In questo manuale vedrete come riempire una tabella di Outlook con i dati di diversi set di dati in pochi clic e come collegarli correttamente utilizzando modelli di e-mail condivisi.

Per quanto possa sembrare irreale per ora, diventerà facile una volta terminata la lettura di questo tutorial :)

Per prima cosa, vorrei fare una piccola introduzione per i nuovi utenti del blog e parlare della nostra applicazione Modelli di e-mail condivisi per Outlook. Con questo pratico add-in moltiplicherete la vostra produttività e la vostra corrispondenza e-mail. Avrete i vostri modelli personali o condivisi pre-salvati che diventeranno e-mail pronte per essere inviate con un solo clic. Non preoccupatevi dei collegamenti ipertestuali,colorazione o altri tipi di formattazione, tutto sarà conservato.

Potete installare Shared Email Templates sul vostro PC, Mac o tablet Windows direttamente dal Microsoft Store e verificarne le funzionalità per i vostri casi d'uso personali. I nostri manuali su Docs e una serie di articoli sul blog vi aiuteranno a comprendere appieno le funzionalità dello strumento e vi incoraggeranno a renderlo parte del vostro flusso di lavoro ;)

Come compilare più righe di tabella da una singola riga di un set di dati

Per mostrarvi come riempire diverse righe di un set di dati, utilizzerò esempi di base in modo che possiate farvi un'idea e poi ottimizzare queste tecniche per i vostri dati.

Suggerimento: se volete rinfrescarvi la memoria sugli insiemi di dati, potete tornare al mio tutorial Creare modelli compilabili da insiemi di dati, ho già affrontato questo argomento ;)

Quindi, il mio set di dati di esempio sarebbe il seguente:

La prima colonna è, come al solito, quella chiave. Le altre colonne popoleranno più righe della nostra futura tabella; vi mostrerò i passi da seguire.

Suggerimento: sentitevi liberi di copiare questa tabella come set di dati personali e di eseguire alcuni test per conto vostro ;)

Per prima cosa, è necessario creare una tabella. Come ho descritto nel mio tutorial sulle tabelle, è sufficiente premere il tasto Tabella quando si crea/modifica un modello e si imposta un intervallo per la tabella futura.

Poiché il mio compito è quello di completare diverse righe con i dati di uno stesso set di dati, è meglio unire alcune righe della prima colonna in modo che le altre colonne vengano associate a questa cella. Unirei anche altre colonne per dimostrare che le celle unite non sono un problema per i set di dati.

Quindi, lo schema del mio futuro modello sarà il seguente:

Ho unito le due righe della colonna chiave e le due colonne della seconda riga. BTW, non dimenticate di tornare al mio tutorial sull'unione delle celle in Outlook, nel caso ve lo siate perso:)

Abbiamo aggiunto altre due righe, unito le celle necessarie nello stesso modo e collegato a un set di dati.

Ecco cosa ho nel mio modello nel risultato:

Quando incollo questo modello, mi verrà chiesto di scegliere le righe del dataset da inserire in una tabella.

Poiché ho selezionato tutte le righe del dataset, tutte le righe verranno riempite nella tabella di esempio. Ecco cosa otterremo come risultato:

Avrete già notato che manca qualcosa nella mia tabella risultante. Esatto, la colonna D è stata tagliata perché la disposizione attuale delle celle non lascia spazio ad essa. Troviamo un posto per la colonna D abbandonata :)

Ho deciso di aggiungere una nuova colonna a destra della mia tabella e di riorganizzare un po' i dati.

Nota: poiché il dataset è già collegato alla seconda riga, non è necessario eseguire nuovamente il binding. È sufficiente inserire il nome della nuova colonna nella cella desiderata e funzionerà perfettamente.

Ecco la mia nuova tabella risultante:

Ora ho un posto per ogni colonna del mio set di dati in modo che quando lo incollo, tutti i dati popolano la mia e-mail, senza più perdite.

Potete modificare e riorganizzare il vostro tavolo nel modo che preferite. Io vi ho mostrato i passi da fare, il resto sta a voi ;)

Popolare la tabella con i dati di diversi set di dati

Credo che ormai sappiate con certezza che un dataset è collegato alle righe di una tabella. Ma vi siete chiesti se è possibile aggiungere più righe di una tabella e far sì che siano popolate da più dataset? Certo che lo è :) La procedura è del tutto identica, tranne che per il binding - dovrete farlo più volte (una per ogni dataset). Questo è più o meno tutto :)

Ora passiamo dalle parole alla pratica e creiamo un altro set di dati da associare alla tabella dell'esempio precedente. Sarà anche un esempio senza pratica, in modo da concentrare l'attenzione sul processo. Il mio secondo set di dati sarà il seguente:

Ora devo tornare al mio modello, modificare un po' la tabella e collegarmi al secondo set di dati. Se avete letto con attenzione i miei precedenti articoli su tabelle e set di dati, non avrete alcun problema ;) In ogni caso, non voglio lasciarvi senza spiegazioni, quindi ecco i passi da seguire:

1. Inizio a modificare il modello con la tabella e aggiungo nuove righe in basso:

   

2. Per le nuove righe, ho scelto di unire le righe della seconda colonna:

   

3. Per vincolare il secondo set di dati alle nuove righe, li seleziono tutti, faccio clic con il pulsante destro del mouse su un punto qualsiasi dell'intervallo e scelgo " Legarsi al set di dati ":

   

   Guarda anche: Spiegazione del riferimento di cella di Excel

Ecco come apparirà il mio modello rinnovato dopo le modifiche di cui sopra:

Come si può vedere, ci sono alcune celle vuote nella riga finale. Il fatto è che il secondo set di dati ha meno colonne, quindi non tutte le celle vengono riempite (semplicemente non c'è nulla da riempire). Ritengo che sia un buon motivo per insegnare ad aggiungere colonne a set di dati esistenti e a collegarli a una tabella.

Colorerò le nuove righe in azzurro, in modo da renderle più accattivanti e visive, visto che stiamo per modificarle un po'.

Suggerimento: poiché ho già collegato questo set di dati alla seconda riga, non è necessario eseguire nuovamente il binding. Sarà sufficiente inserire manualmente i nomi delle nuove righe e la connessione funzionerà a meraviglia.

Per prima cosa, inizierò modificando il mio secondo set di dati e aggiungendo 2 nuove colonne. Poi, collegherò queste nuove colonne alla mia tabella esistente. Sembra difficile? Vedrete che lo farò in un paio di semplici clic :)

La rilegatura non è una scienza missilistica, è molto più semplice di quanto sembri!

Se si decide di collegare altri set di dati, è sufficiente aggiungere nuove righe e collegarle nello stesso modo in cui si è fatto prima.

Sintesi

Oggi abbiamo dato un'occhiata più da vicino ai dataset nei modelli di e-mail condivise e abbiamo imparato qualcosa in più sulle loro funzionalità e capacità. Se avete idee su come organizzare i dataset collegati o, magari, ritenete che manchi qualche funzionalità importante, scrivete qualche riga nei commenti. Sarò felice di ricevere un vostro feedback :)