Mục lục
Trong sách hướng dẫn này, bạn sẽ thấy cách điền vào bảng Outlook bằng dữ liệu từ các bộ dữ liệu khác nhau chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách liên kết chúng một cách chính xác bằng Mẫu email được chia sẻ.
Bây giờ nghe có vẻ viển vông, nhưng nó sẽ trở nên dễ dàng sau khi bạn đọc xong hướng dẫn này :)
Trước hết, tôi muốn dành một chút thời gian để giới thiệu nhỏ cho những người mới tham gia blog của chúng tôi và nói vài lời về ứng dụng Mẫu email được chia sẻ dành cho Outlook của chúng tôi. Với phần bổ trợ tiện dụng này, bạn sẽ nhân năng suất và thư điện tử của mình lên rất nhiều. Bạn sẽ có các mẫu được lưu trước của cá nhân hoặc được chia sẻ, các mẫu này sẽ trở thành email sẵn sàng để gửi chỉ bằng một cú nhấp chuột. Không phải lo lắng về siêu liên kết, tô màu hoặc các loại định dạng khác, tất cả sẽ được giữ nguyên.
Bạn có thể cài đặt Mẫu email được chia sẻ trên PC, máy Mac hoặc máy tính bảng Windows của mình ngay từ Microsoft Store và kiểm tra chức năng của nó cho mục đích sử dụng cá nhân của bạn -các trường hợp. Hướng dẫn của chúng tôi về Tài liệu và nhiều bài viết trên blog sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ về chức năng của công cụ và khuyến khích bạn biến chúng thành một phần trong quy trình công việc của mình;)
Cách điền vào một số hàng trong bảng từ một dòng tập dữ liệu
Để chỉ cho bạn cách điền vào các hàng khác nhau từ một tập dữ liệu, tôi sẽ sử dụng các mẫu cơ bản để bạn có thể lấy ý tưởng và sau đó tối ưu hóa các kỹ thuật đó cho dữ liệu của riêng bạn.
Mẹo. Trong trường hợp bạn muốn làm mới bộ nhớ của mìnhvề tập dữ liệu, bạn có thể quay lại hướng dẫn Tạo mẫu có thể điền từ tập dữ liệu của tôi, tôi đã đề cập đến chủ đề này cho bạn ;)
Vì vậy, tập dữ liệu mẫu của tôi sẽ như sau:
| Cột khóa | A | B | C | D |
| 1 | aa | b | c | 10 |
| 2 | aa | bb | cc | 20 |
| 3 | aaa | bbb | ccc | 30 |
Cột đầu tiên, như thường lệ, là cột chính. Các cột còn lại sẽ điền vào nhiều hàng trong bảng tương lai của chúng ta, tôi sẽ chỉ cho bạn các bước cần thực hiện.
Mẹo. Vui lòng sao chép bảng này dưới dạng tập dữ liệu của riêng bạn và chạy một vài thử nghiệm của riêng bạn;)
Trước hết, tôi cần tạo một bảng. Như tôi đã mô tả trong hướng dẫn về bảng của mình, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng Bảng khi tạo/chỉnh sửa mẫu và đặt phạm vi cho bảng trong tương lai của mình.
Vì nhiệm vụ của tôi là hoàn thành một số các dòng có dữ liệu từ một và cùng một tập dữ liệu, tốt hơn hết là tôi nên hợp nhất một số hàng của cột đầu tiên lại với nhau để các cột khác được liên kết với ô này. Tôi cũng sẽ hợp nhất một vài cột nữa để chứng minh với bạn rằng các ô được hợp nhất sẽ không thành vấn đề đối với tập dữ liệu.
Vì vậy, mẫu trong tương lai của tôi sẽ như sau:
| Cột chính | A | B |
| C | ||
Xem này, tôi đã hợp nhất hai hàng của cột chính và hai cột của hàng thứ hai. Nhân tiện,đừng quên quay lại hướng dẫn Hợp nhất các ô trong Outlook của tôi trong trường hợp bạn bỏ lỡ nó :)
Vì vậy, hãy liên kết tập dữ liệu của chúng ta và xem nó hoạt động như thế nào. Tôi đã thêm hai hàng nữa, hợp nhất các ô cần thiết theo cùng một kiểu và kết nối với tập dữ liệu.
Đây là kết quả tôi có trong mẫu của mình :
| Cột chính | A | B |
| C | ||
| ~%[Cột khóa] | ~%[A] | ~%[B] |
| ~%[ C] | ||
Khi dán mẫu này, tôi sẽ được yêu cầu chọn các hàng của tập dữ liệu để chèn vào bảng.
Vì tôi đã chọn tất cả các hàng của tập dữ liệu nên tất cả chúng sẽ điền vào bảng mẫu mà chúng ta có. Đây là những gì chúng ta sẽ nhận được trong kết quả:
| Cột chính | A | B |
| C | ||
| 1 | a | b |
| c | ||
| 2 | aa | bb |
| cc | ||
| 3 | aaa | bbb |
| ccc | ||
Chắc hẳn bạn đã nhận thấy rằng bảng kết quả của tôi còn thiếu một cái gì đó. Đúng vậy, cột D đã bị cắt vì cách sắp xếp các ô hiện tại không còn chỗ cho nó. Hãy tìm một vị trí cho cột D bị bỏ rơi :)
Tôi đã quyết định thêm một cột mới vào bên phải bảng của mình và sắp xếp lại dữ liệu một chút.
Lưu ý. Vì tôi đã kết nối tập dữ liệu của mình với hàng thứ hai nên không cần phải liên kết nó một lầnlại. Bạn chỉ cần đặt tên của cột mới vào ô mong muốn và nó sẽ hoạt động hoàn hảo.
Đây là bảng kết quả mới của tôi:
| Cột chính | A | B | C |
| D | |||
| ~%[Cột khóa] | ~%[A] | ~ %[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
Bây giờ tôi có chỗ cho từng cột trong tập dữ liệu của tôi để khi tôi dán nó, tất cả dữ liệu sẽ điền vào email của tôi, không bị mất nữa.
| Cột chính | A | B | C |
| D | |||
| 1 | a | b | c |
| 10 | |||
| 2 | aa | bb | cc |
| 20 | |||
| 3 | aaa | bbb | ccc |
| 30 | |||
Bạn có thể sửa đổi và sắp xếp lại bảng của mình theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Tôi đã chỉ cho bạn các bước cần thực hiện, phần còn lại là tùy thuộc vào bạn ;)
Điền dữ liệu từ các tập dữ liệu khác nhau vào bảng
Tôi tin rằng bây giờ bạn đã biết chắc chắn rằng một tập dữ liệu được kết nối với bảng hàng. Nhưng bạn có tự hỏi liệu có thể thêm một số dòng bảng và để chúng được điền từ một số bộ dữ liệu không? Chắc chắn rồi :) Quy trình hoàn toàn giống nhau ngoại trừ ràng buộc – bạn sẽ cần thực hiện nhiều lần (một lần cho mỗi tập dữ liệu). Khá nhiều đấy :)
Bây giờ, hãy quay lại từ từ để thực hành và tạo một tập dữ liệu khác để liên kết nó vớibảng từ ví dụ trước của chúng tôi. Đây cũng sẽ là một số ví dụ mẫu không cần thực hành để bạn tập trung chú ý vào quy trình. Tập dữ liệu thứ hai của tôi sẽ như sau:
| Cột chính 1 | X | Y | Z |
| A | x | y | z |
| B | xx | yy | zz |
| C | xxx | yyy | zzz |
Bây giờ tôi cần quay lại mẫu của mình, sửa đổi bảng một chút và kết nối với tập dữ liệu thứ hai. Nếu bạn đã đọc kỹ các bài viết trước của tôi về bảng và tập dữ liệu, thì bạn sẽ không gặp phải bất kỳ vấn đề nào với nó cả;) Dù sao, tôi sẽ không để bạn giải thích mà không giải thích, vì vậy đây là các bước tôi thực hiện:
- Tôi bắt đầu chỉnh sửa mẫu với bảng và thêm các hàng mới bên dưới:
- Đối với các hàng mới, tôi chọn hợp nhất các dòng của cột thứ hai:
- Để liên kết tập dữ liệu thứ hai với các hàng mới, tôi chọn tất cả chúng, nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên phạm vi và chọn “ Liên kết với tập dữ liệu ”:
Dưới đây là giao diện mẫu mới của tôi sau khi sửa đổi ở trên:
| Phím cột | A | B | C |
| D | |||
| ~%[Cột khóa] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
| ~%[Cột khóa1] | ~%[X] | ~%[Y] | ~%[Z] |
Như bạn có thể thấy, có một vài ô trống ở hàng cuối cùng. Vấn đề là, tập dữ liệu thứ hai có ít cột hơn do đó không phải tất cả các ô đều được lấp đầy (đơn giản là không có gì để nhồi chúng vào). Tôi cho rằng đó là một lý do chính đáng để hướng dẫn bạn cách thêm các cột vào tập dữ liệu hiện có và kết nối chúng với một bảng.
Tôi sẽ tô màu các hàng mới bằng màu xanh lam nhạt để nó bắt mắt và trực quan hơn khi chúng ta bắt đầu để sửa đổi nó một chút.
Mẹo. Vì tôi đã kết nối tập dữ liệu này với hàng thứ hai nên tôi không cần phải liên kết lại. Tôi chỉ cần nhập tên của các hàng mới theo cách thủ công và kết nối sẽ hoạt động rất tốt.
Trước hết, tôi sẽ bắt đầu chỉnh sửa tập dữ liệu thứ hai của mình và thêm 2 cột mới. Sau đó, tôi sẽ kết nối các cột mới đó với bảng hiện có của mình. Nghe có vẻ khó khăn? Xem tôi làm điều đó chỉ với vài cú nhấp chuột đơn giản :)
Thấy chưa? Liên kết không phải là khoa học tên lửa, nó dễ dàng hơn nhiều so với tưởng tượng!
Nếu bạn quyết định kết nối nhiều tập dữ liệu hơn, chỉ cần thêm các hàng mới và liên kết chúng giống như cách bạn đã làm trước đây.
Tóm tắt
Hôm nay, chúng ta đã xem xét kỹ hơn các bộ dữ liệu trong Mẫu email được chia sẻ và tìm hiểu thêm về chức năng cũng như khả năng của chúng. Nếu bạn có ý tưởng về cách sắp xếp các bộ dữ liệu được kết nối hoặc, có thể, bạn cảm thấy thiếu một số chức năng quan trọng, vui lòng bỏ qua một sốdòng trong Bình luận. Mình rất vui nếu nhận được phản hồi từ bạn :)
