IF-funktionen i Google Sheets er en af de letteste funktioner at lære, og selv om det er sandt, er den også meget nyttig.

I denne vejledning vil jeg invitere dig til at se nærmere på, hvordan IF-funktionen i Google Regneark fungerer, og hvilke fordele du får ud af at bruge den.

Hvad er IF-funktionen i Google Sheets?

Når du bruger IF-funktionen, opretter du et beslutningstræ, hvor en bestemt handling følger under en betingelse, og hvis denne betingelse ikke er opfyldt, følger en anden handling.

Til dette formål skal funktionens betingelse være i form af et alternativt spørgsmål med kun to mulige svar: "ja" og "nej".

Sådan kan et beslutningstræ se ud:

Med IF-funktionen kan du altså stille et spørgsmål og angive to alternative handlinger afhængigt af det modtagne svar. Dette spørgsmål og de alternative handlinger er kendt som tre argumenter for funktionen.

Syntaks for IF-funktioner i Google Sheets

Syntaksen for IF-funktionen og dens argumenter er som følger:

• logisk_udtryk - (påkrævet) en værdi eller et logisk udtryk, der testes for at se, om det er SANDT eller FALSK.
• value_if_true - (påkrævet) den operation, der udføres, hvis testen er TRUE.
• value_if_false - (valgfrit) den operation, der udføres, hvis testen er FALSK.

Lad os undersøge argumenterne i vores IF-funktion nærmere.

Det første argument repræsenterer et logisk spørgsmål. Google Sheets besvarer dette spørgsmål med enten "ja" eller "nej", dvs. "sandt" eller "falsk".

Hvordan formulerer man spørgsmålet korrekt? Det kan man gøre ved at skrive et logisk udtryk ved hjælp af nyttige symboler (eller sammenligningsoperatorer) som "=", ">", "=", "=", "<=", "". Lad os prøve at stille et sådant spørgsmål sammen.

Anvendelse af IF-funktionen

Lad os antage, at du arbejder i en virksomhed, der sælger chokolade i flere forbrugerområder med mange kunder.

Sådan kan dine salgsdata se ud i Google Sheets:

Forestil dig, at du har brug for at adskille salg i dine lokale regioner fra salg fra salg fra udlandet. For at opnå dette skal du tilføje endnu et beskrivende felt for hvert salg - et land, hvor salget fandt sted. Da der er mange data, skal dette beskrivelsesfelt oprettes automatisk for hver post.

Og det er her, IF-funktionen kommer i spil. Lad os tilføje kolonnen "Land" til datatabellen. "West"-regionen repræsenterer det lokale salg (Vores land), mens resten er salg fra udlandet (Resten af verden).

Hvordan skrives funktionen korrekt ud?

Placer markøren i F2 for at gøre cellen aktiv, og skriv lighedstegnet (=). Google Sheets forstår straks, at du vil indtaste en formel. Derfor vil den lige efter du har skrevet bogstavet "i" bede dig om at vælge en funktion, der begynder med samme bogstav. Og du skal vælge "IF".

Herefter vil alle dine handlinger også blive ledsaget af prompts.

Som første argument i IF-funktionen indtastes B2="West" Som med de andre Google Sheets-funktioner behøver du ikke at indtaste adressen på cellen manuelt - et museklik er nok. Indtast derefter komma (,) og angiv det andet argument.

Det andet argument er en værdi, som F2 returnerer, hvis betingelsen er opfyldt. I dette tilfælde vil det være teksten "Vores land".

Og igen, efter kommaet, skriv værdien af det tredje argument. F2 vil returnere denne værdi, hvis betingelsen ikke er opfyldt: "Resten af verden". Glem ikke at afslutte din formelindtastning ved at lukke parentesen ")" og trykke på "Enter".

Hele din formel skal se således ud:

=IF(B2="Vest", "Vores land", "Resten af verden")

Hvis alt er korrekt, får du med F2 teksten "Vores land" tilbage:

Nu skal du blot kopiere denne funktion ned i kolonne F.

Tip: Der er en måde at behandle hele kolonnen med én formel. Det kan du gøre med funktionen ARRAYFORMULA. Hvis du bruger den i kolonnens første celle, kan du teste alle cellerne nedenunder i forhold til den samme betingelse og returnere det tilsvarende resultat til hver række på samme tid:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="Vest", "Vores land", "Resten af verden"))

Lad os undersøge de andre måder at arbejde med IF-funktionen på.

IF-funktion og tekstværdier

Anvendelsen af IF-funktionen med en tekst er allerede blevet illustreret i eksemplet ovenfor.

Bemærk. Hvis teksten bruges som argument, skal den være omsluttet af dobbelte anførselstegn.

IF-funktion og numeriske værdier

Du kan bruge tal til argumenterne, ligesom du gjorde med teksten.

Det er dog meget vigtigt her, at IF-funktionen gør det muligt ikke kun at udfylde celler med bestemte tal baseret på de betingelser, der er opfyldt, men også at beregne.

Lad os f.eks. sige, at du tilbyder dine kunder forskellige rabatter baseret på den samlede værdi af købet. Hvis den samlede værdi er over 200, får kunden 10 % rabat.

Til det formål skal du bruge kolonne G og navngive den "Rabat". Indtast derefter IF-funktionen i G2, og det andet argument vil blive repræsenteret af den formel, der beregner rabatten:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF blanktegn/ikke-blanktegn

Der er tilfælde, hvor dit resultat afhænger af, om cellen er tom eller ej. Der er to måder at kontrollere det på:

1. Brug funktionen ISBLANK.

   Følgende formel kontrollerer f.eks., om cellerne i kolonne E er tomme. Hvis det er tilfældet, skal der ikke gives nogen rabat, ellers er der 5 % rabat:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0,0,05)

   

   Bemærk. Hvis der er en nul-længde streng i en celle (returneret af en formel), vil ISBLANK-funktionen resultere i FALSK.

   Her er en anden formel til at kontrollere, om E2 er tom:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0,0.05)

   Du kan vende formlen om og se, om cellerne ikke er tomme i stedet:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0.05,0)

2. Brug standard sammenligningsoperatorer med et par dobbelte anførselstegn:

   Bemærk. Denne metode tager hensyn til strenge af nul længde (angivet med dobbelte anførselstegn) som tomme celler.

   =IF(E2=""",0,0,05) - kontrollere, om E2 er tom

   =IF(E2"",0,0,0,05) - kontrollere, om E2 ikke er tom.

   Tip. På samme måde kan du bruge dobbelte anførselstegn som et argument for at returnere en tom celle ved hjælp af formlen:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

IF i kombination med andre funktioner

Som du allerede har lært, kan tekst, tal og formler fungere som argumenter for IF-funktionen. Men andre funktioner kan også spille denne rolle. Lad os se, hvordan det fungerer.

Google Sheets IF OR

Kan du huske den første måde, hvorpå du fandt ud af, i hvilket land du solgte chokolade? Du tjekkede, om B2 indeholdt "West".

Du kan dog også opbygge logikken omvendt: du kan opstille en liste over alle de mulige regioner, der tilhører "Resten af verden", og kontrollere, om mindst en af dem OR-funktionen i det første argument hjælper dig med at gøre det:

• logisk_udtryk1 - (påkrævet) den første logiske værdi, der skal kontrolleres for.
• logisk_udtryk2 - (valgfrit) den næste logiske værdi, der skal kontrolleres.
• og så videre.

Som du kan se, skal du blot indtaste så mange logiske udtryk, som du har brug for at kontrollere, og funktionen søger, om et af dem er sandt.

Hvis du vil anvende denne viden på tabellen med salg, skal du nævne alle de regioner, der hører til salget i udlandet, og de andre salg vil automatisk blive lokale:

=IF(OR(B2="Øst",B2="Syd"), "Resten af verden", "Vores land")

Google Sheets IF AND

AND-funktionen er lige så enkel. Den eneste forskel er, at den kontrollerer, om alle de anførte logiske udtryk er sande:

Hvis du f.eks. skal indsnævre søgningen til din by, og du ved, at den i øjeblikket kun køber hasselnødder, er der to betingelser at tage hensyn til: region - "West" og produkt - "Chocolate Hazelnut":

=IF(AND(B2="West",C2="Chocolate Hazelnut"), "Vores land", "Resten af verden")

Indlejret IF-formel vs. IFS-funktion til Google Sheets

Du kan også bruge selve IF-funktionen som et argument for den større IF-funktion.

Lad os antage, at du har fastsat strengere rabatbetingelser for dine kunder: Hvis det samlede køb er på over 200 enheder, får de 10 % rabat, hvis det samlede køb er mellem 100 og 199 enheder, er rabatten 5 %, og hvis det samlede køb er under 100 enheder, er der ingen rabat.

Følgende formel viser, hvordan funktionen vil se ud i celle G2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Bemærk, at det er en anden IF-funktion, der anvendes som andet argument. I sådanne tilfælde ser beslutningstræet ud som følger:

Lad os gøre det endnu sjovere og komplicere opgaven: Forestil dig, at du tilbyder den nedsatte pris kun til én region - "East".

For at gøre det korrekt skal du tilføje det logiske udtryk "AND" til vores funktion. Formlen vil så se ud på følgende måde:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Som du kan se, er antallet af rabatter faldet kraftigt, mens beløbet er uændret.

Der er også en nemmere måde at skrive ovenstående på takket være IFS-funktionen:

• betingelse1 - (påkrævet) er det logiske udtryk, som du vil teste.
• værdi1 - (påkrævet) er den værdi, der skal returneres, hvis betingelse1 er sand.
• og derefter skal du blot opstille en liste over betingelser med deres værdier, der skal returneres, hvis de er sande.

Sådan ser ovenstående formel ud med IFS:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Tip: Hvis der ikke er nogen sand tilstand, returnerer formlen #N/A-fejlen. For at undgå dette skal du omslutte din formel med IFERROR:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH som et alternativ til flere IF'er

Der er endnu en funktion, som du måske vil overveje i stedet for den indlejrede IF-funktion: Google Sheets SWITCH.

Den kontrollerer, om dit udtryk svarer til en liste af tilfælde, et efter et. Hvis det er tilfældet, returnerer funktionen en tilsvarende værdi.

• udtryk er en cellehenvisning, et område af celler, eller endda et matematisk udtryk eller endda en tekst, som du gerne vil have lig med dine cases (eller teste i forhold til kriterierne).
• case1 er dit første kriterium, som du skal kontrollere udtrykket i forhold til.
• værdi1 er en post, der skal returneres, hvis case1 kriteriet er det samme som dit udtryk.
• case2, value2 gentag så mange gange, som der er kriterier, du skal kontrollere, og værdier, du skal returnere. Valgfrit.
• standard er også helt valgfri. Brug den for at få vist en bestemt post, hvis ingen af tilfældene er opfyldt. Jeg vil anbefale at bruge den hver gang for at undgå fejl, når dit udtryk ikke opfylder alle tilfældene.

Her er et par eksempler.

Til test dine celler i forhold til en tekst , bruge intervaller som et udtryk:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69, "Vest", "Vores land", "Resten af verden"))

I denne formel kontrollerer SWITCH, hvilken post der er i hver celle i kolonne B. Hvis det er West , siger formlen Vores land , ellers, Resten af verden . ArrayFormula gør det muligt at behandle hele kolonnen på én gang.

Til arbejde med beregninger , er det bedre at bruge et boolsk udtryk:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Her kontrollerer SWITCH, om resultatet af ligningen er TRUE eller FALSK . når det er TRUE (som hvis E2 er reelt større end 200 ), får jeg et tilsvarende resultat. Hvis ingen af tilfældene på listen er TRUE (hvilket betyder, at de er FALSK ), returnerer formlen blot 0.

Bemærk: SWITCH ved ikke, hvordan man beregner hele området på én gang, så der er ingen ARRAYFORMULA i dette tilfælde.

IF-udsagn baseret på en optælling

Et af de spørgsmål, vi ofte bliver stillet, er, hvordan du opretter en IF-formel, der returnerer det, du har brug for, hvis kolonnen indeholder eller ikke indeholder en bestemt post.

Kontroller f.eks. om en kundes navn optræder mere end én gang i en liste (kolonne A) og sæt det tilsvarende ord (ja/nej) ind i en celle.

Løsningen er enklere end du måske tror: Du skal indføre funktionen COUNTIF i din IF:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1, "ja", "nej")

Få Google Sheets til at bygge IF-formler for dig - IF Formula Builder-tilføjelse

Hvis du er træt af at holde styr på alle de ekstra tegn og den korrekte syntaks i formler, er der en anden løsning.

IF Formula Builder add-on til Google Sheets tilbyder en visuel måde at oprette IF-udsagn på. Værktøjet håndterer syntaks, ekstra funktioner og alle nødvendige tegn for dig.

Det eneste, du skal gøre, er at:

• Udfyld de tomme felter med dine poster en efter en. Der er ingen særbehandling af datoer, tid osv. Indtast dem som du plejer, og tilføjelsen genkender datatypen.
• vælge de nødvendige sammenligningsoperatører fra de foreslåede rullelister.
• om nødvendigt kan du tilføje flere logiske udtryk med et klik: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Som du kan se, får hvert logisk udtryk sin egen linje. Det samme gælder for sand/falsk-resultater. Dette reducerer antallet af mulige forvirringer i formlen drastisk.

Efterhånden som du udfylder det hele, vokser formlen til brug i visningsområdet øverst i vinduet. Til venstre kan du vælge en celle i arket, hvor du gerne vil have formlen.

Når du er klar, skal du indsætte formlen i den pågældende celle ved at klikke på knappen Indsæt formel nederst.

Besøg online-vejledningen for IF Formula Builder for at se alle mulighederne beskrevet i detaljer.

Jeg håber ikke, at der nu er nogen tvivl om, at IF-funktionen, selv om den ved første øjekast er meget simpel, åbner døren til mange muligheder for databehandling i Google Sheets. Men hvis du stadig har spørgsmål, er du velkommen til at stille dem i kommentarfeltet nedenfor - vi hjælper dig gerne!