Филтрирането на огромни таблици ви помага да съсредоточите вниманието си върху най-необходимата информация. Днес бих искал да обсъдя с вас начините за добавяне на филтри по условие, дори за прилагане на няколко от тях към данните ви наведнъж. Също така ще обясня защо филтърът на Google Sheets е толкова полезен и важен, когато работите в рамките на споделен документ.

Филтриране по условие в Google Sheets

Нека да започнем с прилагането на основен филтър към листа на Google. Ако не знаете или не си спомняте как да го направите, моля, проверете предишната ми публикация в блога.

Когато съответните икони се появят в заглавията на колоните, щракнете върху тази, която принадлежи на колоната, с която искате да работите, и изберете Филтриране по състояние . Ще се появи допълнително поле за опции с думата "Няма" в него.

Щракнете върху него и ще видите списък с всички условия, налични за филтриране в Google Sheets. Ако никое от съществуващите условия не отговаря на нуждите ви, можете да създадете свое собствено, като изберете Потребителската формула е от списъка:

Нека ги разгледаме заедно, нали?

Не е празен

Ако клетките съдържат цифрови стойности и/или текстови низове, логически изрази или други данни, включително интервали ( ) или празни низове (""), ще бъдат показани редовете с такива клетки.

Можете да получите същия резултат, като използвате следната формула при избиране на Потребителската формула е опция:

=ISBLANK(B:B)=FALSE

Празна е

Тази опция е напълно противоположна на предишната. Ще бъдат показани само клетките, в които няма никакво съдържание. Другите ще бъдат филтрирани от Google Sheets.

Можете да използвате и тази формула:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Текстът съдържа

Тази опция показва редове, в които клетките съдържат определени символи - цифрови и/или текстови. Няма значение дали те са в началото, в средата или в края на клетката.

Можете да използвате заместващи символи, за да намерите някои специфични символи на различни позиции в клетката. Звездичката (*) се използва за заместване на произволен брой символи, докато въпросителният знак (?) замества единичен символ:

Както можете да видите, можете да постигнете същия резултат, като въведете различни комбинации от символи.

Следната формула също ще ви помогне:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")

Текстът не съдържа

Вярвам, че вече сте разбрали, че условията тук могат да бъдат същите като в горната точка, но резултатът ще бъде обратен. Въведената от вас стойност ще бъде филтрирана от изгледа на таблиците на Google.

Що се отнася до потребителската формула, тя може да изглежда по следния начин:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")=FALSE

Текстът започва с

За това условие въведете първия(те) символ(и) (един или повече) на интересуващата ви стойност.

Забележка: Тук не работят заместващи символи.

Текстът завършва с

Алтернативно въведете последните символи на записите, които трябва да се покажат.

Забележка: Тук също не могат да се използват заместващи символи.

Текстът е точно

Тук трябва да въведете точно това, което искате да видите, независимо дали е число или текст. Млечен шоколад например. Записи, които съдържат нещо различно от това, няма да бъдат показани. Следователно тук не можете да използвате заместващи символи.

Забележка: Имайте предвид, че при това условие е важно да се използва регистърът на текста.

Ако искате да използвате формула за търсене на всички записи, които съдържат само "Milk Chocolate", въведете следното:

=D:D="Млечен шоколад"

Дата е, Дата е преди, Дата е след

Тези филтри на Google Sheets позволяват използването на дати като условия. В резултат на това ще видите редовете, които съдържат точна дата или датата преди/след точната дата.

Опциите по подразбиране са днес, утре, вчера, през последната седмица, през последния месец, през последната година. Можете също така да въведете точна дата:

Забележка. Когато въвеждате някоя дата, не забравяйте да я въведете във формата на регионалните си настройки, а не във формата й в таблицата. Можете да прочетете повече за форматите на датата и часа тук.

Филтър за числови стойности в Google Sheets

Можете да филтрирате числови данни в Google Sheets по следните условия: по-голям от, по-голям или равен на, по-малък от, по-малък или равен на, е равен на, не е равен на, е между, не е между .

Последните две условия изискват две числа, които посочват началната и крайната точка на желания интервал.

Съвет. Можете да използвате препратки към клетки като условия, като се има предвид, че клетките, към които препращате, съдържат числа.

Искам да видя редовете, в които числата в колона E са по-големи или равни на стойността в G1:

=$G$1

Забележка: Ако промените числото, за което се отнасяте (100 в моя случай), показаният диапазон няма да се актуализира автоматично. Филтър икона на колоната в Google Sheets и след това OK да актуализирате резултатите ръчно.

За тази опция може да се използва и потребителската формула.

=E:E>$G$1

Потребителски формули за филтриране по условие в Google Sheets

Всяка от гореспоменатите опции може да бъде заменена с персонализирани формули, които връщат същия резултат.

И все пак формулите обикновено се използват във филтрите на Google Sheets, ако условието е твърде сложно, за да бъде обхванато от средствата по подразбиране.

Например искам да видя всички стоки, които съдържат думите "Milk" (мляко) и "Dark" (тъмно) в имената си. Нуждая се от тази формула:

=OR(REGEXMATCH(D:D, "Dark"),REGEXMATCH(D:D, "Milk")

Това обаче не е най-усъвършенстваният начин. В Google Sheets има и функция FILTER, която позволява създаването на по-сложни условия.

Това е стандартният филтър на Google Sheets с неговите опции и персонализирани формули.

Но нека променим задачата за момент.

Ами ако всеки служител иска да вижда само своите продажби? Те ще трябва да прилагат няколко филтъра в един и същи лист в Google.

Има ли начин това да се направи само веднъж, без да се пресъздава отново?

Таблици на Google Изгледи на филтъра ще се справи с проблема.

Изгледи за филтриране в Google Sheets - създаване, именуване, запазване и изтриване

Таблици на Google Изгледи на филтъра помагат за запазване на филтри за по-късно, за да се избегне повторното им създаване. Те могат да се използват от различни потребители, без да си пречат един на друг.

Тъй като вече съм създал стандартен филтър на Google Sheets, който искам да запазя за по-късно, щраквам върху Данни> Изгледи за филтриране> Запазване като изглед за филтриране .

Появява се допълнителна черна лента с Опции Вдясно от нея ще намерите следните опции преименуване на филтъра си в Google Sheets, актуализация обхвата, дублиране на или изтриване на За да запазите & затворете всеки изглед на филтъра на Google Sheets, щракнете върху Затвори иконата в горния десен ъгъл на лентата.

Можете да получите достъп до запаметените филтри в Google Sheets и да ги прилагате по всяко време. Имам само два от тях:

Едно от основните предимства на Google Sheets е възможността няколко души да работят с таблици едновременно. Сега си представете какво може да се случи, ако различни хора искат да видят различни части от данните.

Щом един потребител приложи филтър в своите листове в Google, другите потребители ще видят промените веднага, което означава, че данните, с които работят, ще станат частично скрити.

За решаване на проблема, Изгледи на филтъра Тя работи от страна на всеки потребител, така че той може да прилага филтри на Google Sheets само за себе си, без да пречи на работата на другите.

За да създадете изглед на филтър в Google Sheets, щракнете върху Данни> Изгледи за филтриране> Създаване на нов изглед за филтриране . След това задайте условията за данните си и дайте име на изгледа, като щракнете върху "Име" (или използвайте полето Опции икона, за да го преименувате).

Всички промени се записват автоматично при затваряне на филтърните изгледи. Ако те вече не са необходими, ги премахнете, като щракнете върху Опции> Изтриване в черната лента.

Съвет. Ако собственикът на електронната таблица ви е разрешил да редактирате файла, всички останали потребители ще могат да виждат и използват създадените от вас филтри в Google Sheets.

Забележка: Ако можете само да преглеждате електронната таблица на Google, ще можете да създавате и прилагате филтърни изгледи за себе си, но нищо няма да бъде запазено при затваряне на файла. За целта са ви необходими разрешения за редактиране на електронната таблица.

Лесен начин за създаване на разширен филтър в Google Sheets (без формули)

Филтърът в Google Sheets е една от най-лесните функции. За съжаление броят на условията, които можете да прилагате към една колона едновременно, едва ли е достатъчен, за да покрие повечето задачи.

Потребителските формули биха могли да предоставят изход, но дори и те могат да бъдат трудни за правилно създаване, особено за дати и време или с логика OR/AND.

За щастие, има по-добро решение - специална добавка за Google Sheets, наречена Multiple VLOOKUP Matches. Тя филтрира множество редове и колони, всяка от които с множество приложени критерии. Разширението е удобно за употреба, така че няма да ви се налага да се съмнявате в собствените си действия. Но дори и да го направите, инструментът няма да промени изходните ви данни - той ще копира и постави филтрирания диапазон, където решите.бонус, добавката ще ви избави от изучаването на страшната функция VLOOKUP в Google Sheets ;)

Съвет: Не се колебайте да прескочите в долната част на страницата, за да видите веднага видеоклип за инструмента.

След като инсталирате добавката, ще я намерите в Удължения Първата стъпка, която ще видите, е единствената, която има:

1. Нека използваме добавката, за да филтрираме таблицата с продажби в Google Sheets (A1:F69):
2. Колоните, които наистина ме интересуват, са Дата , Регион , Продукт , и Общо продажби , затова избрах само тях за връщане:
3. Сега е време да съставим условията. Нека се опитаме да получим всички продажби на мляко и лешници шоколад за септември 2022 г. :
4. Докато нанизвате критериите си, формулата от зоната за преглед в долната част на инструмента ще се модифицира съответно. щракнете върху Резултат от предварителния преглед за да разгледате намерените съвпадения:
5. Изберете най-горните леви клетки за бъдещия филтриран диапазон и натиснете Вмъкнете резултата (за връщане на намерените съвпадения като стойности) или Вмъкване на формула (за вмъкване на формула с нейния резултат):

Ако искате да се запознаете по-добре с Multiple VLOOKUP Matches, ви препоръчвам да го инсталирате от Google Workspace Marketplace или да научите повече за него на началната му страница.

Видео: Лесен начин за разширени филтри на Google Sheets

Множеството VLOOKUp Matches е най-добрият и най-лесен начин за филтриране на данни в Google Sheets. Гледайте този демонстрационен видеоклип, за да научите всички предимства на притежаването на инструмента:

Ако имате някакви въпроси или искате да споделите мисли за филтрите в Google Sheets, не се колебайте да оставите коментар по-долу.