В статията е показано как да откривате и подчертавате празни клетки в Excel с помощта на условно форматиране и VBA. В зависимост от нуждите си можете да оцветявате само истински празни клетки или и такива, които съдържат низови редове с нулева дължина.

Когато получите файл на Excel от някого или го импортирате от външна база данни, винаги е добре да проверите данните, за да се уверите, че няма пропуски или липсващи точки с данни. В малък набор от данни можете лесно да откриете всички празни места с очите си. Но ако имате огромен файл, съдържащ стотици или дори хиляди редове, ръчното определяне на празните клетки е почти невъзможно.

В този урок ще научите 4 бързи и лесни начина за подчертаване на празни клетки в Excel, така че да можете визуално да ги идентифицирате. Кой метод е най-добрият? Това зависи от структурата на данните, целите ви и определението ви за "празни".

Изберете и маркирайте празни клетки с Go To Special

Този прост метод избира всички празни клетки в даден диапазон, които след това можете да запълните с избран от вас цвят.

За да изберете празни клетки в Excel, трябва да направите следното:

1. Изберете диапазона, в който искате да маркирате празните клетки. За да изберете всички клетки с данни, щракнете върху горната лява клетка и натиснете Ctrl + Shift + End, за да разширите избора до последната използвана клетка.
2. На Начало в раздела Редактиране на група, щракнете върху Намиране & Избор > Отидете на Special . Или натиснете F5 и щракнете върху Специален... .

   

3. В Отидете на специален диалогов прозорец, изберете Заготовки и щракнете върху OK . Това ще избере всички празни клетки в обхвата.

   

4. При избрани празни клетки щракнете върху Цвят на запълване икона в Начало в раздела Шрифт и изберете желания цвят. Готово!

   

Съвети и бележки:

• Сайтът Отидете на специален функцията избира само истински празни клетки , т.е. клетки, които не съдържат абсолютно нищо. Клетки, съдържащи празен низ, интервали, връщане на карета, непечатащи символи и т.н., не се считат за празни и не се избират. За да маркирате клетки с формули, които връщат празен низ ("") като резултат, използвайте условно форматиране или макрос VBA.
• Този метод е статичен и е най-добре да се използва като еднократно решение. Промените, които направите по-късно, няма да се отразят автоматично: новите празни полета няма да бъдат подчертани, а предишните празни полета, които сте запълнили със стойности, ще останат оцветени. Ако търсите динамично решение, по-добре използвайте подхода на условното форматиране.

Филтриране и подчертаване на празни места в определена колона

Ако не се интересувате от празните клетки навсякъде в таблицата, а искате да намерите и подчертаете клетките или целите редове, които имат празни места в определена колона, Excel Filter може да бъде правилното решение.

За да го направите, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете която и да е клетка в набора от данни и щракнете върху Сортиране и филтриране > Филтър на Начало или натиснете бързата клавишна комбинация CTRL + Shift + L, за да включите автоматичните филтри.
2. Щракнете върху падащата стрелка за целевата колона и филтрирайте празните стойности. За тази цел изчистете Изберете всички и след това изберете (празни места) .
3. Изберете филтрираните клетки в ключовата колона или в целите редове и изберете Напълнете цвета, който искате да приложите.

В нашата примерна таблица по този начин можем да филтрираме и след това да маркираме редовете, в които клетките за SKU са празни:

Забележки:

• За разлика от предишния метод, този подход се отнася за формули, които връщат празни низове ("") като празни клетки.
• Това решение не е подходящо за често променяни данни, тъй като при всяка промяна ще трябва да почиствате и подчертавате отново.

Как да подчертаете празните клетки в Excel с условно форматиране

И двете техники, разгледани по-рано, са прости и кратки, но имат един съществен недостатък - нито един от тях не реагира на промените, направени в набора от данни. За разлика от тях, условното форматиране е динамично решение, което означава, че трябва да настроите правилото само веднъж. Веднага щом празна клетка се запълни с някаква стойност, цветът веднага ще изчезне. И обратно, щом се появи нова празна клетка,тя ще бъде маркирана автоматично.

Пример 1. Подчертаване на всички празни клетки в даден диапазон

За да маркирате всички празни клетки в даден диапазон, конфигурирайте правилото за условно форматиране на Excel по този начин:

1. Изберете диапазона, в който искате да маркирате празните клетки (в нашия случай A2:E6).
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Ново правило > Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
3. В Форматиране на стойности, при които тази формула е вярна въведете една от следните формули, където A2 е горната лява клетка на избрания диапазон:

   За да подчертаете абсолютно празни клетки които не съдържат нищо:

   =ISBLANK(A2)

   За да подчертаете също така привидно празни клетки които съдържат низове с нулева дължина (""), върнати от вашите формули:

   =LEN(A2)=0

   или

   =A2=""

4. Щракнете върху Формат бутон, превключете на Напълнете изберете желания цвят на фона и щракнете върху OK.
5. Кликнете върху ОК за да запазите правилото и да затворите основния диалогов прозорец.

   

За подробни стъпки вижте Създаване на правило за условно форматиране, базирано на формула, в Excel.

Пример 2. Подчертаване на редове, които имат празни места в определена колона

В случаите, когато искате да маркирате целите редове, които имат празни клетки в определена колона, просто направете малка промяна в разгледаните по-горе формули, така че да се отнасят за клетката в тази конкретна колона, и не забравяйте да заключите координатата на колоната със знака $.

Например, за да маркирате редове с празни полета в колона B, изберете цялата таблица без заглавията на колоните (A2:E6 в този пример) и създайте правило с една от тези формули:

За да подчертаете абсолютно празни клетки :

=ISBLANK($B2)

За да подчертаете заготовки и клетки, съдържащи празни низове :

=LEN($B2)=0

или

=$B2=""

В резултат на това се подчертават само редовете, в които клетката SKU е празна:

За повече информация вижте Условно форматиране на празни клетки в Excel.

Подчертаване, ако е празно с VBA

Ако обичате да автоматизирате нещата, може да ви бъдат полезни следните VBA кодове за оцветяване на празни клетки в Excel.

Макрос 1: Оцветяване на празни клетки

Този макрос може да ви помогне да подчертаете истински празни клетки които не съдържат абсолютно нищо.

За да оцветите всички празни клетки в избран диапазон, е необходим само един ред код:

За да подчертаете празните полета в предварително дефиниран работен лист и диапазон (диапазон A2:E6 на лист 1 в примера по-долу), използвайте този код:

Вместо RGB цвят можете да приложите един от 8-те основни базови цвята, като въведете "vb" преди името на цвета, например:

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = vbBlue

Или можете да зададете индекса на цвета, например:

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.ColorIndex = 6

Макрос 2: Оцветяване на празни полета и празни низове

За да разпознаете визуално празни клетки, съдържащи формули, които връщат празни низове като празни, проверете дали Текст свойството на всяка клетка в избрания диапазон = "", и ако е TRUE, тогава се прилага цветът.

Ето кодът за маркиране на всички празни полета и празни низове в избран диапазон:

Как да вмъкнете и стартирате макрос

За добавяне на макрос към работната си книга, изпълнете следните стъпки:

1. Натиснете Alt + F11, за да отворите редактора на Visual Basic.
2. В Проучвателя на проекти вляво щракнете с десния бутон на мишката върху целевата работна книга, след което щракнете върху Вмъкване на > Модул .
3. В прозореца Код вдясно поставете кода VBA.

За изпълнение на макроса ето какво трябва да направите:

1. Изберете обхвата в работния лист.
2. Натиснете Alt + F8, за да отворите Macro диалог.
3. Изберете макроса и щракнете върху Изпълнявайте .

   

За подробни инструкции стъпка по стъпка вижте:

• Как да вмъкнете и стартирате код VBA в Excel
• Как да стартирате макрос в Excel

Ето как да откривате, избирате и маркирате празни клетки в Excel. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!

Налични изтегляния

Подчертаване на празни полета с условно форматиране (.xlsx файл)

VBA макроси за оцветяване на празни клетки (.xlsm файл)