U ovom priručniku vidjet ćete kako popuniti Outlook tabelu podacima iz različitih skupova podataka u nekoliko klikova. Pokazat ću vam kako ih ispravno povezati koristeći dijeljene predloške e-pošte.

Koliko god nerealno zvučalo za sada, lako će postati kada završite čitanje ovog vodiča :)

Prvo, želio bih da odvojimo trenutak da napravimo mali uvod za novopridošlice na našem blogu i kažemo nekoliko riječi o našoj aplikaciji Shared Email Templates za Outlook. S ovim praktičnim dodatkom znatno ćete povećati svoju produktivnost i prepisku putem e-pošte. Imat ćete svoje lične ili dijeljene unaprijed sačuvane šablone koji će jednim klikom postati spremni za slanje. Bez brige oko hiperlinkova, bojanja ili druge vrste formatiranja, sve će biti sačuvano.

Možete instalirati dijeljene predloške e-pošte na svoj PC, Mac ili Windows tablet direktno iz Microsoft Store-a i provjeriti njegovu funkcionalnost za svoju ličnu upotrebu -slučajevi. Naši priručnici o dokumentima i raznim člancima na blogu pomoći će vam da steknete potpuno razumijevanje funkcionalnosti alata i potaknuti vas da ih učinite dijelom svog radnog toka ;)

Kako popuniti nekoliko redova tablice iz jednog reda skupa podataka

Da bih vam pokazao kako da popunite različite redove iz jednog skupa podataka, koristit ću osnovne uzorke kako biste dobili ideju i zatim optimizirali te tehnike za svoje vlastite podatke.

Savjet. U slučaju da želite da osvežite pamćenjeo skupovima podataka, možete se vratiti na moj Vodič za izradu predložaka za popunjavanje iz skupova podataka, pokrio sam ovu temu za vas ;)

Dakle, moj primjer skupa podataka bi bio sljedeći:

Prva kolona je, kao i obično, ključna. Ostale kolone će popuniti više redova naše buduće tabele, pokazat ću vam korake koje trebate poduzeti.

Savjet. Slobodno kopirajte ovu tabelu kao sopstveni skup podataka i pokrenite nekoliko sopstvenih testova ;)

Prvo, moram da kreiram tabelu. Kao što sam opisao u svom vodiču o tablicama, jednostavno pritisnete ikonu Tabela kada kreirate/uređujete šablon i postavite raspon za vašu buduću tablicu.

Pošto je moj zadatak da završim nekoliko linije sa podacima iz jednog te istog skupa podataka, bolje je da spojim nekoliko redova prve kolone zajedno kako bi se ostale kolone povezale sa ovom ćelijom. Također bih spojio još nekoliko kolona da vam dokažem da spojene ćelije neće predstavljati problem za skupove podataka.

Dakle, obrazac mog budućeg predloška će biti sljedeći:

Vidite, spojio sam dva reda ključne kolone i dvije kolone drugog reda. BTW,ne zaboravite se vratiti na moj vodič za spajanje ćelija u Outlooku u slučaju da ste ga propustili :)

Pa, hajde da povežemo naš skup podataka i vidimo kako funkcionira. Dodao sam još dva reda, spojio potrebne ćelije na isti način i povezao se sa skupom podataka.

Evo šta imam u svom predlošku u rezultatu :

Kada zalijepim ovaj predložak, od mene će se tražiti da odaberem redove skupa podataka za umetanje u tablicu.

Kako sam odabrao sve redove skupa podataka, svi će popuniti tabelu uzorka koju imamo. Evo što ćemo dobiti u rezultatu:

Sigurno ste već primijetili da nešto nedostaje u mojoj rezultirajućoj tabeli. Tako je, kolona D je odsječena jer trenutni raspored ćelija ne ostavlja mjesta za nju. Nađimo mjesto za napuštenu kolonu D :)

Odlučio sam dodati novu kolonu desno od moje tabele i malo preurediti podatke.

Napomena. Pošto već imam svoj skup podataka povezan sa drugim redom, nema potrebe da ga vežem jednomopet. Samo stavite naziv nove kolone u željenu ćeliju i ona će raditi savršeno.

Evo moje nove rezultirajuće tablice:

Sada imam mjesto za svaki stupac mog skupa podataka tako da kada ga zalijepim, svi podaci će popuniti moju e-poštu, nema više gubitaka.

Možete modificirati i preurediti svoju tablicu na bilo koji način. Pokazao sam vam korake koje trebate poduzeti, ostalo je na vama ;)

Popunite tabelu podacima iz različitih skupova podataka

Vjerujem da do sada sigurno znate da je skup podataka povezan s tablicom redova. Ali da li ste se zapitali da li je moguće dodati nekoliko linija tabele i popuniti ih iz nekoliko skupova podataka? Naravno da jeste :) Procedura je potpuno ista osim vezivanja – morat ćete to učiniti nekoliko puta (po jedan za svaki skup podataka). To je uglavnom to :)

Sada se vratimo s riječi na vježbu i napravimo još jedan skup podataka da ga povežemotabela iz našeg prethodnog primjera. To će također biti uzorak bez prakse tako da svoju pažnju usmjerite na proces. Moj drugi skup podataka bi bio sljedeći:

Sada ću se morati vratiti na svoj šablon, izmijenite malo tablicu i povežite se na drugi skup podataka. Ako ste pažljivo čitali moje prethodne članke o tabelama i skupovima podataka, nećete imati nikakvih problema s tim ;) U svakom slučaju, neću vas ostaviti bez objašnjenja, pa evo koraka koje poduzimam:

1. Počinjem uređivati ​​predložak sa tabelom i dodajem nove redove ispod:

   

2. Za nove redove biram da spojim redove druge kolone:

   

3. Da bih povezao drugi skup podataka sa novim redovima, ja ih sve selektujem, kliknem desnim tasterom miša bilo gde u opsegu i izaberem “ Vezi na skup podataka ”:

   

Evo kako će moj obnovljeni predložak izgledati nakon gore navedenih izmjena:

Kao što vidite, u posljednjem redu ima nekoliko praznih ćelija. Stvar je u tome što drugi skup podataka ima manje kolona pa se sve ćelije ne popunjavaju (jednostavno nema čime da se napuni). Smatram da je to dobar razlog da vas naučim da dodajete kolone postojećim skupovima podataka i povezujete ih sa tabelom.

Obojit ću nove redove u svijetloplavu boju tako da bude privlačnije i vizualnije kako se radi da ga malo izmijenite.

Savjet. Pošto sam ovaj skup podataka već povezao sa drugim redom, ne moram ga ponovo vezati. Jednostavno ću ručno unijeti nazive novih redova i veza će raditi kao šarm.

Prvo, počet ću s uređivanjem mog drugog skupa podataka i dodavanjem 2 nove kolone. Zatim ću te nove kolone povezati sa svojom postojećom tablicom. Zvuči teško? Vidite me kako to radim u nekoliko jednostavnih klikova :)

Vidite? Vezivanje nije raketna nauka, mnogo je lakše nego što zvuči!

Ako odlučite povezati više skupova podataka, samo dodajte nove redove i povežite ih na isti način na koji ste to radili prije.

Sažetak

Danas smo pobliže pogledali skupove podataka u dijeljenim predlošcima e-pošte i naučili nešto više o njihovoj funkcionalnosti i mogućnostima. Ako imate ideje o tome kako urediti povezane skupove podataka ili, možda, osjećate da nedostaje neka važna funkcionalnost, ispustite nekolikoredova u komentarima. Bit će mi drago da dobijem povratne informacije od vas :)