I denne vejledning vil du se, hvordan du med få klik kan udfylde en Outlook-tabelle med data fra forskellige datasæt. Jeg viser dig, hvordan du binder dem korrekt ved hjælp af Shared Email Templates.

Så uvirkeligt som det lyder lige nu, så nemt bliver det, når du er færdig med at læse denne vejledning :)

Først vil jeg gerne tage et øjeblik til at lave en lille introduktion for vores blognybegyndere og fortælle et par ord om vores app Delte e-mail-skabeloner til Outlook. Med denne praktiske tilføjelse vil du mangedoble din produktivitet og e-mail-korrespondance betydeligt. Du vil have dine personlige eller delte forud-gemte skabeloner, der bliver til færdige e-mails, der skal sendes med et enkelt klik. Ingen bekymringer om hyperlinks,farvelægning eller anden formatering, vil alt blive bevaret.

Du kan installere Shared Email Templates på din pc, Mac eller Windows-tablet direkte fra Microsoft Store og tjekke dets funktionalitet til dine personlige brugssituationer. Vores manualer på Docs og en række blogartikler vil hjælpe dig med at få en komplet forståelse af værktøjets funktionalitet og opmuntre dig til at gøre dem til en del af din arbejdsgang ;)

Sådan udfyldes flere rækker i tabellen fra en enkelt datasætlinje

For at vise dig, hvordan du kan udfylde forskellige rækker fra et datasæt, bruger jeg grundlæggende eksempler, så du kan få idéen og derefter optimere disse teknikker til dine egne data.

Tip. Hvis du gerne vil genopfriske din hukommelse om datasæt, kan du vende tilbage til min vejledning Opret udfyldbare skabeloner fra datasæt, så har jeg dækket dette emne for dig ;)

Så mit eksempeldatasæt ville være følgende:

Den første kolonne er som sædvanlig den vigtigste. Resten af kolonnerne vil fylde flere rækker i vores fremtidige tabel, jeg vil vise dig, hvordan du skal gøre.

Tip. Du er velkommen til at kopiere denne tabel som dit eget datasæt og køre et par af dine egne tests ;)

Først og fremmest skal jeg oprette en tabel. Som jeg har beskrevet i min tabel tutorial, skal du blot trykke på Tabel ikonet, når du opretter/redigerer en skabelon, og indstil et interval til din fremtidige tabel.

Da min opgave er at udfylde flere linjer med data fra et og samme datasæt, er det bedre at flette et par rækker i den første kolonne sammen, så de andre kolonner bliver tilknyttet denne celle. Jeg vil også flette et par kolonner mere for at bevise, at flettede celler ikke er et problem for datasæt.

Så mønsteret for min fremtidige skabelon vil være følgende:

Se, Jeg har slået de to rækker af den vigtigste kolonne og to kolonner i den anden række sammen. BTW, glem ikke at gå tilbage til min Flet celler i Outlook tutorial, hvis du gik glip af det :)

Så lad os binde vores datasæt og se, hvordan det fungerer. Jeg har tilføjet to rækker mere, slået de nødvendige celler sammen på samme måde og forbundet til et datasæt.

Her er hvad jeg har fået i min skabelon i resultatet:

Når jeg indsætter denne skabelon, bliver jeg bedt om at vælge de datasætrækker, der skal indsættes i en tabel.

Da jeg har valgt alle datasættets rækker, vil de alle blive udfyldt i vores eksempeltabel. Her er hvad vi får i resultatet:

Du har sikkert allerede bemærket, at der mangler noget i min resulterende tabel. Det er rigtigt, kolonne D blev skåret af, da den nuværende celleopsætning ikke giver plads til den. Lad os finde en plads til den forladte kolonne D :)

Jeg har besluttet at tilføje en ny kolonne til højre for min tabel og omarrangere dataene en smule.

Bemærk. Da jeg allerede har mit datasæt forbundet til den anden række, er det ikke nødvendigt at binde det igen. Du skal bare sætte navnet på den nye kolonne i den ønskede celle, og det vil fungere perfekt.

Her er min nye tabel:

Nu har jeg plads til hver kolonne i mit datasæt, så når jeg indsætter det, vil alle dataene fylde min e-mail, ikke flere tab.

Du kan ændre og omarrangere dit bord som du vil. Jeg har vist dig de trin, du skal tage, resten er op til dig ;)

Udfyld tabellen med data fra forskellige datasæt

Jeg tror, at du nu ved, at et datasæt er forbundet med tabelrækker. Men har du spekuleret på, om det er muligt at tilføje flere tabelrækker og få dem udfyldt fra flere datasæt? Selvfølgelig er det det :) Proceduren er fuldstændig den samme bortset fra bindingen - du skal gøre det flere gange (en for hvert datasæt). Det er stort set det hele :)

Lad os nu gå tilbage fra ord til praksis og oprette et andet datasæt for at binde det til tabellen fra vores tidligere eksempel. Det vil også være en prøve uden praksis, så du kan fokusere din opmærksomhed på processen. Mit andet datasæt vil være det følgende:

Nu skal jeg tilbage til min skabelon, ændre tabellen en smule og forbinde til det andet datasæt. Hvis du læste mine tidligere artikler om tabeller og datasæt omhyggeligt, vil du ikke have problemer med det ;) Jeg vil dog ikke forlade dig uden forklaring, så her er de trin jeg tager:

1. Jeg begynder at redigere skabelonen med tabellen og tilføjer nye rækker nedenfor:

   

2. For de nye rækker vælger jeg at sammenlægge linjerne i den anden kolonne:

   

3. For at binde det andet datasæt til de nye rækker, markerer jeg dem alle, højreklikker på et vilkårligt sted i området og vælger " Bind til datasæt ":

   

Her er hvordan min fornyede skabelon vil se ud efter ovenstående ændringer:

Som du kan se, er der et par tomme celler i den sidste række. Sagen er den, at det andet datasæt har færre kolonner, og derfor bliver ikke alle cellerne fyldt (der er simpelthen ikke noget at fylde dem med). Jeg mener, at det er en god grund til at lære dig at tilføje kolonner til eksisterende datasæt og forbinde dem til en tabel.

Jeg vil farve de nye rækker lyseblå, så de bliver mere iøjnefaldende og visuelle, da vi er ved at ændre dem lidt.

Tip: Da jeg allerede har forbundet dette datasæt med den anden række, behøver jeg ikke at binde det igen. Jeg indtaster blot manuelt navnene på de nye rækker, og forbindelsen vil fungere som en leg.

Først vil jeg starte med at redigere mit andet datasæt og tilføje 2 nye kolonner. Derefter vil jeg forbinde disse nye kolonner til min eksisterende tabel. Lyder det svært? Se mig gøre det med et par enkle klik :)

Se, binding er ikke raketvidenskab, det er meget nemmere, end det lyder!

Hvis du beslutter dig for at forbinde flere datasæt, skal du blot tilføje nye rækker og binde dem på samme måde som før.

Resumé

I dag har vi kigget nærmere på datasæt i Shared Email Templates og lært lidt mere om deres funktionalitet og muligheder. Hvis du har ideer til, hvordan man kan arrangere forbundne datasæt, eller hvis du føler, at der mangler en vigtig funktionalitet, så skriv et par linjer i kommentarerne. Jeg vil blive glad for at få feedback fra dig :)