În acest manual veți vedea cum să completați un tabel Outlook cu date din diferite seturi de date în câteva clicuri. Vă voi arăta cum să le legați corect folosind șabloane de e-mail partajate.

Pe cât de ireal sună pentru moment, pe atât de ușor va deveni după ce veți termina de citit acest tutorial :)

În primul rând, aș dori să fac o mică introducere pentru noii veniți pe blog și să spun câteva cuvinte despre aplicația noastră Shared Email Templates pentru Outlook. Cu acest add-in util, vă veți multiplica foarte mult productivitatea și corespondența prin e-mail. Veți avea șabloanele personale sau partajate pre-salvate care vor deveni e-mailuri gata de a fi trimise cu un singur clic. Nu vă faceți griji cu privire la hyperlink-uri,colorare sau alt tip de formatare, toate vor fi păstrate.

Puteți instala Shared Email Templates pe PC, Mac sau tableta Windows direct din Microsoft Store și să-i verificați funcționalitatea pentru cazurile de utilizare personală. Manualele noastre de pe Docs și o varietate de articole de pe blog vă vor ajuta să înțelegeți complet funcționalitatea instrumentului și vă vor încuraja să le faceți parte din fluxul de lucru ;)

Cum să completați mai multe rânduri de tabel dintr-o singură linie de set de date

Pentru a vă arăta cum să completați diferite rânduri dintr-un set de date, voi folosi mostre de bază, astfel încât să vă puteți face o idee și apoi să optimizați aceste tehnici pentru propriile date.

Sfat. În cazul în care doriți să vă reîmprospătați memoria despre seturile de date, puteți reveni la tutorialul meu Creați șabloane de completat din seturi de date, am acoperit acest subiect pentru dvs. ;)

Așadar, setul meu de date de probă ar fi următorul:

Prima coloană este, ca de obicei, cea cheie. Restul coloanelor vor popula mai multe rânduri ale viitorului nostru tabel, vă voi arăta pașii de urmat.

Sfat. Nu ezitați să copiați acest tabel ca set de date propriu și să efectuați câteva teste proprii ;)

În primul rând, trebuie să creez un tabel. Așa cum am descris în tutorialul meu despre tabele, trebuie doar să apăsați butonul Tabelul atunci când creați/editați un șablon și setați un interval pentru viitorul tabel.

Deoarece sarcina mea este de a completa mai multe rânduri cu datele din același set de date, mai bine aș unifica câteva rânduri din prima coloană, astfel încât celelalte coloane să fie asociate cu această celulă. De asemenea, aș mai uni câteva coloane pentru a vă dovedi că celulele unite nu vor fi o problemă pentru seturile de date.

Așadar, modelul viitorului meu șablon va fi următorul:

Vedeți, am fuzionat cele două rânduri ale coloanei cheie și două coloane ale celui de-al doilea rând. BTW, nu uitați să vă întoarceți la tutorialul meu Merge cells in Outlook în cazul în care l-ați ratat :)

Așadar, să legăm setul nostru de date și să vedem cum funcționează. Am adăugat încă două rânduri, am îmbinat celulele necesare în același mod și m-am conectat la un set de date.

Iată ce am în șablonul meu în rezultat:

Când voi lipi acest șablon, mi se va cere să aleg rândurile din setul de date pentru a le insera într-un tabel.

Deoarece am selectat toate rândurile din setul de date, toate acestea se vor completa în tabelul de probă pe care îl avem. Iată ce vom obține în rezultat:

Probabil că ați observat deja că ceva lipsește din tabelul meu rezultat. Așa este, coloana D a fost tăiată, deoarece aranjamentul actual al celulelor nu lasă loc pentru ea. Să găsim un loc pentru coloana D abandonată :)

Am decis să adaug o nouă coloană în dreapta tabelului meu și să rearanjez puțin datele.

Notă. Deoarece am conectat deja setul de date la al doilea rând, nu este nevoie să îl mai leg din nou. Trebuie doar să puneți numele noii coloane în celula dorită și va funcționa perfect.

Iată noul meu tabel rezultat:

Acum am loc pentru fiecare coloană din setul meu de date, astfel încât atunci când îl lipesc, toate datele vor umple e-mailul meu, fără pierderi.

Puteți modifica și rearanja masa în orice mod doriți. Eu v-am arătat pașii de urmat, restul depinde de voi ;)

Populați tabelul cu date din diferite seturi de date

Cred că până acum știți cu siguranță că un set de date este conectat la rândurile din tabel. Dar v-ați întrebat dacă este posibil să adăugați mai multe rânduri de tabel și să le populați din mai multe seturi de date? Sigur că da :) Procedura este total identică, cu excepția legării - va trebui să o faceți de mai multe ori (una pentru fiecare set de date). Cam asta e tot :)

Acum să ne întoarcem de la cuvinte la practică și să creăm un alt set de date pentru a-l lega de tabelul din exemplul nostru anterior. Va fi, de asemenea, un eșantion fără practică, astfel încât să vă concentrați atenția asupra procesului. Al doilea set de date ar fi următorul:

Acum va trebui să mă întorc la șablonul meu, să modific puțin tabelul și să mă conectez la cel de-al doilea set de date. Dacă ați citit cu atenție articolele mele anterioare despre tabele și seturi de date, nu veți întâmpina nicio problemă în acest sens ;) În orice caz, nu vă voi lăsa fără explicații, așa că iată pașii pe care îi fac:

1. Încep să editez șablonul cu tabelul și adaug noi rânduri mai jos:

   

2. Pentru noile rânduri, am ales să îmbin liniile din a doua coloană:

   

3. Pentru a lega al doilea set de date de noile rânduri, le selectez pe toate, fac clic dreapta oriunde în interval și aleg " Legătura cu setul de date ":

   

Iată cum va arăta șablonul meu reînnoit după modificările de mai sus:

După cum puteți vedea, există câteva celule goale în rândul final. Problema este că al doilea set de date are mai puține coloane, prin urmare nu toate celulele sunt umplute (pur și simplu nu există nimic cu care să le umpleți). Consider că este un motiv bun pentru a vă învăța să adăugați coloane la seturile de date existente și să le conectați la un tabel.

Voi colora noile rânduri în albastru deschis, astfel încât să fie mai atractive și mai vizuale, deoarece urmează să le modificăm puțin.

Sfat. Deoarece am conectat deja acest set de date la al doilea rând, nu trebuie să îl leg din nou. Voi introduce pur și simplu manual numele noilor rânduri și conexiunea va funcționa ca prin minune.

În primul rând, voi începe prin editarea celui de-al doilea set de date și prin adăugarea a 2 coloane noi. Apoi, voi conecta aceste noi coloane la tabelul existent. Pare dificil? Vedeți cum o fac cu câteva clicuri simple :)

Vedeți? Legarea nu este o știință a rachetelor, este mult mai ușor decât pare!

Dacă vă decideți să conectați mai multe seturi de date, adăugați doar noi rânduri și le legați în același mod în care ați făcut-o înainte.

Rezumat

Astăzi am analizat mai îndeaproape seturile de date din Șabloanele de e-mail partajate și am aflat mai multe despre funcționalitatea și capacitățile acestora. Dacă aveți idei despre cum să aranjați seturile de date conectate sau, poate, simțiți că lipsește o funcționalitate importantă, vă rog să lăsați câteva rânduri în Comentarii. Voi fi bucuros să primesc feedback de la dvs. :)