V tomto návode uvidíte, ako na niekoľko kliknutí vyplniť tabuľku aplikácie Outlook údajmi z rôznych súborov údajov. Ukážem vám, ako ich správne prepojiť pomocou zdieľaných e-mailových šablón.

Akokoľvek nereálne to zatiaľ znie, tak jednoduché to bude, keď dočítate tento návod :)

Najprv by som sa chcel na chvíľu trochu predstaviť nováčikom nášho blogu a povedať pár slov o našej aplikácii Zdieľané e-mailové šablóny pre Outlook. S týmto praktickým doplnkom výrazne znásobíte svoju produktivitu a e-mailovú korešpondenciu. Budete mať k dispozícii svoje osobné alebo zdieľané vopred uložené šablóny, z ktorých sa jedným kliknutím stanú e-maily pripravené na odoslanie. Žiadne starosti s hypertextovými odkazmi,farbenie alebo iný druh formátovania, všetko sa zachová.

Šablóny zdieľaných e-mailov si môžete nainštalovať do svojho počítača, počítača Mac alebo tabletu so systémom Windows priamo z obchodu Microsoft Store a vyskúšať si ich funkčnosť pre svoje osobné prípady použitia. Naše príručky v Dokumentoch a rôzne články na blogu vám pomôžu úplne pochopiť funkčnosť tohto nástroja a povzbudia vás, aby ste ich zaradili do svojho pracovného postupu ;)

Ako vyplniť niekoľko riadkov tabuľky z jedného riadku súboru údajov

Aby som vám ukázal, ako vyplniť rôzne riadky z jedného súboru údajov, použijem základné vzorky, aby ste získali predstavu a potom mohli tieto techniky optimalizovať pre svoje vlastné údaje.

Tip. Ak si chcete osviežiť pamäť o súboroch údajov, môžete sa vrátiť k môjmu návodu Vytvorenie vypĺňateľných šablón zo súborov údajov, mám túto tému pre vás ;)

Môj vzorový súbor údajov by teda vyzeral takto:

Prvý stĺpec je ako zvyčajne kľúčový. Zvyšné stĺpce budú vypĺňať viaceré riadky našej budúcej tabuľky, ukážem vám postup, ako postupovať.

Tip: Kľudne si túto tabuľku skopírujte ako vlastný súbor údajov a vykonajte niekoľko vlastných testov ;)

Najskôr musím vytvoriť tabuľku. Ako som už opísal v mojom návode o tabuľkách, stačí stlačiť tlačidlo Tabuľka pri vytváraní/úprave šablóny a nastavte rozsah pre budúcu tabuľku.

Keďže mojou úlohou je doplniť niekoľko riadkov údajmi z jedného a toho istého súboru údajov, radšej by som spojil niekoľko riadkov prvého stĺpca dohromady, aby sa ostatné stĺpce priradili k tejto bunke. Spojil by som aj niekoľko ďalších stĺpcov, aby som vám dokázal, že spojené bunky nebudú pre súbory údajov problémom.

Takže vzor mojej budúcej šablóny bude nasledovný:

Vidíte, že som spojil dva riadky kľúčového stĺpca a dva stĺpce druhého riadku. BTW, nezabudnite sa vrátiť k môjmu návodu na spájanie buniek v programe Outlook, ak ste ho nestihli :)

Pripojme teda náš dataset a pozrime sa, ako to funguje. Pridal som ďalšie dva riadky, rovnakým spôsobom som spojil potrebné bunky a pripojil som ich k datasetu.

Tu je to, čo mám vo svojej šablóne vo výsledku:

Keď vložím túto šablónu, zobrazí sa výzva na výber riadkov súboru údajov, ktoré sa majú vložiť do tabuľky.

Keďže som vybral všetky riadky súboru údajov, všetky sa vyplnia do vzorovej tabuľky, ktorú máme. Tu je to, čo dostaneme vo výsledku:

Určite ste si už všimli, že v mojej výslednej tabuľke niečo chýba. Je to tak, stĺpec D bol odrezaný, pretože v súčasnom usporiadaní buniek preň nezostalo miesto. Nájdime miesto pre opustený stĺpec D :)

Rozhodol som sa pridať nový stĺpec na pravú stranu tabuľky a trochu zmeniť usporiadanie údajov.

Poznámka. Keďže už mám svoj dataset pripojený k druhému riadku, nie je potrebné ho viazať ešte raz. Stačí do požadovanej bunky vložiť názov nového stĺpca a bude to fungovať perfektne.

Tu je moja nová výsledná tabuľka:

Teraz mám miesto pre každý stĺpec môjho súboru údajov, takže keď ho vložím, všetky údaje sa vyplnia do môjho e-mailu, už žiadne straty.

Tabuľku si môžete ľubovoľne upraviť a prestavať. Ukázal som vám kroky, ktoré treba urobiť, zvyšok je na vás ;)

Naplnenie tabuľky údajmi z rôznych súborov údajov

Verím, že teraz už určite viete, že dataset je prepojený s riadkami tabuľky. Zamysleli ste sa však nad tým, či je možné pridať niekoľko riadkov tabuľky a mať ich vyplnené z viacerých datasetov? Určite áno :) Postup je úplne rovnaký, až na väzbu - budete ju musieť urobiť niekoľkokrát (pre každý dataset jedenkrát). To je asi tak všetko :)

Teraz sa vrátime od slov k praxi a vytvoríme ďalší dataset, ktorý naviažeme na tabuľku z nášho predchádzajúceho príkladu. Bude to tiež nejaká ukážka bez praxe, aby ste svoju pozornosť sústredili na postup. Môj druhý dataset bude nasledovný:

Teraz sa budem musieť vrátiť k svojej šablóne, trochu upraviť tabuľku a pripojiť sa k druhej dataset. Ak ste pozorne čítali moje predchádzajúce články o tabuľkách a datasetoch, nebudete s tým mať vôbec žiadne problémy ;) Každopádne vás nenechám bez vysvetlenia, takže tu sú kroky, ktoré robím:

1. Začnem upravovať šablónu s tabuľkou a pridám nové riadky pod ňu:

   

2. Pre nové riadky som sa rozhodol zlúčiť riadky druhého stĺpca:

   

3. Aby som mohol druhý súbor údajov prepojiť s novými riadkami, vyberiem ich všetky, kliknem pravým tlačidlom myši kdekoľvek na rozsah a vyberiem položku " Väzba na súbor údajov ":

   

Takto bude vyzerať moja obnovená šablóna po vyššie uvedených úpravách:

Ako vidíte, v poslednom riadku je niekoľko prázdnych buniek. Ide o to, že druhý dataset má menej stĺpcov, a preto sa nevyplnia všetky bunky (jednoducho ich nie je čím vyplniť). Považujem to za dobrý dôvod, prečo vás naučiť pridávať stĺpce do existujúcich datasetov a pripájať ich do tabuľky.

Nové riadky zafarbím svetlomodrou farbou, aby to bolo pútavejšie a vizuálnejšie, keďže sa chystáme ich trochu upraviť.

Tip. Keďže som už tento dataset pripojil k druhému riadku, nemusím ho viazať znova. Jednoducho ručne zadám názvy nových riadkov a pripojenie bude fungovať ako po masle.

Najprv začnem úpravou môjho druhého súboru údajov a pridám 2 nové stĺpce. Potom tieto nové stĺpce pripojím k existujúcej tabuľke. Znie to zložito? Pozrite sa, ako to urobím niekoľkými jednoduchými kliknutiami :)

Vidíte? Viazanie nie je raketová veda, je to oveľa jednoduchšie, ako sa zdá!

Ak sa rozhodnete pripojiť ďalšie súbory údajov, stačí pridať nové riadky a prepojiť ich rovnakým spôsobom ako predtým.

Zhrnutie

Dnes sme sa bližšie pozreli na datasety v šablónach zdieľaných e-mailov a dozvedeli sme sa niečo viac o ich funkčnosti a možnostiach. Ak máte nápady, ako usporiadať pripojené datasety, prípadne máte pocit, že vám nejaká dôležitá funkčnosť chýba, napíšte mi pár riadkov do komentárov. Budem rád, ak mi dáte spätnú väzbu :)