Tässä oppaassa näet, miten Outlook-taulukko täytetään eri tietokokonaisuuksien tiedoilla muutamalla napsautuksella. Näytän, miten ne sidotaan oikein jaettujen sähköpostimallien avulla.

Niin epätodelliselta kuin se nyt kuulostaakin, niin helppoa siitä tulee, kun olet lukenut tämän ohjeen loppuun :)

Ensinnäkin, haluaisin käyttää hetken tehdä pienen esittelyn blogimme uusille tulokkaille ja kertoa muutaman sanan Shared Email Templates -sovelluksestamme Outlookiin. Tämän kätevän lisäosan avulla moninkertaistat tuottavuutesi ja sähköpostikirjeenvaihtosi huomattavasti. Sinulla on henkilökohtaiset tai jaetut valmiiksi tallennetut mallisi, jotka muuttuvat valmiiksi sähköposteiksi yhdellä napsautuksella. Ei huolta hyperlinkkien suhteen,väritys tai muu muotoilu, kaikki säilyy.

Voit asentaa jaetut sähköpostimallit PC:lle, Macille tai Windows-tabletille suoraan Microsoft Storesta ja tutustua sen toimintoihin henkilökohtaisissa käyttötapauksissasi. Ohjeet Docsissa ja erilaiset blogiartikkelit auttavat sinua ymmärtämään työkalun toiminnot ja kannustavat sinua ottamaan ne osaksi työnkulkuasi ;)

Kuinka täyttää useita taulukon rivejä yhdestä tietokokonaisuuden rivistä

Näytän sinulle, miten täytät eri rivit yhdestä tietokokonaisuudesta, ja käytän perusnäytteitä, jotta saisit idean ja voisit sitten optimoida nämä tekniikat omiin tietoihin.

Vinkki: Jos haluat virkistää muistia tietokokonaisuuksista, voit palata Luo täytettäviä malleja tietokokonaisuuksista -oppaaseen, minulla on tämä aihe käsitelty sinulle ;)

Esimerkkitietokantani olisi siis seuraava:

Ensimmäinen sarake on, kuten tavallista, avainsarake. Loput sarakkeet täyttävät tulevan taulukkomme useita rivejä, ja näytän sinulle, miten toimitaan.

Vinkki: Voit vapaasti kopioida tämän taulukon omaksi tietokokonaisuudeksesi ja tehdä muutamia omia testejä ;)

Kuten olen kuvannut taulukoiden opetusohjelmassani, voit yksinkertaisesti painaa näppäintä Taulukko kuvaketta luodessasi/muokatessasi mallia ja määritä alue tulevalle taulukolle.

Koska tehtäväni on täydentää useita rivejä yhden ja saman tietokokonaisuuden tiedoilla, minun on parasta yhdistää muutama ensimmäisen sarakkeen rivi, jotta muut sarakkeet liittyvät tähän soluun. Yhdistäisin myös muutaman muun sarakkeen todistaakseni, että yhdistetyt solut eivät ole ongelma tietokokonaisuuksissa.

Tulevan mallini malli on siis seuraava:

Katso, olen yhdistänyt kaksi riviä avainsarakkeen ja kaksi saraketta toisen rivin. BTW, älä unohda palata minun Merge solut Outlookissa opetusohjelmaan, jos olet jäänyt siitä paitsi :)

Sidotaan siis tietokokonaisuutemme ja katsotaan, miten se toimii. Lisäsin kaksi riviä lisää, yhdistin tarvittavat solut samalla tavalla ja yhdistin tietokokonaisuuteen.

Tässä on, mitä olen saanut minun mallini tuloksena:

Kun liimaan tämän mallin, minua pyydetään valitsemaan taulukkoon lisättävät tietokokonaisuuden rivit.

Koska valitsin kaikki tietokokonaisuuden rivit, kaikki ne täyttävät esimerkkitaulukkomme. Seuraavassa on tulos:

Olet varmaan jo huomannut, että tuloksena olevasta taulukostani puuttuu jotain. Aivan oikein, sarake D katkaistiin, koska nykyinen solujen järjestely ei jätä sille paikkaa. Etsitäänpä paikka hylätylle sarakkeelle D :)

Olen päättänyt lisätä uuden sarakkeen taulukon oikealle puolelle ja järjestää tietoja hieman uudelleen.

Huomautus: Koska tietokokonaisuuteni on jo liitetty toiselle riville, sitä ei tarvitse sitoa uudelleen. Laitat vain uuden sarakkeen nimen haluttuun soluun, ja se toimii täydellisesti.

Tässä on uusi taulukkoni:

Nyt minulla on paikka jokaiselle sarakkeelle minun dataset joten kun liitä se, kaikki tiedot täyttävät sähköpostini, ei enää menetyksiä.

Voit muokata ja järjestää pöytääsi uudelleen haluamallasi tavalla. Näytin sinulle vaiheet, loput on sinusta kiinni ;)

Täytä taulukko eri tietokokonaisuuksien tiedoilla.

Uskon, että nyt tiedät varmasti, että tietokokonaisuus on liitetty taulukon riveihin. Mutta oletko miettinyt, onko mahdollista lisätä useita taulukon rivejä ja saada ne täytettyä useista tietokokonaisuuksista? Totta kai on :) Proseduuri on täysin sama paitsi sitomista lukuun ottamatta - sinun täytyy tehdä se useita kertoja (yksi jokaiselle tietokokonaisuudelle). Siinäpä se :)

Nyt palataan sanoista käytäntöön ja luodaan toinen dataset ja sidotaan se edellisen esimerkin taulukkoon. Se on myös jokin harjoitusvapaa näyte, jotta voit keskittyä prosessiin. Toinen datasetini olisi seuraava:

Nyt minun on palattava takaisin malliini, muutettava taulukkoa hieman ja yhdistettävä se toiseen tietokokonaisuuteen. Jos luit aiemmat artikkelini taulukoista ja tietokokonaisuuksista huolellisesti, sinulla ei ole mitään ongelmia sen kanssa ;) Joka tapauksessa, en jätä sinua ilman selitystä, joten tässä ovat vaiheet, jotka otan:

1. Aloitan mallin muokkaamisen taulukon kanssa ja lisään uusia rivejä alapuolelle:

   

2. Uusia rivejä varten päätän yhdistää toisen sarakkeen rivit:

   

3. Sitoakseni toisen tietokokonaisuuden uusiin riveihin valitsen ne kaikki, napsautan hiiren kakkospainikkeella missä tahansa alueella ja valitsen " Sitoutuminen tietokokonaisuuteen ":

   

Tässä on, miltä uudistettu mallini näyttää yllä olevien muutosten jälkeen:

Kuten näet, viimeisellä rivillä on muutama tyhjä solu. Asia on niin, että toisessa tietokokonaisuudessa on vähemmän sarakkeita, joten kaikkia soluja ei täytetä (ei yksinkertaisesti ole mitään, millä täyttää ne). Mielestäni tämä on hyvä syy opettaa sinua lisäämään sarakkeita olemassa oleviin tietokokonaisuuksiin ja liittämään ne taulukkoon.

Väritän uudet rivit vaaleansinisellä, jotta ne olisivat selkeämmät ja visuaalisemmat, koska aiomme muuttaa niitä hieman.

Vihje. Koska olen jo yhdistänyt tämän tietokokonaisuuden toiseen riviin, minun ei tarvitse sitoa sitä uudelleen. Syötän vain manuaalisesti uusien rivien nimet, ja yhteys toimii kuin rasvattu.

Aloitan muokkaamalla toista tietokokonaisuuttani ja lisäämällä 2 uutta saraketta. Sitten yhdistän nämä uudet sarakkeet olemassa olevaan taulukkoon. Kuulostaa vaikealta? Katso, miten teen sen parilla yksinkertaisella klikkauksella :)

Näetkö? Sitominen ei ole rakettitiedettä, se on paljon helpompaa kuin miltä se kuulostaa!

Jos päätät liittää lisää tietokokonaisuuksia, lisää vain uusia rivejä ja sido ne samalla tavalla kuin aiemmin.

Yhteenveto

Tänään tutustuimme tarkemmin jaettujen sähköpostimallien datasetteihin ja opimme lisää niiden toiminnallisuudesta ja mahdollisuuksista. Jos sinulla on ideoita siitä, miten yhdistettyjä datasettejä voisi järjestää tai ehkä sinusta tuntuu, että jokin tärkeä toiminnallisuus puuttuu, kirjoita muutama rivi kommentteihin. Otan mielelläni palautetta vastaan :)