Σε αυτό το εγχειρίδιο θα δείτε πώς μπορείτε να συμπληρώσετε έναν πίνακα του Outlook με τα δεδομένα από διαφορετικά σύνολα δεδομένων με λίγα κλικ. Θα σας δείξω πώς να τα δεσμεύσετε σωστά χρησιμοποιώντας Κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όσο εξωπραγματικό ακούγεται προς το παρόν, τόσο εύκολο θα γίνει μόλις τελειώσετε την ανάγνωση αυτού του σεμιναρίου :)

Πρώτα απ' όλα, θα ήθελα να κάνω μια μικρή εισαγωγή για τους νεοεισερχόμενους στο blog μας και να πω λίγα λόγια για την εφαρμογή Shared Email Templates για το Outlook. Με αυτό το εύχρηστο πρόσθετο θα πολλαπλασιάσετε την παραγωγικότητα και την αλληλογραφία σας μέσω email σε μεγάλο βαθμό. Θα έχετε τα προσωπικά ή τα κοινά σας προαποθηκευμένα πρότυπα που θα γίνουν έτοιμα προς αποστολή emails με ένα μόνο κλικ. Μην ανησυχείτε για τους υπερσυνδέσμους,χρωματισμό ή άλλο είδος μορφοποίησης, όλα θα διατηρηθούν.

Μπορείτε να εγκαταστήσετε τα Shared Email Templates στον υπολογιστή, τον υπολογιστή Mac ή το tablet σας με Windows απευθείας από το Microsoft Store και να ελέγξετε τη λειτουργικότητά του για τις προσωπικές σας περιπτώσεις χρήσης. Τα εγχειρίδια μας στα Docs και τα διάφορα άρθρα του ιστολογίου μας θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε πλήρως τη λειτουργικότητα του εργαλείου και θα σας ενθαρρύνουν να τα κάνετε μέρος της ροής εργασίας σας ;)

Πώς να συμπληρώσετε πολλές γραμμές πίνακα από μία γραμμή δεδομένων

Για να σας δείξω πώς να συμπληρώσετε διαφορετικές γραμμές από ένα σύνολο δεδομένων θα χρησιμοποιήσω βασικά δείγματα, ώστε να πάρετε την ιδέα και στη συνέχεια να βελτιστοποιήσετε αυτές τις τεχνικές για τα δικά σας δεδομένα.

Συμβουλή. Σε περίπτωση που θέλετε να φρεσκάρετε τη μνήμη σας σχετικά με τα σύνολα δεδομένων, μπορείτε να επιστρέψετε στο σεμινάριο Δημιουργία πληρωτέων προτύπων από σύνολα δεδομένων, έχω καλύψει αυτό το θέμα για εσάς ;)

Έτσι, το σύνολο δεδομένων του δείγματός μου θα ήταν το ακόλουθο:

Η πρώτη στήλη είναι, ως συνήθως, η βασική. Οι υπόλοιπες στήλες θα συμπληρώσουν πολλαπλές γραμμές του μελλοντικού μας πίνακα, θα σας δείξω τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε.

Συμβουλή. Μπορείτε να αντιγράψετε αυτόν τον πίνακα ως το δικό σας σύνολο δεδομένων και να εκτελέσετε μερικές δικές σας δοκιμές ;)

Πρώτα απ' όλα, πρέπει να δημιουργήσω έναν πίνακα. Όπως έχω περιγράψει στο σεμινάριο για τους πίνακες, απλά πατάτε το πλήκτρο Πίνακας κατά τη δημιουργία/επεξεργασία ενός προτύπου και ορίστε ένα εύρος για τον μελλοντικό σας πίνακα.

Καθώς η εργασία μου είναι να συμπληρώσω αρκετές γραμμές με τα δεδομένα από ένα και το αυτό σύνολο δεδομένων, θα ήταν καλύτερα να συγχωνεύσω μερικές γραμμές της πρώτης στήλης μαζί, ώστε οι άλλες στήλες να συσχετιστούν με αυτό το κελί. Θα συγχωνεύσω επίσης μερικές ακόμα στήλες για να σας αποδείξω ότι τα συγχωνευμένα κελιά δεν θα είναι πρόβλημα για σύνολα δεδομένων.

Έτσι, το μοτίβο του μελλοντικού μου προτύπου θα είναι το εξής:

Βλέπετε, έχω συγχωνεύσει τις δύο γραμμές της βασικής στήλης και τις δύο στήλες της δεύτερης γραμμής. Παρεμπιπτόντως, μην ξεχάσετε να επιστρέψετε στο σεμινάριο Συγχώνευση κελιών στο Outlook σε περίπτωση που το χάσατε :)

Ας συνδέσουμε λοιπόν το σύνολο δεδομένων μας και ας δούμε πώς λειτουργεί. Πρόσθεσα δύο ακόμη γραμμές, συγχώνευσα τα απαραίτητα κελιά με τον ίδιο τρόπο και συνδέθηκα με ένα σύνολο δεδομένων.

Εδώ είναι αυτό που έχω στο πρότυπό μου στο αποτέλεσμα:

Όταν επικολλήσω αυτό το πρότυπο, θα μου ζητηθεί να επιλέξω τις γραμμές του συνόλου δεδομένων που θα εισαχθούν σε έναν πίνακα.

Καθώς επέλεξα όλες τις γραμμές του συνόλου δεδομένων, όλες θα γεμίσουν τον πίνακα του δείγματος που έχουμε. Ακολουθεί το αποτέλεσμα:

Θα πρέπει να έχετε ήδη παρατηρήσει ότι κάτι λείπει από τον πίνακα που προέκυψε. Σωστά, η στήλη D κόπηκε καθώς η τρέχουσα διάταξη των κελιών δεν αφήνει χώρο γι' αυτήν. Ας βρούμε μια θέση για την εγκαταλελειμμένη στήλη D :)

Αποφάσισα να προσθέσω μια νέα στήλη στα δεξιά του πίνακα μου και να αναδιατάξω λίγο τα δεδομένα.

Σημείωση. Καθώς έχω ήδη συνδέσει το σύνολο δεδομένων μου με τη δεύτερη γραμμή, δεν χρειάζεται να το δεσμεύσω ξανά. Απλώς βάζετε το όνομα της νέας στήλης στο επιθυμητό κελί και θα λειτουργήσει τέλεια.

Ορίστε ο νέος πίνακας που προέκυψε:

Τώρα έχω θέση για κάθε στήλη του συνόλου δεδομένων μου, ώστε όταν το επικολλώ, όλα τα δεδομένα θα συμπληρώσουν το email μου, χωρίς άλλες απώλειες.

Μπορείτε να τροποποιήσετε και να αναδιατάξετε το τραπέζι σας με όποιον τρόπο θέλετε. Σας έδειξα τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε, τα υπόλοιπα είναι στο χέρι σας ;)

Συμπλήρωση πίνακα με δεδομένα από διαφορετικά σύνολα δεδομένων

Πιστεύω ότι τώρα πια γνωρίζετε σίγουρα ότι ένα σύνολο δεδομένων συνδέεται με τις γραμμές του πίνακα. Αναρωτηθήκατε όμως αν είναι δυνατόν να προσθέσετε πολλές γραμμές του πίνακα και να τις συμπληρώσετε από πολλά σύνολα δεδομένων; Σίγουρα είναι :) Η διαδικασία είναι εντελώς ίδια εκτός από τη σύνδεση - θα πρέπει να το κάνετε αρκετές φορές (μία για κάθε σύνολο δεδομένων). Αυτά είναι σχεδόν όλα :)

Τώρα ας επιστρέψουμε από τις λέξεις στην πράξη και ας δημιουργήσουμε ένα άλλο σύνολο δεδομένων για να το συνδέσουμε με τον πίνακα από το προηγούμενο παράδειγμά μας. Θα είναι επίσης κάποιο δείγμα χωρίς πρακτική, ώστε να εστιάσετε την προσοχή σας στη διαδικασία. Το δεύτερο σύνολο δεδομένων μου θα είναι το εξής:

Τώρα θα πρέπει να επιστρέψω στο πρότυπό μου, να τροποποιήσω λίγο τον πίνακα και να συνδεθώ με το δεύτερο σύνολο δεδομένων. Αν διαβάζατε προσεκτικά τα προηγούμενα άρθρα μου σχετικά με τους πίνακες και τα σύνολα δεδομένων, δεν θα αντιμετωπίσετε κανένα πρόβλημα με αυτό καθόλου ;) Τέλος πάντων, δεν θα σας αφήσω χωρίς εξηγήσεις, οπότε ιδού τα βήματα που ακολουθώ:

1. Αρχίζω να επεξεργάζομαι το πρότυπο με τον πίνακα και προσθέτω νέες γραμμές παρακάτω:

   

2. Για τις νέες γραμμές, επιλέγω να συγχωνεύσω τις γραμμές της δεύτερης στήλης:

   

3. Για να δεσμεύσω το δεύτερο σύνολο δεδομένων στις νέες γραμμές, τις επιλέγω όλες, κάνω δεξί κλικ οπουδήποτε στην περιοχή και επιλέγω " Δέσμευση σε σύνολο δεδομένων ":

   

Να πώς θα μοιάζει το ανανεωμένο μου πρότυπο μετά τις παραπάνω τροποποιήσεις:

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν μερικά κενά κελιά στην τελευταία γραμμή. Το θέμα είναι ότι το δεύτερο σύνολο δεδομένων έχει λιγότερες στήλες, επομένως δεν γεμίζουν όλα τα κελιά (απλά δεν υπάρχει τίποτα για να τα γεμίσουμε). Θεωρώ ότι είναι ένας καλός λόγος για να σας διδάξω να προσθέτετε στήλες σε υπάρχοντα σύνολα δεδομένων και να τα συνδέετε με έναν πίνακα.

Θα χρωματίσω τις νέες γραμμές με γαλάζιο χρώμα, ώστε να γίνει πιο πιασάρικο και πιο οπτικό, καθώς πρόκειται να το τροποποιήσουμε λίγο.

Συμβουλή. Καθώς έχω ήδη συνδέσει αυτό το σύνολο δεδομένων με τη δεύτερη γραμμή, δεν χρειάζεται να το δεσμεύσω ξανά. Απλώς θα εισαγάγω χειροκίνητα τα ονόματα των νέων γραμμών και η σύνδεση θα λειτουργήσει άψογα.

Αρχικά, θα ξεκινήσω με την επεξεργασία του δεύτερου συνόλου δεδομένων μου και την προσθήκη 2 νέων στηλών. Στη συνέχεια, θα συνδέσω αυτές τις νέες στήλες με τον υπάρχοντα πίνακα μου. Ακούγεται δύσκολο; Δείτε με να το κάνω με μερικά απλά κλικ :)

Βλέπετε; Το δέσιμο δεν είναι επιστήμη πυραύλων, είναι πολύ πιο εύκολο απ' ό,τι ακούγεται!

Εάν αποφασίσετε να συνδέσετε περισσότερα σύνολα δεδομένων, απλώς προσθέστε νέες γραμμές και συνδέστε τις με τον ίδιο τρόπο που κάνατε προηγουμένως.

Περίληψη

Σήμερα ρίξαμε μια πιο προσεκτική ματιά στα σύνολα δεδομένων στα Shared Email Templates και μάθαμε μερικά περισσότερα για τη λειτουργικότητα και τις δυνατότητές τους. Αν έχετε ιδέες για το πώς να οργανώσετε τα συνδεδεμένα σύνολα δεδομένων ή, ίσως, νιώθετε ότι λείπει κάποια σημαντική λειτουργία, παρακαλώ γράψτε μερικές γραμμές στα Σχόλια. Θα χαρώ να λάβω σχόλια από εσάς :)