این آموزش اصول اولیه عملکرد Flash Fill را توضیح می دهد و نمونه هایی از استفاده از Flash Fill در اکسل را ارائه می دهد.

Flash Fill یکی از شگفت انگیزترین ویژگی های اکسل است. این یک کار خسته کننده است که ساعت ها طول می کشد تا به صورت دستی انجام شود و آن را به صورت خودکار در یک فلش اجرا می کند (از این رو نام آن). و به سرعت و بدون نیاز به انجام کاری انجام می دهد، اما فقط یک مثال از آنچه می خواهید ارائه می دهد.

Flash Fill در Excel چیست؟

Excel Flash Fill ابزار ویژه ای است که اطلاعاتی را که وارد می کنید تجزیه و تحلیل می کند و زمانی که یک الگو را شناسایی می کند به طور خودکار داده ها را پر می کند.

ویژگی Flash Fill در اکسل 2013 معرفی شد و در تمام نسخه های بعدی اکسل 2016 موجود است. اکسل 2019، اکسل 2021 و اکسل برای مایکروسافت 365.

در دسامبر 2009 به عنوان تلاش سومیت گولوانی، محقق ارشد مایکروسافت، برای کمک به تاجری که به طور تصادفی در فرودگاه با چالش ادغامش ملاقات کرد، شروع شد. چند سال بعد به توانایی قدرتمندی برای خودکارسازی بسیاری از کارهای اکسل تبدیل شد.

Flash Fill به راحتی با ده ها کار مختلف کنار می آید که در غیر این صورت به فرمول های پیچیده یا حتی کد VBA مانند تقسیم و ترکیب رشته های متنی نیاز دارند. پاک کردن داده ها و اصلاح ناسازگاری ها، قالب بندی متن و اعداد، تبدیل تاریخ به t او فرمت را می‌خواست، و خیلی چیزهای دیگر.

هر بار، Flash Fill میلیون‌ها مورد را ترکیب می‌کندبرنامه های کوچکی که ممکن است کار را به انجام برسانند، سپس آن قطعه کد را با استفاده از تکنیک های یادگیری ماشینی مرتب می کند و بهترین را برای کار پیدا می کند. همه این کارها در چند میلی ثانیه در پس زمینه انجام می شود و کاربر تقریباً بلافاصله نتایج را می بیند!

Flash Fill در اکسل کجاست؟

در اکسل 2013 به بعد، ابزار Flash Fill در اکسل قرار دارد. برگه Data ، در گروه Data tools :

میانبر Excel Flash Fill

Those of you کسانی که ترجیح می دهند بیشتر اوقات از صفحه کلید کار کنند، می توانند Flash Fill را با این ترکیب کلید اجرا کنند: Ctrl + E

نحوه استفاده از Flash Fill در Excel

معمولا Flash Fill به طور خودکار شروع می شود و شما فقط نیاز به ارائه یک الگو است. به این صورت است:

1. یک ستون جدید در مجاورت ستون با داده های منبع خود وارد کنید.
2. در اولین سلول ستون جدید اضافه شده، مقدار مورد نظر را تایپ کنید.
3. تایپ کردن را در سلول بعدی شروع کنید، و اگر اکسل الگویی را حس کند، پیش نمایشی از داده ها را نشان می دهد که باید به طور خودکار در سلول های زیر پر شوند.
4. کلید Enter را فشار دهید تا پیش نمایش را بپذیرید. تمام شد!

نکات:

• اگر از نتایج Flash Fill ناراضی هستید، می توانید با فشار دادن Ctrl + Z آنها را لغو کنید. یا از طریق منوی گزینه‌های Flash Fill.
• اگر Flash Fill به طور خودکار شروع نمی‌شود، این تکنیک‌های عیب‌یابی ساده را امتحان کنید.

چگونه با کلیک روی دکمه یا میان‌بر اکسل را با فلش پر کنید

در اکثربه محض اینکه اکسل الگویی را در داده هایی که وارد می کنید ایجاد کند، Flash Fill به طور خودکار وارد می شود. اگر پیش‌نمایش نمایش داده نشد، می‌توانید Flash Fill را به صورت دستی فعال کنید:

1. سلول اول را پر کنید و Enter را فشار دهید.
2. روی Flash Fill<کلیک کنید. 17> را در برگه Data فشار دهید یا میانبر Ctrl + E را فشار دهید.

Excel Flash Fill options

When با استفاده از Flash Fill در اکسل برای ورود خودکار داده ها، دکمه Flash Fill Options در نزدیکی سلول های پر شده خودکار ظاهر می شود. با کلیک بر روی این دکمه، منوی باز می شود که به شما امکان می دهد کارهای زیر را انجام دهید:

• واگرد نتایج Flash Fill.
• سلول های خالی را که اکسل نتوانسته است پر کند انتخاب کنید.
• سلول های تغییر یافته را انتخاب کنید، به عنوان مثال، همه آنها را به طور همزمان قالب بندی کنید.

نمونه های Excel Flash Fill

همانطور که قبلا ذکر شد، Flash Fill یک ابزار بسیار همه کاره مثال‌های زیر برخی از قابلیت‌های آن را نشان می‌دهند، اما چیزهای بیشتری در آن وجود دارد!

استخراج متن از سلول (تقسیم ستون‌ها)

قبل از اینکه Flash Fill وجود داشته باشد، محتوای یک سلول را تقسیم کنید. در چندین سلول نیاز به استفاده از ویژگی Text to Columns یا توابع Excel Text است. با Flash Fill، می‌توانید نتایج را فوراً بدون دستکاری متن پیچیده دریافت کنید.

فرض کنید ستونی از آدرس‌ها دارید و می‌خواهید کدهای پستی را در یک ستون جداگانه استخراج کنید. با تایپ عبارت هدف خود را مشخص کنیدکد پستی در سلول اول به محض اینکه اکسل متوجه شد که قصد انجام چه کاری را دارید، تمام ردیف های زیر مثال را با کدهای پستی استخراج شده پر می کند. فقط کافی است Enter را بزنید تا همه آنها را بپذیرید.

فرمول هایی برای تقسیم سلول ها و استخراج متن:

• Extract زیر رشته - فرمولهایی برای استخراج متن با طول خاص یا دریافت زیررشته قبل یا بعد از یک کاراکتر معین.
• استخراج عدد از رشته - فرمولهایی برای استخراج اعداد از رشته های الفبایی.
• تقسیم نامها در اکسل - فرمول هایی برای استخراج نام، نام خانوادگی و میانی.

ابزارهای استخراج و تقسیم:

• Text Toolkit برای Excel - 25 ابزار برای انجام کارهای مختلف دستکاری متن از جمله تقسیم یک سلول توسط هر کاراکتری مانند کاما، فاصله، شکست خط. استخراج متن و اعداد.
• ابزار Split Names - راه سریع و آسان برای جداسازی نام ها در اکسل.

ترکیب داده ها از چندین سلول (ادغام ستون ها)

اگر شما باید یک کار مخالف انجام دهید، مشکلی نیست، Flash Fill می تواند سلول ها را نیز به هم متصل کند. علاوه بر این، می‌تواند مقادیر ترکیبی را با فاصله، کاما، نقطه ویرگول یا هر کاراکتر دیگری از هم جدا کند - فقط باید در سلول اول اکسل را نشان دهید:

این روش مخصوصاً برای ترکیب بخش‌های مختلف نام در یک سلول مفید است، همانطور که در نحوه ادغام نام و نام خانوادگی با Flash Fill نشان داده شده است.

فرمول‌هایی برای پیوستن به سلولمقادیر:

• تابع CONCATENATE در اکسل - فرمول هایی برای ترکیب رشته های متن، سلول ها و ستون ها.

ابزارهای ادغام:

• Merge Tables Wizard - روشی سریع برای ترکیب دو جدول با ستون های مشترک.
• ادغام جادوگر تکراری - ترکیب ردیف های مشابه در یک ستون توسط ستون های کلیدی.

پاک کردن داده ها

اگر برخی از ورودی های داده در کاربرگ شما با یک فضای اصلی شروع می شود، Flash Fill می تواند در یک چشمک از شر آنها خلاص شود. اولین مقدار را بدون فاصله قبلی تایپ کنید، و تمام فضاهای اضافی در سلول های دیگر نیز از بین می روند:

فرمول هایی برای پاک کردن داده ها:

• عملکرد Excel TRIM - فرمول هایی برای حذف فضاهای اضافی در اکسل.

ابزارهای پاکسازی داده:

• Text Toolkit برای Excel - تمام فاصله‌های اصلی، انتهایی و میانی اما یک کاراکتر فاصله بین کلمات را برش دهید.

متن، اعداد و تاریخ‌ها را قالب‌بندی کنید

اغلب داده‌های صفحه‌گسترده شما در یک قالب بندی می‌شوند. راه در حالی که شما آن را در دیگری می خواهید. فقط شروع کنید به تایپ مقادیر دقیقاً همانطور که می خواهید ظاهر شوند و Flash Fill بقیه کارها را انجام می دهد.

شاید شما یک ستون از نام و نام خانوادگی با حروف کوچک داشته باشید. شما می خواهید نام خانوادگی و کوچک با حروف مناسب و با کاما از هم جدا شوند. یک تکه کیک برای Flash Fill :)

شاید شما با ستونی از اعداد کار می کنید که باید به عنوان شماره تلفن فرمت شوند. کار را می توان با استفاده از یک از پیش تعریف شده انجام دادفرمت خاص یا ایجاد یک قالب شماره سفارشی. یا می توانید این کار را به روشی آسان با Flash Fill انجام دهید:

برای قالب بندی مجدد تاریخ ها به دلخواه خود، می توانید فرمت تاریخ مربوطه را اعمال کنید یا یک تاریخ با فرمت مناسب را تایپ کنید. به سلول اول اوه، هیچ پیشنهادی ظاهر نشده است... اگر میانبر Flash Fill (Ctrl + E) را فشار دهیم یا روی دکمه آن روی نوار کلیک کنیم، چه؟ بله، به زیبایی کار می کند!

تعویض بخشی از محتویات سلول

جایگزینی بخشی از یک رشته با متنی دیگر یک عملیات بسیار رایج در اکسل است که Flash Fill همچنین می تواند خودکار شود.

بیایید فرض کنیم، شما ستونی از شماره های تامین اجتماعی دارید و می خواهید این اطلاعات حساس را با جایگزینی 4 رقم آخر با XXXX سانسور کنید.

برای انجام این کار. ، یا از تابع REPLACE استفاده کنید یا مقدار مورد نظر را در سلول اول تایپ کنید و اجازه دهید Flash Fill به طور خودکار سلول های باقی مانده را پر کند:

ترکیبات پیشرفته

Flash Fill در اکسل نه تنها می‌تواند وظایف ساده‌ای را که در مثال‌های بالا نشان داده شد، انجام دهد، بلکه می‌تواند ترتیب‌دهی مجدد داده‌های پیچیده‌تری را نیز انجام دهد.

به عنوان مثال، اجازه دهید اطلاعات مختلف را از 3 ستون ترکیب کرده و چند کاراکتر سفارشی را به آن اضافه کنیم. نتیجه.

فرض کنید، شما نام های کوچک در ستون A، نام های خانوادگی در ستون B، و نام های دامنه در ستون C دارید. بر اساس این اطلاعات، می خواهید آدرس ایمیل ایجاد کنید. sses در این قالب: [email protected] .

برای کاربران باتجربه اکسل، مشکلی برای استخراج حرف اول با تابع LEFT، تبدیل تمام کاراکترها به حروف کوچک با تابع LOWER و الحاق کردن وجود ندارد. همه قطعات با استفاده از عملگر الحاق:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

اما آیا Excel Flash Fill می تواند این آدرس های ایمیل را به طور خودکار برای ما ایجاد کند؟ مطمئناً!

محدودیت ها و اخطارهای Excel Flash Fill

Flash Fill یک ابزار عالی است، اما چند محدودیت دارد که باید از آنها آگاه باشید. قبل از شروع استفاده از این ویژگی در مجموعه داده های واقعی خود.

1. نتایج Flash Fill به طور خودکار به روز نمی شوند

برخلاف فرمول ها، نتایج Flash Fill ثابت هستند. اگر تغییراتی در داده‌های اصلی ایجاد کنید، در نتایج Flash Fill منعکس نمی‌شوند.

2. ممکن است نتواند یک الگو را شناسایی کند

در برخی شرایط، به خصوص زمانی که داده های اصلی شما مرتب یا قالب بندی شده اند، ممکن است Flash Fill دچار اشتباه شود و نتایج نادرستی ایجاد کند.

به عنوان مثال، اگر از Flash Fill استفاده می کنید برای استخراج نام های میانی از لیستی که برخی از ورودی ها فقط شامل نام و نام خانوادگی هستند، نتایج مربوط به آن سلول ها اشتباه خواهد بود. بنابراین، عاقلانه است که همیشه خروجی Flash Fill را مرور کنید.

3. سلول‌های دارای نویسه‌های غیرقابل چاپ را نادیده می‌گیرد

اگر برخی از سلول‌هایی که باید به‌طور خودکار پر شوند حاوی فاصله یا سایر نویسه‌های غیرقابل چاپ باشند،Flash Fill چنین سلول هایی را رد می کند.

بنابراین، اگر هر یک از سلول های به دست آمده خالی است، آن سلول ها را پاک کنید ( صفحه اصلی برگه > قالب گروه > Clear > Clear All ) و دوباره Flash Fill را اجرا کنید.

4. ممکن است اعداد را به رشته تبدیل کند

هنگام استفاده از Flash Fill برای فرمت مجدد اعداد، لطفاً توجه داشته باشید که ممکن است اعداد شما را به رشته های الفبایی تبدیل کند. اگر ترجیح می دهید اعداد را حفظ کنید، از قابلیت های فرمت اکسل استفاده کنید که فقط نمایش بصری را تغییر می دهد، اما مقادیر زیرین را تغییر نمی دهد.

چگونه Flash Fill را روشن و خاموش کنیم.

Flash Fill in Excel به طور پیش فرض روشن است. اگر هیچ پیشنهاد یا تغییر خودکاری در کاربرگ‌های خود نمی‌خواهید، می‌توانید Flash Fill را غیرفعال کنید به این روش:

1. در اکسل خود، به File<2 بروید>> گزینه ها .
2. در پانل سمت چپ، روی پیشرفته کلیک کنید.
3. در گزینه های ویرایش ، را پاک کنید کادر 16>Automatically Flash Fill .
4. OK را برای ذخیره تغییرات کلیک کنید.

برای فعال کردن مجدد Flash Fill، به سادگی دوباره این کادر را انتخاب کنید.

Excel Flash Fill کار نمی کند

در اکثر موارد، Flash Fill بدون مشکل کار می کند. هنگامی که خطا می کند، ممکن است خطای زیر ظاهر شود، و نکات زیر به شما کمک می کند تا آن را برطرف کنید.

1. مثال های بیشتری ارائه دهید

Flash Fill با مثال یاد می گیرد. اگر نمی تواند یک الگو را در داده های شما تشخیص دهد، چند مورد دیگر را پر کنیدسلول ها به صورت دستی، به طوری که اکسل می تواند الگوهای مختلف را امتحان کند و بهترین مورد را برای نیازهای شما پیدا کند.

2. آن را مجبور به اجرا کنید

اگر پیشنهادات Flash Fill به طور خودکار هنگام تایپ ظاهر نمی شوند، سعی کنید آن را به صورت دستی اجرا کنید.

3. مطمئن شوید که Flash Fill فعال است

اگر به صورت خودکار یا دستی شروع نمی شود، بررسی کنید که آیا عملکرد Flash Fill در اکسل شما روشن است یا خیر.

4. خطای Flash Fill همچنان ادامه دارد

اگر هیچ یک از پیشنهادات بالا جواب نداد و Excel Flash Fill همچنان خطایی ایجاد می‌کند، هیچ کاری نمی‌توانید انجام دهید جز اینکه داده‌ها را به صورت دستی یا با فرمول وارد کنید.

این نحوه استفاده از Flash Fill در اکسل از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!