Този кратък урок обяснява основите на външната препратка в Excel и показва как да се препращате към друг лист и работна книга във формулите си.

Когато изчислявате данни в Excel, често може да се окажете в ситуация, в която трябва да изтеглите данни от друг работен лист или дори от друг файл на Excel. Можете ли да направите това? Разбира се, можете. Просто трябва да създадете връзка между работните листове (в рамките на една и съща работна книга или в различни работни книги), като използвате т.нар. връзка .

Външна референция в Excel е препратка към клетка или диапазон от клетки извън текущия работен лист. Основното предимство на използването на външна препратка в Excel е, че когато препратената(ите) клетка(и) в друг работен лист се промени, стойността, върната от външната препратка, се актуализира автоматично.

Въпреки че външните препратки в Excel са много сходни с препратките към клетките, има няколко важни разлики. В този урок ще започнем с основите и ще покажем как да създаваме различни видове външни препратки с подробни стъпки, екранни снимки и примери за формули.

Как да направите препратка към друг лист в Excel

За да направите препратка към клетка или диапазон от клетки в друг работен лист в същата работна книга, поставете името на работния лист, последвано от възклицателен знак (!), преди адреса на клетката.

С други думи, в препратка към друг работен лист в Excel се използва следният формат:

Позоваване на отделна клетка:

Например, за да направите препратка към клетка А1 в лист 2, въведете Лист2!A1 .

Позоваване на диапазон от клетки:

Например, за да направите препратка към клетките A1:A10 в лист2, въведете Лист2!A1:A10 .

Забележка. Ако името на работния лист включва пространства или неалфабетни знаци , трябва да я поставите в единични кавички. Например външна препратка към клетка А1 в работен лист с име Основни етапи на проекта да се чете, както следва: "Основни етапи на проекта"!A1.

Във формула от реалния живот, която умножава стойността в клетка А1 в Основни етапи на проекта лист по 10, справката за лист на Excel изглежда по следния начин:

="Основни етапи на проекта"!A1*10

Създаване на препратка към друг лист в Excel

Когато пишете формула, която се отнася до клетки в друг работен лист, можете, разбира се, да въведете ръчно името на другия лист, последвано от възклицателен знак и препратка към клетката, но това е бавен и склонен към грешки начин.

По-добрият начин е да посочите клетката(ите) в друг лист, към която искате да се отнася формулата, и да оставите Excel да се погрижи за правилния синтаксис на препратката към листа. За да накарате Excel да вмъкне препратка към друг лист във вашата формула, направете следното:

1. Започнете да въвеждате формула в клетката на местоназначението или в лентата с формули.
2. Когато трябва да добавите препратка към друг работен лист, преминете към него и изберете клетка или диапазон от клетки, към които искате да се препрати.
3. Завършете въвеждането на формулата и натиснете клавиша Enter, за да я завършите.

Например, ако имате списък с данни за продажбите в лист Продажби и искате да изчислите данъка върху добавената стойност (19%) за всеки продукт в друг лист с име ДДС , процедирайте по следния начин:

• Започнете да въвеждате формулата =19%* в клетка B2 на листа ДДС .
• Превключване към лист Продажби , и щракнете върху клетка B2 в нея. Excel веднага ще вмъкне външна препратка към тази клетка, както е показано на следващата екранна снимка:

Забележка: Когато добавяте препратка към друг лист с помощта на горния метод, по подразбиране Microsoft Excel добавя относителна препратка (без знака $). Така че в горния пример можете просто да копирате формулата към други клетки в колона В на лист ДДС , препратките към клетките ще се коригират за всеки ред и ще имате правилно изчислен ДДС за всеки продукт.

По подобен начин можете да позоваване на обхват от клетки в друг лист . Единствената разлика е, че избирате няколко клетки в изходния работен лист. Например, за да разберете общата сума на продажбите в клетки B2:B5 на лист Продажби , ще въведете следната формула:

=SUM(Продажби!B2:B5)

Така се прави препратка към друг лист в Excel. А сега нека видим как можете да се препратите към клетки от друга работна книга.

Как да се позовавате на друга работна книга в Excel

Във формулите на Microsoft Excel външните препратки към друга работна книга се показват по два начина в зависимост от това дали изходната работна книга е отворена или затворена.

Външна препратка към отворена работна книга

Когато изходната работна книга е отворена, външната препратка на Excel включва името на работната книга в квадратни скоби (включително разширението на файла), последвано от името на листа, възклицателен знак (!) и препращаната клетка или диапазон от клетки. С други думи, използвате следния формат на препратка за препратка към отворена работна книга:

Например, ето външна препратка към клетки B2:B5 на лист Ян в работната книга с име Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Ако искате например да изчислите сумата на тези клетки, формулата с препратка към работната книга ще изглежда по следния начин:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Външна препратка към затворена работна книга

Когато правите препратка към друга работна книга в Excel, не е задължително тази друга работна книга да е отворена. Ако изходната работна книга е затворена, трябва да добавите целия път към външната препратка.

Например, за да съберете клетки B2:B5 в Ян лист от Sales.xlsx работна книга, която се намира в Доклади на диск D, записвате следната формула:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ето разбивка на референтните части:

• Път на файла . Той посочва устройството и директорията, в която се съхранява вашият файл на Excel ( D:\Отчети\ в този пример).
• Име на работната книга . Той включва разширението на файла (.xlsx, .xls или .xslm) и винаги е затворен в квадратни скоби, като [Sales.xlsx] в горната формула.
• Име на листа Тази част от външната препратка на Excel включва името на листа, последвано от възклицателна точка, където се намира препратената(ите) клетка(и) ( Ян! в този пример).
• Референтна клетка . Той сочи към действителната клетка или диапазон от клетки, към които се отнася формулата ви.

Ако сте създали препратка към друга работна книга, когато тази работна книга е била отворена, и след това сте затворили изходната работна книга, препратката към външната работна книга ще се актуализира автоматично, за да включи целия път.

Забележка. Ако името на работната книга или името на листа, или и двете, включват пространства или всеки неалфабетни знаци , трябва да оградите пътя с единични кавички. Например:

=SUM("[Year budget.xlsx]Jan"!B2:B5)

=SUM("[Sales.xlsx]Продажби за януари"!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Създаване на препратка към друга работна книга в Excel

Както и при създаването на формула на Excel, която препраща към друг лист, не е необходимо да въвеждате ръчно препратка към друга работна книга. Просто превключете към другата работна книга, когато въвеждате формулата, и изберете клетка или диапазон от клетки, към които искате да препратите. Microsoft Excel ще се погрижи за останалото:

Забележки:

• Когато създавате препратка към друга работна книга, като избирате клетка(и) в нея, Excel винаги вмъква абсолютни препратки към клетките. Ако възнамерявате да копирате новосъздадената формула в други клетки, не забравяйте да премахнете знака за долар ($) от препратките към клетките, за да ги превърнете в относителни или смесени препратки в зависимост от целите си.
• Ако избирането на клетка или диапазон в препращаната работна книга не създаде автоматично препратка във формулата, най-вероятно двата файла са отворени в различни екземпляри на Excel . За да проверите това, отворете Task Manager (Мениджър на задачите) и вижте колко екземпляра на Microsoft Excel са стартирани. Ако са повече от един, разширете всеки екземпляр, за да видите кои файлове са вложени в него. За да отстраните проблема, затворете единия файл (и екземпляр) и след това го отворете отново от другия файл.

Препратка към определено име в същата или друга работна книга

За да направите външна препратка към Excel по-компактна, можете да създадете дефинирано име в изходния лист и след това да препратите към това име от друг лист, който се намира в същата работна книга или в друга работна книга.

Създаване на име в Excel

За да създадете име в Excel, изберете всички клетки, които искате да включите, и след това отидете в Формули tab> Дефинирани имена и щракнете върху Определяне на име или натиснете Ctrl + F3 и щракнете върху Нов .

В Ново име въведете желаното име (не забравяйте, че в имената на Excel не се допускат интервали) и проверете дали правилният диапазон се показва в диалоговия прозорец Отнася се за област.

Например, така създаваме име ( Jan_sales ) за клетки B2:B5 в Ян лист:

След като името е създадено, можете свободно да го използвате във външните си препратки в Excel. Форматът на такива препратки е много по-опростен от формата на препратка към лист и работна книга на Excel, разгледан по-рано, което прави формулите с препратки към имена по-лесни за разбиране.

Забележка: По подразбиране се създават имена в Excel за ниво на работната тетрадка , моля, обърнете внимание на Обхват но можете също така да направите конкретен ниво на работния лист име, като изберете съответния лист от Обхват За препратките в Excel обхватът на името е много важен, тъй като определя мястото, в което името се разпознава.

Препоръчва се винаги да създавате имена на ниво работна книга (освен ако нямате конкретна причина да не го правите), тъй като те значително опростяват създаването на външни препратки към Excel, както е показано в следните примери.

Препратка към име в друг лист в същата работна книга

Препратка към глобален ниво на работната книга в същата работна книга, просто въведете това име в аргумента на функцията:

Например, за да намерите сумата на всички клетки в Jan_sales което създадохме преди малко, използвайте следната формула:

=SUM(Jan_sales)

Препратка към местен на ниво работен лист в друг лист в същата работна книга, трябва да предхождате името с името на листа, последвано от възклицателен знак:

= Функция ( Sheet_name ! име )

Например:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Ако имената на листовете съдържат интервали или еднобуквени символи, не забравяйте да ги оградите с единични кавички, например:

=SUM("Отчет за януари"!Jan_Sales)

Препратка към име в друга работна книга

Препратка към ниво на работната книга име в друга работна книга се състои от името на работната книга (включително разширението), последвано от възклицателен знак, и определеното име (именуван диапазон):

Например:

=SUM(Sales.xlsx!Jan_sales)

Препратка към на ниво работен лист в друга работна книга, трябва да бъде включено и името на листа, последвано от възклицателен знак, а името на работната книга трябва да бъде затворено в квадратни скоби. Например:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

При позоваване на именуван диапазон в затворена работна книга , не забравяйте да включите пълния път до файла на Excel, например:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Как да създадете препратка към име в Excel

Ако сте създали няколко различни имена в листовете си в Excel, не е необходимо да помните всички тези имена наизуст. За да вмъкнете препратка към име в Excel във формула, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете целевата клетка, въведете знака за равенство (=) и започнете да въвеждате формулата или изчислението си.
2. Когато стигнете до частта, в която трябва да вмъкнете препратка към името на Excel, направете едно от следните действия:
   • Ако става дума за ниво на работната книга име от друга работна книга, преминете към тази работна книга. Ако името се намира в друг лист в същата работна книга, прескочете тази стъпка.
   • Ако правите препратка към на ниво работен лист да преминете към конкретния лист в текущата или в друга работна книга.
3. Натиснете F3, за да отворите Минало име диалогов прозорец, изберете името, към което искате да се отнасяте, и щракнете върху OK.

Сега, след като знаете как да създадете външна препратка в Excel, можете да се възползвате от тази чудесна възможност и да използвате данни от други работни листове и работни книги в изчисленията си. Благодаря ви, че прочетохте, и с нетърпение очаквам да ви видя в нашия блог следващата седмица!