Dewasa ini, ketika email telah menjadi sarana utama komunikasi pribadi dan bisnis, dan mencuri informasi adalah hal yang menjadi sasaran kejahatan rahasia dagang, masalah pengamanan email dan menjaga privasi menjadi perhatian semua orang.

Bahkan jika pekerjaan Anda tidak menyiratkan pengiriman rahasia perusahaan Anda yang perlu dilindungi dari mata yang tidak diinginkan, Anda mungkin mencari sedikit privasi pribadi. Apa pun alasan Anda, cara yang paling dapat diandalkan untuk mengamankan komunikasi Anda dengan rekan kerja, teman, dan keluarga adalah enkripsi email dan tanda tangan digital. Enkripsi email Outlook melindungi isi pesan Anda terhadap orang yang tidak berwenang.membaca, sementara tanda tangan digital memastikan bahwa pesan asli Anda belum dimodifikasi dan berasal dari pengirim tertentu.

Mengenkripsi email di Outlook mungkin terdengar seperti tugas yang menakutkan, tetapi sebenarnya cukup sederhana. Ada beberapa metode pengiriman email yang aman di Outlook, dan selanjutnya dalam artikel ini kita akan membahas dasar-dasarnya masing-masing:

Dapatkan ID Digital untuk Outlook (enkripsi dan sertifikat penandatanganan)

Untuk dapat mengenkripsi email Outlook yang penting, hal pertama yang perlu Anda dapatkan adalah ID Digital Anda bisa mendapatkan ID digital dari salah satu sumber yang direkomendasikan oleh Microsoft. Anda akan dapat menggunakan ID ini tidak hanya untuk mengirim pesan Outlook yang aman, tetapi juga melindungi dokumen aplikasi lain, termasuk Microsoft Access, Excel, Word, PowerPoint dan OneNote.

Proses mendapatkan Digital ID tergantung pada layanan yang Anda pilih. Biasanya, ID disediakan dalam bentuk instalasi yang dapat dieksekusi yang secara otomatis akan menambahkan sertifikat ke sistem Anda. Setelah diinstal, ID digital Anda akan tersedia di Outlook dan aplikasi Office lainnya.

Cara menyiapkan sertifikat email Anda di Outlook

Untuk memverifikasi apakah ID digital tersedia di Outlook Anda, lakukan langkah-langkah di bawah ini. Kami menjelaskan bagaimana hal ini dilakukan di Outlook 2010, meskipun berfungsi dengan cara yang persis sama di Outlook 2013 - 365, dan dengan perbedaan yang tidak signifikan di Outlook 2007. Jadi mudah-mudahan Anda tidak akan mengalami masalah untuk mengonfigurasi sertifikat enkripsi Anda di versi Outlook mana pun.

1. Beralih ke Berkas tab, kemudian pergi ke Opsi> Pusat Kepercayaan dan klik tombol Pengaturan Pusat Kepercayaan tombol.
2. Di jendela dialog Trust Center, pilih Keamanan E-mail .
3. Pada tab E-mail Security (Keamanan E-mail), klik Pengaturan di bawah Email terenkripsi .

   Catatan: Jika Anda sudah memiliki ID digital, pengaturan akan secara otomatis dikonfigurasi untuk Anda. Jika Anda ingin menggunakan sertifikat email yang berbeda, ikuti langkah-langkah selanjutnya.

4. Dalam Ubah Pengaturan Keamanan jendela dialog, klik Baru di bawah Preferensi Pengaturan Keamanan .
5. Ketik nama untuk sertifikat digital baru Anda di Nama Pengaturan Keamanan kotak.
6. Pastikan S/MIME dipilih dalam Format Kriptografi Sebagian besar ID digital adalah tipe SMIME dan kemungkinan besar ini akan menjadi satu-satunya pilihan yang tersedia untuk Anda. Jika jenis sertifikat Anda adalah Exchange Security, pilihlah sebagai gantinya.
7. Klik Pilih di samping Sertifikat Enkripsi untuk menambahkan sertifikat digital Anda untuk mengenkripsi email.

   Catatan: Untuk mengetahui apakah sertifikat valid untuk penandatanganan digital atau enkripsi, atau keduanya, klik tombol Lihat properti Sertifikat tautan pada Pilih Sertifikat kotak dialog.

   

   Biasanya, sertifikat yang ditujukan untuk pengiriman pesan kriptografi (seperti enkripsi email Outlook dan penandatanganan digital) mengatakan sesuatu seperti " Melindungi pesan email ".

8. Pilih Kirim sertifikat ini dengan pesan yang ditandatangani centang kotak jika Anda akan mengirim pesan email terenkripsi Outlook ke luar perusahaan Anda. OK dan Anda selesai!

   jenis: Jika Anda ingin pengaturan ini digunakan secara default untuk semua pesan terenkripsi dan ditandatangani secara digital yang Anda kirimkan di Outlook, pilih Pengaturan Keamanan Default untuk format pesan kriptografi ini kotak centang.

Cara mengenkripsi email di Outlook

Enkripsi email di Outlook melindungi privasi pesan yang Anda kirimkan dengan mengubahnya dari teks yang dapat dibaca menjadi teks sandi yang diacak.

Untuk dapat mengirim dan menerima pesan email terenkripsi, Anda memerlukan dua hal dasar:

• ID Digital (sertifikat email enkripsi). Kami telah membahas cara mendapatkan ID digital dan menyiapkan sertifikat di Outlook di bagian pertama artikel.
• Bagikan kunci publik Anda (yang merupakan bagian dari sertifikat) dengan koresponden yang ingin Anda terima pesan terenkripsi darinya. Lihat petunjuk langkah demi langkah mengenai cara berbagi public key.

Anda perlu berbagi sertifikat dengan kontak Anda, karena hanya penerima yang memiliki sertifikat kunci pribadi yang cocok dengan kunci publik Dengan kata lain, Anda memberikan public key Anda kepada penerima (yang merupakan bagian dari Digital ID Anda) dan koresponden Anda memberikan public key mereka kepada Anda. Hanya dalam hal ini Anda akan dapat saling mengirim email terenkripsi.

Jika penerima yang tidak memiliki private key yang cocok dengan public key yang digunakan oleh pengirim mencoba membuka e-mail terenkripsi, mereka akan melihat pesan ini:

" Maaf, kami mengalami masalah dalam membuka item ini. Ini mungkin bersifat sementara, tetapi jika Anda melihatnya lagi, Anda mungkin ingin memulai ulang Outlook. Nama ID Digital Anda tidak dapat ditemukan oleh sistem keamanan yang mendasarinya."

Jadi, mari kita lihat bagaimana berbagi ID digital dilakukan di Outlook.

Cara menambahkan ID digital penerima (kunci publik)

Untuk dapat bertukar pesan terenkripsi dengan kontak tertentu, Anda harus bagikan kunci publik Anda Pertama, Anda mulai dengan bertukar email yang ditandatangani secara digital (tidak terenkripsi!) dengan orang yang ingin Anda kirimi email terenkripsi.

Setelah Anda mendapatkan email yang ditandatangani secara digital dari kontak Anda, Anda harus menambahkan sertifikat ID digital kontak ke item kontaknya di Buku Alamat Anda. Untuk melakukan ini, silakan ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Di Outlook, buka pesan yang ditandatangani secara digital. Anda dapat mengenali pesan yang ditandatangani secara digital dengan Ikon tanda tangan .
2. Klik kanan nama pengirim dalam kotak Dari bidang, lalu klik Tambahkan ke Kontak Outlook .

   Apabila orang tersebut ditambahkan ke kontak Outlook Anda, sertifikat digital mereka akan disimpan bersama entri kontak.

   Catatan: Jika Anda sudah memiliki entri untuk pengguna ini dalam daftar Kontak Anda, pilih Memperbarui informasi di Kontak Duplikat Terdeteksi dialog.

Untuk melihat sertifikat untuk kontak tertentu, klik dua kali nama orang tersebut, kemudian klik tombol Sertifikat tab.

Setelah Anda berbagi Digital ID dengan kontak tertentu, Anda bisa saling mengirim pesan terenkripsi, dan dua bagian berikutnya menjelaskan cara melakukannya.

Cara mengenkripsi satu pesan email di Outlook

Dalam pesan email yang sedang Anda tulis, beralih ke Opsi tab> Izin kelompok dan klik tombol Enkripsi Kemudian kirim email terenkripsi seperti yang biasa Anda lakukan di Outlook, dengan mengklik tombol Kirim Yap, semudah itu : )

Jika Anda tidak melihat Enkripsi tombol, kemudian lakukan yang berikut ini:

1. Pergi ke Opsi tab> Lebih Banyak Pilihan kelompok dan klik tombol Peluncur Kotak Dialog Opsi Pesan di sudut bawah.
2. Di jendela dialog Properties, Klik tombol Pengaturan Keamanan tombol.
3. Dalam Properti Keamanan jendela dialog, periksa Mengenkripsi isi pesan dan lampiran kotak centang dan klik OK.

   Catatan: Proses ini juga akan mengenkripsi lampiran apa pun yang Anda kirim dengan pesan email terenkripsi di Outlook.

4. Selesaikan penulisan pesan Anda dan kirimkan seperti biasa.

   Untuk memverifikasi apakah enkripsi email berhasil, alihkan ke Item yang Dikirim dan jika email Anda berhasil dienkripsi, Anda akan melihat Ikon enkripsi di sebelahnya.

   Catatan: Jika Anda mencoba mengirim pesan terenkripsi ke penerima yang belum berbagi kunci publik dengan Anda, Anda akan ditawari pilihan untuk mengirim pesan dalam format yang tidak terenkripsi. Dalam hal ini, bagikan sertifikat Anda dengan kontak atau kirim pesan yang tidak terenkripsi:

Mengenkripsi semua pesan email yang Anda kirim di Outlook

Jika Anda merasa bahwa mengenkripsi setiap email satu per satu merupakan proses yang cukup berat, Anda dapat memilih untuk secara otomatis mengenkripsi semua pesan email yang Anda kirimkan di Outlook. Namun, harap dicatat bahwa dalam hal ini semua penerima Anda harus memiliki ID digital Anda untuk dapat menguraikan dan membaca email terenkripsi Anda.organisasi saja.

Anda bisa mengaktifkan enkripsi email Outlook otomatis dengan cara berikut ini:

1. Arahkan ke Tab File> Opsi> Pusat Kepercayaan> Pengaturan Pusat Kepercayaan .
2. Beralih ke Tab Keamanan Email dan pilih Mengenkripsi konten dan lampiran untuk pesan keluar di bawah Email terenkripsi Kemudian klik OK dan Anda hampir selesai.

   Tip: Jika Anda menginginkan beberapa pengaturan tambahan, misalnya untuk memilih sertifikat digital lain, klik tombol Pengaturan tombol.

3. Klik OK Mulai sekarang, semua pesan yang Anda kirim di Outlook akan dienkripsi.

Nah, seperti yang Anda lihat, Microsoft Outlook mengambil pendekatan yang agak memberatkan untuk enkripsi email. Tetapi setelah dikonfigurasi, ini pasti akan membuat hidup Anda lebih mudah dan komunikasi email lebih aman.

Namun demikian, metode enkripsi email yang baru saja kita jelajahi memiliki satu batasan yang signifikan - metode ini hanya berfungsi untuk Outlook saja. Jika penerima Anda menggunakan beberapa klien email lainnya, maka Anda perlu menggunakan alat bantu lainnya.

Enkripsi email antara Outlook dan klien email lainnya

Untuk mengirim email terenkripsi antara Outlook dan klien email non-Outlook lainnya, Anda dapat menggunakan salah satu alat enkripsi email pihak ketiga.

Alat open source gratis yang paling populer yang mendukung kedua standar kriptografi, OpenPGP dan S/MIME, dan bekerja dengan beberapa klien email termasuk Outlook adalah GPG4WIn (nama lengkapnya adalah GNU Privacy Guard for Windows).

Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat dengan mudah membuat kunci enkripsi, mengekspornya dan mengirim ke kontak Anda. Ketika penerima Anda menerima email dengan kunci enkripsi, mereka perlu menyimpannya ke file dan kemudian mengimpor kunci ke klien email mereka.

Saya tidak akan membahas banyak detail tentang cara bekerja dengan alat ini, karena alat ini cukup intuitif dan mudah dipahami. Jika Anda memerlukan info lengkapnya, Anda bisa menemukan instruksi dengan tangkapan layar di situs web resminya.

Untuk memiliki gagasan umum bagaimana GPG4OL terlihat seperti di Outlook, lihat tangkapan layar berikut:

Selain add-in GPG4Win, ada beberapa alat lain untuk enkripsi email. Beberapa program ini hanya bekerja dengan Outlook, sementara yang lain mendukung beberapa klien email:

• Data Motion Secure Mail - mendukung Outlook, Gmail dan Lotus.
• Cryptshare - berfungsi untuk Microsoft Outlook, IBM Notes dan Web.
• Sendinc Outlook Add-in - perangkat lunak Enkripsi Email gratis untuk Outlook.
• Virtru - aplikasi keamanan email untuk mengenkripsi pesan email yang dikirim melalui Outlook, Gmail, Hotmail dan Yahoo.
• Ulasan lima aplikasi gratis untuk mengenkripsi email
• Layanan berbasis web gratis untuk mengirim email terenkripsi dan aman

Enkripsi yang dihosting Exchange

Jika Anda bekerja di lingkungan korporat, Anda bisa menggunakan Pertukaran Enkripsi yang Diinangi (EHE) layanan agar pesan email Anda dienkripsi/dekripsi di sisi server berdasarkan aturan kebijakan yang dibuat administrator Anda.

Pengguna Outlook yang pernah mencoba metode enkripsi ini memiliki dua keluhan utama.

Pertama, enkripsi yang dihosting Exchange sulit untuk dikonfigurasi. Selain ID digital, juga memerlukan kata sandi khusus, alias token, yang telah diberikan administrator Exchange Anda kepada Anda. Jika admin Exchange Anda bertanggung jawab dan responsif, dia akan mengkonfigurasi enkripsi Exchange Anda dan membebaskan Anda dari sakit kepala ini : ) Jika Anda tidak seberuntung itu, cobalah untuk mengikuti instruksi Microsoft ( Dapatkan ID digital untuk mengirim pesan menggunakan Microsoft Exchange bagian dekat bagian bawah halaman).

Kedua, penerima email terenkripsi Anda harus menggunakan enkripsi yang dihosting Exchange juga, jika tidak, tidak ada gunanya.

Office 365 Exchange Hosted Encryption diklaim telah memperbaiki kedua masalah yang disebutkan di atas. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang hal itu, kunjungi situs web resmi atau blog ini.

Jika tidak ada teknik perlindungan email yang dibahas dalam artikel ini yang memenuhi kebutuhan Anda secara penuh, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan metode lain yang lebih canggih, seperti Steganografi Kata yang sulit diucapkan ini berarti menyembunyikan pesan atau file lain di dalam pesan atau file lain. Ada berbagai teknik steganografi digital, misalnya menyembunyikan isi email di dalam bit-bit terendah dari gambar yang berisik, di dalam data yang dienkripsi atau acak dan sebagainya. Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, lihat artikel Wikipedia ini.

Dan ini semua untuk hari ini, terima kasih telah membaca!