Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy một số ví dụ về công thức nâng cao minh họa cách sử dụng hàm VLOOKUP và hàm SUM hoặc SUMIF của Excel để tra cứu và tính tổng các giá trị dựa trên một hoặc một số tiêu chí.

Bạn đang cố gắng tạo một tệp tóm tắt trong Excel sẽ xác định tất cả các trường hợp của một giá trị cụ thể, sau đó tính tổng các giá trị khác được liên kết với các trường hợp đó? Hoặc, bạn có cần tìm tất cả các giá trị trong một mảng đáp ứng điều kiện mà bạn chỉ định rồi tính tổng các giá trị liên quan từ một trang tính khác không? Hoặc có thể bạn đang phải đối mặt với một thách thức cụ thể hơn, chẳng hạn như xem qua bảng hóa đơn của công ty, xác định tất cả hóa đơn của một nhà cung cấp cụ thể, sau đó tính tổng tất cả các giá trị hóa đơn?

Các nhiệm vụ có thể khác nhau, nhưng bản chất là giống nhau - bạn muốn tra cứu và tính tổng các giá trị bằng một hoặc một số tiêu chí trong Excel. Những loại giá trị? Bất kỳ giá trị số nào. Loại tiêu chí nào? Bất kỳ : ) Bắt đầu từ một số hoặc tham chiếu đến một ô chứa giá trị phù hợp và kết thúc bằng các toán tử logic và kết quả do công thức Excel trả về.

Vậy Microsoft Excel có chức năng nào có thể trợ giúp các tác vụ trên không ? Tất nhiên là thế! Bạn có thể tìm ra giải pháp bằng cách kết hợp VLOOKUP hoặc LOOKUP của Excel với các hàm SUM hoặc SUMIF. Các ví dụ về công thức dưới đây sẽ giúp bạn hiểu cách các hàm Excel này hoạt động và cách áp dụng chúngphiên bản dùng thử bằng cách sử dụng liên kết bên dưới.

Các bản tải xuống hiện có

VLOOKUP với SUM và SUMIF - ví dụ về công thức (tệp .xlsx)

Ultimate Suite - phiên bản dùng thử (tệp .exe )

Xin lưu ý, đây là những ví dụ nâng cao ngụ ý rằng bạn đã quen thuộc với các nguyên tắc và cú pháp chung của hàm VLOOKUP. Nếu không, phần đầu tiên của hướng dẫn VLOOKUP dành cho người mới bắt đầu của chúng tôi chắc chắn đáng để bạn chú ý - cú pháp VLOOKUP trong Excel và cách sử dụng chung.

VLOOKUP và SUM Excel - tìm tổng của các giá trị phù hợp

Nếu bạn làm việc với dữ liệu số trong Excel, bạn thường không chỉ trích xuất các giá trị liên quan từ một bảng khác mà còn tính tổng các số trong một số cột hoặc hàng. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng kết hợp các hàm SUM và VLOOKUP như minh họa bên dưới.

Dữ liệu nguồn:

Giả sử bạn có một danh sách sản phẩm với các số liệu bán hàng trong vài tháng, một cột mỗi tháng. Dữ liệu nguồn nằm trên trang tính có tên Doanh số hàng tháng :

Bây giờ, bạn muốn tạo một bảng tóm tắt với tổng doanh số cho từng sản phẩm.

Giải pháp là sử dụng một mảng trong tham số thứ 3 ( col_index_num ) của hàm VLOOKUP trong Excel. Đây là công thức chung:

As bạn thấy đấy, chúng tôi sử dụng một hằng số mảng trong đối số thứ ba để thực hiện một số tra cứu trong cùng một công thức VLOOKUP nhằm lấy tổng các giá trị trong cột 2,3 và 4.

Và bây giờ, hãy điều chỉnh sự kết hợp này của các hàm VLOOKUP và SUM để dữ liệu của chúng tôi tìm tổng củadoanh số bán hàng trong các cột B - M trong bảng trên:

=SUM(VLOOKUP(B2, 'Monthly sales'! $A$2:$M$9, {2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13}, FALSE))

Quan trọng! Vì bạn đang xây dựng một công thức mảng, hãy đảm bảo nhấn Ctrl + Shift + Enter thay thế của một tổ hợp phím Enter đơn giản khi bạn gõ xong. Khi bạn thực hiện việc này, Microsoft Excel sẽ đặt công thức của bạn trong dấu ngoặc nhọn như sau:

{=SUM(VLOOKUP(B2, 'Monthly sales'!$A$2:$M$9, {2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13}, FALSE))}

Nếu bạn nhấn phím Enter như thường lệ, chỉ giá trị đầu tiên trong mảng sẽ được xử lý, điều này sẽ tạo ra kết quả không chính xác.

Mẹo. Bạn có thể tò mò tại sao công thức hiển thị [@Sản phẩm] làm giá trị tra cứu trong ảnh chụp màn hình ở trên. Điều này là do tôi đã chuyển đổi dữ liệu của mình thành bảng ( Insert tab > Table ). Tôi thấy rất thuận tiện khi làm việc với các bảng Excel đầy đủ chức năng và các tham chiếu có cấu trúc của chúng. Ví dụ: khi bạn nhập công thức vào một ô, Excel sẽ tự động sao chép công thức đó trên toàn bộ cột và theo cách này, bạn sẽ tiết kiệm được vài giây quý giá :)

Như bạn thấy, việc sử dụng các hàm VLOOKUP và SUM trong Excel thật dễ dàng. Tuy nhiên, đây không phải là giải pháp lý tưởng, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với các bảng lớn. Vấn đề là việc sử dụng công thức mảng có thể ảnh hưởng bất lợi đến hiệu suất của sổ làm việc vì mỗi giá trị trong mảng thực hiện một lệnh gọi hàm VLOOKUP riêng biệt. Vì vậy, bạn càng có nhiều giá trị trong mảng và càng có nhiều công thức mảng trong sổ làm việc của mình thì Excel càng hoạt động chậm hơn.

Bạn có thể bỏ qua vấn đề này bằng cách sử dụngkết hợp hàm INDEX và MATCH thay vì SUM và VLOOKUP, và tôi sẽ chỉ cho bạn một số ví dụ về công thức trong bài viết tiếp theo.

Tải mẫu VLOOKUP và SUM này xuống

Cách thực hiện các phép tính khác với hàm VLOOKUP của Excel

Vừa rồi chúng ta đã thảo luận về một ví dụ về cách bạn có thể trích xuất các giá trị từ một số cột trong bảng tra cứu và tính tổng của các giá trị đó. Theo cách tương tự, bạn có thể thực hiện các phép tính toán học khác với kết quả do hàm VLOOKUP trả về. Dưới đây là một vài ví dụ về công thức:

Ghi chú. Vì tất cả các công thức trên đều là công thức mảng, hãy nhớ nhấn Ctrl+Shift+Enter để nhập chính xác vào một ô.

Nếu chúng ta thêm các công thức trên vào bảng 'Tổng doanh số bán hàng' từ ví dụ trước, kết quả sẽ giống như sau:

Tải xuống mẫu tính toán VLOOKUP này

TRA CỨU VÀ TỔNG - tra cứu trong các giá trị khớp với mảng và tổng

Trong trường hợp tham số tra cứu của bạn là một mảng chứ không phải là một giá trị đơn lẻ, hàm VLOOKUP sẽ không có tác dụng vì nó không thể tra cứu trong mảng dữ liệu. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm LOOKUP của Excel tương tự như hàm VLOOKUP nhưng hoạt động với mảng cũng như với các giá trị riêng lẻ.

Hãy xem xét ví dụ sau để bạn có thể hiểu rõ hơn những gì tôi đang nói . Giả sử bạn có một bảng liệt kê tên khách hàng, sản phẩm đã mua và số lượng ( Bảng chính ). Bạn cũng có bảng thứ hai chứa giá sản phẩm ( Bảng tra cứu ). Nhiệm vụ của bạn là tạo một công thức tìm tổng tất cả các đơn đặt hàng của một khách hàng nhất định.

Xin nhớ rằng bạn không thể sử dụng hàm VLOOKUP của Excel vì bạn có nhiềuthể hiện của giá trị tra cứu (mảng dữ liệu). Thay vào đó, bạn sử dụng kết hợp hàm SUM và hàm LOOKUP như sau:

=SUM(LOOKUP($C$2:$C$10,'Lookup table'!$A$2:$A$16,'Lookup table'!$B$2:$B$16)*$D$2:$D$10*($B$2:$B$10=$G$1))

Vì đây là công thức mảng nên hãy nhớ nhấn Ctrl + Shift + Enter để hoàn thành.

Và bây giờ, hãy phân tích các thành phần của công thức để bạn hiểu cách thức hoạt động của từng chức năng và có thể điều chỉnh nó cho dữ liệu của riêng bạn.

Chúng ta sẽ tạm gác lại tạm dùng hàm SUM vì mục đích của nó rất rõ ràng và tập trung vào 3 thành phần được nhân:

1. LOOKUP($C$2:$C$10,'Lookup table'!$A$2:$A$16,'Lookup table'!$B$2:$B$16)

   Hàm LOOKUP này tra cứu hàng hóa được liệt kê ở cột C trong bảng chính bảng và trả về giá tương ứng từ cột B trong bảng tra cứu.

2. $D$2:$D$10

   Thành phần này trả về số lượng của từng sản phẩm mà mỗi khách hàng đã mua, được liệt kê trong cột D trong bảng chính . Nhân với giá, được hàm TÌM KIẾM trả về ở trên, giá trị này sẽ cho bạn giá của từng sản phẩm đã mua.

3. $B$2:$B$10=$G$1

   Công thức này so sánh tên của khách hàng trong cột B với tên trong ô G1. Nếu tìm thấy kết quả phù hợp, nó sẽ trả về "1", nếu không thì "0". Bạn sử dụng nó đơn giản để "cắt bỏ" tên khách hàng khác với tên trong ô G1, vì tất cả chúng ta đều biết rằng bất kỳ số nào nhân với 0 đều bằng 0.

Bởi vì công thức của chúng ta là một công thức mảng, nó lặp lại quy trình được mô tả ở trên cho từng giá trị trong mảng tra cứu. Và cuối cùng, hàm SUM tính tổngtích của tất cả các phép nhân. Không có gì khó khăn cả phải không?

Lưu ý. Để công thức Tra cứu hoạt động chính xác, bạn cần sắp xếp cột tra cứu trong bảng Tra cứu theo thứ tự tăng dần (từ A đến Z). Nếu việc sắp xếp không được chấp nhận trên dữ liệu của bạn, hãy xem công thức SUM/TRANSPOSE tuyệt vời do Leo đề xuất.

Tải xuống mẫu LOOKUP và SUM này

VLOOKUP và SUMIF - tra cứu & tính tổng các giá trị với tiêu chí

Hàm SUMIF của Excel tương tự như hàm SUM mà chúng ta vừa thảo luận ở chỗ nó cũng tính tổng các giá trị. Sự khác biệt là hàm SUMIF chỉ tính tổng những giá trị đáp ứng tiêu chí bạn chỉ định. Ví dụ: công thức SUMIF đơn giản nhất =SUMIF(A2:A10,">10") cộng các giá trị trong ô A2 đến A10 lớn hơn 10.

Điều này rất dễ dàng phải không? Và bây giờ hãy xem xét một kịch bản phức tạp hơn một chút. Giả sử bạn có một bảng liệt kê tên và số ID của người bán hàng ( Lookup_table ). Bạn có một bảng khác chứa cùng ID và số liệu bán hàng liên quan ( Main_table ). Nhiệm vụ của bạn là tìm tổng doanh số bán hàng của một người nhất định bằng ID của họ. Khi đó, có 2 yếu tố phức tạp:

• Bảng thư chứa nhiều mục nhập cho cùng một ID theo thứ tự ngẫu nhiên.
• Bạn không thể thêm cột "Tên nhân viên bán hàng" vào bảng chính.

Và bây giờ, hãy tạo một công thức, trước tiên, tìm tất cả doanh số bán hàng được thực hiện bởi một người nhất định vàthứ hai, tính tổng các giá trị tìm được.

Trước khi bắt đầu công thức, hãy để tôi nhắc bạn cú pháp của hàm SUMIF:

• range - tham số này dễ hiểu, đơn giản là một phạm vi ô mà bạn muốn đánh giá theo tiêu chí đã chỉ định.
• criteria - điều kiện cho biết công thức cần tính tổng những giá trị nào. Nó có thể được cung cấp ở dạng số, tham chiếu ô, biểu thức hoặc một hàm Excel khác.
• sum_range - tham số này là tùy chọn, nhưng rất quan trọng đối với chúng tôi. Nó xác định phạm vi mà các giá trị của các ô tương ứng sẽ được thêm vào. Nếu bị bỏ qua, Excel sẽ tính tổng giá trị của các ô được chỉ định trong đối số phạm vi (tham số thứ nhất).

Hãy ghi nhớ thông tin trên, hãy xác định 3 tham số cho hàm SUMIF của chúng ta. Như bạn còn nhớ, chúng tôi muốn tính tổng tất cả doanh số bán hàng của một người nhất định có tên được nhập vào ô F2 trong bảng chính (vui lòng xem hình ảnh ở trên).

1. Phạm vi - vì chúng tôi đang tìm kiếm theo ID người bán hàng, tham số range cho hàm SUMIF của chúng tôi là cột B trong bảng chính. Vì vậy, bạn có thể nhập phạm vi B:B hoặc nếu bạn chuyển đổi dữ liệu của mình thành bảng, thay vào đó, bạn có thể sử dụng tên của cột: Main_table[ID]
2. Criteria - vì chúng tôi có nhân viên bán hàng' tên trong một bảng khác (bảng tra cứu), chúng ta phải sử dụng công thức VLOOKUP để tìm ID tương ứng với một người nhất định. của người đótên được viết trong ô F2 trong bảng chính, vì vậy chúng tôi tra cứu tên đó bằng công thức sau: VLOOKUP($F$2,Lookup_table,2,FALSE)

   Tất nhiên, bạn có thể nhập tên vào tiêu chí tra cứu của hàm VLOOKUP, nhưng sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối sẽ tốt hơn cách tiếp cận này vì điều này tạo ra một công thức chung phù hợp với mọi tên nhập vào trong một ô nhất định.

3. Dải tính tổng - đây là phần dễ nhất. Vì số lượng bán hàng của chúng tôi nằm trong cột C có tên là "Doanh số", chúng tôi chỉ cần đặt Main_table[Sales] .

   Bây giờ, tất cả những gì bạn cần là tập hợp các phần của công thức và công thức SUMIF + VLOOKUP của bạn đã sẵn sàng:

   =SUMIF(Main_table[ID], VLOOKUP($F$2, Lookup_table, 2, FALSE), Main_table[Sales])

   

Tải xuống mẫu VLOOKUP và SUMIF này

Cách thực hiện vlookup không cần công thức trong Excel

Cuối cùng, hãy để tôi giới thiệu cho bạn công cụ có thể tra cứu, khớp và hợp nhất các bảng của bạn mà không cần bất kỳ hàm hay công thức nào. Công cụ Hợp nhất Bảng đi kèm với Ultimate Suite dành cho Excel của chúng tôi được thiết kế và phát triển như một giải pháp thay thế tiết kiệm thời gian và dễ sử dụng cho các hàm VLOOKUP và LOOKUP của Excel, đồng thời, công cụ này có thể rất hữu ích cho cả người mới bắt đầu và người dùng nâng cao.

Thay vì tìm ra các công thức, bạn chỉ cần chỉ định bảng chính và bảng tra cứu, xác định một hoặc nhiều cột chung và cho trình hướng dẫn biết dữ liệu bạn muốn tìm nạp.

Sau đó, bạn cho phép trình hướng dẫn vài giây để tra cứu, so khớp và cung cấp kết quả cho bạn. Nếu bạn cho rằng phần bổ trợ này có thể hữu ích trong công việc của mình, thì rất hoan nghênh bạn tải xuống một