i zachęcą Cię do uczynienia go częścią Twojego przepływu pracy ;)
Jak wypełnić kilka wierszy tabeli z jednego wiersza zbioru danych
Aby pokazać, jak wypełnić różne wiersze z jednego zestawu danych, będę używać podstawowych próbek, abyś mógł uzyskać pomysł, a następnie zoptymalizować te techniki dla własnych danych.
Wskazówka. W przypadku, gdybyś chciał odświeżyć sobie pamięć o zestawach danych, możesz wrócić do mojego tutorialu Tworzenie szablonów wypełnialnych z zestawów danych, mam ten temat pokryty dla Ciebie ;)
Tak więc mój przykładowy zestaw danych byłby następujący:
| Kolumna kluczowa | A | B | C | D |
| 1 | aa | b | c | 10 |
| 2 | aa | bb | cc | 20 |
| 3 | aaa | bbb | cc | 30 |
Pierwsza kolumna jest jak zwykle kluczowa, pozostałe kolumny będą zapełniać wiele wierszy naszej przyszłej tabeli, pokażę Ci jakie kroki należy wykonać.
Wskazówka. Zapraszam do skopiowania tej tabeli jako własnego zbioru danych i przeprowadzenia kilku własnych testów ;)
Po pierwsze, muszę utworzyć tabelę. Jak już opisałem w moim tutorialu dotyczącym tabel, wystarczy nacisnąć przycisk Tabela ikonę podczas tworzenia/edycji szablonu i ustawić zakres dla przyszłej tabeli.
Ponieważ moje zadanie polega na uzupełnieniu kilku wierszy danymi z jednego i tego samego zbioru danych, lepiej scalić kilka wierszy pierwszej kolumny razem, tak aby pozostałe kolumny zostały powiązane z tą komórką. Scaliłbym też kilka innych kolumn, aby udowodnić Ci, że scalone komórki nie będą problemem dla zbiorów danych.
Zatem wzór mojego przyszłego szablonu będzie następujący:
| Kolumna kluczowa | A | B |
| C | ||
Zobacz, że scaliłem dwa wiersze kluczowej kolumny i dwie kolumny drugiego wiersza. BTW, nie zapomnij wrócić do mojego tutoriala Merge cells in Outlook, na wypadek gdybyś go przegapił :)
Zatem zwiążmy nasz zbiór danych i zobaczmy jak to działa. Dodałem jeszcze dwa wiersze, scaliłem potrzebne komórki w ten sam sposób i połączyłem ze zbiorem danych.
Oto co mam w moim szablonie w wyniku:
| Kolumna kluczowa | A | B |
| C | ||
| ~%[kolumna klucza] | ~%[A] | ~%[B] |
| ~%[C] | ||
Gdy wkleję ten szablon, zostanę poproszony o wybranie wierszy zbioru danych do wstawienia w tabeli.
Ponieważ wybrałem wszystkie wiersze zbioru danych, wszystkie one wypełnią przykładową tabelę, którą mamy. Oto, co otrzymamy w wyniku:
| Kolumna kluczowa | A | B |
| C | ||
| 1 | a | b |
| c | ||
| 2 | aa | bb |
| cc | ||
| 3 | aaa | bbb |
| cc | ||
Pewnie już zauważyliście, że czegoś brakuje w mojej wynikowej tabeli. Zgadza się, kolumna D została obcięta, gdyż obecny układ komórek nie pozostawia dla niej miejsca. Znajdźmy miejsce dla porzuconej kolumny D :)
Postanowiłem dodać nową kolumnę po prawej stronie mojej tabeli i nieco zmienić układ danych.
Uwaga. Ponieważ mam już mój zestaw danych podłączony do drugiego wiersza, nie ma potrzeby wiązania go po raz kolejny. Wystarczy umieścić nazwę nowej kolumny w żądanej komórce i będzie działać idealnie.
Oto idzie moja nowa tabela wynikowa:
| Kolumna kluczowa | A | B | C |
| D | |||
| ~%[kolumna klucza] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
Teraz mam miejsce dla każdej kolumny mojego zestawu danych, więc kiedy wklejam, wszystkie dane zaludniają mój e-mail, bez więcej strat.
| Kolumna kluczowa | A | B | C |
| D | |||
| 1 | a | b | c |
| 10 | |||
| 2 | aa | bb | cc |
| 20 | |||
| 3 | aaa | bbb | cc |
| 30 | |||
Możecie w dowolny sposób modyfikować i układać na nowo swój stół. Pokazałam Wam kroki, jakie należy wykonać, reszta zależy od Was ;)
Wypełnij tabelę danymi z różnych zbiorów danych
Wierzę, że wiesz już na pewno, że zbiór danych jest połączony z wierszami tabeli. Ale czy zastanawiałeś się, czy jest możliwe dodanie kilku wierszy tabeli i zaludnienie ich z kilku zbiorów danych? Pewnie, że tak :) Procedura jest całkowicie taka sama, z wyjątkiem wiązania - będziesz musiał zrobić to kilka razy (po jednym dla każdego zbioru danych). To całkiem sporo :)
Teraz wróćmy od słów do praktyki i stwórzmy kolejny zbiór danych, aby powiązać go z tabelą z naszego poprzedniego przykładu. Będzie to również jakaś próbka bez praktyki, abyś skupił swoją uwagę na procesie. Mój drugi zbiór danych byłby następujący:
| Kolumna kluczowa 1 | X | Y | Z |
| A | x | y | z |
| B | xx | yy | zz |
| C | xxx | yyy | zzz |
Teraz muszę wrócić do mojego szablonu, zmodyfikować nieco tabelę i połączyć się z drugim zbiorem danych. Jeśli czytałeś uważnie moje poprzednie artykuły o tabelach i zbiorach danych, nie napotkasz na żadne problemy z tym związane ;) Anyways, nie zostawię Cię bez wyjaśnienia, więc oto kroki, które podejmuję:
- Rozpoczynam edycję szablonu z tabelą i dodaję nowe wiersze poniżej:
- Dla nowych rzędów wybieram łączenie wierszy z drugiej kolumny:
- Aby powiązać drugi zbiór danych z nowymi wierszami, zaznaczam je wszystkie, klikam prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu zakresu i wybieram ". Powiązanie z zestawem danych ":
Oto jak będzie wyglądał mój odnowiony szablon po powyższych modyfikacjach:
| Kolumna kluczowa | A | B | C |
| D | |||
| ~%[kolumna klucza] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
| ~%[kolumna kluczowa 1] | ~%[X] | ~%[Y] | ~%[Z] |
Jak widać, w ostatnim wierszu jest kilka pustych komórek. Rzecz w tym, że drugi zestaw danych ma mniej kolumn, stąd nie wszystkie komórki są wypełnione (po prostu nie ma czym ich zapełnić). Uważam, że jest to dobry powód, aby nauczyć się dodawania kolumn do istniejących zestawów danych i łączenia ich w tabelę.
Nowe wiersze pokoloruję na jasnoniebiesko, żeby było bardziej chwytliwie i wizualnie, bo zaraz trochę zmodyfikujemy.
Wskazówka. Ponieważ już połączyłem ten zbiór danych z drugim wierszem, nie muszę go ponownie wiązać. Po prostu ręcznie wprowadzę nazwy nowych wierszy i połączenie będzie działać jak urok.
Na początek zacznę od edycji mojego drugiego zbioru danych i dodania 2 nowych kolumn. Następnie podłączę te nowe kolumny do mojej istniejącej tabeli. Brzmi ciężko? Zobacz jak robię to w kilku prostych kliknięciach :)
Zobacz, że wiązanie nie jest nauką o rakietach, jest o wiele łatwiejsze niż się wydaje!
Jeśli zdecydujesz się połączyć więcej zestawów danych, po prostu dodaj nowe wiersze i zwiąż je w ten sam sposób, w jaki zrobiłeś to wcześniej.
Podsumowanie
Dzisiaj przyjrzeliśmy się bliżej zestawom danych w Shared Email Templates i dowiedzieliśmy się nieco więcej o ich funkcjonalności i możliwościach. Jeśli macie pomysły jak zorganizować połączone zestawy danych lub, być może, czujecie, że brakuje jakiejś ważnej funkcjonalności, podrzućcie kilka linijek w Komentarzach. Chętnie poznam Wasze opinie :)
