ट्यूटोरियल दिखाता है कि नए डायनेमिक एरे फ़ंक्शंस का उपयोग करके किसी अन्य सेल के आधार पर एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाई जाए।

एक्सेल में एक साधारण ड्रॉप डाउन सूची बनाना आसान है। बहु-स्तरीय कैस्केडिंग ड्रॉप-डाउन बनाना हमेशा एक चुनौती रही है। ऊपर दिए गए लिंक किए गए ट्यूटोरियल में चार अलग-अलग दृष्टिकोणों का वर्णन किया गया है, जिनमें से प्रत्येक में पागल संख्या में कदम, विभिन्न सूत्रों का एक गुच्छा, और बहु-शब्द प्रविष्टियों, रिक्त कक्षों आदि से संबंधित मुट्ठी भर सीमाएं शामिल हैं।

वह बुरा था समाचार। अच्छी खबर यह है कि उन विधियों को एक्सेल के पूर्व-गतिशील संस्करणों के लिए डिजाइन किया गया था। एक्सेल 365 में डायनेमिक सरणियों की शुरूआत ने सब कुछ बदल दिया है! नए डायनेमिक ऐरे फ़ंक्शंस के साथ, कई आश्रित ड्रॉप-डाउन सूची बनाना मिनटों का मामला है, यदि सेकंड नहीं। कोई चालाकी नहीं, कोई चेतावनी नहीं, कोई बकवास नहीं। केवल तेज़, सरल और आसानी से पालन किए जाने वाले समाधान।

टिप्पणियाँ:

• ड्रॉपडाउन सूची बनाने का यह नया गतिशील सरणी तरीका केवल Excel 365 में काम करता है और एक्सेल 2021। पूर्व-गतिशील एक्सेल में, आपको इसे पुराने तरीके से करना होगा जैसा कि एक्सेल 2019 - 2007 में एक निर्भर ड्रॉप डाउन बनाना में वर्णित है।
• यह समाधान एकल पंक्ति के लिए है। यदि आप अपनी चयन सूची एकाधिक पंक्तियां नीचे कॉपी करना चाहते हैं, तो एकाधिक पंक्तियों के लिए निर्भर ड्रॉप-डाउन सूची में दिए गए निर्देशों का पालन करें।

एक्सेल में गतिशील ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं

यह उदाहरण सामान्य प्रदर्शित करता हैनए डायनेमिक एरे फ़ंक्शंस का उपयोग करके एक्सेल में कैस्केडिंग ड्रॉप डाउन सूची बनाने के लिए दृष्टिकोण।

मान लें कि आपके पास कॉलम ए में फलों की सूची है और कॉलम बी में निर्यातकों की सूची है। एक अतिरिक्त जटिलता यह है कि फलों के नाम नहीं हैं समूहीकृत लेकिन स्तंभ में बिखरे हुए। लक्ष्य अद्वितीय फलों के नामों को पहले ड्रॉप-डाउन में रखना है और उपयोगकर्ता के चयन के आधार पर दूसरे ड्रॉप-डाउन में संबंधित निर्यातकों को दिखाना है।



एक बनाने के लिए एक्सेल में डायनेमिक डिपेंडेंट ड्रॉप डाउन लिस्ट, इन चरणों को पूरा करें:

1। मुख्य ड्रॉप डाउन सूची के लिए आइटम प्राप्त करें

शुरुआत के लिए, हम कॉलम A से सभी अलग-अलग फलों के नाम निकालेंगे। यह UNIQUE फ़ंक्शन को इसके सरलतम रूप में उपयोग करके किया जा सकता है - पहले तर्क के लिए फलों की सूची की आपूर्ति करें ( सरणी ) और शेष वैकल्पिक तर्कों को छोड़ दें क्योंकि उनका डिफ़ॉल्ट हमारे लिए ठीक काम करता है:

=UNIQUE(A3:A15)

सूत्र G3 में जाता है, और एंटर कुंजी दबाने के बाद परिणाम स्वचालित रूप से अगली कोशिकाओं में फैल जाते हैं।



2। मुख्य ड्रॉप डाउन बनाएं

अपनी प्राथमिक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए, एक्सेल डेटा सत्यापन नियम को इस तरह से कॉन्फ़िगर करें:

• उस सेल का चयन करें जिसमें आप ड्रॉपडाउन दिखाना चाहते हैं (हमारे मामले में डी3)।
• डेटा टैब पर, डेटा टूल्स समूह में, डेटा सत्यापन पर क्लिक करें।
• डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स में, निम्न कार्य करें:
  • अनुमति दें के अंतर्गत, चुनें सूची ।
  • स्रोत बॉक्स में, UNIQUE सूत्र द्वारा स्पिल रेंज आउटपुट का संदर्भ दर्ज करें। इसके लिए सेल रेफरेंस के ठीक बाद हैश टैग टाइप करें, जैसे: =$G$3#

    इसे स्पिल रेंज रेफरेंस कहा जाता है, और यह सिंटैक्स पूरी रेंज को संदर्भित करता है, भले ही यह कितना भी फैलता या सिकुड़ता हो।

  • डायलॉग बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।

  

आपका प्राथमिक ड्रॉप- डाउन लिस्ट हो गई है!



3. निर्भर ड्रॉप डाउन सूची के लिए आइटम प्राप्त करें

द्वितीयक ड्रॉपडाउन मेनू के लिए प्रविष्टियां प्राप्त करने के लिए, हम पहले ड्रॉपडाउन में चयनित मान के आधार पर कॉलम B में मानों को फ़िल्टर करेंगे। इसे FILTER:

=FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)

कहा जाता है कि एक अन्य डायनेमिक ऐरे फ़ंक्शन की मदद से किया जा सकता है, जहां B3:B15 आपके आश्रित ड्रॉप डाउन के लिए स्रोत डेटा हैं, A3:A15 इसके लिए स्रोत डेटा हैं आपका मुख्य ड्रॉपडाउन, और D3 मुख्य ड्रॉपडाउन सेल है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि सूत्र सही ढंग से काम करता है, आप पहली ड्रॉप-डाउन सूची में कुछ मान चुन सकते हैं और FILTER द्वारा लौटाए गए परिणामों को देख सकते हैं। उत्तम! :)



4. आश्रित ड्रॉप डाउन बनाएं

दूसरी ड्रॉपडाउन सूची बनाने के लिए, डेटा सत्यापन मानदंड ठीक वैसे ही कॉन्फ़िगर करें जैसे आपने चरण 2 में पहली ड्रॉप डाउन के लिए किया था। लेकिन इस बार, फ़िल्टर फ़ंक्शन द्वारा लौटाई गई स्पिल रेंज का संदर्भ लें: =$H$3#



बस! आपकी एक्सेल निर्भर ड्रॉपडाउन सूची उपयोग के लिए तैयार है।



यह सभी देखें: एक्सेल में डेटा सत्यापन: कैसे जोड़ें, उपयोग करें और निकालें

टिप्स औरनोट:

• ड्रॉप-डाउन सूची स्वचालित रूप से में नई प्रविष्टियां शामिल करने के लिए , अपने स्रोत डेटा को एक्सेल तालिका के रूप में स्वरूपित करें। या आप अपने सूत्रों में कुछ रिक्त कक्षों को शामिल कर सकते हैं जैसा कि इस उदाहरण में दिखाया गया है।
• यदि आपके मूल डेटा में कोई अंतराल है, तो आप इस समाधान का उपयोग करके रिक्त स्थान फ़िल्टर कर सकते हैं ।
• किसी ड्रॉपडाउन आइटम को वर्णानुक्रम में क्रमित करने के लिए, इस उदाहरण में बताए अनुसार अपने सूत्रों को SORT फ़ंक्शन में रैप करें।

Excel में एकाधिक निर्भर ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं<11

पिछले उदाहरण में, हमने दूसरे सेल के आधार पर एक ड्रॉप डाउन सूची बनाई थी। लेकिन क्या होगा यदि आपको बहु-स्तरीय पदानुक्रम की आवश्यकता है, यानी दूसरी सूची के आधार पर तीसरी ड्रॉपडाउन, या तीसरी सूची के आधार पर चौथी ड्रॉपडाउन भी। संभव है कि? हां, आप कितनी भी संख्या में आश्रित सूचियां सेट कर सकते हैं (बेशक एक उचित संख्या :)। G3 में मेनू:



Excel में एकाधिक निर्भर ड्रॉप डाउन सूची बनाने के लिए, आपको यह करना होगा:

1. पहला ड्रॉप डाउन सेट अप करें

मुख्य ड्रॉपडाउन सूची पिछले उदाहरण के समान ही चरणों के साथ बनाई गई है (कृपया ऊपर चरण 1 और 2 देखें)। एकमात्र अंतर स्पिल रेंज का संदर्भ है जिसे आप स्रोत बॉक्स में दर्ज करते हैं।

इस बार, UNIQUE फॉर्मूला E8 में है, और मुख्य ड्रॉप डाउनसूची E3 में होने जा रही है। इसलिए, आप E3 का चयन करें, डेटा सत्यापन पर क्लिक करें, और इस संदर्भ की आपूर्ति करें: =$E$8#



2। दूसरी ड्रॉप डाउन कॉन्फ़िगर करें

जैसा कि आपने देखा होगा, अब कॉलम बी में एक ही निर्यातक की कई घटनाएं होती हैं। लेकिन आप अपनी ड्रॉपडाउन सूची में केवल विशिष्ट नाम चाहते हैं, है ना? सभी डुप्लिकेट घटनाओं को छोड़ने के लिए, UNIQUE फ़ंक्शन को अपने फ़िल्टर सूत्र के चारों ओर लपेटें, और इस अद्यतन सूत्र को F8 में दर्ज करें:

=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))

कहाँ B3:B15 दूसरी ड्रॉप डाउन के लिए स्रोत डेटा हैं , A3:A15 पहले ड्रॉपडाउन के लिए स्रोत डेटा हैं, और E3 पहला ड्रॉपडाउन सेल है।

उसके बाद, डेटा सत्यापन मानदंड के लिए निम्नलिखित स्पिल रेंज संदर्भ का उपयोग करें: =$F$8#



3. तीसरा ड्रॉप डाउन सेट अप करें

तीसरी ड्रॉप डाउन सूची के लिए आइटम इकट्ठा करने के लिए, कई मानदंडों के साथ फ़िल्टर फ़ॉर्मूला का उपयोग करें। पहली कसौटी पहली ड्रॉपडाउन (A3:A15=E3) में चुने गए मूल्य के खिलाफ पूरी फलों की सूची की जांच करती है जबकि दूसरी कसौटी दूसरी ड्रॉपडाउन (B3:B15=F3) में चयन के खिलाफ निर्यातकों की सूची की जांच करती है। पूरा सूत्र G8 को जाता है:

=FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))

यदि आप अधिक निर्भर ड्रॉपडाउन (चौथा, पांचवां, आदि) जोड़ने जा रहे हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि कॉलम C में उसी की कई घटनाएं होंगी वस्तु। डुप्लिकेट को तैयारी तालिका में आने से रोकने के लिए, और परिणामस्वरूप तीसरी ड्रॉपडाउन में, फ़िल्टर सूत्र को नेस्ट करेंUNIQUE फ़ंक्शन जैसा कि हमने पिछले चरण में किया था:

=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))

आखिरी काम जो आपको करना है वह इस स्रोत संदर्भ के साथ एक और डेटा सत्यापन नियम बनाना है: =$G$8#



आपकी एकाधिक निर्भर ड्रॉप डाउन सूची तैयार है!



युक्ति। इसी तरह, आप बाद के ड्रॉप-डाउन के लिए आइटम प्राप्त कर सकते हैं। यह मानते हुए कि कॉलम डी में आपकी चौथी ड्रॉपडाउन सूची के लिए स्रोत डेटा है, आप संबंधित आइटम को पुनः प्राप्त करने के लिए H8 में निम्न सूत्र दर्ज कर सकते हैं:

=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))

Excel में विस्तार योग्य ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं

ड्रॉपडाउन बनाने के बाद, आपकी पहली चिंता यह हो सकती है कि जब आप स्रोत डेटा में नए आइटम जोड़ते हैं तो क्या होता है। क्या ड्रॉपडाउन सूची अपने आप अपडेट हो जाएगी? यदि आपका मूल डेटा एक्सेल तालिका के रूप में स्वरूपित है, तो हाँ, पिछले उदाहरणों में चर्चा की गई एक गतिशील ड्रॉप डाउन सूची आपके पक्ष में बिना किसी प्रयास के स्वचालित रूप से विस्तारित हो जाएगी क्योंकि एक्सेल टेबल उनके स्वभाव से विस्तार योग्य हैं।

यदि कुछ के लिए एक्सेल तालिका का उपयोग करना कोई विकल्प नहीं है, आप अपनी ड्रॉपडाउन सूची को इस तरह से विस्तार योग्य बना सकते हैं:

• नया डेटा शामिल करने के लिए जैसे ही यह स्रोत सूची में जोड़ा जाता है, अपने फ़ार्मुलों में संदर्भित सरणियों में कुछ अतिरिक्त सेल जोड़ें।
• खाली सेल को बाहर करने के लिए , फ़ार्मुलों को खाली सेल को तब तक अनदेखा करने के लिए कॉन्फ़िगर करें जब तक कि वे भर न जाएँ।

इन दो बिंदुओं को ध्यान में रखते हुए, आइए सूत्रों को ठीक करेंहमारी डेटा तैयारी तालिका। डेटा सत्यापन नियमों के लिए किसी भी समायोजन की आवश्यकता नहीं होती है।

मुख्य ड्रॉपडाउन के लिए सूत्र

A3:A15 में फलों के नामों के साथ, हम संभव को पूरा करने के लिए सरणी में 5 अतिरिक्त सेल जोड़ते हैं। नयी प्रविष्टियां। इसके अतिरिक्त, हम बिना रिक्त स्थान के अद्वितीय मान निकालने के लिए फ़िल्टर फ़ंक्शन को UNIQUE में एम्बेड करते हैं। आश्रित ड्रॉपडाउन

G3 में सूत्र को बहुत अधिक सुधार की आवश्यकता नहीं है - बस कुछ और कोशिकाओं के साथ सरणियों का विस्तार करें:

=FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)

परिणाम पूरी तरह से गतिशील विस्तार योग्य निर्भर ड्रॉप है डाउन सूची:



ड्रॉप डाउन सूची को वर्णानुक्रम में कैसे क्रमबद्ध करें

स्रोत डेटा का सहारा लिए बिना अपनी ड्रॉपडाउन सूची को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना चाहते हैं? इसके लिए भी नए गतिशील एक्सेल का एक विशेष कार्य है! अपनी डेटा तैयारी तालिका में, बस SORT फ़ंक्शन को अपने मौजूदा फ़ार्मुलों के चारों ओर लपेटें।

डेटा सत्यापन नियम ठीक उसी तरह कॉन्फ़िगर किए गए हैं जैसा कि पिछले उदाहरणों में बताया गया है।

A से Z तक सॉर्ट करने के लिए<14

चूंकि आरोही क्रमबद्ध क्रम डिफ़ॉल्ट विकल्प है, आप अपने मौजूदा सूत्रों को SORT के सरणी तर्क में नेस्ट कर सकते हैं, अन्य सभी तर्कों को छोड़ सकते हैं जो वैकल्पिक हैं।

के लिए मुख्य ड्रॉपडाउन (G3 में सूत्र):

यह सभी देखें: मिलान और अंतर के लिए दो Google शीट या कॉलम में डेटा की तुलना करें

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))

निर्भर ड्रॉपडाउन के लिए (H3 में सूत्र):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))

हो गया! दोनों ड्रॉप डाउन सूचियां मिलती हैंA से Z तक वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध।



Z से A तक क्रमबद्ध करने के लिए

अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए, आपको तीसरा तर्क सेट करने की आवश्यकता है ( सॉर्ट_ऑर्डर ) SORT फ़ंक्शन का -1.

मुख्य ड्रॉपडाउन (G3 में सूत्र) के लिए:

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)

के लिए निर्भर ड्रॉपडाउन (H3 में सूत्र):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)

यह तैयारी तालिका में डेटा और ड्रॉपडाउन सूची में आइटम को Z से A तक सॉर्ट करेगा :



नए डायनेमिक ऐरे फ़ंक्शंस की मदद से एक्सेल में डायनेमिक ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाने का तरीका यही है। पारंपरिक तरीकों के विपरीत, यह दृष्टिकोण एकल और बहु-शब्द प्रविष्टियों के लिए पूरी तरह से काम करता है और किसी भी रिक्त कक्षों का ख्याल रखता है। पढ़ने के लिए धन्यवाद और अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मिलने की उम्मीद है!

डाउनलोड के लिए अभ्यास कार्यपुस्तिका

एक्सेल निर्भर ड्रॉप डाउन सूची (.xlsx फ़ाइल)