Сёння я пакажу, як можна аўтаматычна адказваць на электронныя лісты ў Outlook без выкарыстання ўліковага запісу сервера Exchange (уліковыя запісы POP3/IMAP). Калі вы не ўпэўнены, які ўліковы запіс электроннай пошты вы выкарыстоўваеце, вы можаце пачаць з гэтага: Як мне даведацца, які ўліковы запіс электроннай пошты я выкарыстоўваю?

Як вызначыць тып вашага ўліковага запісу электроннай пошты( s)

Пасля таго, як вы вырашылі, што аўтаматычны адказ павінен быць у вашым кантрольным спісе падрыхтоўкі перад адпачынкам, першае, што вам трэба зрабіць, гэта даведацца, які ўліковы запіс электроннай пошты ў вас ёсць - сервер Exchange або Outlook POP/IMAP.

Самы просты спосаб праверыць тып вашага ўліковага запісу электроннай пошты - перайсці ва ўкладку Файл > Інфармацыя і паглядзець у Інфармацыя аб уліковым запісе .

Калі ў вас ёсць некалькі ўліковых запісаў, націсніце малюсенькую чорную памылку справа, каб адкрыць выпадальны спіс з усімі вашымі ўліковымі запісамі. Цяпер вы можаце бачыць, які ўліковы запіс заснаваны на Microsoft Exchange, а які - POP/IMAP.

Калі вам патрэбна больш падрабязная інфармацыя аб вашых уліковых запісах (у прыватнасці, вы можаце праверыць, які з'яўляецца ўліковым запісам па змаўчанні), паглядзіце ў раздзеле Настройкі ўліковага запісу.

У Outlook 2010 і Outlook 2013, пераключыцеся на ўкладку Файл > Інфармацыя > Налады ўліковага запісу > Налады ўліковага запісу...

Падвойнае " Настройкі ўліковага запісу " вышэй не з'яўляецца памылкай друку :-) Спачатку вы націскаеце квадратную кнопку, а затым выбіраеце Настройкі ўліковага запісу. .. з выпадальнага спісу, як паказана ўскрыншот ніжэй (калі ў вас няма ўліковага запісу электроннай пошты на базе Exchange, гэта будзе адзіны даступны для вас выбар).

Націск на каманду Настройкі ўліковага запісу... адкрые наступнае акно:

У Outlook 2007 вы можаце адкрыць яго, перайшоўшы ў Інструменты > Налады ўліковых запісаў > Электронная пошта .

У Outlook 2003 вы можаце знайсці гэта ў Інструменты > Уліковыя запісы электроннай пошты... > Прагляд або змяненне існуючых уліковых запісаў электроннай пошты > Далей .

Цяпер, калі вы ведаеце, які тып уліковага запісу электроннай пошты вы выкарыстоўваеце, вы можаце адразу пачаць наладжваць аўтаматычны адказ.

Наладжванне аўтаадказу па-за домам для ўліковых запісаў Outlook POP3/IMAP

У адрозненне ад уліковых запісаў Exchange Server, уліковыя запісы POP3 і IMAP не маюць функцыі аўтаматычных адказаў (фармальна Памочнік па-за офісам ). Тым не менш, вы ўсё яшчэ можаце наладзіць Outlook на аўтаматычны адказ на некаторыя або ўсе вашы ўваходныя паведамленні электроннай пошты, пакуль вы атрымліваеце асалоду ад адпачынку.

Заўвага: у выпадку ўліковых запісаў POP/IMAP Outlook заўсёды павінен быць запушчаны і настроены на перыядычна правяраць новыя паведамленні. Натуральна, ваш камп'ютар увесь гэты час павінен быць уключаным .

Вядома, не вельмі зручна ці нават небяспечна пакідаць працуючую машыну без нагляду на працяглы час, але іншага шляху няма. Аднак некаторыя пастаўшчыкі паслуг электроннай пошты (напрыклад, Gmail або Outlook.com) дазваляюць ствараць аўтаадказы непасрэдна на сваіх вэб-сайтах.сайты. Такім чынам, перш за ўсё я раю вам пракансультавацца з вашым пастаўшчыком паслуг электроннай пошты, ці магчыма на іх боку наладзіць ваш аўтаматычны адказ у адпачынак.

Ніжэй вы знойдзеце пакрокавыя інструкцыі аб тым, як каб стварыць аўтаматычны адказ па-за офіса без выкарыстання ўліковага запісу Exchange Server. Вы можаце зрабіць гэта, выкарыстоўваючы шаблон электроннай пошты ў спалучэнні з правіламі Outlook. Але майце на ўвазе, што гэтая функцыя даступная ў Outlook 2010, пачынаючы з Office 2010 Service Pack 1. Добра, давайце прыступім да ўзлому!

Стварэнне шаблона паведамлення аўтаадказу

1. Спачатку нам трэба стварыць шаблон з паведамленнем аб адсутнасці на месцы, якое будзе аўтаматычна адпраўлена людзям, якія адправілі вам ліст. Вы робіце гэта звычайным спосабам, націскаючы кнопку Новы ліст на ўкладцы Галоўная .
2. Складзіце тэкст для аўтаматычнага адказу. Калі ён прызначаны для вашага асабістага кабінета, ён можа быць падобны да таго, што вы бачыце на скрыншоце ніжэй. Для дзелавых паведамленняў па-за офісам вам, напэўна, спатрэбіцца нешта больш афіцыйнае :)
3. Калі вы скончыце пісаць паведамленне, захавайце яго, націснуўшы Файл > Захаваць як у акне паведамлення.
4. У дыялогавым акне Захаваць як дайце імя вашаму шаблону аўтаматычнага адказу і выберыце захаванне яго як Outlook Шаблон (*.oft) . Пасля гэтага націсніце кнопку Захаваць .

Засцярога для вопытных карыстальнікаў: не мяняйцетэчку прызначэння для гэтага файла, захавайце яго менавіта ў тым месцы, якое прапануе Microsoft, а менавіта ў Microsoft > Папка Templates . «Чаму прасунутым карыстальнікам?» Вы можаце спытаць мяне. Таму што новы карыстальнік не адважыцца нават падумаць пра тое, каб што-небудзь змяніць, калі яму прама не сказана гэта зрабіць :) .

Ну, мы зрабілі першую частку працы, і цяпер вам трэба стварыць правіла для аўтаматычнага адказвайце на новыя паведамленні электроннай пошты.

Наладжванне правіла аўтаадказу ў адпачынак

1. Пачніце ствараць новае правіла, як звычайна, націснуўшы кнопку Новае правіла пад Укладка "Галоўная старонка" > Правілы > Кіраванне правіламі & Абвесткі .
2. Абярыце " Пачаць з пустога правіла " і " Ужыць правілы да паведамленняў, якія я атрымліваю ", а потым націсніце Далей .
3. Азначце ўмовы, якія вы хочаце праверыць. Калі вы ўсталёўваеце аўтаматычны адказ па-за домам для ўсіх уваходных паведамленняў, атрыманых з усіх вашых уліковых запісаў, вам не трэба адзначаць тут ніводны пункт.

   Калі вы жадаеце, каб аўтаматычныя адказы адпраўляліся толькі на паведамленні, атрыманыя з аднаго з вашых уліковых запісаў, якія змяшчаюць пэўныя словы ў тэме або целе, або атрыманыя ад пэўных людзей, адзначце адпаведныя параметры ў верхняй частцы дыялогу пад Крок 1: Выберыце ўмову(-і) , а затым націсніце падкрэсленыя значэнні ў Крок 2: Рэдагуйце апісанне правіла .

   Напрыклад, я ствараю правіла для аўтаадказу да ўсіх паведамленняўатрыманы праз мой Асабісты кабінет і мае налады выглядаюць наступным чынам:

4. На наступным этапе вы вызначаеце, што вы хочаце рабіць з паведамленнямі. Паколькі мы жадаем адказаць з выкарыстаннем пэўнага шаблону , мы выбіраем менавіта гэты варыянт, а затым націскаем канкрэтны шаблон у раздзеле Крок 2: Рэдагаванне апісання правіла , каб выбраць шаблон, які мы хочам.
5. У дыялогавым акне " Выберыце шаблон адказу " у полі Шукаць абярыце Шаблоны карыстальніка ў файлавай сістэме і абярыце шаблон, які мы стварылі некалькі хвілін таму (адказ па-за офісам).

   Націсніце Адкрыць , і гэта верне вас да майстра Правілаў , дзе вы націснеце Далей .

6. На гэтым этапе вы павінны ўсталяваць выключэнні з вашага правіла аўтаматычнага адказу. Гэта не абавязковы крок, і звычайна яго прапускаюць і не дадаюць ніякіх выключэнняў. Аднак, калі вы не хочаце адпраўляць паведамленне аб адсутнасці на працы некаторым адпраўшчыкам або паведамленням, атрыманым з аднаго з вашых уліковых запісаў, вы можаце паставіць галачку « акрамя выпадкаў, калі ад людзей або публічнай групы » або « акрамя як праз пазначаны ўліковы запіс ", адпаведна. Або вы можаце выбраць з некалькіх іншых даступных выключэнняў.

   Заўвага: некаторыя людзі таксама вырашаюць не адказваць аўтаматычна на вернутыя электронныя лісты (калі тэма змяшчае "вернутая пошта" або "недастаўленая" і г.д.), каб не ствараць бясконцы цыкл паміж двума паштовымі серверамі і не беспарадаксвае паштовыя скрыні з недастаўленымі паведамленнямі. Але насамрэч гэта дадатковая мера засцярогі, таму што правіла « адказаць з выкарыстаннем пэўнага шаблону » будзе адпраўляць ваш аўтаматычны адказ толькі адзін раз за адзін сеанс , г.зн., пакуль вы не перазапусціце Outlook. І калі вы ўсталюеце такое выключэнне, аўтаматычны адказ не будзе адпраўлены абсалютна на ўсе электронныя лісты, якія ўтрымліваюць пазначанае слова або фразу ў тэме, напрыклад. " Што мне рабіць, калі я атрымліваю ліст у адказ? ".

7. Гэта апошні крок, на якім вы вызначаеце імя для свайго правіла аўтаадказу і праглядаеце апісанне правіла . Калі ўсё Добра , пераканайцеся, што правіла ўключана, і націсніце кнопку Завяршыць , каб захаваць правіла. Гэта ўсе!

Аналагічным чынам вы можаце наладзіць некалькі правіл аўтаадказу аб адпачынках, напр. з рознымі тэкставымі паведамленнямі для вашай асабістай і працоўнай электроннай пошты, або для паведамленняў, атрыманых ад пэўных людзей. Напрыклад, у асабістым аўтаадказе для сяброў вы можаце пакінуць нумар тэлефона, па якім з вамі можна звязацца; падчас вашага дзелавога аўтаадказу вы можаце ўказаць адрас электроннай пошты вашага памочніка або калегі, які можа займацца самымі неадкладнымі пытаннямі падчас вашага водпуску.

Парада: калі вы ствараеце некалькі правілаў аўтаадказу, вы можаце праверыць Параметр " Спыніць апрацоўку дадатковых правілаў ", каб вашыя аўтаадказы з водпуску не канфліктавалі адзін з адным. Гэтая опцыя даступная на3-ці крок Майстра правілаў , калі вы вызначаеце, што хочаце зрабіць з паведамленнем. Аднак будзьце вельмі асцярожныя, выбіраючы гэты варыянт. Калі ў вас ёсць некаторыя іншыя правілы ў вашым Outlook і вы хочаце, каб яны прымяняліся да ўваходных паведамленняў падчас адпачынку, не выкарыстоўвайце «Спыніць апрацоўку іншых правілаў» .

Важна! Не забудзьцеся адключыць правіла аўтаадказу, калі вернецеся :) Вы можаце зрабіць гэта праз Укладка "Галоўная" > Правілы > Кіраванне правіламі & Абвесткі . Акрамя таго, можа быць добрай ідэяй стварыць задачу Outlook або напамін аб справах, які будзе нагадваць вам адключыць правіла аўтаматычнага адказу па-за домам.

Як усталяваць аўтаматычны адказ аб адпачынку для ўліковых запісаў Gmail

Gmail з'яўляецца адным з пастаўшчыкоў электроннай пошты, якія дазваляюць наладжваць аўтаматычныя адказы аб адпачынках на сваіх вэб-сайтах. Такім чынам, вам не давядзецца пакідаць свой ПК працуючым, калі вас няма. Вы наладжваеце аўтаадказчык у водпуску Gmail наступным чынам.

1. Увайдзіце ў Gmail.
2. Націсніце на значок шасцярэнькі ў правым верхнім куце і выберыце Настройкі .
3. На ўкладцы Агульныя пракруціце ўніз да раздзела Аўтаадказчык і выберыце « Аўтаадказчык уключаны ».
4. Заплануйце аўтаматычны адказ у адпачынак, усталяваўшы першы і апошні дзень (неабавязкова), затым увядзіце тэму і тэкст паведамлення. Калі вы не пазначылі дату заканчэння, не забудзьце ўсталяваць " Напамін аб адпачынкуoff " па вяртанні. Гэта даволі проста, ці не так?

   Парада: можа быць добрай ідэяй выбраць " Адпраўляць адказ толькі людзям з маіх кантактаў ". У адрозненне ад сервера Microsoft Exchange і Outlook, якія адпраўляюць аўтаматычны адказ кожнаму адпраўніку толькі адзін раз, Gmail будзе адпраўляць аўтаадказ пра ваш адпачынак кожныя 4 дні кожнаму чалавеку, які дасылае вам некалькі лістоў. І калі вы атрымліваеце шмат спаму або калі вы ад'язджаючы на ​​працяглы перыяд часу, гэта можа дапамагчы вам пазбегнуць вялікай колькасці ўборкі, калі вы вернецеся.

Як наладзіць аўтаматычныя адказы аб адпачынку для ўліковых запісаў Outlook.com і Hotmail

Уліковыя запісы Outlook.com (раней Hotmail) таксама дазваляюць усталёўваць аўтаматычныя адказы па-за межамі офіса непасрэдна на вэб-сайтах Hotmail і Outlook.com. Гэтая функцыя называецца аўтаматызаваны адказ на адпачынак і вы можа наладзіць гэта такім чынам.

1. Перайдзіце на Outlook.com (або Windows Live Hotmail) і ўвайдзіце.
2. Калі ў вас ёсць Outlook.com пстрыкніце значок шасцярэнькі ўверсе у правым куце побач з вашым імем і выберыце « Дадатковыя налады пошты ».

   Калі ў вас ёсць уліковы запіс Hotmail , націсніце на сваё імя ў правым верхнім куце, а затым выберыце Параметры > Пошта .

3. У раздзеле " Кіраванне вашым уліковым запісам " выберыце " Адпраўка аўтаматычных адказаў аб адпачынку ", каб наладзіць параметры аўтаматычнага адказу.
4. Outlook.com не дае магчымасці планаваннявашыя адказы пра адсутнасць на працы, так што вы проста выбіраеце « Адправіць адказы аб адпачынку людзям, якія пішуць мне па электроннай пошце » і набіраеце тэкст паведамлення аб адпачынку.

Звярніце ўвагу, што опцыя " Адказваць толькі вашым кантактам " адзначана па змаўчанні пад паведамленнем адказу аб адпачынку. Калі вы хочаце аўтаматычна адказваць на ўсе электронныя лісты, вы, вядома, можаце зняць галачку. Тым не менш, магчыма, было б разумна пакінуць яго адзначаным, каб прадухіліць спамераў.

Заўвага: калі ў вас ёсць новы ўліковы запіс Outlook.com, функцыя Адказ аб адпачынку можа быць адключана. Microsoft аўтаматычна ўключыць яго пасля выкарыстання ўліковага запісу на працягу некалькіх дзён. Калі вы хочаце ўключыць яго адразу, вам трэба будзе пацвердзіць свой уліковы запіс з дапамогай нумара мабільнага тэлефона, вы можаце зрабіць гэта, выкарыстоўваючы іх старонку "Дадаць тэлефон".

Ну, здаецца, гэта ўсё, што вам трэба, каб ведаць аб аўтаматычных адказах на розныя ўліковыя запісы электроннай пошты. Цяпер, калі ваш аўтаматычны адказ па-за офіса настроены належным чынам, выключыце кампутар (не забудзьце пакінуць яго запушчаным, калі вы выкарыстоўваеце ўліковы запіс POP/IMAP) і атрымлівайце асалоду ад адпачынку! :)