Ebben a kézikönyvben megnézzük, hogyan tölthetünk fel egy Outlook táblázatot különböző adatkészletekből származó adatokkal néhány kattintással. Megmutatom, hogyan köthetjük őket helyesen a megosztott e-mail sablonok segítségével.

Amennyire irreálisan hangzik most, annyira könnyű lesz, amint befejezed a bemutatót :)

Először is szeretnék egy pillanatra egy kis bemutatkozást tartani blogunk újdonsült felhasználóinak, és néhány szót szólni a Shared Email Templates alkalmazásunkról az Outlookhoz. Ezzel a praktikus kiegészítővel nagyban megsokszorozza termelékenységét és e-mail levelezését. Rendelkezni fog személyes vagy megosztott, előre elmentett sablonjaival, amelyek egyetlen kattintással elküldésre kész e-mailekké válnak. Nem kell aggódnia a hiperlinkek miatt,színezés vagy egyéb formázás, minden megmarad.

A megosztott e-mail sablonokat telepítheti PC-re, Mac-re vagy Windows táblagépre közvetlenül a Microsoft Store áruházból, és kipróbálhatja a funkcionalitását a személyes felhasználási eseteire. A Dokumentumok kézikönyvei és számos blogcikk segít az eszköz funkcióinak teljes megértésében, és arra ösztönzi Önt, hogy a munkafolyamat részévé tegye őket ;)

Hogyan töltsön ki több táblázat sort egyetlen adatsorból

Ahhoz, hogy megmutassam, hogyan lehet kitölteni a különböző sorokat egy adatkészletből, alapvető mintákat fogok használni, hogy megkapja az ötletet, majd optimalizálja ezeket a technikákat a saját adataihoz.

Tipp: Ha szeretnéd felfrissíteni a memóriádat az adatkészletekről, akkor térj vissza a Kitölthető sablonok létrehozása adatkészletekből bemutatómhoz, ezt a témát már lefedtem neked ;)

Tehát a mintaadatkészletem a következő lenne:

Az első oszlop szokás szerint a kulcsoszlop. A többi oszlop több sort fog kitölteni a jövőbeli táblázatunkban, megmutatom a lépéseket.

Tipp: Másolja ezt a táblázatot nyugodtan saját adatkészletként, és futtasson néhány saját tesztet ;)

Először is, létre kell hoznom egy táblázatot. Amint azt a táblázatok bemutatómban leírtam, egyszerűen csak meg kell nyomni a Asztal ikonra, amikor sablont hoz létre/szerkeszt, és állítson be egy tartományt a jövőbeli táblázatához.

Mivel a feladatom az, hogy több sort töltsek ki egy és ugyanazon adatkészlet adataival, jobb lenne, ha az első oszlop néhány sorát összevonnám, hogy a többi oszlop is társuljon ehhez a cellához. Összevonnék még néhány oszlopot, hogy bebizonyítsam, hogy az összevont cellák nem jelentenek problémát az adatkészleteknél.

Tehát a jövőbeni sablonom mintája a következő lesz:

Látod, összevontam a kulcs oszlop két sorát és a második sor két oszlopát. Egyébként ne felejtsd el visszamenni a Merge cells in Outlook bemutatómhoz, ha esetleg lemaradtál volna róla :)

Tehát kössük meg az adatkészletünket, és nézzük meg, hogyan működik. Hozzáadtam még két sort, ugyanígy összevontam a szükséges cellákat, és összekötöttem egy adatkészlettel.

Itt van, amit kaptam a sablonomban az eredményben:

Amikor beillesztem ezt a sablont, megkérnek, hogy válasszam ki a táblázatba beszúrandó adatkészlet sorait.

Mivel az összes adatkészlet sort kiválasztottam, mindegyik ki fogja tölteni a mintatáblánkat. Íme, mit kapunk az eredményben:

Biztosan észrevetted már, hogy valami hiányzik a táblázatomból. Így van, a D oszlopot levágtam, mivel a cellák jelenlegi elrendezése nem hagy neki helyet. Keressünk helyet az elhagyott D oszlopnak :)

Úgy döntöttem, hogy egy új oszlopot adok a táblázatom jobb oldalán, és egy kicsit átrendezem az adatokat.

Megjegyzés: Mivel az adatkészletemet már összekötöttem a második sorral, nincs szükség arra, hogy még egyszer kössem. Csak az új oszlop nevét kell beírni a kívánt cellába, és tökéletesen fog működni.

Itt van az új eredménytáblázatom:

Most már van hely minden oszlop az én adatkészlet, így amikor beillesztem, az összes adat feltölti az e-mail, nincs több veszteség.

A táblázatot úgy módosíthatod és rendezheted át, ahogyan csak akarod. Megmutattam a lépéseket, a többi már rajtad múlik ;)

Táblázat feltöltése különböző adatkészletekből származó adatokkal

Azt hiszem, mostanra már biztosan tudod, hogy egy adatkészletet táblázat soraihoz kötünk. De elgondolkodtál már azon, hogy lehetséges-e több táblázat sort hozzáadni, és azokat több adatkészletből feltölteni? Persze, hogy lehetséges :) Az eljárás teljesen ugyanaz, kivéve a kötést - ezt többször kell megtenned (minden adatkészlethez egyet). Nagyjából ennyi :)

Most térjünk vissza a szavaktól a gyakorlathoz, és hozzunk létre egy másik adathalmazt, hogy az előző példánk táblázatához kössük. Ez is valami gyakorlatmentes minta lesz, hogy a folyamatra összpontosítsuk a figyelmünket. A második adathalmazom a következő lenne:

Most vissza kell térnem a sablonomhoz, kicsit módosítani a táblázatot és csatlakozni a második adatkészlethez. Ha figyelmesen olvastad a korábbi cikkeimet a táblázatokról és az adatkészletekről, akkor egyáltalán nem fogsz ezzel problémákkal szembesülni ;) Mindenesetre nem hagylak magyarázat nélkül, ezért itt vannak a lépéseim:

1. Elkezdem szerkeszteni a sablont a táblázattal, és új sorokat adok hozzá alatta:

   

   Lásd még: Excel: Ha a cella tartalmaz, akkor számolás, összegzés, kiemelés, másolás vagy törlés
2. Az új soroknál a második oszlop sorainak összevonását választom:

   

3. Ahhoz, hogy a második adatkészletet az új sorokhoz kössem, kijelölöm az összeset, jobb egérgombbal kattintok bárhol a tartományon, és kiválasztom a " Adatkészlethez kötés ":

   

Így fog kinézni a megújult sablonom a fenti módosítások után:

Mint látható, az utolsó sorban van néhány üres cella. A helyzet az, hogy a második adatkészletnek kevesebb oszlopa van, ezért nem minden cella van kitöltve (egyszerűen nincs mivel kitölteni őket). Úgy gondolom, ez egy jó ok arra, hogy megtanítsuk az oszlopok hozzáadását a meglévő adatkészletekhez és a táblázathoz való csatlakoztatásukat.

Az új sorokat világoskékre színezem, hogy fülbemászóbb és vizuálisabb legyen, mivel egy kicsit módosítani fogjuk.

Tipp: Mivel ezt az adatkészletet már összekapcsoltam a második sorral, nem kell újra kötnöm. Egyszerűen csak manuálisan megadom az új sorok nevét, és a kapcsolat úgy működik, mint a karikacsapás.

Először is, a második adatkészletem szerkesztésével kezdem, és hozzáadok 2 új oszlopot. Ezután összekötöm ezeket az új oszlopokat a meglévő táblázatommal. Nehéznek hangzik? Nézze meg, hogyan csinálom pár egyszerű kattintással :)

Látod? A kötés nem rakétatudomány, sokkal egyszerűbb, mint amilyennek hangzik!

Ha úgy dönt, hogy több adatkészletet szeretne összekapcsolni, csak adjon hozzá új sorokat, és kösse őket ugyanúgy, ahogyan korábban tette.

Összefoglaló

Ma közelebbről is megnéztük a megosztott e-mail sablonok adathalmazait, és többet tudtunk meg azok működéséről és lehetőségeiről. Ha van ötleted, hogy hogyan rendezhetnéd el az összekapcsolt adathalmazokat, vagy esetleg úgy érzed, hogy valami fontos funkció hiányzik, kérlek írj pár sort a hozzászólásokba. Örülnék, ha visszajelzést kapnék tőled :)