V tomto návodu uvidíte, jak několika kliknutími vyplnit tabulku aplikace Outlook daty z různých datových sad. Ukážu vám, jak je správně svázat pomocí sdílených e-mailových šablon.

Jakkoliv to zatím zní neskutečně, tak snadné to bude, jakmile dočtete tento návod :)

Nejprve bych se rád na chvíli představil nováčkům na našem blogu a řekl pár slov o aplikaci Šablony sdílených e-mailů pro Outlook. S tímto praktickým doplňkem výrazně znásobíte svou produktivitu a e-mailovou korespondenci. Budete mít k dispozici své osobní nebo sdílené předem uložené šablony, ze kterých se jediným kliknutím stanou e-maily připravené k odeslání. Žádné starosti s hypertextovými odkazy,obarvení nebo jiný druh formátování, vše zůstane zachováno.

Můžete si nainstalovat sdílené e-mailové šablony do počítače PC, Mac nebo tabletu se systémem Windows přímo z obchodu Microsoft Store a vyzkoušet si jejich funkčnost pro své osobní případy použití. Naše příručky v Dokumentech a řada článků na blogu vám pomohou plně porozumět funkčnosti nástroje a povzbudí vás, abyste je učinili součástí svých pracovních postupů ;)

Jak vyplnit několik řádků tabulky z jednoho řádku datového souboru

Abych vám ukázal, jak vyplnit různé řádky z jedné datové sady, použiji základní vzorky, abyste získali představu a mohli tyto techniky optimalizovat pro svá vlastní data.

Tip: Pokud si chcete osvěžit paměť ohledně datových sad, můžete se vrátit k mému návodu Vytvořit vyplnitelné šablony z datových sad, mám pro vás toto téma ;)

Můj vzorový soubor dat by tedy byl následující:

První sloupec je jako obvykle klíčový. Ostatní sloupce budou vyplňovat více řádků naší budoucí tabulky, ukážu vám postup, jak postupovat.

Tip: Klidně si tuto tabulku zkopírujte jako vlastní datovou sadu a proveďte několik vlastních testů ;)

Nejdříve musím vytvořit tabulku. Jak jsem popsal ve svém návodu o tabulkách, stačí stisknout tlačítko Tabulka při vytváření/úpravě šablony a nastavte rozsah pro budoucí tabulku.

Protože mým úkolem je doplnit několik řádků o data z jednoho a téhož souboru dat, raději bych sloučil několik řádků prvního sloupce dohromady, aby se ostatní sloupce k této buňce přiřadily. Sloučil bych také několik dalších sloupců, abych vám dokázal, že sloučené buňky nebudou pro soubory dat problémem.

Vzor mé budoucí šablony bude tedy následující:

Vidíte, že jsem sloučil dva řádky klíčového sloupce a dva sloupce druhého řádku. BTW, nezapomeňte se vrátit k mému návodu Sloučení buněk v Outlooku, pokud jste ho přehlédli :)

Pojďme tedy svázat naši datovou sadu a podívat se, jak to funguje. Přidala jsem další dva řádky, stejným způsobem sloučila potřebné buňky a propojila je s datovou sadou.

Tady je výsledek, který mám ve své šabloně:

Když vložím tuto šablonu, budu vyzván k výběru řádků datové sady, které se mají vložit do tabulky.

Protože jsem vybral všechny řádky datového souboru, všechny se vyplní do vzorové tabulky, kterou máme. Zde je to, co dostaneme ve výsledku:

Jistě jste si již všimli, že v mé výsledné tabulce něco chybí. Je to tak, sloupec D byl odříznut, protože v současném uspořádání buněk pro něj nezbylo místo. Pojďme najít místo pro opuštěný sloupec D :)

Rozhodl jsem se přidat nový sloupec na pravou stranu tabulky a trochu změnit uspořádání dat.

Poznámka: Vzhledem k tomu, že již mám datovou sadu připojenou k druhému řádku, není třeba ji znovu vázat. Stačí do požadované buňky vložit název nového sloupce a bude to fungovat bezvadně.

Zde je moje nová výsledná tabulka:

Nyní mám místo pro každý sloupec mého datového souboru, takže když jej vložím, všechna data se vyplní do mého e-mailu, žádné další ztráty.

Tabulku si můžete libovolně upravit a přeuspořádat. Ukázal jsem vám, jak postupovat, zbytek je na vás ;)

Naplnění tabulky daty z různých datových sad

Věřím, že teď už jistě víte, že dataset je propojen s řádky tabulky. Ale napadlo vás, jestli je možné přidat několik řádků tabulky a nechat je vyplnit z několika datasetů? Jistě, že ano :) Postup je úplně stejný, až na to provázání - to budete muset udělat několikrát (pro každý dataset jednou). To je asi tak všechno :).

Nyní se vrátíme od slov k praxi a vytvoříme další datovou sadu, kterou navážeme na tabulku z našeho předchozího příkladu. Bude to také nějaký příklad bez praxe, abyste se soustředili na postup. Moje druhá datová sada bude následující:

Nyní se budu muset vrátit ke své šabloně, trochu upravit tabulku a připojit se k druhému datasetu. Pokud jste pozorně četli mé předchozí články o tabulkách a datasetech, nebudete s tím mít vůbec žádné problémy ;) Každopádně vás nenechám bez vysvětlení, takže zde jsou kroky, které dělám:

1. Začnu upravovat šablonu s tabulkou a přidám nové řádky pod ní:

   

2. Pro nové řádky jsem se rozhodl sloučit řádky druhého sloupce:

   

3. Abych mohl druhý datový soubor svázat s novými řádky, vyberu je všechny, kliknu pravým tlačítkem myši kdekoli na rozsah a zvolím možnost " Vazba na datovou sadu ":

   

Takto bude vypadat moje obnovená šablona po výše uvedených úpravách:

Jak vidíte, v posledním řádku je několik prázdných buněk. Jde o to, že druhá datová sada má méně sloupců, a proto se nevyplní všechny buňky (prostě je není čím vyplnit). Považuji to za dobrý důvod, proč vás naučit přidávat sloupce do stávajících datových sad a připojovat je k tabulce.

Nové řádky podbarvím světle modrou barvou, aby to bylo chytlavější a názornější, protože se chystáme je trochu upravit.

Tip: Protože jsem již tuto datovou sadu připojil k druhému řádku, nemusím ji znovu připojovat. Jednoduše ručně zadám názvy nových řádků a připojení bude fungovat jako po másle.

Nejprve začnu úpravou svého druhého datasetu a přidám 2 nové sloupce. Poté tyto nové sloupce připojím ke své stávající tabulce. Zní to složitě? Podívejte se, jak to udělám na pár jednoduchých kliknutí :)

Vidíte? Vazba není žádná raketová věda, je mnohem jednodušší, než se zdá!

Pokud se rozhodnete připojit další datové sady, stačí přidat nové řádky a svázat je stejným způsobem jako dříve.

Souhrn

Dnes jsme se blíže podívali na datové sady ve sdílených e-mailových šablonách a dozvěděli se něco více o jejich funkčnosti a možnostech. Pokud máte nápady, jak uspořádat propojené datové sady, nebo třeba máte pocit, že vám nějaká důležitá funkce chybí, napište mi prosím pár řádků do komentářů. Budu rád za zpětnou vazbu od vás :)