Dans ce manuel, vous verrez comment remplir un tableau Outlook avec les données de différents ensembles de données en quelques clics. Je vous montrerai comment les lier correctement en utilisant des modèles d'e-mails partagés.

Aussi irréel que cela puisse paraître pour l'instant, cela deviendra facile une fois que vous aurez fini de lire ce tutoriel :)

Tout d'abord, j'aimerais prendre un moment pour faire une petite introduction pour les nouveaux venus sur notre blog et dire quelques mots sur notre application de modèles d'e-mails partagés pour Outlook. Avec cet add-in pratique, vous allez multiplier votre productivité et votre correspondance par e-mail. Vous aurez vos modèles personnels ou partagés pré-enregistrés qui deviendront des e-mails prêts à être envoyés en un seul clic. Pas de soucis avec les hyperliens,la coloration ou tout autre type de formatage, tout sera préservé.

Vous pouvez installer Shared Email Templates sur votre PC, Mac ou tablette Windows directement depuis le Microsoft Store et vérifier ses fonctionnalités pour vos cas d'utilisation personnels. Nos manuels sur Docs et divers articles de blog vous aideront à comprendre complètement les fonctionnalités de l'outil et vous encourageront à les intégrer dans votre flux de travail ;)

Comment remplir plusieurs lignes de tableau à partir d'une seule ligne de données ?

Pour vous montrer comment remplir différentes lignes à partir d'un ensemble de données, je vais utiliser des échantillons de base afin que vous puissiez vous faire une idée et ensuite optimiser ces techniques pour vos propres données.

Conseil : si vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire sur les ensembles de données, vous pouvez consulter mon tutoriel Créer des modèles à remplir à partir d'ensembles de données, je me suis occupé de ce sujet pour vous ;)

Ainsi, mon jeu de données d'exemple serait le suivant :

La première colonne est, comme d'habitude, la colonne clé. Le reste des colonnes va remplir plusieurs lignes de notre futur tableau, je vais vous montrer les étapes à suivre.

Conseil : n'hésitez pas à copier ce tableau comme votre propre jeu de données et à effectuer vos propres tests ;)

Tout d'abord, je dois créer un tableau. Comme je l'ai décrit dans mon tutoriel sur les tableaux, il suffit d'appuyer sur la touche Tableau lors de la création/modification d'un modèle et définissez une plage pour votre futur tableau.

Comme ma tâche consiste à compléter plusieurs lignes avec les données d'un seul et même ensemble de données, je ferais mieux de fusionner quelques lignes de la première colonne afin que les autres colonnes soient associées à cette cellule. Je fusionnerais également quelques autres colonnes pour vous prouver que les cellules fusionnées ne sont pas un problème pour les ensembles de données.

Ainsi, le modèle de mon futur modèle sera le suivant :

Vous voyez, j'ai fusionné les deux lignes de la colonne clé et les deux colonnes de la deuxième ligne. BTW, n'oubliez pas de revenir à mon tutoriel Fusionner des cellules dans Outlook au cas où vous l'auriez manqué :)

J'ai ajouté deux lignes supplémentaires, j'ai fusionné les cellules nécessaires de la même manière et je me suis connecté à un ensemble de données.

Voici le résultat que j'ai obtenu dans mon modèle :

Lorsque je colle ce modèle, on me demande de choisir les lignes de l'ensemble de données à insérer dans un tableau.

Comme j'ai sélectionné toutes les lignes de l'ensemble de données, elles rempliront toutes le tableau d'échantillons que nous avons. Voici ce que nous obtiendrons dans le résultat :

Vous avez sans doute déjà remarqué qu'il manque quelque chose dans mon tableau. C'est vrai, la colonne D a été coupée car la disposition actuelle des cellules ne lui laisse pas de place. Trouvons une place pour la colonne D abandonnée :)

J'ai décidé d'ajouter une nouvelle colonne à droite de mon tableau et de réorganiser un peu les données.

Remarque : comme mon jeu de données est déjà connecté à la deuxième ligne, il n'est pas nécessaire de le lier à nouveau. Il suffit de mettre le nom de la nouvelle colonne dans la cellule souhaitée et cela fonctionnera parfaitement.

Voici mon nouveau tableau de résultats :

Maintenant, j'ai un emplacement pour chaque colonne de mon ensemble de données, de sorte que lorsque je le colle, toutes les données vont remplir mon e-mail, plus de pertes.

Vous pouvez modifier et réorganiser votre table comme bon vous semble. Je vous ai montré les étapes à suivre, le reste dépend de vous ;)

Remplir le tableau avec des données provenant de différents ensembles de données

Je pense que vous savez maintenant qu'un ensemble de données est lié à des lignes de tableau. Mais vous êtes-vous demandé s'il était possible d'ajouter plusieurs lignes de tableau et de les alimenter à partir de plusieurs ensembles de données ? Bien sûr que oui :) La procédure est totalement identique, à l'exception de la liaison - vous devrez le faire plusieurs fois (une pour chaque ensemble de données). C'est à peu près tout :)

Passons maintenant des mots à la pratique et créons un autre ensemble de données pour le lier à la table de notre exemple précédent. Il s'agira également d'un échantillon sans pratique afin que vous concentriez votre attention sur le processus. Mon deuxième ensemble de données serait le suivant :

Si vous avez lu attentivement mes articles précédents sur les tableaux et les ensembles de données, vous ne rencontrerez aucun problème ;) Quoi qu'il en soit, je ne vous laisserai pas sans explication, voici donc les étapes que je dois suivre :

1. Je commence à éditer le modèle avec le tableau et j'ajoute de nouvelles lignes en dessous :

   

   Voir également: Fonction Excel XMATCH avec exemples de formules
2. Pour les nouvelles lignes, je choisis de fusionner les lignes de la deuxième colonne :

   

3. Afin de lier le deuxième ensemble de données aux nouvelles lignes, je les sélectionne toutes, je fais un clic droit n'importe où sur la plage et je choisis " Lier à l'ensemble de données " :

   

Voici à quoi ressemblera mon nouveau modèle après les modifications ci-dessus :

Comme vous pouvez le voir, il y a quelques cellules vides dans la dernière ligne. Le fait est que le deuxième ensemble de données a moins de colonnes, donc toutes les cellules ne sont pas remplies (il n'y a tout simplement rien à y mettre). Je considère que c'est une bonne raison pour vous apprendre à ajouter des colonnes à des ensembles de données existants et à les connecter à un tableau.

Je vais colorer les nouvelles rangées en bleu clair pour que ce soit plus accrocheur et plus visuel car nous allons le modifier un peu.

Astuce : comme j'ai déjà connecté ce jeu de données à la deuxième ligne, je n'ai pas besoin de le lier à nouveau. Je vais simplement entrer manuellement les noms des nouvelles lignes et la connexion fonctionnera comme sur des roulettes.

Tout d'abord, je vais commencer par modifier mon deuxième ensemble de données et ajouter 2 nouvelles colonnes. Ensuite, je vais connecter ces nouvelles colonnes à ma table existante. Cela vous semble difficile ? Regardez-moi le faire en quelques clics :)

Vous voyez ? La reliure n'est pas une science de la fusée, c'est beaucoup plus facile qu'il n'y paraît !

Si vous décidez de connecter d'autres ensembles de données, il suffit d'ajouter de nouvelles lignes et de les lier de la même manière que précédemment.

Résumé

Aujourd'hui, nous avons examiné de plus près les ensembles de données dans les modèles d'e-mail partagés et nous en avons appris davantage sur leurs fonctionnalités et leurs capacités. Si vous avez des idées sur la façon d'organiser les ensembles de données connectés ou si vous avez l'impression qu'il manque une fonctionnalité importante, veuillez écrire quelques lignes dans les commentaires. Je serai heureux de recevoir vos commentaires :)