Το Excel είναι ένα χρήσιμο πρόγραμμα όταν έχετε τυποποιημένες εργασίες και τυποποιημένα δεδομένα. Μόλις θελήσετε να ακολουθήσετε τον μη τυποποιημένο δρόμο σας στο Excel, προκύπτει κάποια απογοήτευση. Ειδικά όταν έχουμε μεγάλα σύνολα δεδομένων. Συνάντησα ένα από αυτά τα ζητήματα μορφοποίησης όταν ασχολήθηκα με τις εργασίες των πελατών μας στο Excel.

Παραδόξως, φάνηκε να είναι ένα αρκετά διαδεδομένο πρόβλημα όταν εισάγουμε αριθμούς με παύλες ή κάθετες και το Excel αποφασίζει ότι αυτά είναι ημερομηνίες (ή ώρα ή ό,τι άλλο). Έτσι, αν θέλετε να βρείτε την απάντηση στην ερώτηση: "Μπορείτε να ακυρώσετε την αυτόματη μορφοποίηση;", αυτή είναι ένα "Όχι". Υπάρχουν όμως διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αντιμετωπίσετε τη μορφοποίηση, αν αυτή στέκεται ανάμεσα σε εσάς και τα δεδομένα σας.

Προ-διαμόρφωση κελιών ως κείμενο

Είναι πραγματικά μια πολύ απλή λύση που λειτουργεί όταν εισάγετε δεδομένα στο φύλλο σας. Για να αποτρέψετε την αυτόματη μορφοποίηση, κάντε απλώς τα εξής:

• Επιλέξτε την περιοχή όπου θα έχετε τα ειδικά δεδομένα σας. Μπορεί να είναι μια στήλη ή ένας αριθμός στηλών. Μπορείτε ακόμη και να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας (πατήστε Ctrl+A για να το κάνετε αμέσως).
• Κάντε δεξί κλικ στην περιοχή και επιλέξτε "Μορφοποίηση κελιών..." ή πατήστε Ctrl+1.
• Επιλέξτε Κείμενο στη λίστα Κατηγορία στην καρτέλα "Αριθμός".
• Κάντε κλικ στο Εντάξει

Αυτό είναι όλο- όλες οι τιμές που εισάγετε σε αυτή τη στήλη ή το φύλλο εργασίας θα διατηρήσουν την αρχική τους προβολή: είτε πρόκειται για 1-4, είτε για mar/5. Θεωρούνται ως κείμενο, έχουν αριστερή στοίχιση και αυτό είναι όλο.

Συμβουλή: Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτή την εργασία τόσο σε επίπεδο φύλλου εργασίας όσο και σε επίπεδο κελιού. Ορισμένοι επαγγελματίες στα φόρουμ προτείνουν να δημιουργήσετε ένα πρότυπο φύλλου εργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ανά πάσα στιγμή:

• Μορφοποιήστε το φύλλο εργασίας ως κείμενο ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα,
• Αποθήκευση ως... - Πρότυπο Excel Τώρα κάθε φορά που χρειάζεστε φύλλο εργασίας σε μορφή κειμένου, το έχετε έτοιμο στο προσωπική πρότυπα.

Αν χρειάζεστε κελιά με μορφοποίηση κειμένου - δημιουργήστε το δικό σας στυλ κελιών στο πλαίσιο Στυλ στην καρτέλα της κορδέλας Αρχική σελίδα. Δημιουργήθηκε μία φορά, μπορείτε να την εφαρμόσετε γρήγορα στην επιλεγμένη περιοχή κελιών και να εισαγάγετε τα δεδομένα.

Ένας άλλος τρόπος είναι εισάγοντας μια απόστροφο (') πριν από την τιμή που εισάγετε. Βασικά κάνει το ίδιο πράγμα - μορφοποιεί τα δεδομένα σας ως κείμενο.

Χρησιμοποιήστε τον οδηγό εισαγωγής δεδομένων στο Excel για να ανοίξετε υπάρχοντα αρχεία csv

Η λύση #1 συχνά δεν λειτούργησε για μένα επειδή είχα ήδη δεδομένα σε αρχεία csv, στο διαδίκτυο και αλλού. Μπορεί να μην αναγνωρίζετε τις εγγραφές σας αν προσπαθήσετε να ανοίξετε απλώς ένα αρχείο .csv στο Excel. Έτσι, αυτό το ζήτημα γίνεται λίγο ενοχλητικό όταν προσπαθείτε να εργαστείτε με εξωτερικά δεδομένα.

Ωστόσο, υπάρχει τρόπος να αντιμετωπίσετε και αυτό. Το Excel διαθέτει έναν οδηγό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Ακολουθούν τα βήματα:

• Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και βρείτε την πρώτη ομάδα στην κορδέλα - Λήψη εξωτερικών δεδομένων .
• Κάντε κλικ στο Από το κείμενο και αναζητήστε το αρχείο με τα δεδομένα σας.
• Χρησιμοποιήστε το "Tab" ως διαχωριστικό. Χρειαζόμαστε το τελευταίο βήμα του οδηγού, όπου μπορείτε να επιλέξετε "Text" στην ενότητα "Column data format".

Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε:

• Πώς να ανοίξετε το αρχείο CSV στο Excel
• Πώς να διορθώσετε θέματα μορφοποίησης κατά τη μετατροπή CSV σε Excel

Το συμπέρασμα: δεν υπάρχει μια απλή απάντηση που θα σας αφήσει να ξεχάσετε τη μορφή, αλλά έχοντας κατά νου αυτές τις δύο λύσεις θα εξοικονομήσετε χρόνο. Όχι τόσα πολλά κλικ που θα σας κρατήσουν μακριά από το στόχο σας.