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इस लेख में मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे एक्सेल डेटा को कई कॉलमों, कॉलम नामों द्वारा वर्णानुक्रम में और किसी भी पंक्ति में मानों द्वारा सॉर्ट किया जाता है। साथ ही, आप सीखेंगे कि डेटा को गैर-मानक तरीकों से कैसे सॉर्ट किया जाता है, जब वर्णानुक्रम या संख्यात्मक रूप से सॉर्ट करना काम नहीं करता है।
मेरा मानना है कि हर कोई जानता है कि कॉलम को वर्णानुक्रम में या आरोही / अवरोही क्रम में कैसे सॉर्ट करना है। आपको केवल संपादन समूह में होम टैब पर स्थित A-Z या Z-A बटन क्लिक करना है और सॉर्ट करें में डेटा टैब पर क्लिक करना है & फ़िल्टर समूह:
हालांकि, एक्सेल सॉर्ट फीचर कहीं अधिक विकल्प और क्षमताएं प्रदान करता है जो इतने स्पष्ट नहीं हैं लेकिन बेहद उपयोगी हो सकते हैं :
कई कॉलम के आधार पर क्रमित करें
अब मैं आपको दिखाने जा रहा हूं कि एक्सेल डेटा को दो या अधिक कॉलम के आधार पर कैसे सॉर्ट करें। मैं इसे Excel 2010 में करूँगा क्योंकि मेरे पास यह संस्करण मेरे कंप्यूटर पर स्थापित है। यदि आप किसी अन्य एक्सेल संस्करण का उपयोग करते हैं, तो आपको उदाहरणों का अनुसरण करने में कोई समस्या नहीं होगी क्योंकि एक्सेल 2007 और एक्सेल 2013 में सॉर्टिंग सुविधाएँ बहुत अधिक समान हैं। आप केवल रंग योजनाओं और संवादों के लेआउट में कुछ अंतर देख सकते हैं। ठीक है, आगे बढ़ते हैं...
- डेटा टैब पर सॉर्ट करें बटन पर क्लिक करें या कस्टम सॉर्ट <1 पर क्लिक करें सॉर्ट करें डायलॉग खोलने के लिए>होम टैब।क्रमित करना:
- " क्रमबद्ध करें " और " फिर " ड्रॉपडाउन सूचियों से, उन स्तंभों का चयन करें जिनके अनुसार आप चाहते हैं अपने डेटा को क्रमबद्ध करने के लिए। उदाहरण के लिए, आप अपनी छुट्टियों की योजना बना रहे हैं और आपके पास ट्रैवल एजेंसी द्वारा उपलब्ध कराए गए होटलों की एक सूची है। आप उन्हें पहले क्षेत्र , फिर बोर्ड आधार और अंत में मूल्य के अनुसार क्रमित करना चाहते हैं, जैसा कि स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:
<3 - ओके पर क्लिक करें और यहां आप हैं:
- सबसे पहले, क्षेत्र कॉलम को वर्णानुक्रम में पहले क्रमबद्ध किया गया है।
- दूसरा, बोर्ड आधार कॉलम को क्रमबद्ध किया जाता है, ताकि सभी समावेशी (एएल) होटल सूची के शीर्ष पर हों।
- अंत में, कीमत कॉलम को सबसे छोटे से सबसे बड़े तक क्रमबद्ध किया जाता है।
एक्सेल में एकाधिक कॉलम द्वारा डेटा सॉर्ट करना बहुत आसान है, है ना? हालांकि, सॉर्ट डायलॉग में और भी कई विशेषताएं हैं। आगे इस लेख में मैं आपको दिखाऊंगा कि पंक्ति के अनुसार कैसे क्रमबद्ध करें, कॉलम नहीं, और कॉलम नामों के आधार पर वर्णानुक्रम में अपने वर्कशीट में डेटा को कैसे पुनर्व्यवस्थित करें। साथ ही, आप सीखेंगे कि अपने एक्सेल डेटा को गैर-मानक तरीकों से कैसे सॉर्ट करना है, जब वर्णमाला या संख्यात्मक क्रम में सॉर्ट करना काम नहीं करता है।
एक्सेल में पंक्ति और कॉलम नामों से सॉर्ट करें
I 90% मामलों में जब आप एक्सेल में डेटा सॉर्ट कर रहे होते हैं, तो आप एक या कई कॉलम में वैल्यू के आधार पर सॉर्ट करते हैं। हालाँकि, कभी-कभी हमारे पास गैर-तुच्छ डेटा सेट होते हैं और हमें पंक्ति (क्षैतिज रूप से) द्वारा क्रमबद्ध करने की आवश्यकता होती है, अर्थात।कॉलम हेडर या किसी विशेष पंक्ति में मानों के आधार पर कॉलम के क्रम को बाएं से दाएं पुनर्व्यवस्थित करें।
उदाहरण के लिए, आपके पास स्थानीय विक्रेता द्वारा प्रदान किए गए या इंटरनेट से डाउनलोड किए गए फोटो कैमरों की एक सूची है। सूची में विभिन्न विशेषताएं, विशिष्टताएं और कीमतें इस तरह शामिल हैं:
आपको जो चाहिए वह है फोटो कैमरों को कुछ मापदंडों के अनुसार क्रमबद्ध करना जो आपके लिए सबसे ज्यादा मायने रखते हैं। एक उदाहरण के रूप में, आइए पहले उन्हें मॉडल के नाम से क्रमबद्ध करें।
- डेटा की उस श्रेणी का चयन करें जिसे आप क्रमबद्ध करना चाहते हैं। यदि आप सभी स्तंभों को पुनर्व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो आप अपनी सीमा के भीतर किसी भी सेल का चयन कर सकते हैं। हम अपने डेटा के लिए ऐसा नहीं कर सकते क्योंकि कॉलम A में विभिन्न विशेषताओं की सूची है और हम चाहते हैं कि यह अपनी जगह पर बना रहे। इसलिए, हमारा चयन सेल B1 से शुरू होता है:
- डेटा टैब पर सॉर्ट बटन पर क्लिक करके खोलें क्रमबद्ध करें संवाद। संवाद के ऊपरी-दाएँ भाग में " मेरे डेटा में हेडर हैं " चेकबॉक्स पर ध्यान दें, यदि आपकी वर्कशीट में हेडर नहीं हैं तो आपको इसे अनचेक कर देना चाहिए। चूंकि हमारी शीट में हेडर हैं, हम टिक को छोड़ देते हैं और विकल्प बटन पर क्लिक करते हैं।
- ओपनिंग में सॉर्ट विकल्प संवाद ओरिएंटेशन के अंतर्गत, बाएं से दाएं क्रमित करें चुनें, और क्लिक करें ठीक है ।
- फिर वह पंक्ति चुनें जिसके अनुसार आप क्रमित करना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, हम पंक्ति 1 का चयन करते हैं जिसमें फोटो कैमरे के नाम होते हैं। सुनिश्चित करें कि आपने इसके अंतर्गत " मान " चुना हुआ है आदेश के अंतर्गत क्रमबद्ध करें और " A से Z ", फिर ठीक पर क्लिक करें।
आपके क्रमित करने का परिणाम इस तरह दिखना चाहिए:
मुझे पता है कि स्तंभ के आधार पर क्रमित करना नामों का हमारे मामले में बहुत कम व्यावहारिक अर्थ है और हमने इसे केवल प्रदर्शन के उद्देश्य से किया ताकि आप यह महसूस कर सकें कि यह कैसे काम करता है। इसी तरह, आप कैमरों की सूची को आकार, या इमेजिंग सेंसर, या सेंसर प्रकार, या किसी अन्य विशेषता के अनुसार क्रमबद्ध कर सकते हैं जो आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, आइए शुरुआत के लिए उन्हें मूल्य के आधार पर क्रमित करें।
आप जो करते हैं वह ऊपर बताए अनुसार चरण 1 - 3 से गुजरते हैं और फिर चरण 4 पर, पंक्ति 2 के बजाय आप पंक्ति 4 का चयन करते हैं जो खुदरा कीमतों को सूचीबद्ध करती है। . क्रमित करने का परिणाम इस प्रकार दिखाई देगा:
कृपया ध्यान दें कि यह केवल एक पंक्ति नहीं है जिसे क्रमबद्ध किया गया है। पूरे कॉलम को स्थानांतरित कर दिया गया ताकि डेटा विकृत न हो। दूसरे शब्दों में, आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में जो देख रहे हैं वह सबसे सस्ते से सबसे महंगे फोटो कैमरों की सूची है।
आशा है कि अब आप समझ गए होंगे कि एक्सेल में पंक्ति को कैसे क्रमबद्ध किया जाता है। लेकिन क्या होगा यदि हमारे पास डेटा है जो वर्णानुक्रम या संख्यात्मक रूप से अच्छी तरह से सॉर्ट नहीं करता है?
कस्टम ऑर्डर में डेटा सॉर्ट करें (कस्टम सूची का उपयोग करके)
यदि आप अपने डेटा को किसी अन्य कस्टम ऑर्डर में सॉर्ट करना चाहते हैं वर्णानुक्रम की तुलना में, आप अंतर्निहित एक्सेल कस्टम सूचियों का उपयोग कर सकते हैं या अपना स्वयं का बना सकते हैं। बिल्ट-इन कस्टम सूचियों के साथ, आप दिनों के अनुसार क्रमित कर सकते हैंसप्ताह या वर्ष के महीने। Microsoft Excel दो प्रकार की ऐसी कस्टम सूचियाँ प्रदान करता है - संक्षिप्त और पूर्ण नामों के साथ:
मान लीजिए, हमारे पास साप्ताहिक घरेलू कामों की एक सूची है और हम उन्हें नियत दिन के अनुसार क्रमबद्ध करना चाहते हैं या प्राथमिकता।
- आप उस डेटा का चयन करके शुरू करते हैं जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं और फिर सॉर्ट करें डायलॉग खोलते हैं ठीक उसी तरह जैसे हमने सॉर्ट करते समय किया था। एकाधिक कॉलम या कॉलम नामों से ( डेटा टैब > सॉर्ट करें बटन)।
- द्वारा सॉर्ट करें बॉक्स में, इच्छित कॉलम चुनें क्रमबद्ध करने के लिए, हमारे मामले में यह दिन कॉलम है क्योंकि हम अपने कार्यों को सप्ताह के दिनों के अनुसार क्रमबद्ध करना चाहते हैं। फिर ऑर्डर के तहत कस्टम लिस्ट चुनें जैसा कि स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:
- कस्टम लिस्ट डायलॉग में बॉक्स में, आवश्यक सूची चुनें. चूंकि हमारे पास दिन कॉलम में संक्षिप्त दिन के नाम हैं, इसलिए हम संबंधित कस्टम सूची चुनते हैं और ठीक पर क्लिक करते हैं।
बस! अब हमारे पास सप्ताह के दिनों के अनुसार हमारे घरेलू कार्य हैं:
ध्यान दें। अगर आप अपने डेटा में कुछ बदलना चाहते हैं, तो कृपया ध्यान रखें कि नया या संशोधित डेटा स्वचालित रूप से सॉर्ट नहीं होगा। आपको डेटा टैब पर, सॉर्ट और amp; फ़िल्टर समूह:
ठीक है, जैसा कि आप देखते हैं कि कस्टम सूची द्वारा एक्सेल डेटा को क्रमबद्ध करना कोई चुनौती पेश नहीं करता है। आखिरी काम जो हमारे पास करना बाकी है, वह हैडेटा को हमारी स्वयं की कस्टम सूची के अनुसार क्रमबद्ध करें।
डेटा को अपनी स्वयं की कस्टम सूची द्वारा क्रमबद्ध करें
जैसा कि आपको याद है, हमारे पास तालिका में एक और कॉलम है, प्राथमिकता कॉलम। अपने साप्ताहिक कामों को सबसे महत्वपूर्ण से कम महत्वपूर्ण तक क्रमबद्ध करने के लिए, आप निम्नानुसार आगे बढ़ें।
ऊपर वर्णित चरण 1 और 2 का पालन करें, और जब आपके पास कस्टम सूची संवाद खुला हो, तो चयन करें नई सूची कस्टम सूची के तहत बाएं हाथ के कॉलम में, और प्रविष्टियों को सीधे सूची प्रविष्टियों बॉक्स में दाईं ओर टाइप करें। अपनी प्रविष्टियों को ठीक उसी क्रम में टाइप करना याद रखें, जिस क्रम में आप उन्हें ऊपर से नीचे तक क्रमबद्ध करना चाहते हैं:
जोड़ें पर क्लिक करें और आप देखेंगे कि नई बनाई गई कस्टम सूची को मौजूदा कस्टम सूचियों में जोड़ा गया है, फिर ठीक :
और यहां हमारे घरेलू कार्य आते हैं, जिन्हें प्राथमिकता के आधार पर क्रमबद्ध किया गया है:
जब आप क्रमित करने के लिए कस्टम सूचियों का उपयोग करते हैं, तो आप एकाधिक स्तंभों के आधार पर क्रमित करने के लिए स्वतंत्र होते हैं और प्रत्येक मामले में एक अलग कस्टम सूची का उपयोग करते हैं। यह प्रक्रिया बिल्कुल वैसी ही है, जैसा कि हम पहले ही कई कॉलमों के आधार पर छाँटने पर चर्चा कर चुके हैं। सप्ताह का दिन, और फिर प्राथमिकता से :)
आज के लिए बस इतना ही, पढ़ने के लिए धन्यवाद!
