El tutorial mostra com agrupar files a Excel per facilitar la lectura de fulls de càlcul complicats. Vegeu com podeu amagar ràpidament files dins d'un grup determinat o replegar tot el contorn a un nivell determinat.

Els fulls de treball amb molta informació complexa i detallada són difícils de llegir i analitzar. Afortunadament, Microsoft Excel ofereix una manera senzilla d'organitzar les dades en grups que us permet reduir i ampliar files amb contingut similar per crear vistes més compactes i entenedores.

Agrupar files a Excel

L'agrupació a Excel funciona millor per a fulls de treball estructurats que tenen encapçalaments de columnes, sense files ni columnes en blanc i una fila de resum (subtotal) per a cada subconjunt de files. Amb les dades organitzades correctament, utilitzeu una de les maneres següents per agrupar-les.

Com agrupar files automàticament (crear un esquema)

Si el vostre conjunt de dades només conté un nivell d'informació, el més ràpid La manera seria permetre que les files d'Excel s'agrupin automàticament. A continuació us indiquem com:

1. Seleccioneu qualsevol cel·la d'una de les files que vulgueu agrupar.
2. Vés a la pestanya Dades > Esquema grup, feu clic a la fletxa sota Grup i seleccioneu Esquema automàtica .

Això és tot el que hi ha!

Aquí teniu un exemple de quin tipus de files pot agrupar Excel:

Com es mostra a la captura de pantalla següent, les files s'han agrupat perfectament i les barres de contorn representen diferentss'han afegit nivells d'organització de dades a l'esquerra de la columna A.

Nota. Si les vostres files de resum es troben a sobre d'un grup de files de detall, abans de crear un esquema, aneu a la pestanya Dades > Esquema del grup, feu clic al Quadre de diàleg d'esquema i desmarqueu la casella de selecció Files de resum a sota dels detalls .

Un cop creat l'esquema, podeu amagar o mostrar els detalls ràpidament. un determinat grup fent clic al signe menys o més d'aquest grup. També podeu replegar o ampliar totes les files a un nivell concret fent clic als botons de nivell a l'extrem superior esquerre del full de treball. Per obtenir més informació, vegeu Com replegar files a Excel.

Com agrupar files manualment

Si el vostre full de treball conté dos o més nivells d'informació, l' Esquema automàtica d'Excel. pot no agrupar les vostres dades correctament. En aquest cas, podeu agrupar les files manualment seguint els passos següents.

Nota. Quan creeu un esquema manualment, assegureu-vos que el vostre conjunt de dades no contingui cap fila ocult, en cas contrari, les dades poden estar agrupades incorrectament.

1. Creeu grups externs (nivell 1)

Seleccioneu un dels subconjunts de dades més grans, incloses totes les files intermèdies de resum i les seves files de detall.

Al conjunt de dades següent, per agrupar totes les dades per a fila 9 ( Est Total ), seleccionem les files 2 a 8.

A la pestanya Dades , aal grup Esquema , feu clic al botó Grup , seleccioneu Files i feu clic a D'acord .

Això s'afegirà una barra al costat esquerre del full de treball que abasta les files seleccionades:

De manera similar, creeu tants grups externs com necessari.

En aquest exemple, necessitem un grup més extern per a la regió Nord . Per a això, seleccionem les files de la 10 a la 16 i feu clic a la pestanya Dades > Botó Grup > Files .

Aquest conjunt de files ara també s'agrupa:

Consell. Per crear un grup nou més ràpidament, premeu la drecera Maj + Alt + Fletxa dreta en lloc de fer clic al botó Grup de la cinta.

2. Creeu grups imbricats (nivell 2)

Per crear un grup imbricat (o intern), seleccioneu totes les files de detall a sobre de la fila de resum relacionada i feu clic al botó Grup .

Per exemple, per crear el grup Pomes dins de la regió Est , seleccioneu les files 2 i 3 i premeu Grup . Per crear el grup Taronges , seleccioneu les files de la 5 a la 7 i torneu a prémer el botó Grup .

De la mateixa manera, creem grups imbricats per al Nord regions i obteniu el resultat següent:

3. Si cal, afegiu més nivells d'agrupació

A la pràctica, els conjunts de dades poques vegades es completen. Si en algun moment s'afegeixen més dades al vostre full de treball, probablement voldreu crear més nivells d'esquema.

Com a exemple, inserim elFila Total general de la nostra taula i, a continuació, afegiu el nivell de contorn més extern. Per fer-ho, seleccioneu totes les files excepte la fila Total general (files 2 a 17) i feu clic a la pestanya Dades >botó Grup > Files .

Com es mostra a la captura de pantalla següent, les nostres dades s'agrupen ara en 4 nivells:

• Nivell 1: total general
• Nivell 2: Totals de regió
• Nivell 3: Subtotals d'elements
• Nivell 4: Files de detall

Ara que tenim un contorn de files, vegem com fa que les nostres dades siguin més fàcils de veure.

Com replegar les files a Excel

Una de les característiques més útils de l'agrupació d'Excel és la possibilitat d'amagar i mostrar detallar les files d'un grup concret així com per replegar o expandir tot el contorn fins a un cert nivell amb un clic del ratolí.

Replega les files d'un grup

Per replegar les files d'un grup concret. , només cal que feu clic al botó menys a la part inferior de la barra d'aquest grup.

Per exemple, així és com podeu amagar ràpidament totes les files de detall de la regió Est , inclosos els subtotals, i mostra només el Est Fila total :

Una altra manera de replegar les files a Excel és seleccionar qualsevol cel·la del grup i fer clic a Oculta el detall a la pestanya Dades , al grup Esquema :

De qualsevol manera, el grup es reduirà al mínim. fila de resum, i totes les files de detall seranamagat.

Replega o amplia l'esquema complet a un nivell específic

Per minimitzar o ampliar tots els grups d'un nivell concret, fes clic al número d'esquema corresponent a l'extrem superior esquerre del full de treball.

El nivell 1 mostra la menor quantitat de dades mentre que el nombre més alt expandeix totes les files. Per exemple, si el vostre esquema té 3 nivells, feu clic al número 2 per amagar el tercer nivell (files de detall) mentre mostreu els altres dos nivells (files de resum).

Al nostre conjunt de dades de mostra, tenim 4 nivells d'esquema. , que funcionen d'aquesta manera:

• El nivell 1 només mostra Total general (fila 18 ) i amaga la resta de files.
• El nivell 2 mostra Gran subtotals total i Regió (files 9, 17 i 18).
• El nivell 3 mostra Total general , Regió i Subtotals de l'element (files 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 i 18).
• El nivell 4 mostra totes les files.

La captura de pantalla següent mostra el contorn replegat al nivell 3.

Com expandir files a Excel

Per expandir les files dins d'un grup determinat, feu clic a qualsevol cel·la del visible fila de resum i, a continuació, feu clic al botó Mostra Detall de la pestanya Dades , al grup Esquema :

O feu clic al signe més del grup replegat de files que voleu ampliar:

Com eliminar L'esquema a l'Excel

En cas que vulgueu eliminar tots els grups de files alhora, desactiveu l'opcióesquema. Si voleu eliminar només alguns dels grups de files (per exemple, grups imbricats), desagrupeu les files seleccionades.

Com eliminar tot el contorn

Vés a Dades pestanya >grup Esquema , feu clic a la fletxa de sota Desagrupa i, a continuació, feu clic a Esborra l'esquema .

Notes :

1. El fet d'eliminar l'esquema a Excel no suprimirà cap dada.
2. Si elimineu un contorn amb algunes files replegades, aquestes files poden romandre amagades. després d'esborrar el contorn. Per mostrar les files, utilitzeu qualsevol dels mètodes descrits a Com mostrar les files a Excel.
3. Un cop eliminat el contorn, no podreu recuperar-lo fent clic a Desfés o prement la drecera Desfés ( Ctrl + Z ). Haureu de tornar a crear l'esquema des de zero.

Com desagrupar un determinat grup de files

Per eliminar l'agrupació de determinades files sense eliminar tot l'esquema, feu el següent:

1. Seleccioneu les files que voleu desagrupar.
2. Aneu a la pestanya Dades > Esquema i feu clic al grup Botó desagrupar . O premeu Maj + Alt + Fletxa esquerra que és la drecera Desagrupa a Excel.
3. Al quadre de diàleg Desagrupa , seleccioneu Files i feu clic a D'acord.

Per exemple, a continuació es mostra com podeu desagrupar dos grups de files imbricats ( Subtotal de pomes i Subtotal de taronges ) mantenint el grup extern Total de l'est :

Nota. No és possible desagrupar grups de files no adjacents alhora. Haureu de repetir els passos anteriors per a cada grup individualment.

Consells d'agrupació d'Excel

Com acabeu de veure, és bastant fàcil agrupar files a Excel. A continuació trobareu alguns trucs útils que us facilitaran encara més el vostre treball amb grups.

Com calcular automàticament els subtotals dels grups

En tots els exemples anteriors, hem inserit les nostres pròpies files de subtotals amb fórmules de SUMA. Per calcular els subtotals automàticament, utilitzeu l'ordre Subtotal amb la funció de resum que trieu, com ara SUMA, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, etc. L'ordre Subtotal no només inserirà files de resum sinó que també crearà un esquema amb files desplegables i ampliables. , completant així dues tasques alhora!

Aplica els estils d'Excel predeterminats a les files de resum

Microsoft Excel té els estils predefinits per a dos nivells de files de resum: RowLevel_1 (negreta) i RowLevel_2 (cursiva). Podeu aplicar aquests estils abans o després d'agrupar files.

Per aplicar automàticament estils d'Excel a un contorn nou , aneu a la pestanya Dades > Esquema. grup , feu clic al llançador del quadre de diàleg Esquema i, a continuació, seleccioneu la casella de selecció Estils automàtics i feu clic a D'acord . Després d'això, creeu un esquema com de costum.

Per aplicar estils a un contorn existent , també seleccioneu elQuadre Estils automàtics tal com es mostra més amunt, però feu clic al botó Aplica estils en comptes de D'acord .

Així us expliquem un esquema d'Excel amb els estils predeterminats. per a les files de resum té l'aspecte següent:

Com seleccionar i copiar només les files visibles

Després d'haver replegat les files irrellevants, és possible que vulgueu copiar les que es mostren dades rellevants en un altre lloc. Tanmateix, quan seleccioneu les files visibles de la manera habitual amb el ratolí, en realitat també seleccioneu les files amagades.

Per seleccionar només les files visibles , haureu de seleccionar realitzeu uns quants passos addicionals:

1. Seleccioneu les files visibles amb el ratolí.

   Per exemple, hem replegat totes les files de detalls i ara seleccionem les files de resum visibles:

   

2. Dirigiu-vos a Inici pestanya > Edició i feu clic a Cerca & Seleccioneu > Vés a l'especial . O premeu Ctrl + G (anar a la drecera) i feu clic al botó Especial... .
3. Al quadre de diàleg Vés a especial , seleccioneu Només cel·les visibles. i feu clic a D'acord.

Com a resultat, només se seleccionen les files visibles (les files adjacents a les files ocultes estan marcades amb una vora blanca):

I ara, només has de prémer Ctrl + C per copiar les files seleccionades i Ctrl + V per enganxar-les allà on vulguis com.

Com amagar i mostrar els símbols de contorn

Per amagar o mostrar les barres de contorn i els números de nivell aExcel, utilitzeu la següent drecera de teclat: Ctrl + 8 .

Si premeu la drecera per primera vegada s'amaguen els símbols de contorn, i si torneu a prémer-lo, es tornarà a mostrar el contorn.

Els símbols d'esquema no es mostren. amunt a Excel

Si no veieu els símbols més i menys a les barres de grup ni els números a la part superior del contorn, comproveu la configuració següent a l'Excel:

1. Aneu a la pestanya Fitxer > Opcions > Avançat categoria.
2. Desplaceu-vos cap avall fins a Opcions de visualització d'aquest full de treball , seleccioneu el full de treball d'interès i assegureu-vos que el quadre Mostra símbols d'esquema si s'aplica un esquema estigui seleccionat.

Així és com s'agrupen les files a Excel per replegar o ampliar determinades seccions del conjunt de dades. De manera similar, podeu agrupar columnes als vostres fulls de treball. Us agraeixo la lectura i espero veure-us al nostre blog la setmana vinent.