Napjainkban, amikor az e-mail a személyes és üzleti kommunikáció fő eszközévé vált, és az üzleti titoktartással kapcsolatos bűncselekmények az információlopásból élnek, az e-mail biztonságának és a magánélet védelmének problémái mindenkit foglalkoztatnak.

Még ha a munkája nem is jelenti azt, hogy a cég titkait kell elküldenie, amelyeket védeni kell a nem kívánt szemektől, akkor is kereshet egy kis személyes adatvédelmet. Bármi legyen is az oka, a munkatársakkal, barátokkal és családtagokkal folytatott kommunikációjának legmegbízhatóbb módja a levelek titkosítása és a digitális aláírás. Az Outlook e-mail titkosítása megvédi az üzenetek tartalmát az illetéktelenek ellenolvasása, míg a digitális aláírás biztosítja, hogy az eredeti üzenetet nem módosították, és az egy bizonyos feladótól származik.

Az e-mail titkosítása az Outlookban ijesztő feladatnak tűnhet, de valójában nagyon egyszerű. Létezik néhány módszer a biztonságos e-mailek küldésére az Outlookban, és a továbbiakban ebben a cikkben mindegyiknek az alapjaira térünk ki:

Digitális azonosító beszerzése az Outlookhoz (titkosítási és aláírási tanúsítványok)

Ahhoz, hogy titkosítani tudja a fontos Outlook e-maileket, az első dolog, amit meg kell szereznie, egy Digitális azonosító , más néven E-mail tanúsítvány. A digitális azonosítót a Microsoft által ajánlott források egyikéből szerezheti be. Ezeket az azonosítókat nemcsak biztonságos Outlook-üzenetek küldésére használhatja, hanem más alkalmazások dokumentumainak védelmére is, beleértve a Microsoft Access, Excel, Word, PowerPoint és OneNote alkalmazásokat.

A digitális azonosító megszerzésének folyamata attól függ, hogy Ön melyik szolgáltatást választotta. Általában az azonosítót egy futtatható telepítés formájában biztosítják, amely automatikusan hozzáadja a tanúsítványt a rendszeréhez. A telepítést követően a digitális azonosító elérhetővé válik az Outlookban és más Office-alkalmazásokban.

Az e-mail tanúsítvány beállítása az Outlookban

Annak ellenőrzéséhez, hogy az Ön Outlookjában rendelkezésre áll-e digitális azonosító, hajtsa végre az alábbi lépéseket. Elmagyarázzuk, hogyan történik ez az Outlook 2010-ben, bár pontosan ugyanígy működik az Outlook 2013 - 365-ben, és jelentéktelen eltérésekkel az Outlook 2007-ben. Így remélhetőleg nem lesz gond a titkosítási tanúsítvány beállítása semmilyen Outlook-verzióban.

1. Váltson a Fájl fülre, majd menjen a Opciók> Trust Center és kattintson a Bizalmi központ beállításai gomb.
2. A Bizalomközpont párbeszédpanelben válassza a E-mail biztonság .
3. Az E-mail biztonság lapon kattintson a Beállítások a címen Titkosított e-mail .

   Megjegyzés: Ha már rendelkezik digitális azonosítóval, a beállítások automatikusan konfigurálódnak. Ha más e-mail tanúsítványt szeretne használni, kövesse a további lépéseket.

4. A Biztonsági beállítások módosítása párbeszédablakban kattintson a Új a címen Biztonsági beállítások beállításai .
5. Írja be az új digitális tanúsítvány nevét a Biztonsági beállítások Név doboz.
6. Győződjön meg róla, hogy S/MIME van kiválasztva a Kriptográfia Formátum lista. A legtöbb digitális azonosító SMIME típusú, és valószínűleg ez lesz az egyetlen elérhető lehetőség. Ha a tanúsítvány típusa Exchange Security, válassza inkább azt.
7. Kattintson a címre. Válassza ki a címet. a Titkosítási tanúsítvány a digitális tanúsítvány hozzáadásához az e-mailek titkosításához.

   Megjegyzés: Annak megállapításához, hogy a tanúsítvány digitális aláírásra vagy titkosításra, illetve mindkettőre érvényes-e, kattintson a Tanúsítvány tulajdonságainak megtekintése link a Tanúsítvány kiválasztása párbeszédpanel.

   Lásd még: A Google Sheets celláinak egyesítése több sorból egy sorba az oszlop értéke alapján
   

   Általában egy kriptográfiai üzenetküldésre (például Outlook e-mail titkosításra és digitális aláírásra) szánt tanúsítványban valami ilyesmi áll: " Védi az e-mail üzeneteket ".

8. Válassza ki a Küldje ezeket a tanúsítványokat aláírt üzenetekkel jelölőnégyzetet, ha az Outlook titkosított e-mail üzeneteket fog küldeni a vállalaton kívülre. Ezután kattintson a OK és kész!

   Tipp: Ha azt szeretné, hogy ezeket a beállításokat alapértelmezés szerint az Outlookban küldött minden titkosított és digitálisan aláírt üzenetre használják, válassza a Alapértelmezett biztonsági beállítás ehhez a kriptográfiai üzenetformátumhoz jelölőnégyzet.

Hogyan titkosíthatja az e-maileket az Outlookban

Az Outlookban az e-mail titkosítás megvédi az elküldött üzenetek adatvédelmét azáltal, hogy olvasható szövegből titkosított, titkosított szöveggé alakítja át őket.

A titkosított e-mail üzenetek küldéséhez és fogadásához két alapvető dologra van szükség:

• Digitális azonosító (titkosítási e-mail tanúsítvány). A cikk első részében már tárgyaltuk, hogyan szerezhetünk digitális azonosítót és állíthatjuk be a tanúsítványt az Outlookban.
• Megosztja nyilvános kulcsát (amely a tanúsítvány részét képezi) azokkal a levelezőpartnerekkel, akiktől titkosított üzeneteket szeretne fogadni. A nyilvános kulcsok megosztásának lépésről lépésre történő megismeréséhez lásd a lépésről lépésre történő útmutatót.

A tanúsítványokat meg kell osztania a kapcsolattartókkal, mert csak az a címzett, aki rendelkezik a tanúsítványokkal. privát kulcs amely megfelel a nyilvános kulcs az e-mail titkosításához használt feladó el tudja olvasni az adott üzenetet. Más szóval, Ön megadja a címzetteknek a nyilvános kulcsát (amely az Ön digitális azonosítójának része), a levelezőpartnerek pedig megadják Önnek a saját nyilvános kulcsukat. Csak ebben az esetben tudnak titkosított e-maileket küldeni egymásnak.

Ha egy olyan címzett, aki nem rendelkezik a feladó által használt nyilvános kulcsnak megfelelő magánkulccsal, megpróbál megnyitni egy titkosított e-mailt, ezt az üzenetet fogja látni:

" Sajnáljuk, de gond van az elem megnyitásával. Ez átmeneti lehet, de ha újra megjelenik, érdemes újraindítani az Outlookot. Az Ön digitális azonosítójának nevét nem találja a mögöttes biztonsági rendszer."

Lássuk tehát, hogyan történik a digitális azonosítók megosztása az Outlookban.

A címzett digitális azonosítójának (nyilvános kulcsának) hozzáadása

Ahhoz, hogy titkosított üzeneteket tudjon cserélni bizonyos kapcsolatokkal, a következőkre van szüksége nyilvános kulcsok megosztása Először is, először is digitálisan aláírt (nem titkosított!) e-maileket kell cserélnie azzal a személlyel, akinek titkosított e-maileket szeretne küldeni.

Miután digitálisan aláírt e-mailt kapott a kapcsolattartótól, hozzá kell adnia a kapcsolattartó digitális azonosító tanúsítványát a kapcsolattartói elemhez a címjegyzékben. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Az Outlookban nyisson meg egy digitálisan aláírt üzenetet. A digitálisan aláírt üzenetet a következő jelek alapján ismerheti fel: "Digitálisan aláírt üzenet". Aláírás ikon .
2. Kattintson a jobb gombbal a feladó nevére a A címről mezőkre, majd kattintson a Hozzáadás az Outlook kapcsolatokhoz .

   Amikor a személyt hozzáadjuk az Outlook névjegyeihez, a digitális tanúsítványa a névjegy bejegyzése mellett kerül tárolásra.

   Megjegyzés: Ha már van egy bejegyzés a felhasználóról a névjegyzékben, válassza a Információ frissítése a Duplikált kapcsolat észlelve párbeszéd.

Egy adott kapcsolat tanúsítványának megtekintéséhez kattintson duplán a személy nevére, majd kattintson a Tanúsítványok tab.

Miután megosztotta a digitális azonosítókat egy bizonyos kapcsolattartóval, titkosított üzeneteket küldhet egymásnak, és a következő két szakaszban elmagyarázzuk, hogyan lehet ezt megtenni.

Egyetlen e-mail üzenet titkosítása az Outlookban

Egy e-mail üzenetben, amelyet éppen ír, váltson a Opciók tab> Engedélyek csoport és kattintson a Titkosítás gombra. Ezután küldje el a titkosított e-mailt, ahogyan azt az Outlookban általában teszi, a Küldje el a Igen, ez ilyen egyszerű : )

Ha nem látja a Titkosítás gombot, majd tegye a következőket:

1. Menjen a Opciók tab> További lehetőségek csoport és kattintson a Üzenet beállítások párbeszédpanel indítója az alsó sarokban.
2. A Tulajdonságok párbeszédpanelben kattintson a Biztonsági beállítások gomb.
3. A Biztonsági tulajdonságok párbeszédablakban ellenőrizze a Az üzenetek tartalmának és mellékleteinek titkosítása jelölőnégyzetet, és kattintson az OK gombra.

   Megjegyzés: Ez a folyamat az Outlookban a titkosított e-mail üzenetekkel együtt küldött mellékleteket is titkosítja.

4. Fejezze be az üzenet megírását, és küldje el a szokásos módon.

   Annak ellenőrzéséhez, hogy az e-mail titkosítás működött-e, váltson a Elküldött tételek mappát, és ha az e-mailt sikeresen titkosították, akkor megjelenik a Titkosítás ikon mellette.

   Megjegyzés: Ha olyan címzettnek próbál titkosított üzenetet küldeni, aki nem osztotta meg Önnel a nyilvános kulcsot, akkor felajánlja, hogy az üzenetet titkosítatlan formában küldje el. Ebben az esetben vagy ossza meg a tanúsítványát a kapcsolattartóval, vagy küldje el az üzenetet titkosítatlanul:

Az Outlookban küldött összes e-mail üzenet titkosítása

Ha úgy találja, hogy az egyes e-mailek titkosítása egyenként elég nehézkes folyamat, akkor választhatja az Outlookban küldött összes e-mail üzenet automatikus titkosítását. Azonban vegye figyelembe, hogy ebben az esetben minden címzettnek rendelkeznie kell az Ön digitális azonosítójával ahhoz, hogy meg tudja fejteni és el tudja olvasni a titkosított e-mailt. Ez valószínűleg a megfelelő megközelítés, ha egy speciális Outlook-fiókot használ az e-mailek küldéséhez a sajátcsak a szervezet.

Az Outlook automatikus e-mail titkosítását a következő módon engedélyezheti:

1. Navigáljon a Fájl lap> Beállítások> Bizalmi központ> Bizalmi központ beállításai .
2. Váltson a E-mail biztonság lap , és válassza ki Kimenő üzenetek tartalmának és mellékleteinek titkosítása a címen Titkosított e-mail Ezután kattintson az OK gombra, és már majdnem kész is van.

   Tipp: Ha további beállításokat szeretne, például egy másik digitális tanúsítványt szeretne kiválasztani, kattintson a Beállítások gomb.

3. Kattintson a címre. OK a párbeszédpanel bezárásához. Mostantól kezdve az Outlookban küldött összes üzenet titkosítva lesz.

Nos, mint láthatja, a Microsoft Outlook meglehetősen nehézkes módon közelíti meg az e-mail titkosítást. De ha egyszer beállította, biztosan megkönnyíti az életét és biztonságosabbá teszi az e-mail kommunikációt.

Az imént bemutatott e-mail titkosítási módszernek azonban van egy jelentős korlátja - csak az Outlookhoz működik. Ha a címzettek más e-mail klienseket használnak, akkor más eszközöket kell alkalmaznia.

E-mail titkosítás az Outlook és más e-mail kliensek között

Ha titkosított e-mailt szeretne küldeni az Outlook és más, nem Outlook e-mail kliensek között, használhatja a harmadik féltől származó e-mail titkosítási eszközök egyikét.

A legnépszerűbb ingyenes nyílt forráskódú eszköz, amely mindkét titkosítási szabványt, az OpenPGP-t és az S/MIME-t is támogatja, és több e-mail klienssel, köztük az Outlookkal is működik, a GPG4WIn (a teljes neve GNU Privacy Guard for Windows).

Ezzel az eszközzel egyszerűen létrehozhat egy titkosítási kulcsot, exportálhatja és elküldheti a kapcsolatainak. Amikor a címzett megkapja a titkosítási kulcsot tartalmazó e-mailt, azt el kell mentenie egy fájlba, majd importálnia kell a kulcsot az e-mail kliensébe.

Nem fogom részletezni, hogyan kell ezzel az eszközzel dolgozni, mivel meglehetősen intuitív és könnyen érthető. Ha szükséged van a teljes információra, megtalálod az utasításokat képernyőképekkel együtt a hivatalos weboldalon.

Hogy legyen egy általános elképzelésünk arról, hogyan GPG4OL néz ki az Outlookban, lásd a következő képernyőképet:

A GPG4Win kiegészítőn kívül van egy maroknyi más eszköz is az e-mailek titkosításához. Néhány ilyen program csak az Outlookkal működik, míg mások több e-mail klienst is támogatnak:

• Data Motion Secure Mail - támogatja az Outlook, a Gmail és a Lotus.
• Cryptshare - működik Microsoft Outlook, IBM Notes és Web.
• Sendinc Outlook Add-in - ingyenes e-mail titkosítási szoftver az Outlookhoz.
• Virtru - e-mail biztonsági alkalmazás az Outlook, Gmail, Hotmail és Yahoo által küldött e-mail üzenetek titkosítására.
• Öt ingyenes alkalmazás áttekintése az e-mailek titkosításához
• Ingyenes web-alapú szolgáltatások titkosított és biztonságos e-mailek küldéséhez

Exchange hosztolt titkosítás

Ha vállalati környezetben dolgozik, használhatja a Exchange Hosted titkosítás (EHE) szolgáltatással az e-mail üzenetek titkosítása/visszafejtése a kiszolgálói oldalon a rendszergazda által létrehozott házirend-szabályok alapján.

Az Outlook-felhasználók, akik valaha is kipróbálták ezt a titkosítási módszert, két fő panaszuk van.

Először is, az Exchange hosztolt titkosítást nehéz beállítani. A digitális azonosítón kívül egy speciális jelszóra, azaz tokenre is szükség van, amelyet az Exchange rendszergazdája rendelt hozzád. Ha az Exchange rendszergazdája felelősségteljes és érzékeny, akkor beállítja az Exchange titkosítást, és megszabadít a fejfájástól : ) Ha nem vagy ilyen szerencsés, próbáld meg követni a Microsoft utasításait ( Digitális azonosító megszerzése üzenetek küldéséhez a Microsoft Exchange használatával szakasz az oldal alján található).

Másodszor, a titkosított e-mailek címzettjeinek is az Exchange által üzemeltetett titkosítást kell használniuk, különben a titkosítás használhatatlan.

Az Office 365 Exchange Hosted Encryption állítólag mindkét fent említett problémát orvosolja. Ha további információkat szeretne megtudni róla, látogasson el a hivatalos weboldalra vagy erre a blogra.

Ha az ebben a cikkben ismertetett e-mail védelmi technikák egyike sem felel meg teljes mértékben az Ön igényeinek, fontolóra veheti más, kifinomultabb módszerek alkalmazását, például Steganográfia Ez a nehezen kiejthető szó egy üzenet vagy más fájl elrejtését jelenti egy másik üzeneten vagy fájlon belül. Különböző digitális szteganográfiai technikák léteznek, például egy e-mail tartalmának elrejtése zajos képek legalacsonyabb bitjeibe, titkosított vagy véletlenszerű adatokba stb. Ha többet szeretne megtudni, nézze meg ezt a Wikipédia-szócikket.

És ez minden mára, köszönöm, hogy olvastatok!