Mục lục
Bất cứ khi nào bạn làm việc với các bảng tính lớn của Google, rất có thể bạn sẽ liên tục lọc bảng để chỉ xem và đánh giá thông tin cụ thể.
Không phải tốt nhất là chia thông tin đó thành nhiều trang tính riêng biệt hoặc thậm chí nhiều bảng tính ( tệp) trong Drive? Cá nhân tôi thấy việc dành riêng cho từng trang tính — cho dù đó là tên, số, ngày, v.v. — cực kỳ tiện lợi. Chưa kể đến khả năng mới nổi là chỉ chia sẻ thông tin liên quan với người khác.
Nếu đó là mục tiêu của bạn, hãy tách các trang tính và bảng tính của chúng ta lại với nhau. Chọn cách bạn muốn nhận dữ liệu của mình và làm theo các bước được mô tả ở đó.
Tách một trang tính dựa trên các giá trị cột
Hãy tưởng tượng điều này: bạn theo dõi chi phí trong Google Tài liệu trang tính. Mỗi ngày bạn nhập ngày, số tiền chi tiêu và danh mục. Bảng ngày càng phát triển, vì vậy việc chia bảng theo danh mục ngày càng trở nên hợp lý hơn:
Hãy xem xét các lựa chọn của bạn.
Chia một trang tính thành các trang tính khác nhau trong tệp
Nếu bạn đồng ý với việc có nhiều trang tính (mỗi trang tính có danh mục riêng) trong một bảng tính Google, hai hàm sẽ hữu ích.
Ví dụ 1. Hàm FILTER
Chức năng LỌC rất có thể sẽ xuất hiện trong đầu bạn. Nó lọc phạm vi của bạn theo một điều kiện nhất định và chỉ trả về các giá trị liên quan như thể chia trang tính theo các giá trị chung:
FILTER(phạm vi, điều kiện1, [điều kiện2, ...])Lưu ý. Tôisẽ không đề cập đến những điều cơ bản về chức năng ở đây vì FILTER đã sở hữu hướng dẫn của nó trên blog của chúng tôi.
Hãy để tôi bắt đầu bằng cách đưa tất cả chi phí cho Ăn uống sang một trang tính khác.
Trước tiên, tôi tạo một trang tính mới trong bảng tính của mình và nhập công thức sau vào đó:
=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")
Như bạn có thể thấy, tôi thực sự lấy tất cả các bản ghi hiện có từ trang tính gốc của mình — Sheet1!A2:G101 — và chỉ chọn ra những người có Đi ăn ngoài trong cột B — Sheet1!B2:B101 = "Đi ăn ngoài" .
Như bạn có thể đã nghĩ, bạn sẽ phải tạo càng nhiều trang tính theo cách thủ công thì càng có nhiều danh mục để phân chia và điều chỉnh công thức cho mỗi trang tính mới. Tuy nhiên, nếu đó không phải là vấn đề của bạn, thì có rất nhiều cách hiệu quả hơn để tách trang tính mà không cần công thức. Vui lòng chuyển sang ngay.
Ví dụ 2. Hàm QUERY
Tiếp theo là chức năng mà bạn có thể chưa từng nghe đến — QUERY. Tôi cũng đã nói về nó trên blog của chúng tôi. Nó giống như Nathan trong vùng nước chưa được khám phá của Google Trang tính — xử lý những điều không thể :) Có, thậm chí chia trang tính theo các giá trị chung!
QUERY(data, query, [headers])Lưu ý. Nó sử dụng một ngôn ngữ đặc biệt (tương tự như các lệnh trong SQL), vì vậy nếu bạn chưa từng sử dụng nó trước đây, hãy đảm bảo xem bài viết này về nó.
Vậy công thức QUERY trông như thế nào để có thể tính tất cả chi phí cho Đi ăn ngoài ?
=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")
Logic giống nhau:
- nó nhìn vàotoàn bộ phạm vi từ trang tính nguồn của tôi — Sheet1!A1:G101
- và chọn tất cả những phạm vi mà giá trị trong cột B bằng Eating Out — "select * trong đó B = 'Eating Out'"
Than ôi, ở đây cũng có rất nhiều bước chuẩn bị thủ công: bạn vẫn sẽ cần thêm một trang tính mới cho từng danh mục và nhập công thức mới vào đó.
Nếu bạn không muốn bận tâm đến các công thức, thì có tiện ích bổ sung này — Split Sheet — sẽ làm mọi thứ cho bạn. Hãy xem bên dưới.
Chia trang tính của bạn thành nhiều trang tính trong một tệp khác
Nếu bạn không muốn tạo nhiều trang tính trong một bảng tính, có một tùy chọn để chia trang tính và đặt dẫn đến một tệp khác.
Bộ đôi QUERY + IMPORTRANGE sẽ giúp ích.
Hãy xem. Tôi tạo một bảng tính mới trong Drive của mình và nhập công thức của mình vào đó:
=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")
- QUERY thực hiện tương tự như tôi đã đề cập ở trên: nó đi tới bàn ban đầu của tôi và lấy những hàng có B chứa Ăn uống . Như thể chia đôi cái bàn!
- Vậy thì QUAN TRỌNG là sao? Chà, bảng gốc của tôi nằm trong một tài liệu khác. QUAN TRỌNG giống như một chiếc chìa khóa mở tệp đó và lấy thứ tôi cần. Không có nó, QUERY sẽ không vượt qua :)
Mẹo. Tôi đã mô tả chi tiết QUAN TRỌNG trước đó trong blog của chúng tôi, hãy xem.
Khi bạn sử dụng IMPORTRANGE, bạn cần cấp cho nó quyền truy cập để kết nối tệp mới của bạn với tệp gốc bằng cách nhấn nútnút tương ứng. Nếu không, tất cả những gì bạn sẽ nhận được là lỗi:
Nhưng sau khi bạn nhấn Cho phép truy cập , tất cả dữ liệu sẽ tải sau vài giây (hoặc phút nếu có nhiều dữ liệu cần lấy).
Như bạn có thể thấy, cách này ngụ ý rằng bạn đã sẵn sàng tạo một bảng tính mới theo cách thủ công với các trang tính mới bên trong và xây dựng các hàm QUERY + IMPORTRANGE cho mỗi giá trị bắt buộc.
Nếu quá nhiều, tôi khuyên bạn nên dùng thử tiện ích bổ sung Chia trang tính của chúng tôi được mô tả bên dưới — Tôi hứa rằng bạn sẽ không hối tiếc.
Chia trang tính của bạn thành nhiều các bảng tính riêng biệt không có công thức
Bước tiếp theo sẽ là chia từng danh mục thành tệp Google Trang tính riêng.
Và tôi muốn tập trung vào cách dễ sử dụng nhất — Chia Tiện ích trang tính. Mục đích chính của nó là chia trang tính Google của bạn thành nhiều trang tính/bảng tính theo các giá trị trong cột bạn chọn.
Tất cả những gì bạn cần tinh chỉnh chỉ nằm trong một cửa sổ:
- một vài hộp kiểm — các cột để phân chia theo
- một danh sách thả xuống — với các vị trí cho kết quả
- và nút kết thúc
Thực sự sẽ chỉ mất một vài cú nhấp chuột để thiết lập yêu cầu của bạn. Split Sheet sẽ thực hiện phần còn lại:
Cài đặt Split Sheet từ cửa hàng Google Trang tính và chia trang tính của bạn thành nhiều trang tính hoặc tệp như một chuyên gia — chỉ trong vài cú nhấp chuột và vài phút .
Chia một bảng tính Google thành Google Drive riêngtệp theo tab
Đôi khi chỉ chia một bảng thành nhiều trang tính là không đủ. Đôi khi, bạn có thể muốn tiến xa hơn và đặt từng bảng (trang tính/tab) vào một bảng tính Google (tệp) riêng trong Drive của mình. May mắn thay, cũng có một số cách để thực hiện điều đó.
Sao chép bảng tính và xóa các tab không mong muốn
Giải pháp đầu tiên này khá vụng về nhưng nó vẫn là một giải pháp.
Mẹo. Nếu bạn không muốn lãng phí thời gian vào các giải pháp vụng về, đây là liên kết để biết cách dễ nhất ngay lập tức.
- Tìm và chọn bảng tính mà bạn muốn chia nhỏ trong Drive:
Mẹo. Hoặc thậm chí tạo một thư mục đặc biệt và di chuyển tất cả các bảng tính này vào đó:
Sao chép từng tab sang một bảng tính mới theo cách thủ công
Có một giải pháp chuẩn hơn — tinh tế hơn một chút:
- Mở bảng tính mà bạn muốn chia thành nhiều bảng tính theo tab.
- Nhấp chuột phải vào từng trang tính mà bạn muốn xem trong đómột tệp khác và chọn Sao chép vào > Bảng tính mới :
Mẹo. Một bảng tính mới sẽ được tạo ngay trong Drive của bạn, nhưng nó sẽ không có tiêu đề. Đừng lo lắng — với mỗi trang tính được sao chép sang một bảng tính mới, bạn sẽ nhận được liên kết để mở tệp đó trong tab mới:
và đổi tên tệp cho phù hợp:
Mẹo. Có một cách để tránh việc sao chép thủ công này — tiện ích bổ sung Trình quản lý Trang tính. Nó nhìn thấy tất cả các trang tính trong tệp và nhanh chóng chia chúng thành các tệp riêng biệt trong Drive. Tôi giới thiệu nó ở cuối cùng.
Sao chép các phạm vi bằng hàm IMPORTRANGE
Luôn có một hàm cho bất kỳ tác vụ nào trong Google Trang tính phải không? Việc chia một bảng tính Google thành nhiều bảng tính riêng biệt theo tab cũng không phải là ngoại lệ. Và chức năng IMPORTRANGE một lần nữa hoàn hảo cho nhiệm vụ này.
Dưới đây là các bước cần thực hiện cho từng trang tính trong tệp Google Trang tính của bạn:
- Bắt đầu bằng cách tạo bảng tính mới trong Drive.
- Mở nó và nhập hàm QUAN TRỌNG của bạn:
=IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")- 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ là một khóa từ URL của bảng tính gốc. Theo ' a key ', ý tôi là sự kết hợp độc đáo của các ký tự giữa ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' và ' /edit#gid=0 ' trong thanh URL dẫn đến điều nàybảng tính cụ thể.
- Tôi quý!A1:G31 là một tham chiếu đến một trang tính và một dải ô mà tôi muốn truy cập vào tệp mới của mình.
- Tất nhiên, chức năng này sẽ không hoạt động cho đến khi tôi cấp cho nó quyền truy cập để lấy dữ liệu từ bảng tính ban đầu của mình. Tôi cần di chuột qua A1 vì nó giữ QUAN TRỌNG và nhấn nút tương ứng:
Ngay sau khi thực hiện xong, công thức sẽ kéo và hiển thị dữ liệu từ bảng tính nguồn. Bạn có thể đặt tên cho trang tính này và xóa cùng một trang tính khỏi tệp gốc.
Ngoài ra, hãy lặp lại điều này cho các tab còn lại.
Tiện ích bổ sung Trình quản lý trang tính — nhanh chóng di chuyển một số trang tính trên Google sang nhiều bảng tính mới
Mặc dù tất cả các cách nói trên đều làm sáng tỏ giải pháp từng chút một và yêu cầu nhiều thao tác, hãy để tôi lấy một cách khác, cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để tách bảng tính của bạn ra khỏi dây chuyền công cụ của tôi.
Tiện ích bổ sung Trình quản lý trang tính liệt kê tất cả các trang tính trên thanh bên của nó và cung cấp một nút cho mỗi hành động. Có, bao gồm cả việc chia bảng tính theo trang tính thành nhiều tệp khác nhau trong Drive.
Cài đặt và bạn chỉ cần thực hiện 2 việc:
- Chọn tất cả trang tính (trên phần bổ sung -trên thanh bên) không còn thuộc về bảng tính hiện đang mở của bạn.
Mẹo. Nhấn Shift để chọn các trang liền kề và Ctrl cho các trang riêng lẻ. Hoặc sử dụng các hộp kiểm bên cạnh tên trang tính.
- Và chỉ nhấp vào một tùy chọn: Chuyển đến > Nhiều bảng tính mới :
Tiện ích bổ sung sẽ cắt các trang tính khỏi bảng tính hiện tại của bạn và dán chúng vào các bảng tính mới trong Drive của bạn. Bạn sẽ tìm thấy các tệp đó trong một thư mục được đặt tên theo tệp gốc của bạn:
Trình quản lý Trang tính cũng sẽ thông báo cho bạn bằng một thông báo kết quả và cung cấp cho bạn một liên kết để mở thư mục mới đó bằng chia trang tính ngay trong tab trình duyệt mới:
Và thế là xong!
Không cần xây dựng công thức và sao chép-dán chúng, hãy tạo tệp mới theo cách thủ công trước, v.v. Tiện ích bổ sung sẽ thực hiện mọi thứ cho bạn sau khi bạn nhấp vào nút tương ứng.
Tải tiện ích này từ cửa hàng Google Trang tính dưới dạng một công cụ hoặc một phần của Power Tools cùng với hơn 30 công cụ khác- trình tiết kiệm cho bảng tính.
Hy vọng những giải pháp này sẽ giúp ích cho bạn! Nếu không, tôi sẽ gặp bạn trong phần bình luận bên dưới ;)
