Σε αυτό το σεμινάριο, θα συνεχίσουμε να εξερευνούμε τον συναρπαστικό κόσμο της μορφοποίησης υπό όρους του Excel. Αν δεν αισθάνεστε πολύ άνετα σε αυτόν τον τομέα, ίσως θελήσετε να δείτε πρώτα το προηγούμενο άρθρο για να αναβιώσετε τα βασικά - Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους στο Excel.

Σήμερα πρόκειται να ασχοληθούμε με τον τρόπο χρήσης τύπων του Excel για τη μορφοποίηση μεμονωμένων κελιών και ολόκληρων γραμμών με βάση τις τιμές που καθορίζετε ή με βάση την τιμή ενός άλλου κελιού. Αυτό θεωρείται συχνά προηγμένη αερολογία της μορφοποίησης υπό όρους του Excel και μόλις την κατακτήσετε, θα σας βοηθήσει να προωθήσετε τις μορφές στα λογιστικά σας φύλλα πολύ πέρα από τις κοινές χρήσεις τους.

Μορφοποίηση υπό όρους του Excel με βάση μια άλλη τιμή κελιού

Οι προκαθορισμένες μορφοποιήσεις υπό όρους του Excel, όπως οι μπάρες δεδομένων, οι κλίμακες χρωμάτων και τα σύνολα εικονιδίων, προορίζονται κυρίως για τη μορφοποίηση των κελιών με βάση τις δικές τους τιμές. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους με βάση ένα άλλο κελί ή να μορφοποιήσετε μια ολόκληρη γραμμή με βάση την τιμή ενός μόνο κελιού, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τύπους.

Ας δούμε λοιπόν πώς μπορείτε να φτιάξετε έναν κανόνα χρησιμοποιώντας έναν τύπο και, στη συνέχεια, ας συζητήσουμε παραδείγματα τύπων για συγκεκριμένες εργασίες.

Πώς να δημιουργήσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με βάση τύπο

Για να ρυθμίσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με βάση έναν τύπο σε οποιαδήποτε έκδοση του Excel 2010 έως το Excel 365, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Μπορείτε να επιλέξετε μια στήλη, πολλές στήλες ή ολόκληρο τον πίνακα, αν θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση υπό όρους σε γραμμές.

   Συμβουλή. Αν σκοπεύετε να προσθέσετε περισσότερα δεδομένα στο μέλλον και θέλετε ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους να εφαρμόζεται αυτόματα στις νέες καταχωρήσεις, μπορείτε είτε:

   • Μετατροπή μιας σειράς κελιών σε πίνακα ( Εισαγωγή καρτέλας> Πίνακας Σε αυτή την περίπτωση, η μορφοποίηση υπό όρους θα εφαρμοστεί αυτόματα σε όλες τις νέες γραμμές.
   • Επιλέξτε μερικές κενές γραμμές κάτω από τα δεδομένα σας, ας πούμε 100 κενές γραμμές.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους> Νέος κανόνας...

   

3. Στο Νέος κανόνας μορφοποίησης παράθυρο, επιλέξτε Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν .
4. Εισάγετε τον τύπο στο αντίστοιχο πλαίσιο.
5. Κάντε κλικ στο Μορφή... για να επιλέξετε την προσαρμοσμένη μορφή σας.

   

6. Εναλλαγή μεταξύ των Γραμματοσειρά , Σύνορα και Συμπλήρωση και παίξτε με διάφορες επιλογές, όπως το στυλ γραμματοσειράς, το χρώμα του μοτίβου και τα εφέ γεμίσματος, για να ρυθμίσετε τη μορφή που σας ταιριάζει καλύτερα. Αν η τυπική παλέτα δεν επαρκεί, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα χρώματα... και επιλέξτε οποιοδήποτε χρώμα RGB ή HSL της αρεσκείας σας. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK κουμπί.

   

7. Βεβαιωθείτε ότι το Προεπισκόπηση εμφανίζει τη μορφή που θέλετε και αν το κάνει, κάντε κλικ στο κουμπί OK Αν δεν είστε απόλυτα ικανοποιημένοι με την προεπισκόπηση της μορφής, κάντε κλικ στο κουμπί Μορφή... και κάντε τις αλλαγές.

   

Συμβουλή. Κάθε φορά που χρειάζεται να επεξεργαστείτε έναν τύπο μορφοποίησης υπό όρους, πατήστε F2 και, στη συνέχεια, μετακινηθείτε στο επιθυμητό σημείο μέσα στον τύπο χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα βέλους. Αν προσπαθήσετε να μετακινήσετε τα βέλη χωρίς να πατήσετε F2 , θα εισαχθεί μια περιοχή στον τύπο αντί να μετακινήσετε απλώς το δείκτη εισαγωγής. Για να προσθέσετε μια συγκεκριμένη αναφορά κελιού στον τύπο, πατήστε F2 για δεύτερη φορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο συγκεκριμένο κελί.

Παραδείγματα τύπων μορφοποίησης υπό όρους του Excel

Τώρα που γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε και να εφαρμόζετε μορφοποίηση υπό όρους στο Excel με βάση ένα άλλο κελί, ας προχωρήσουμε και ας δούμε πώς να χρησιμοποιείτε στην πράξη διάφορους τύπους του Excel.

Συμβουλή: Για να λειτουργεί σωστά ο τύπος μορφοποίησης υπό όρους του Excel, ακολουθήστε πάντα τους παρακάτω απλούς κανόνες.

Τύποι για τη σύγκριση τιμών (αριθμών και κειμένου)

Όπως γνωρίζετε, το Microsoft Excel παρέχει μια χούφτα έτοιμων προς χρήση κανόνων για τη μορφοποίηση κελιών με τιμές μεγαλύτερες, μικρότερες ή ίσες από την τιμή που καθορίζετε ( Μορφοποίηση υπό όρους>Κανόνες επισήμανσης κελιών Ωστόσο, αυτοί οι κανόνες δεν λειτουργούν αν θέλετε να μορφοποιήσετε υπό όρους ορισμένες στήλες ή ολόκληρες γραμμές με βάση την τιμή ενός κελιού σε μια άλλη στήλη. Στην περίπτωση αυτή, χρησιμοποιείτε ανάλογους τύπους:

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει ένα παράδειγμα του Μεγαλύτερο από τον τύπο που επισημαίνει τα ονόματα των προϊόντων στη στήλη Α εάν ο αριθμός των ειδών σε απόθεμα (στήλη Γ) είναι μεγαλύτερος από 0. Προσέξτε ότι ο τύπος ισχύει μόνο για τη στήλη Α ($A$2:$A$8). Εάν όμως επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα (στην περίπτωσή μας, $A$2:$E$8), αυτό θα επισημάνει ολόκληρες γραμμές με βάση την τιμή στη στήλη Γ.

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους για να συγκρίνετε τις τιμές δύο κελιών. Για παράδειγμα:

=$A2<$B2 - μορφοποίηση κελιών ή γραμμών εάν μια τιμή στη στήλη Α είναι μικρότερη από την αντίστοιχη τιμή στη στήλη Β.

=$A2=$B2 - μορφοποίηση κελιών ή γραμμών εάν οι τιμές στις στήλες Α και Β είναι ίδιες.

=$A2$B2 - μορφοποίηση κελιών ή γραμμών εάν μια τιμή στη στήλη Α δεν είναι ίδια με τη στήλη Β.

Όπως μπορείτε να δείτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, αυτοί οι τύποι λειτουργούν τόσο για τιμές κειμένου όσο και για αριθμούς.

Τύποι AND και OR

Εάν θέλετε να μορφοποιήσετε τον πίνακα του Excel με βάση 2 ή περισσότερες συνθήκες, τότε χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση =AND ή =OR:

Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, χρησιμοποιούμε τον τύπο =AND($C2>0, $D2="Worldwide") για να αλλάξετε το χρώμα φόντου των γραμμών εάν ο αριθμός των ειδών σε απόθεμα (Στήλη C) είναι μεγαλύτερος από 0 και εάν το προϊόν αποστέλλεται παγκοσμίως (Στήλη D). Παρακαλώ προσέξτε ότι ο τύπος λειτουργεί με τιμές κειμένου καθώς και με αριθμοί .

Φυσικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δύο, τρεις ή περισσότερες συνθήκες στους τύπους AND και OR. Για να δείτε πώς λειτουργεί αυτό στην πράξη, παρακολουθήστε το βίντεο: Μορφοποίηση υπό όρους με βάση ένα άλλο κελί.

Αυτοί είναι οι βασικοί τύποι μορφοποίησης υπό όρους που χρησιμοποιείτε στο Excel. Τώρα ας εξετάσουμε λίγο πιο σύνθετα αλλά πολύ πιο ενδιαφέροντα παραδείγματα.

Μορφοποίηση υπό όρους για κενά και μη κενά κελιά

Νομίζω ότι όλοι γνωρίζουν πώς να διαμορφώνουν κενά και μη κενά κελιά στο Excel - απλά δημιουργείτε έναν νέο κανόνα του τύπου " Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν" και επιλέξτε είτε Κενά ή Χωρίς κενά .

Τι γίνεται όμως αν θέλετε να μορφοποιήσετε τα κελιά σε μια συγκεκριμένη στήλη, αν ένα αντίστοιχο κελί σε μια άλλη στήλη είναι κενό ή όχι κενό; Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ξανά τους τύπους του Excel:

Τύπος για κενά : =$B2="" - μορφοποίηση επιλεγμένων κελιών/γραμμών εάν ένα αντίστοιχο κελί στη Στήλη Β είναι κενό.

Τύπος για μη κενά : =$B2"" - μορφοποίηση επιλεγμένων κελιών/γραμμών εάν ένα αντίστοιχο κελί στη στήλη Β δεν είναι κενό.

Σημείωση. Οι παραπάνω τύποι θα λειτουργήσουν για κελιά που είναι "οπτικά" κενά ή όχι κενά. Εάν χρησιμοποιείτε κάποια συνάρτηση του Excel που επιστρέφει κενή συμβολοσειρά, π.χ. =if(false, "OK", "") , και δεν θέλετε τα κελιά αυτά να αντιμετωπίζονται ως κενά, χρησιμοποιήστε τους ακόλουθους τύπους =isblank(A1)=true ή =isblank(A1)=false για τη μορφοποίηση κενών και μη κενών κελιών, αντίστοιχα.

Και εδώ είναι ένα παράδειγμα για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους παραπάνω τύπους στην πράξη. Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια στήλη (B) η οποία είναι " Ημερομηνία πώλησης " και μια άλλη στήλη (Γ) " Παράδοση ". Αυτές οι 2 στήλες έχουν τιμή μόνο εάν έχει πραγματοποιηθεί πώληση και έχει παραδοθεί το αντικείμενο. Έτσι, θέλετε ολόκληρη η γραμμή να γίνεται πορτοκαλί όταν έχει πραγματοποιηθεί πώληση- και όταν παραδίδεται ένα αντικείμενο, η αντίστοιχη γραμμή θα πρέπει να γίνεται πράσινη. Για να το πετύχετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε 2 κανόνες μορφοποίησης υπό όρους με τους ακόλουθους τύπους:

• Πορτοκαλί σειρές (ένα κελί στη στήλη Β δεν είναι κενό): =$B2""
• Πράσινες γραμμές (τα κελιά των στηλών Β και Γ δεν είναι κενά): =AND($B2"", $C2"")

Ένα ακόμη πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να μετακινήσετε τον δεύτερο κανόνα στην κορυφή και να επιλέξετε το Σταματήστε αν είναι αληθές πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε αυτόν τον κανόνα:

Σε αυτή τη συγκεκριμένη περίπτωση, η επιλογή "Stop if true" είναι στην πραγματικότητα περιττή και ο κανόνας θα λειτουργήσει με ή χωρίς αυτήν. Ίσως να θέλετε να τσεκάρετε αυτό το πλαίσιο ως επιπλέον προφύλαξη, σε περίπτωση που προσθέσετε μερικούς άλλους κανόνες στο μέλλον που μπορεί να συγκρουστούν με κάποιον από τους υπάρχοντες.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Μορφοποίηση υπό όρους του Excel για κενά κελιά.

Τύποι του Excel για εργασία με τιμές κειμένου

Αν θέλετε να μορφοποιήσετε μια συγκεκριμένη στήλη (ή στήλες) όταν ένα άλλο κελί στην ίδια γραμμή περιέχει μια συγκεκριμένη λέξη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο που συζητήθηκε σε ένα από τα προηγούμενα παραδείγματα (όπως =$D2="Worldwide"). Ωστόσο, αυτό θα λειτουργήσει μόνο για ακριβής αντιστοιχία .

Για το μερικό ταίριασμα , θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε είτε SEARCH (χωρίς ευαισθησία στην πεζότητα) είτε FIND (με ευαισθησία στην πεζότητα).

Για παράδειγμα, για να μορφοποιήσετε επιλεγμένα κελιά ή γραμμές εάν ένα αντίστοιχο κελί στη στήλη D περιέχει τη λέξη " Παγκόσμια ", χρησιμοποιήστε τον παρακάτω τύπο. Αυτός ο τύπος θα βρει όλα αυτά τα κελιά, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται το καθορισμένο κείμενο σε ένα κελί, συμπεριλαμβανομένου του " Αποστολές σε όλο τον κόσμο ", " Παγκοσμίως, εκτός από... ", κ.λπ:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Αν θέλετε να σκιάσετε επιλεγμένα κελιά ή γραμμές αν το περιεχόμενο του κελιού ξεκινά με το κείμενο αναζήτησης, χρησιμοποιήστε αυτό:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Τύποι του Excel για να επισημάνετε τα αντίγραφα

Αν η εργασία σας είναι να μορφοποιήσετε υπό όρους τα κελιά με διπλές τιμές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον προκαθορισμένο κανόνα που είναι διαθέσιμος στην ενότητα Μορφοποίηση υπό όρους> Κανόνες επισήμανσης κελιών> Διπλές τιμές... Το ακόλουθο άρθρο παρέχει λεπτομερή καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο χρήσης αυτής της λειτουργίας: Πώς να επισημάνετε αυτόματα τα αντίγραφα στο Excel.

Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις τα δεδομένα φαίνονται καλύτερα αν χρωματίσετε επιλεγμένες στήλες ή ολόκληρες γραμμές όταν εμφανίζεται μια διπλή τιμή σε μια άλλη στήλη. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ξανά έναν τύπο μορφοποίησης υπό όρους του Excel και αυτή τη φορά θα χρησιμοποιήσουμε την εντολή COUNTIF Όπως γνωρίζετε, αυτή η συνάρτηση του Excel μετρά τον αριθμό των κελιών σε μια καθορισμένη περιοχή που πληρούν ένα μόνο κριτήριο.

Επισημάνετε τα αντίγραφα, συμπεριλαμβανομένων των 1ων εμφανίσεων

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - αυτός ο τύπος βρίσκει διπλές τιμές στο καθορισμένο εύρος στη Στήλη Α (A2:A10 στην περίπτωσή μας), συμπεριλαμβανομένων των πρώτων εμφανίσεων.

Αν επιλέξετε να εφαρμόσετε τον κανόνα σε ολόκληρο τον πίνακα, θα μορφοποιηθούν όλες οι γραμμές, όπως βλέπετε στο παρακάτω στιγμιότυπο. Αποφάσισα να αλλάξω ένα χρώμα γραμματοσειράς σε αυτόν τον κανόνα, έτσι για αλλαγή : )

Επισημάνετε τα αντίγραφα χωρίς την 1η εμφάνιση

Για να αγνοήσετε την πρώτη εμφάνιση και να επισημάνετε μόνο τις επόμενες διπλές τιμές, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Επισημάνετε διαδοχικά αντίγραφα στο Excel

Αν προτιμάτε να επισημάνετε μόνο τα αντίγραφα σε διαδοχικές γραμμές, μπορείτε να το κάνετε με τον ακόλουθο τρόπο. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί για όλους τους τύπους δεδομένων: αριθμούς, τιμές κειμένου και ημερομηνίες.

• Επιλέξτε τη στήλη στην οποία θέλετε να επισημάνετε τα αντίγραφα, χωρίς την επικεφαλίδα της στήλης .
• Δημιουργήστε έναν ή περισσότερους κανόνες μορφοποίησης υπό όρους χρησιμοποιώντας αυτούς τους απλούς τύπους:

  Κανόνας 1 (μπλε): =$A1=$A2 - επισημαίνει το 2ο περιστατικό και όλα τα επόμενα περιστατικά, εάν υπάρχουν.

  Κανόνας 2 (πράσινο): =$A2=$A3 - επισημαίνει το 1ο περιστατικό.

Στους παραπάνω τύπους, A είναι η στήλη που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα, $A1 είναι η επικεφαλίδα της στήλης, $A2 είναι το πρώτο κελί με δεδομένα.

Σημαντικό! Για να λειτουργήσουν σωστά οι τύποι, είναι σημαντικό ο κανόνας 1, ο οποίος επισημαίνει τη 2η και όλες τις επόμενες διπλές εμφανίσεις, να είναι ο πρώτος κανόνας στη λίστα, ειδικά αν χρησιμοποιείτε δύο διαφορετικά χρώματα.

Επισημάνετε τις διπλές γραμμές

Αν θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφή υπό όρους όταν εμφανίζονται διπλές τιμές σε δύο ή περισσότερες στήλες, θα πρέπει να προσθέσετε μια επιπλέον στήλη στον πίνακα σας, στην οποία θα συνδέετε τις τιμές από τις στήλες-κλειδιά χρησιμοποιώντας έναν απλό τύπο όπως αυτός εδώ =A2&B2 . Μετά από αυτό εφαρμόζετε έναν κανόνα χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε παραλλαγή του τύπου COUNTIF για τα αντίγραφα (με ή χωρίς 1η εμφάνιση). Φυσικά, μπορείτε να αποκρύψετε μια πρόσθετη στήλη μετά τη δημιουργία του κανόνα.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση COUNTIFS που υποστηρίζει πολλαπλά κριτήρια σε έναν μόνο τύπο. Σε αυτή την περίπτωση, δεν θα χρειαστείτε βοηθητική στήλη.

Σε αυτό το παράδειγμα, για να επισημάνετε τις διπλές γραμμές με 1η εμφάνιση , δημιουργήστε έναν κανόνα με τον ακόλουθο τύπο:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Για να επισημάνετε διπλές γραμμές χωρίς 1η εμφάνιση , χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Σύγκριση 2 στηλών για αντίγραφα

Μια από τις πιο συχνές εργασίες στο Excel είναι να ελέγξετε 2 στήλες για διπλές τιμές - δηλαδή να βρείτε και να επισημάνετε τιμές που υπάρχουν και στις δύο στήλες. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους του Excel για κάθε στήλη με έναν συνδυασμό =ISERROR() και =MATCH() λειτουργίες:

Για τη στήλη Α: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Για τη στήλη Β: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Σημείωση: Για να λειτουργήσουν σωστά οι τύποι υπό όρους, είναι πολύ σημαντικό να εφαρμόζετε τους κανόνες σε όλες τις στήλες, π.χ. =$A:$A και =$B:$B .

Μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα πρακτικής χρήσης στο ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης που επισημαίνει τα αντίγραφα στις στήλες E και F.

Όπως μπορείτε να δείτε, οι τύποι μορφοποίησης υπό όρους του Excel αντιμετωπίζουν τα διπλότυπα αρκετά καλά. Ωστόσο, για πιο σύνθετες περιπτώσεις, θα συνιστούσα να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Duplicate Remover που είναι ειδικά σχεδιασμένο για να βρίσκει, να επισημαίνει και να αφαιρεί τα διπλότυπα στο Excel, σε ένα φύλλο ή μεταξύ δύο φύλλων.

Τύποι για την επισήμανση τιμών πάνω ή κάτω από το μέσο όρο

Όταν εργάζεστε με διάφορα σύνολα αριθμητικών δεδομένων, η ΜΕΣΟΣ() μπορεί να φανεί χρήσιμη για τη μορφοποίηση κελιών των οποίων οι τιμές είναι κάτω ή πάνω από το μέσο όρο μιας στήλης.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο =$E2 για να μορφοποιήσετε υπό όρους τις γραμμές στις οποίες οι αριθμοί πωλήσεων είναι κάτω από το μέσο όρο, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο. Αν θέλετε το αντίθετο, δηλαδή να σκιάσετε τα προϊόντα που έχουν επιδόσεις πάνω από το μέσο όρο, αντικαταστήστε το "" στον τύπο: =$E2>ΜΕΣΟΣ($E$2:$E$8) .

Πώς να επισημάνετε την πλησιέστερη τιμή στο Excel

Αν έχω ένα σύνολο αριθμών, υπάρχει τρόπος να χρησιμοποιήσω την υπό όρους μορφοποίηση του Excel για να επισημάνω τον αριθμό σε αυτό το σύνολο που είναι πιο κοντά στο μηδέν; Αυτό ήθελε να μάθει μια αναγνώστρια του ιστολογίου μας, η Jessica. Η ερώτηση είναι πολύ σαφής και απλή, αλλά η απάντηση είναι λίγο μεγάλη για τις ενότητες των σχολίων, γι' αυτό βλέπετε τη λύση εδώ :)

Παράδειγμα 1. Εύρεση της πλησιέστερης τιμής, συμπεριλαμβανομένης της ακριβούς αντιστοιχίας

Στο παράδειγμά μας, θα βρούμε και θα επισημάνουμε τον αριθμό που είναι πιο κοντά στο μηδέν. Εάν το σύνολο δεδομένων περιέχει ένα ή περισσότερα μηδενικά, θα επισημανθούν όλα. Εάν δεν υπάρχει 0, τότε θα επισημανθεί η τιμή που είναι πιο κοντά σε αυτό, είτε θετική είτε αρνητική.

Κατ' αρχάς, πρέπει να εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο σε οποιοδήποτε κενό κελί στο φύλλο εργασίας σας, θα μπορείτε να αποκρύψετε αυτό το κελί αργότερα, αν χρειαστεί. Ο τύπος βρίσκει τον αριθμό σε μια δεδομένη περιοχή που είναι πλησιέστερος στον αριθμό που καθορίζετε και επιστρέφει την απόλυτη τιμή αυτού του αριθμού (απόλυτη τιμή είναι ο αριθμός χωρίς το πρόσημό του):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

Στον παραπάνω τύπο, B2:D13 είναι το εύρος των κελιών σας και 0 είναι ο αριθμός για τον οποίο θέλετε να βρείτε την πλησιέστερη αντιστοιχία. Για παράδειγμα, αν ψάχνετε για μια τιμή που είναι πλησιέστερη στο 5, ο τύπος θα αλλάξει σε: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Σημείωση. Αυτό είναι ένα τύπος συστοιχίας , οπότε πρέπει να πατήσετε Ctrl + Shift + Enter αντί για ένα απλό Enter για να το ολοκληρώσετε.

Και τώρα, δημιουργείτε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με τον ακόλουθο τύπο, όπου το B3 είναι το επάνω δεξί κελί της περιοχής σας και το $C$2 στο κελί με τον παραπάνω τύπο του πίνακα:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Προσέξτε τη χρήση απόλυτων αναφορών στη διεύθυνση του κελιού που περιέχει τον τύπο του πίνακα ($C$2), επειδή αυτό το κελί είναι σταθερό. Επίσης, πρέπει να αντικαταστήσετε το 0 με τον αριθμό για τον οποίο θέλετε να επισημάνετε την πλησιέστερη αντιστοιχία. Για παράδειγμα, αν θέλαμε να επισημάνουμε την τιμή που είναι πλησιέστερη στο 5, ο τύπος θα άλλαζε σε: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Παράδειγμα 2. Επισημάνετε μια τιμή που βρίσκεται πλησιέστερα στη δεδομένη τιμή, αλλά ΔΕΝ ταιριάζει ακριβώς

Σε περίπτωση που δεν θέλετε να επισημάνετε την ακριβή αντιστοιχία, χρειάζεστε έναν διαφορετικό τύπο πίνακα που θα βρίσκει την πλησιέστερη τιμή αλλά θα αγνοεί την ακριβή αντιστοιχία.

Για παράδειγμα, ο ακόλουθος τύπος πίνακα βρίσκει την τιμή που βρίσκεται πλησιέστερα στο 0 στο καθορισμένο εύρος, αλλά αγνοεί τα μηδενικά, αν υπάρχουν:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Θυμηθείτε να πατήσετε Ctrl + Shift + Enter αφού ολοκληρώσετε την πληκτρολόγηση του τύπου της συστοιχίας σας.

Ο τύπος μορφοποίησης υπό όρους είναι ο ίδιος όπως στο παραπάνω παράδειγμα:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Ωστόσο, δεδομένου ότι ο τύπος του πίνακα στο κελί C2 αγνοεί την ακριβή αντιστοιχία, ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους αγνοεί και τα μηδενικά και επισημαίνει την τιμή 0,003 που είναι η πλησιέστερη αντιστοιχία.

Αν θέλετε να βρείτε την τιμή που βρίσκεται πλησιέστερα σε κάποιον άλλο αριθμό στο φύλλο του Excel, απλά αντικαταστήστε το "0" με τον αριθμό που θέλετε τόσο στον πίνακα όσο και στους τύπους μορφοποίησης υπό όρους.

Ελπίζω ότι οι τύποι μορφοποίησης υπό όρους που μάθατε σε αυτό το σεμινάριο θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε οποιοδήποτε έργο δουλεύετε. Αν χρειάζεστε περισσότερα παραδείγματα, ανατρέξτε στα ακόλουθα άρθρα:

• Πώς να αλλάξετε το χρώμα της γραμμής με βάση την τιμή ενός κελιού
• Μορφοποίηση υπό όρους του Excel για ημερομηνίες
• Εναλλακτικά χρώματα γραμμών και στηλών στο Excel
• Δύο τρόποι για να αλλάξετε το χρώμα φόντου με βάση την τιμή του κελιού
• Καταμέτρηση και άθροισμα χρωματιστών κελιών στο Excel

Γιατί η υπό όρους μορφοποίηση του Excel δεν λειτουργεί σωστά;

Αν ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους δεν λειτουργεί όπως αναμένεται, παρόλο που ο τύπος είναι φαινομενικά σωστός, μην αναστατώνεστε! Το πιθανότερο είναι ότι δεν οφείλεται σε κάποιο περίεργο σφάλμα στη μορφοποίηση υπό όρους του Excel, αλλά μάλλον σε ένα μικροσκοπικό λάθος, που δεν είναι εμφανές με την πρώτη ματιά. Δοκιμάστε τα 6 απλά βήματα αντιμετώπισης προβλημάτων που ακολουθούν και είμαι σίγουρος ότι θα κάνετε τον τύπο σας να λειτουργήσει:

1. Χρησιμοποιήστε τις απόλυτες & σχετικές διευθύνσεις κελιών σωστά. Είναι πολύ δύσκολο να εξαχθεί ένας γενικός κανόνας που θα λειτουργεί στο 100% των περιπτώσεων. Αλλά τις περισσότερες φορές θα χρησιμοποιείτε απόλυτη στήλη (με $) και σχετική γραμμή (χωρίς $) στις αναφορές των κελιών σας, π.χ. =$A1>1 .

   Λάβετε υπόψη ότι οι τύποι =A1=1 , =$A$1=1 και =A$1=1 θα παράγουν διαφορετικά αποτελέσματα. Αν δεν είστε σίγουροι ποια είναι η σωστή στην περίπτωσή σας, μπορείτε να δοκιμάσετε όλες : ) Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχετικές και απόλυτες αναφορές κελιών στην υπό συνθήκη μορφοποίηση του Excel.

2. Επαληθεύστε το εφαρμοζόμενο εύρος. Ελέγξτε αν ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους εφαρμόζεται στη σωστή περιοχή κελιών. Ένας κανόνας είναι ο εξής - επιλέξτε όλα τα κελιά/τις γραμμές που θέλετε να μορφοποιήσετε, αλλά μην συμπεριλάβετε τις επικεφαλίδες των στηλών.
3. Γράψτε τον τύπο για το πάνω αριστερό κελί. Στους κανόνες μορφοποίησης υπό όρους, οι αναφορές κελιών είναι σχετικές με το πιο πάνω αριστερό κελί στην εφαρμοσμένη περιοχή. Έτσι, γράφετε πάντα τον τύπο μορφοποίησης υπό όρους για την 1η γραμμή με δεδομένα.

   Για παράδειγμα, αν τα δεδομένα σας ξεκινούν από τη γραμμή 2, βάζετε =A$2=10 για να επισημάνετε τα κελιά με τιμές ίσες με 10 στο όλες οι γραμμές Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να χρησιμοποιείτε πάντα μια αναφορά στην πρώτη γραμμή (π.χ. =A$1=10 ). Θυμηθείτε, αναφέρεστε στη γραμμή 1 στον τύπο μόνο εάν ο πίνακάς σας δεν έχει επικεφαλίδες και τα δεδομένα σας ξεκινούν πραγματικά από τη γραμμή 1. Η πιο προφανής ένδειξη αυτής της περίπτωσης είναι όταν ο κανόνας λειτουργεί, αλλά μορφοποιεί τιμές που δεν βρίσκονται στις γραμμές που θα έπρεπε.

4. Ελέγξτε τον κανόνα που δημιουργήσατε. Ελέγξτε δύο φορές τον κανόνα στη Διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους. Μερικές φορές, χωρίς κανένα λόγο, το Microsoft Excel παραμορφώνει τον κανόνα που μόλις δημιουργήσατε. Έτσι, αν ο κανόνας δεν λειτουργεί, μεταβείτε στη διεύθυνση Μορφοποίηση υπό όρους> Διαχείριση κανόνων και ελέγξτε τόσο τον τύπο όσο και την περιοχή στην οποία εφαρμόζεται. Αν έχετε αντιγράψει τον τύπο από το διαδίκτυο ή από κάποια άλλη εξωτερική πηγή, βεβαιωθείτε ότι το ευθεία εισαγωγικά χρησιμοποιούνται.
5. Προσαρμόστε τις αναφορές κελιών κατά την αντιγραφή του κανόνα. Εάν αντιγράψετε τη μορφοποίηση υπό όρους του Excel χρησιμοποιώντας το Format Painter, μην ξεχάσετε να προσαρμόσετε όλες τις αναφορές κελιών στον τύπο.
6. Διαχωρίστε πολύπλοκους τύπους σε απλά στοιχεία. Εάν χρησιμοποιείτε έναν σύνθετο τύπο του Excel που περιλαμβάνει πολλές διαφορετικές συναρτήσεις, χωρίστε τον σε απλά στοιχεία και ελέγξτε κάθε συνάρτηση ξεχωριστά.

Και τέλος, αν έχετε δοκιμάσει όλα τα βήματα, αλλά ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους εξακολουθεί να μην λειτουργεί σωστά, γράψτε μου μια γραμμή στα σχόλια και θα προσπαθήσουμε να το εξιχνιάσουμε μαζί :)

Στο επόμενο άρθρο μου θα εξετάσουμε τις δυνατότητες της μορφοποίησης υπό όρους του Excel για ημερομηνίες. Τα λέμε την επόμενη εβδομάδα και ευχαριστούμε για την ανάγνωση!