Вижте как можете да създавате персонализирани правила, за да оцветявате данните си по всякакви условия.

Условно форматиране въз основа на друга клетка: видеозапис

Няма съмнение, че условното форматиране е една от най-полезните функции в Excel. Стандартните правила ви позволяват бързо да оцветите необходимите стойности, но какво да правите, ако искате да форматирате цели редове въз основа на стойност в определена клетка? Нека ви покажа как можете да използвате формули, за да създадете всяко правило за условно форматиране, което желаете.

Прилагане на условно форматиране, ако друга клетка е празна

Ето една често срещана задача: искам да подчертая редовете с празен ID. Нека започнем със стъпките за създаване на потребителско правило:

1. Най-напред изберете диапазона, който искате да маркирате, това ще ви спести някои стъпки по-късно. Уверете се, че започвате с горния ляв запис и пропускате заглавния ред. Преобразуването на диапазона в таблица е по-добър вариант, ако планирате да прилагате правилото към нови записи в бъдеще.
2. Щракнете върху Conditional formatting (Условно форматиране) в горната част и изберете "New rule" (Ново правило). Необходим ви е последният елемент: "Use a formula to determine which cells to format" (Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате).
3. Сега можете да въведете потребителското си условие и да зададете желания формат.
   • Цветът на запълване предлага най-бързия начин да видим данните си, така че нека изберем такъв и щракнем върху ОК.
   • Формулата за намиране на редовете с празни места в колона А е =A2="" За да сте сигурни, че правилото се прилага ред по ред, трябва да направите препратката към колоната абсолютна, затова въведете знак за долар преди колона А:

     =$A2=""

     Ако искате винаги да гледате тази конкретна клетка, трябва да поправите и реда, така че да изглежда по следния начин: $A$2=""

4. Щракнете върху ОК и ето, че се появява.

Условно форматиране на Excel въз основа на стойност на друга клетка

Сега нека да продължим и да видим как можем да намерим онези заглавия на книги, които имат 10 или повече в колона E. Ще продължа напред и ще избера заглавията на книгите, защото това е, което искаме да форматираме, и ще създам ново правило за условно форматиране, което използва формула. Нашето условие ще бъде подобно:

=$E2>=10

Изберете формата и запазете правилото, за да видите как работи.

Както виждате, това са прости правила, в които можете да въведете всяка стойност, която ви интересува. Къде се намира стойността не е важно. Ако е в друг лист, просто се уверете, че включвате името му в препратката си.

Формула за условно форматиране за множество условия

Нека преминем към случаите, когато условието ви се отнася до две различни стойности. Например може да искате да видите поръчките, които имат висок приоритет и над 8 в полето за количество.

За да промените съществуващо правило, изберете Manage rules (Управление на правила) в Conditional formatting (Условно форматиране), намерете правилото и щракнете върху Edit (Редактиране). За да сте сигурни, че са изпълнени няколко условия, използвайте функцията "AND" (И), след което избройте критериите си в скоби и не забравяйте да използвате кавички за текстовите стойности:

=AND($D2="High",$E2>8)

Ако искате да сте сигурни, че поне едно условие е изпълнено, използвайте функцията OR. Заменете функцията, сега тя ще гласи: маркирайте реда, ако приоритетът е висок или ако количеството е над 8.

Форматиране въз основа на текст от друга клетка

Ето още една функция, която ще оцените, ако работите с текстови стойности. Задачата ще ви се стори сложна, ако искате да разгледате клетките, които съдържат ключовата дума заедно с всичко останало. Ако случаят е такъв, ще трябва да използвате функцията Search (Търсене) и ето как ще изглежда тя. Изберете записите, които искате да оцветите, създайте правило и въведете:

=SEARCH("Спешно",$F2)>0

Имайте предвид, че ако въведете повече от 1, ще получите клетките, които начало с този текст вместо него.

Нещата, които трябва да запомните за персонализираните си правила

Можете да използвате практически всяка формула като условие за подчертаване на данните. В един от предишните ни видеоклипове разгледахме как да идентифицираме дублирания с помощта на условното форматиране, а в публикацията в блога ни по тази тема можете да намерите още няколко чудесни примера за формули.

Преди да пристъпите към форматиране на таблицата си, нека набързо да разгледам някои типични грешки, които може да не ви позволят да получите очакваните резултати.

Преди всичко не забравяйте за разликата между абсолютни и относителни препратки към клетките. Ако искате да проверите всяка клетка в колона , въведете знак за долар преди името на колоната. За да продължите да проверявате същия ред , добавете знака за долар преди номера на реда. И за да поправите препратката към клетката, с други думи, за да продължите да проверявате същата клетка , уверете се, че и пред колоната, и пред реда има знак за долар.

След това, ако видите, че правилото е приложено само към един ред или клетка, върнете се към Управление на правилата и се уверете, че то се прилага към правилния диапазон.

Когато създавате правило, винаги използвайте за формулата горната лява клетка на диапазона с данни и пропускайте заглавния ред, за да избегнете изместване на резултатите.

Стига да имате предвид тези точки, формулите за условно форматиране ще направят чудеса с вашите данни. Ако все още имате проблеми да ги накарате да работят за вас, моля, споделете задачата си в коментарите, ще се постараем да ви помогнем.