Tìm hiểu cách in bảng tính Excel chính xác theo cách bạn muốn - in lựa chọn, trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc, trên một trang hoặc nhiều trang, với dấu ngắt trang, đường lưới, tiêu đề thích hợp, v.v.

Sống trong thế giới kỹ thuật số, thỉnh thoảng chúng ta vẫn cần một bản in. Thoạt nhìn, việc in bảng tính Excel rất dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào nút In , phải không? Trên thực tế, một trang tính được tổ chức tốt và có định dạng đẹp mắt trông đẹp mắt trên màn hình thường là một mớ hỗn độn trên một trang in. Điều này là do các trang tính Excel được thiết kế để xem và chỉnh sửa thoải mái trên màn hình chứ không phải để vừa trên một tờ giấy.

Hướng dẫn này nhằm mục đích giúp bạn có được các bản in ra giấy hoàn hảo của tài liệu Excel. Các mẹo của chúng tôi sẽ áp dụng cho tất cả các phiên bản Excel dành cho Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 trở xuống.

Cách in bảng tính Excel

Để bắt đầu, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn cấp cao về cách in trong Excel. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các tính năng quan trọng và hữu ích nhất.

Để in trang tính Excel, bạn cần làm như sau:

1. Trong trang tính của mình, nhấp vào Tệp > In hoặc nhấn Ctrl + P . Thao tác này sẽ đưa bạn đến cửa sổ Xem trước bản in.
2. Trong hộp Bản sao , hãy nhập số lượng bản sao bạn muốn nhận.
3. Trong Máy in , chọn máy in sẽ sử dụng.
4. Trong Cài đặt ,Excel

   Trong một trang tính Excel nhiều trang, việc hiểu ý nghĩa của dữ liệu này hoặc dữ liệu kia có thể khó khăn. Tính năng Tiêu đề in cho phép bạn hiển thị tiêu đề cột và hàng trên mọi trang được in, điều này sẽ giúp việc đọc bản in dễ dàng hơn rất nhiều.

   Để lặp lại hàng tiêu đề hoặc cột tiêu đề trên mỗi bản in trang, hãy thực hiện các bước sau:

   1. Trên tab Bố cục trang , trong nhóm Thiết lập trang , nhấp vào Tiêu đề in .
   2. Trên tab Trang tính của hộp thoại Thiết lập trang , bên dưới Tiêu đề in , chỉ định những hàng nào sẽ lặp lại ở trên cùng và/hoặc hàng nào lặp lại ở bên trái.
   3. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .

   Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách in tiêu đề hàng và cột trên mỗi trang.

   Cách in nhận xét trong Excel

   Trong trường hợp của bạn ghi chú không kém phần quan trọng so với dữ liệu bảng tính, bạn cũng có thể muốn nhận được nhận xét trên giấy. Đối với điều này, hãy làm như sau:

   1. Trên tab Bố cục trang , trong nhóm Thiết lập trang , hãy nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại (mũi tên nhỏ trong góc dưới bên phải của nhóm).
   2. Trong cửa sổ Thiết lập trang , chuyển sang tab Trang tính , nhấp vào mũi tên bên cạnh Nhận xét và chọn cách bạn muốn in:
   

   Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem Cách in nhận xét trong Excel.

   Cách in nhãn địa chỉ từ Excel

   Để in nhãn gửi thư từ Excel, hãy sử dụng tính năng Trộn thư.Vui lòng chuẩn bị rằng bạn có thể mất một lúc để nhận được nhãn ngay trong lần thử đầu tiên. Bạn có thể tìm thấy các bước chi tiết với nhiều mẹo hữu ích trong hướng dẫn này: Cách tạo và in nhãn từ Excel.

   chỉ định chính xác nội dung sẽ in và định cấu hình lề trang, hướng, khổ giấy, v.v.
5. Nhấp vào nút In .

Chọn nội dung sẽ in: lựa chọn, trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc

Để cho Excel biết dữ liệu và đối tượng nào sẽ được đưa vào bản in, trong Cài đặt , nhấp vào mũi tên bên cạnh In Trang tính Hoạt động và chọn một trong các tùy chọn sau:

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy giải thích ngắn gọn về từng cài đặt được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên và cách sử dụng đúng cách chúng.

Lựa chọn/phạm vi in

Để chỉ in một phạm vi ô cụ thể, hãy tô sáng vùng đó trên trang tính rồi chọn Lựa chọn in . Để chọn các ô hoặc phạm vi không liền kề , hãy giữ phím Ctrl trong khi chọn.

In toàn bộ (các) trang tính

Để in toàn bộ trang tính mà bạn hiện đang mở, hãy chọn In trang tính đang hoạt động .

Để in nhiều trang tính , nhấp vào các tab trang tính trong khi giữ phím Ctrl, sau đó chọn In các trang tính đang hoạt động .

In toàn bộ sổ làm việc

Để in tất cả các trang tính trong sổ làm việc hiện tại, hãy chọn In toàn bộ sổ làm việc .

In bảng Excel

Để in bảng Excel, hãy nhấp vào ô bất kỳ trong bảng của bạn rồi chọn In bảng đã chọn . Tùy chọn này chỉ xuất hiện khi bảng hoặc một phần của bảng được chọn.

Cách in cùng một phạm vi trong nhiều trang tính

Khi làm việc vớicác trang tính có cấu trúc giống hệt nhau, chẳng hạn như hóa đơn hoặc báo cáo bán hàng, rõ ràng là bạn sẽ muốn in cùng một nội dung trong tất cả các trang tính. Đây là cách nhanh nhất để thực hiện việc này:

1. Mở trang tính đầu tiên và chọn phạm vi sẽ in.
2. Trong khi giữ phím Ctrl, hãy nhấp vào các tab trang tính khác sẽ được in. Để chọn các trang tính liền kề, nhấp vào tab trang tính đầu tiên, giữ phím Shift và nhấp vào tab trang tính cuối cùng.
3. Nhấp Ctrl + P và chọn Lựa chọn in trong danh sách thả xuống ngay bên dưới Cài đặt .
4. Nhấp vào Nút In .

Mẹo. Để đảm bảo Excel sẽ in dữ liệu bạn muốn, hãy kiểm tra số trang ở cuối phần Xem trước . Nếu bạn chỉ chọn một phạm vi trên mỗi trang tính, thì số lượng trang phải khớp với số lượng trang tính đã chọn. Nếu hai hoặc nhiều phạm vi được chọn, mỗi phạm vi sẽ được in trên một trang riêng biệt, vì vậy bạn nhân số tờ với số phạm vi. Để có toàn quyền kiểm soát, hãy sử dụng mũi tên phải và trái để xem qua từng trang xem trước có thể in được.

Mẹo. Để đặt vùng in trong nhiều trang tính, bạn có thể sử dụng các macro Vùng in này.

Cách in bảng tính Excel trên một trang

Theo mặc định, Excel in các trang tính ở kích thước thực của chúng. Vì vậy, bảng tính của bạn càng lớn thì càng chiếm nhiều trang. Để in một trang tính Excel trên một trang, hãy chọn một trong các Tùy chọn chia tỷ lệ sau nằm ởở cuối phần Cài đặt trong cửa sổ Xem trước bản in :

• Vừa trang tính trên một trang – thao tác này sẽ thu nhỏ trang tính để sao cho nó vừa trên một trang.
• Vừa tất cả các cột trên một trang – thao tác này sẽ in tất cả các cột trên một trang trong khi các hàng có thể được chia thành nhiều trang.
• Vừa tất cả các hàng trên một trang – thao tác này sẽ in tất cả các hàng trên một trang nhưng các cột có thể mở rộng ra nhiều trang.

Để xóa tỷ lệ , chọn No Scaling trong danh sách tùy chọn.

Hãy hết sức cẩn thận khi in trên một trang – trong một trang giấy lớn, bản in của bạn có thể không đọc được. Để kiểm tra mức độ chia tỷ lệ thực sự sẽ được sử dụng, hãy nhấp vào Tùy chọn chia tỷ lệ tùy chỉnh… . Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thiết lập trang , trong đó bạn nhìn vào số trong hộp Điều chỉnh theo :

Nếu số Điều chỉnh theo thấp, bản in sẽ khó đọc. Trong trường hợp này, những điều chỉnh sau có thể hữu ích:

• Thay đổi hướng trang . Hướng Dọc mặc định hoạt động tốt cho các trang tính có nhiều hàng hơn cột. Nếu trang tính của bạn có nhiều cột hơn hàng, hãy thay đổi hướng trang thành Ngang .
• Điều chỉnh lề . Lề càng nhỏ thì càng có nhiều chỗ cho dữ liệu của bạn.
• Chỉ định số lượng trang . Để in một bảng tính Excel trên một số trang được xác định trước, trênTab Trang của hộp thoại Thiết lập trang , trong Chia tỷ lệ , nhập số lượng trang vào cả hai hộp Vừa với (rộng và cao) . Xin lưu ý rằng việc sử dụng tùy chọn này sẽ bỏ qua mọi ngắt trang thủ công.

In ra tệp – lưu kết quả đầu ra để sử dụng sau này

In ra tệp là một trong số các tính năng in Excel hiếm khi được sử dụng nhất bị nhiều người đánh giá thấp. Tóm lại, tùy chọn này lưu đầu ra thành một tệp thay vì gửi nó tới máy in.

Tại sao bạn muốn in ra tệp? Để tiết kiệm thời gian khi cần thêm các bản in của cùng một tài liệu. Ý tưởng là bạn chỉ định cấu hình cài đặt in (lề, hướng, ngắt trang, v.v.) một lần và lưu đầu ra vào tài liệu .pdf. Lần tới khi bạn cần một bản in ra giấy, chỉ cần mở tệp .pdf đó và nhấn In .

Hãy xem cách thức hoạt động của nó:

1. Trên Bố cục trang , định cấu hình cài đặt in được yêu cầu và nhấn Ctrl + P .
2. Trong cửa sổ Xem trước bản in , mở trình đơn thả xuống Máy in xuống và chọn In thành tệp .
3. Nhấp vào nút In .
4. Chọn nơi lưu tệp .png chứa đầu ra.

Xem trước bản in trong Excel

Bạn nên xem trước kết quả đầu ra trước khi in để tránh kết quả không mong muốn. Có một số cách để truy cập xem trước bản in trong Excel:

• Nhấp vào Tệp > In .
• Nhấn bản inphím tắt xem trước Ctrl + P hoặc Ctrl + F2 .

Excel Print Preview là một công cụ cực kỳ hữu ích trong việc tiết kiệm giấy, mực và công sức của bạn. Nó không chỉ hiển thị chính xác giao diện trang tính của bạn trên giấy mà còn cho phép thực hiện một số thay đổi trực tiếp trong cửa sổ xem trước:

• Để xem trước trang tiếp theo và trang trước , sử dụng mũi tên phải và trái ở cuối cửa sổ hoặc nhập số trang vào hộp và nhấn Enter . Các mũi tên chỉ xuất hiện khi một trang tính hoặc dải ô đã chọn chứa nhiều trang dữ liệu được in.
• Để hiển thị trang lề , hãy nhấp vào nút Hiển thị Lề ở dưới cùng -góc phải. Để làm cho lề rộng hơn hoặc hẹp hơn, chỉ cần kéo chúng bằng chuột. Bạn cũng có thể điều chỉnh chiều rộng cột bằng cách kéo các núm điều khiển ở đầu hoặc cuối cửa sổ xem trước bản in.
• Mặc dù Bản xem trước bản in Excel không có thanh trượt thu phóng nhưng bạn có thể sử dụng một thanh trượt thu phóng chung phím tắt Ctrl + con lăn để thực hiện thu phóng nhỏ . Để quay lại kích thước ban đầu, hãy nhấp vào nút Phóng to trang ở góc dưới bên phải.

Để thoát Xem trước bản in và quay lại trang tính của bạn, hãy nhấp vào mũi tên ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Xem trước bản in .

Các tính năng và tùy chọn in của Excel

Các các cài đặt in được sử dụng thường xuyên nhất có sẵn trong cửa sổ Xem trước bản in đã thảo luận ở trên. Thậm chí nhiều hơn nữacác tùy chọn được cung cấp trên tab Bố cục trang của dải băng Excel:

Ngoài việc định cấu hình lề trang và khổ giấy, tại đây bạn có thể chèn và xóa dấu ngắt trang, đặt vùng in, ẩn và hiển thị đường lưới, chỉ định các hàng và cột sẽ lặp lại trên mỗi trang được in, v.v.

Các tùy chọn nâng cao không có khoảng trống trên ruy-băng có sẵn trong hộp thoại Thiết lập trang . Để mở nó, hãy nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại trong nhóm Thiết lập trang trên tab Bố cục trang .

Lưu ý. Hộp thoại Cài đặt trang cũng có thể được mở từ cửa sổ Xem trước bản in. Trong trường hợp này, một số tùy chọn, chẳng hạn như Vùng in hoặc Các hàng lặp lại ở trên cùng , có thể bị tắt. Để bật các tính năng này, hãy mở hộp thoại Thiết lập trang từ tab Bố cục trang .

Khu vực in Excel

Để đảm bảo rằng Excel in một phần cụ thể trong bảng tính của bạn chứ không phải tất cả dữ liệu, đặt vùng in. Đây là cách thực hiện:

1. Chọn một hoặc nhiều phạm vi bạn muốn in.
2. Trên tab Bố cục trang , trong Thiết lập trang nhóm, nhấp vào Vùng in > Đặt vùng in .

Cài đặt Vùng in được lưu khi bạn lưu sổ làm việc. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn in trang tính cụ thể này, bản in ra giấy sẽ chỉ bao gồm vùng in.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách đặt vùng in trong Excel.

Cách thêm vùng invào Thanh công cụ truy cập nhanh của Excel

Nếu bạn thường xuyên in trong Excel, có thể thuận tiện khi có lệnh In trên Thanh công cụ truy cập nhanh. Đối với điều này, chỉ cần làm như sau:

1. Nhấp vào nút Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh (mũi tên xuống ở ngoài cùng bên phải của thanh công cụ truy cập nhanh).
2. Trong danh sách các lệnh được hiển thị, chọn Xem trước bản in và in . Xong!

Cách chèn ngắt trang trong Excel

Khi in một bảng tính lớn, bạn có thể kiểm soát cách chia dữ liệu trên nhiều trang bằng cách chèn ngắt trang. Đây là cách nó hoạt động:

1. Nhấp vào hàng hoặc cột bạn muốn chuyển sang trang mới.
2. Trên tab Bố cục trang , trong tab Thiết lập trang , nhấp vào Ngắt > Chèn ngắt trang .

Ngắt trang được chèn . Để xem trực quan dữ liệu nào nằm trên các trang khác nhau, hãy chuyển sang tab Chế độ xem và bật Xem trước ngắt trang .

Nếu bạn muốn thay đổi vị trí của một ngắt trang nhất định, hãy di chuyển nó đến bất kỳ đâu bạn muốn bằng cách kéo dòng ngắt.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách chèn và xóa ngắt trang trong Excel.

Cách in công thức trong Excel

Để Excel in công thức thay vì kết quả tính toán, bạn chỉ cần hiển thị công thức trong trang tính, rồi in như bình thường.

Để hoàn tất, hãy chuyển sang Công thức và nhấp vào nút Hiển thị Công thức trong nhóm Kiểm tra Công thức .

Cách in biểu đồ trong Excel

Để chỉ in biểu đồ không có dữ liệu trang tính , hãy chọn biểu đồ quan tâm và nhấn Ctrl + P . Trong cửa sổ Xem trước bản in , bạn sẽ thấy bản xem trước biểu đồ ở bên phải và tùy chọn In biểu đồ đã chọn được chọn trong Cài đặt . Nếu bản xem trước trông như mong muốn, hãy nhấp vào In ; nếu không thì hãy điều chỉnh cài đặt:

Mẹo và lưu ý:

• Để in tất cả nội dung của một trang tính bao gồm cả biểu đồ, hãy nhấn Ctrl + P mà không chọn bất cứ thứ gì trên trang tính và đảm bảo tùy chọn In trang tính hiện hoạt được chọn trong Cài đặt .
• Không thể điều chỉnh tỷ lệ của biểu đồ trong In Cửa sổ xem trước. Nếu bạn muốn biểu đồ được in vừa với toàn trang , hãy thay đổi kích thước biểu đồ của bạn để làm cho biểu đồ lớn hơn.

Cách in đường lưới trong Excel

Theo mặc định, tất cả các trang tính được in mà không có đường lưới. Nếu bạn muốn in bảng tính Excel có các dòng giữa các ô, thì đây là những gì bạn cần làm:

1. Chuyển sang tab Bố cục trang .
2. trong tab nhóm Tùy chọn trang tính , trong Đường lưới , chọn hộp In .

Làm gì để thay đổi màu đường lưới được in? Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết trong Cách tạo đường lưới in Excel.

Cách in tiêu đề trong