Електронните таблици са чудесна платформа за управление на таблици с данни. Но има ли лесни функции на Google Sheets за ежедневни изчисления? Разберете по-долу.

Функция SUM в Google Таблици

Смятам, че най-необходимата операция в таблиците е да се намери общата сума на различни стойности. Първото нещо, което ми идва наум, е да се събере всяка отделна клетка, която ви интересува:

=E2+E4+E8+E13

Но тази формула ще отнеме много време, ако има твърде много клетки, които трябва да се вземат предвид.

Правилният начин за добавяне на клетки е да използвате специалната функция на Google Sheets - SUM, която автоматично изброява всички клетки, като използва запетаи:

=SUM(E2,E4,E8,E13)

Ако диапазонът се състои от съседни клетки, просто посочете първата и последната му клетка, дори ако някъде между тях има празни. Така ще избегнете изброяването на всяка клетка във формулата SUM на Google Sheets.

Съвет. Друг начин за добавяне на SUM е да изберете колоната с числа и да изберете SUM под Формули икона:

Резултатът ще бъде вмъкнат в клетка точно под избрания диапазон.

Съвет: Нашите инструменти за захранване разполагат с функцията AutoSum (автоматична сума). Едно щракване - и активната ви клетка ще върне сумата на стойностите от цялата колона по-горе.

Позволете ми да усложня задачата. Искам например да добавя числа от различни диапазони от данни в няколко листа, A4:A8 от Лист1 и B4:B7 от Лист2 . И искам да ги събера в една клетка:

=SUM('Sheet1'!A4:A8,'Sheet2'!B4:B7)

Както виждате, просто добавих още един лист във формулата SUM на Google Sheets и разделих два различни диапазона със запетая.

Формули за проценти

Често чувам хора да питат за намиране на процентното съотношение на различни общи суми. Това обикновено се изчислява чрез формулата за проценти на Google Sheets по следния начин:

Същото важи и когато трябва да проверите каква част от общата сума представлява това или онова число:

Съвет. Овладяване на процент от обща сума, обща сума по проценти, нейното увеличаване & намаляване в този урок.

В моята таблица, в която записвам всички продажби за последните 10 дни, мога да изчисля процента на всяка продажба от общия брой продажби.

Първо, отивам в E12 и намирам общите продажби:

=SUM(E2:E11)

След това проверявам каква част от общата сума в F2 представляват продажбите през първия ден:

=E2/$E$12

Препоръчвам ви да направите и няколко корекции:

1. Завъртете E2 до абсолютна референция - $E$12 - за да сте сигурни, че разделяте продажбата за всеки ден на една и съща сума.
2. Приложете формата за процентни числа към клетките в колона F.
3. Копирайте формулата от F2 във всички клетки под нея - до F11.

Съвет. За да копирате формулата, използвайте един от начините, които споменах по-рано.

Съвет: За да се уверите, че изчисленията ви са правилни, въведете долната единица в F12:

=SUM(F2:F11 )

Ако се върне 100% - всичко е наред.

Защо препоръчвам да се използва процентен формат?

От една страна, за да не умножавате всеки резултат по 100, ако искате да получите проценти, а от друга - за да не делите резултатите на 100, ако искате да ги използвате за други математически операции, различни от процентите.

Ето какво имам предвид:

Използвам формата за процентни числа в клетки C4, B10 и B15. Всички формули на Google Sheets, които се позовават на тези клетки, са много по-лесни. Не се налага да деля на 100 или да добавям символа за процент (%) във формулите в C10 и C15.

Същото не може да се каже за C8, C9 и C14. Трябва да направя тези допълнителни настройки, за да получа правилния резултат.

Формули за масиви

За работа с много данни в Google Sheets по правило се използват вложени функции и други по-сложни изчисления. За тази цел в Google Sheets има и формули с масиви.

Например имам таблица с продажби на клиент. Интересно ми е да намеря максималната продажба на млечен шоколад към Smith за да проверя дали мога да му дам допълнителна отстъпка следващия път. Използвам формулата за следващия масив в E18:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith")*($C$2:$C$13="Milk Chocolate"),$E$2:$E$13,""))

Забележка: За да завършите всяка формула за масиви в Google Sheets, натиснете Ctrl+Shift+Enter, а не просто Enter.

В резултат на това получих 259 долара.

Първата ми формула за масиви в E16 връща максималната покупка, направена от Смит - 366 USD:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith"),$E$2:$E$13))

E17 показва максималната сума, похарчена за млечен шоколад - 518 USD:

=ArrayFormula(MAX(IF(($C$2:$C$13="Млечен шоколад"),$E$2:$E$13))

Сега ще заменя всички стойности, използвани във формулите на Google Sheets, с техните референции към клетките:

Забелязахте ли какво се е променило?

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13=B18)*($C$2:$C$13=C18),$E$2:$E$13,"")))

Ето какво имах преди:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith")*($C$2:$C$13="Milk Chocolate"),$E$2:$E$13,""))

Точно по този начин, жонглирайки със стойностите в клетките, на които се позовавате, можете бързо да получите различни резултати въз основа на различни условия, без да променяте самата формула.

Формули на Google Sheets за ежедневна употреба

Нека разгледаме още няколко примера за функции и формули, които са полезни за ежедневна употреба.

Пример 1

Да предположим, че данните ви са записани отчасти като числа и отчасти като текст: 300 евро , общо - 400 долара . Но трябва да извлечете само числа.

Знам само една функция за това:

Той извлича текста по маска с помощта на регулярен израз.

• текст - това може да бъде препратка към клетка или какъвто и да е текст в двойни кавички.
• regular_expression - също в двойни кавички. Това ви позволява да създадете почти всяка възможна текстова схема.

Текстът в моя случай е клетка с данни ( A2 ). И използвам този регулярен израз: [0-9]+

Това означава, че търся всяко количество ( + ) на числата от 0 до 9 ( [0-9] ), написани един след друг:

Ако числата съдържат дроби, регулярният израз ще изглежда по следния начин:

"[0-9]*\.[0-9]+[0-9]+" за числа с два знака след десетичната запетая

"[0-9]*\.[0-9]+" за числа с един знак след десетичната запетая

Забележка: Google Sheets вижда извлечените стойности като текст. Трябва да ги превърнете в числа с функцията VALUE или с нашия инструмент Convert.

Пример 2 - конкатенация на текст с формула

Формулите в текста помагат да се получи добре изглеждащ ред с някои общи суми - числа с техните кратки описания.

Ще създам такива редове в редове 14 и 15. Като начало обединявам клетките в тези редове чрез Format> Обединяване на клетки и след това пресметнете сумата за колона Е:

=SUM(E2:E13)

След това поставям текста, който искам да бъде описан, в двойни кавички и го комбинирам с формулата, като използвам амперсанд:

="Общо продажби на шоколад: "&SUM(E2:E13)&" долари"

За да направя числата си десетични, използвам функцията TEXT и задавам формата: "#,##0"

Друг начин е да използвате функцията CONCATENATE на Google Sheets, както използвах в A15:

=CONCATENATE("Обща отстъпка за клиентите: ",TEXT(SUM(F2:F13), "#.##")," долари")

Пример 3

Какво става, ако качите данните от някъде и всички числа се появят с интервали, като например 8 544 вместо 8544 ? Google Sheets ще ги върне като текст, знаете.

Ето как да превърнете тези стойности, записани като текст, в "нормални числа":

=СТОЙНОСТ(SUBSTITUTE("8 544"," ",""))

или

=СТОЙНОСТ(SUBSTITUTE(A2," ",""))

където A2 съдържа 8 544 .

Как работи? Функцията SUBSTITUTE замества всички интервали в текста (проверете втория аргумент - в двойните кавички има интервал) с "празен низ" (третия аргумент). След това VALUE преобразува текста в числа.

Пример 4

Има някои функции на Google Sheets, които помагат за манипулиране на текста в електронните таблици, например за промяна на регистъра на изреченията. Ако имате нещо странно като дАтА на сОурСа , можете да получите Източник на данни вместо това:

Нека обясня това подробно. Вземам първия символ в дадена клетка:

=LEFT(A1,1)

и го превключете на главни букви:

= ГОРНА ЧАСТ(LEFT(A1,1))

След това вземам останалия текст:

=ПРАВО(A1,LEN(A1)-1)

и го накарайте да се изписва с малки букви:

=ПО-НИСЪК(ПРАВ(A1,LEN(A1)-1))

Накрая обединявам всички части на формулата с амперсанд:

=UPPER(LEFT(A1,1))&LOWER(RIGHT(A1,LEN(A1)-1))

Съвет: Можете да превключвате между случаите с едно щракване на мишката със съответната програма от нашите Power Tools.

Разбира се, Google Sheets може да предложи още много неща. Не се страхувайте от различни сложни формули - просто опитвайте и експериментирайте. В крайна сметка тези набори от инструменти ни позволяват да решаваме много различни задачи. Успех! :)