ट्यूटोरियल दिखाता है कि एक्सेल में कस्टम डेटा वैलिडेशन नियम कैसे बनाए जाते हैं। आपको E xcel डेटा सत्यापन फ़ार्मुलों के कुछ उदाहरण मिलेंगे, जो केवल विशिष्ट कोशिकाओं में संख्याओं या पाठ मानों की अनुमति देते हैं, या केवल विशिष्ट वर्णों से शुरू होने वाले पाठ, डुप्लिकेट को रोकने वाले अद्वितीय डेटा की अनुमति देते हैं, और बहुत कुछ।

कल के ट्यूटोरियल में हमने एक्सेल डेटा वैलिडेशन को देखना शुरू किया - इसका उद्देश्य क्या है, यह कैसे काम करता है, और अपने वर्कशीट में डेटा को मान्य करने के लिए अंतर्निहित नियमों का उपयोग कैसे करें। आज, हम एक कदम और आगे ले जा रहे हैं और एक्सेल में कस्टम डेटा सत्यापन के मूलभूत पहलुओं के बारे में बात करने जा रहे हैं और साथ ही कुछ विभिन्न सत्यापन सूत्रों के साथ प्रयोग कर रहे हैं।

कैसे करें सूत्र के साथ कस्टम डेटा सत्यापन बनाएं

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में संख्याओं, तिथियों और पाठ के लिए कई अंतर्निहित डेटा सत्यापन नियम हैं, लेकिन वे केवल सबसे बुनियादी परिदृश्यों को कवर करते हैं। यदि आप अपने स्वयं के मानदंडों के साथ कक्षों को मान्य करना चाहते हैं, तो सूत्र के आधार पर एक कस्टम सत्यापन नियम बनाएँ। यहां बताया गया है कि कैसे:

1. सत्यापित करने के लिए एक या अधिक सेल का चयन करें।
2. डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलें। इसके लिए, डेटा उपकरण समूह में डेटा टैब पर डेटा सत्यापन बटन पर क्लिक करें या कुंजी अनुक्रम Alt > डी एंड जीटी; L (प्रत्येक कुंजी को अलग से दबाया जाना है)।
3. डेटा सत्यापन संवाद विंडो के सेटिंग्स टैब पर, कस्टम का चयन करें Allow बॉक्स में एंटर करेंपंक्तियों और स्तंभों की स्थिति। इस प्रकार, सेल D3 के लिए सूत्र =A3/B3 में बदल जाएगा, और D4 के लिए यह =A4/B4 हो जाएगा, डेटा सत्यापन सभी गलत कर रहा है!

   सूत्र को ठीक करने के लिए, लॉक करने के लिए कॉलम और पंक्ति संदर्भों से पहले "$" टाइप करें उन्हें: =$A$2/$B$2 । या, विभिन्न संदर्भ प्रकारों के बीच टॉगल करने के लिए F4 दबाएं। प्रत्येक पंक्ति या/और कॉलम:

   

   जैसा कि आप देखते हैं, कोई "पूर्ण सत्य" नहीं है, स्थिति और आपके विशेष कार्य के आधार पर वही सूत्र सही या गलत हो सकता है।

   Excel में अपने स्वयं के सूत्रों के साथ डेटा सत्यापन का उपयोग करने का तरीका इस प्रकार है। अधिक समझ प्राप्त करने के लिए, नीचे हमारी नमूना कार्यपुस्तिका को बेझिझक डाउनलोड करें और नियम सेटिंग्स की जांच करें। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह आपको हमारे ब्लॉग पर देखूंगा!

   डाउनलोड के लिए अभ्यास कार्यपुस्तिका

   एक्सेल डेटा सत्यापन उदाहरण (.xlsx फ़ाइल)

   फ़ॉर्मूला बॉक्स में आपका डेटा सत्यापन फ़ॉर्मूला.
4. ठीक क्लिक करें.

वैकल्पिक रूप से, आप एक कस्टम इनपुट संदेश और त्रुटि चेतावनी जोड़ सकते हैं जो तब दिखाई देगी जब उपयोगकर्ता क्रमशः मान्य सेल का चयन करेगा या अमान्य डेटा दर्ज करेगा।

नीचे आपको विभिन्न डेटा प्रकारों के लिए कस्टम सत्यापन नियमों के कुछ उदाहरण मिलेंगे।

ध्यान दें। सभी एक्सेल डेटा सत्यापन नियम, बिल्ट-इन और कस्टम, केवल नए डेटा को सत्यापित करते हैं जो नियम बनाने के बाद सेल में टाइप किया जाता है। कॉपी किए गए डेटा को मान्य नहीं किया जाता है, न ही नियम बनाने से पहले सेल में डेटा इनपुट किया जाता है। आपके डेटा सत्यापन मानदंड को पूरा नहीं करने वाली मौजूदा प्रविष्टियों को पिन डाउन करने के लिए, अमान्य डेटा सर्कल करें सुविधा का उपयोग करें, जैसा कि Excel में अमान्य डेटा कैसे ढूंढें में दिखाया गया है।

केवल संख्याओं को अनुमति देने के लिए एक्सेल डेटा सत्यापन

आश्चर्यजनक रूप से, कोई भी अंतर्निहित एक्सेल डेटा सत्यापन नियम एक बहुत ही सामान्य स्थिति के लिए पूरा नहीं करता है जब आपको उपयोगकर्ताओं को केवल विशिष्ट कक्षों में संख्या दर्ज करने के लिए प्रतिबंधित करने की आवश्यकता होती है। लेकिन इसे ISNUMBER फ़ंक्शन पर आधारित एक कस्टम डेटा सत्यापन सूत्र के साथ आसानी से किया जा सकता है, जैसे:

=ISNUMBER(C2)

जहां C2 उस श्रेणी का सबसे ऊपरी सेल है जिसे आप सत्यापित करना चाहते हैं।

ध्यान दें। ISNUMBER फ़ंक्शन मान्य सेल में किसी भी संख्यात्मक मान की अनुमति देता है, जिसमें पूर्णांक, दशमलव, अंशों के साथ-साथ दिनांक और समय भी शामिल हैं, जो एक्सेल के संदर्भ में संख्याएँ भी हैं।

अनुमति देने के लिए एक्सेल डेटा सत्यापनकेवल पाठ

यदि आप इसके विपरीत की तलाश कर रहे हैं - दी गई कोशिकाओं की श्रेणी में केवल पाठ प्रविष्टियों की अनुमति देने के लिए, तो ISTEXT फ़ंक्शन के साथ एक कस्टम नियम बनाएं, उदाहरण के लिए:

=ISTEXT(D2)

जहां D2 चयनित श्रेणी का सबसे ऊपर का सेल है।

टेक्स्ट को विशिष्ट वर्ण (वर्णों) से शुरू होने दें

यदि सभी मान एक निश्चित श्रेणी में हैं श्रेणी किसी विशेष वर्ण या सबस्ट्रिंग से शुरू होनी चाहिए, फिर वाइल्डकार्ड वर्ण के साथ COUNTIF फ़ंक्शन के आधार पर एक्सेल डेटा सत्यापन करें:

उदाहरण के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि कॉलम A में सभी ऑर्डर आईडी "AA-", "aa-", "Aa-", या "aA-" उपसर्ग (केस-असंवेदनशील) से शुरू होते हैं, इसके साथ एक कस्टम नियम परिभाषित करें डेटा सत्यापन सूत्र:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

OR तर्क के साथ सत्यापन सूत्र (एकाधिक मानदंड)

यदि 2 या अधिक मान्य हैं उपसर्ग, कई COUNTIF फ़ंक्शन जोड़ें, ताकि आपका एक्सेल डेटा सत्यापन नियम OR तर्क के साथ काम करे:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

केस-संवेदी सत्यापन सूत्र<19

यदि वर्ण का मामला मायने रखता है, तो विशिष्ट पाठ से शुरू होने वाली प्रविष्टियों के लिए केस-संवेदी सत्यापन सूत्र बनाने के लिए बाएँ फ़ंक्शन के संयोजन में EXACT का उपयोग करें:

EXACT(LEFT( cell , number_of_chars ), text )

उदाहरण के लिए, केवल उन ऑर्डर आईडी को अनुमति देने के लिए जो "AA-" से शुरू होते हैं (न तो "aa-" और न ही "Aa-" की अनुमति है), इसका उपयोग करें सूत्र:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

उपरोक्त सूत्र में,LEFT फ़ंक्शन सेल A2 से पहले 3 वर्ण निकालता है, और EXACT हार्ड-कोडेड सबस्ट्रिंग (इस उदाहरण में "AA-") के साथ केस-संवेदी तुलना करता है। यदि दो सबस्ट्रिंग सटीक रूप से मेल खाते हैं, तो सूत्र TRUE लौटाता है और सत्यापन पास हो जाता है; अन्यथा FALSE वापस आ जाता है और सत्यापन विफल हो जाता है।

कुछ पाठ वाली प्रविष्टियों को अनुमति दें

किसी सेल में कहीं भी विशिष्ट पाठ वाली प्रविष्टियों को अनुमति देने के लिए (शुरुआत में) , मध्य, या अंत), इस पर निर्भर करते हुए कि आप केस-संवेदी या केस-असंवेदनशील मिलान चाहते हैं, FIND या SEARCH के संयोजन में ISNUMBER फ़ंक्शन का उपयोग करें:

• केस-असंवेदनशील सत्यापन: ISNUMBER(SEARCH( टेक्स्ट , सेल ))
• केस-संवेदी सत्यापन: ISNUMBER(FIND( टेक्स्ट , सेल ))

हमारे नमूना डेटा सेट पर, कक्ष A2:A6 में केवल "AA" टेक्स्ट वाली प्रविष्टियों को अनुमति देने के लिए, इन सूत्रों में से किसी एक का उपयोग करें:

केस-संवेदी:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

केस-संवेदी:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

सूत्र निम्नलिखित तर्क के साथ काम करते हैं:

आप कक्ष A2 में सबस्ट्रिंग "AA" खोजते हैं FIND या SEARCH का उपयोग करके, और दोनों सबस्ट्रिंग में पहले वर्ण की स्थिति लौटाते हैं। यदि पाठ नहीं मिलता है, तो एक त्रुटि वापस आ जाती है। खोज के परिणाम के रूप में लौटाए गए किसी भी संख्यात्मक मान के लिए, ISNUMBER फ़ंक्शन TRUE उत्पन्न करता है, और डेटा सत्यापन सफल होता है। किसी त्रुटि के मामले में, ISNUMBER FALSE लौटाता है, और इसमें प्रविष्टि की अनुमति नहीं होगी aसेल।

डेटा सत्यापन केवल अद्वितीय प्रविष्टियों को अनुमति देने और डुप्लिकेट को अस्वीकार करने के लिए

उन स्थितियों में जब एक निश्चित कॉलम या सेल की श्रेणी में कोई डुप्लिकेट नहीं होना चाहिए, केवल अद्वितीय प्रविष्टियों को अनुमति देने के लिए एक कस्टम डेटा सत्यापन नियम कॉन्फ़िगर करें। इसके लिए, हम डुप्लिकेट की पहचान करने के लिए क्लासिक COUNTIF सूत्र का उपयोग करने जा रहे हैं:

उदाहरण के लिए, बनाने के लिए सुनिश्चित करें कि सेल A2 से A6 में केवल अद्वितीय ऑर्डर आईडी इनपुट हैं, इस डेटा सत्यापन सूत्र के साथ एक कस्टम नियम बनाएं:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

जब एक अद्वितीय मान दर्ज किया जाता है, तो सूत्र TRUE लौटाता है और सत्यापन सफल होता है। यदि समान मान पहले से ही निर्दिष्ट सीमा (1 से अधिक गणना) में मौजूद है, तो COUNTIF FALSE लौटाता है और इनपुट सत्यापन विफल हो जाता है। $6) और मान्य श्रेणी में प्रत्येक सेल के लिए ठीक से समायोजित करने के लिए सूत्र प्राप्त करने के लिए शीर्ष सेल (A2) के लिए एक सापेक्ष संदर्भ का उपयोग करें।

ध्यान दें। यह डेटा सत्यापन सूत्र केस-असंवेदनशील है, यह अपरकेस और लोअरकेस टेक्स्ट में अंतर नहीं करता है।

दिनांक और समय के लिए सत्यापन सूत्र

इनबिल्ट दिनांक सत्यापन काफी कुछ प्रदान करता है उपयोगकर्ताओं को केवल आपके द्वारा निर्दिष्ट दो तिथियों के बीच की तारीखों को दर्ज करने के लिए पूर्वनिर्धारित मानदंड, किसी दी गई तारीख से अधिक, उससे कम या उसके बराबर।

यदि आप डेटा पर अधिक नियंत्रण चाहते हैंअपने कार्यपत्रकों में सत्यापन, आप एक कस्टम नियम के साथ अंतर्निहित कार्यक्षमता को दोहरा सकते हैं या अपना स्वयं का सूत्र लिख सकते हैं जो एक्सेल डेटा सत्यापन की अंतर्निहित क्षमताओं से परे है।

दो तिथियों के बीच दिनांकों की अनुमति दें

एक निर्दिष्ट सीमा के भीतर एक तिथि तक प्रविष्टि को सीमित करने के लिए, आप या तो "बीच" मानदंड के साथ पूर्वनिर्धारित तिथि नियम का उपयोग कर सकते हैं या इस सामान्य सूत्र के साथ एक कस्टम सत्यापन नियम बना सकते हैं:

कहाँ:

• सेल मान्य श्रेणी में सबसे ऊपर का सेल है, और
• प्रारंभ और समाप्ति दिनांक DATE फ़ंक्शन के माध्यम से प्रदान की गई मान्य तिथियां हैं या दिनांक वाले कक्षों के संदर्भ हैं।<10

उदाहरण के लिए, वर्ष 2017 के जुलाई महीने में केवल तारीखों को अनुमति देने के लिए, निम्न सूत्र का उपयोग करें:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

या, प्रारंभ तिथि और समाप्ति दर्ज करें कुछ कक्षों में दिनांक (इस उदाहरण में F1 और F2), और उन कक्षों को अपने सूत्र में संदर्भित करें:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

कृपया ध्यान दें कि सीमा दिनांक ar e निरपेक्ष सेल संदर्भों के साथ बंद है।

केवल कार्यदिवस या सप्ताहांत की अनुमति दें

किसी उपयोगकर्ता को केवल सप्ताह के दिनों या सप्ताहांत में प्रवेश करने के लिए प्रतिबंधित करने के लिए, एक कस्टम सत्यापन नियम आधारित कॉन्फ़िगर करें WEEKDAY फ़ंक्शन पर।

return_type तर्क 2 पर सेट होने के साथ, WEEKDAY 1 (सोमवार) से 7 (रविवार) तक का पूर्णांक देता है। तो, सप्ताह के दिनों (सोम से शुक्र) के लिए सूत्र का परिणाम होना चाहिए6 से कम, और सप्ताहांत (शनि और सूर्य) के लिए 5 से अधिक।

केवल कार्यदिवस :

केवल सप्ताहांत :

उदाहरण के लिए, सेल C2:C6 में केवल कार्यदिवस दर्ज करने की अनुमति देने के लिए, इसका उपयोग करें सूत्र:

=WEEKDAY(C2,2)<6

तिथियों को आज की तारीख के आधार पर मान्य करें

कई स्थितियों में, आप आज की तारीख को शुरुआत के रूप में उपयोग करना चाह सकते हैं अनुमत तिथि सीमा की तिथि। वर्तमान दिनांक प्राप्त करने के लिए, TODAY फ़ंक्शन का उपयोग करें, और फिर अंतिम तिथि की गणना करने के लिए इसमें वांछित दिनों की संख्या जोड़ें।

उदाहरण के लिए, डेटा प्रविष्टि को अब से 6 दिनों तक सीमित करने के लिए (7 दिनों सहित) आज), हम सूत्र-आधारित मानदंड के साथ अंतर्निहित दिनांक नियम का उपयोग करने जा रहे हैं:

1. अनुमति दें
में दिनांक चुनें
2. डेटा
3. प्रारंभ तिथि बॉक्स में के बीच का चयन करें, =TODAY()
4. <1 में दर्ज करें>समाप्ति तिथि बॉक्स में, =TODAY() + 6

दर्ज करें इसी तरह, आप उपयोगकर्ताओं को आज की तारीख से पहले या बाद की तारीख दर्ज करने से रोक सकते हैं। इसके लिए, डेटा बॉक्स में या तो कम या इससे चुनें, और फिर अंत तारीख में =TODAY() दर्ज करें या प्रारंभ दिनांक बॉक्स, क्रमशः।

वर्तमान समय के आधार पर समय सत्यापित करें

वर्तमान समय के आधार पर डेटा को सत्यापित करने के लिए, अपने स्वयं के डेटा सत्यापन सूत्र के साथ पूर्वनिर्धारित समय नियम का उपयोग करें:

1. अनुमति दें बॉक्स में, चयन करें समय ।
2. डेटा बॉक्स में, या तो इससे कम चुनें जो वर्तमान समय से पहले केवल समय की अनुमति देता है, या इससे अधिक वर्तमान समय के बाद समय की अनुमति देने के लिए।
3. समाप्ति समय या प्रारंभ समय बॉक्स में (पिछले चरण में आपने जो मापदंड चुना है, उसके आधार पर) निम्न सूत्रों में से एक दर्ज करें:
   • वर्तमान दिनांक और समय के आधार पर तारीखों और समय को मान्य करने के लिए:

     =NOW()

   • सत्यापित करने के लिए समय वर्तमान समय के आधार पर:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट एक नियम दिखाता है जो वर्तमान समय से केवल अधिक समय की अनुमति देता है:<3

कस्टम एक्सेल डेटा सत्यापन नियम काम नहीं कर रहा है

यदि आपका फॉर्मूला-आधारित डेटा सत्यापन नियम अपेक्षा के अनुरूप काम नहीं करता है, तो जाँच करने के लिए 3 मुख्य बिंदु हैं:<3

• डेटा सत्यापन सूत्र सही है
• सत्यापन सूत्र खाली सेल को संदर्भित नहीं करता है
• उचित सेल संदर्भों का उपयोग किया जाता है

शुद्धता की जांच करें आपके एक्सेल डेटा सत्यापन सूत्र के

शुरुआत के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह #N/A, #VALUE या #DIV/0 जैसी कोई त्रुटि वापस नहीं करता है, अपने सत्यापन सूत्र को कुछ सेल में कॉपी करें।

यदि आप एक कस्टम नियम<12 बना रहे हैं>, सूत्र को TRUE और FALSE के तार्किक मान या क्रमशः 1 और 0 के मान लौटाने चाहिए।

यदि आप अंतर्निहित नियम<में सूत्र-आधारित मानदंड का उपयोग करते हैं। 12> (जैसा कि हमने समय के आधार पर मान्य करने के लिए किया थावर्तमान समय), यह एक अन्य संख्यात्मक मान भी लौटा सकता है।

एक्सेल डेटा सत्यापन सूत्र को खाली सेल का संदर्भ नहीं देना चाहिए

कई स्थितियों में, यदि आप खाली पर ध्यान न दें <12 का चयन करते हैं> नियम को परिभाषित करते समय बॉक्स (आमतौर पर डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है) और आपके सूत्र में संदर्भित एक या अधिक सेल रिक्त हैं, मान्य सेल में किसी भी मान की अनुमति होगी।

यहां सरलतम रूप में एक उदाहरण दिया गया है:

डेटा सत्यापन फ़ार्मुलों में पूर्ण और सापेक्ष सेल संदर्भ

फ़ॉर्मूला-आधारित एक्सेल सत्यापन नियम सेट करते समय, कृपया ध्यान रखें कि आपके सभी सेल संदर्भ सूत्र चयनित श्रेणी में ऊपरी बाएँ कक्ष के सापेक्ष हैं।

यदि आप एक से अधिक कक्षों के लिए नियम बना रहे हैं और आपका सत्यापन मानदंड विशिष्ट कक्षों<12 पर निर्भर है>, पूर्ण सेल संदर्भों का उपयोग करना सुनिश्चित करें ($ साइन जैसे $A$1), अन्यथा आपका नियम केवल पहले सेल के लिए सही ढंग से काम करेगा। बिंदु को बेहतर ढंग से समझाने के लिए, कृपया निम्नलिखित उदाहरण पर विचार करें।

मान लीजिए, आप D2 से D5 कक्षों में डेटा प्रविष्टि को 1 (न्यूनतम मान) और A2 को B2 से विभाजित करने के परिणाम के बीच पूर्ण संख्याओं तक सीमित करना चाहते हैं। तो, आप इस सरल सूत्र =A2/B2 के साथ अधिकतम मान की गणना करते हैं, जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:

समस्या यह है कि यह प्रतीत होता है कि सही सूत्र सेल D3 के लिए काम नहीं करेगा D5 क्योंकि रिश्तेदार के आधार पर सापेक्ष संदर्भ बदलते हैं