Mục lục
Xem cách bạn có thể tạo quy tắc tùy chỉnh để tô màu dữ liệu của mình theo bất kỳ điều kiện nào.
Định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác: bản ghi video
Chắc chắn là như vậy định dạng có điều kiện là một trong những tính năng hữu ích nhất trong Excel. Các quy tắc tiêu chuẩn cho phép bạn nhanh chóng tô màu các giá trị cần thiết, nhưng nếu bạn muốn định dạng toàn bộ hàng dựa trên một giá trị trong một ô nhất định thì sao? Hãy để tôi chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng các công thức để tạo bất kỳ quy tắc định dạng có điều kiện nào mà bạn muốn.
Áp dụng định dạng có điều kiện nếu một ô khác trống
Đây là một nhiệm vụ phổ biến: Tôi muốn đánh dấu các hàng có ID trống. Hãy bắt đầu với các bước để tạo quy tắc tùy chỉnh:
- Trước hết, hãy chọn phạm vi mà bạn muốn đánh dấu, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm một số bước sau này. Đảm bảo rằng bạn bắt đầu với bản ghi trên cùng bên trái và bỏ qua hàng tiêu đề. Chuyển đổi phạm vi thành Bảng là tùy chọn tốt hơn nếu bạn định áp dụng quy tắc cho các mục nhập mới trong tương lai.
- Nhấp vào Định dạng có điều kiện ở trên cùng và chọn "Quy tắc mới". Bạn cần mục cuối cùng: "Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng".
- Bây giờ, bạn có thể nhập điều kiện tùy chỉnh của mình và đặt định dạng mong muốn.
- Màu tô cung cấp cách nhanh nhất để xem dữ liệu của chúng ta, vì vậy, hãy chọn một màu và nhấp vào ok.
- Công thức để tìm các hàng có khoảng trống trong cột A là
=A2="". Nhưng đó không phải là tất cả . Để đảm bảo quy tắc được áp dụng hàngtheo hàng, bạn cần đặt tham chiếu đến cột là tuyệt đối, vì vậy hãy nhập ký hiệu đô la trước cột A:=$A2=""Nếu bạn muốn luôn nhìn vào ô cụ thể này, thì bạn sẽ sửa hàng, làm cho nó trông như thế này: $A$2=""
- Nhấp vào Ok và bạn bắt đầu.
Định dạng có điều kiện của Excel dựa trên một giá trị ô khác
Bây giờ, hãy tiếp tục và xem cách chúng ta có thể tìm những tên sách có 10 hoặc nhiều hơn trong cột E. Tôi sẽ tiếp tục và chọn sách vì đây là những gì chúng tôi muốn định dạng và tạo quy tắc Định dạng có điều kiện mới sử dụng công thức. Điều kiện của chúng ta sẽ tương tự:
=$E2>=10
Chọn định dạng và lưu quy tắc để xem nó hoạt động như thế nào.
Như bạn có thể thấy, đây là những quy tắc đơn giản mà bạn có thể nhập bất kỳ giá trị nào mà bạn quan tâm. Giá trị ở đâu không quan trọng. Nếu nó nằm trong một trang tính khác, thì chỉ cần đảm bảo rằng bạn đưa tên của nó vào phần tham chiếu của mình.
Công thức định dạng có điều kiện cho nhiều điều kiện
Hãy chuyển sang các trường hợp khi điều kiện của bạn liên quan đến hai giá trị khác nhau. Ví dụ: bạn có thể muốn xem các đơn đặt hàng có mức độ ưu tiên cao và trên 8 trong trường số lượng.
Để thay đổi quy tắc hiện có, hãy chọn Quản lý quy tắc trong Định dạng có điều kiện, tìm quy tắc và nhấp vào Chỉnh sửa. Để đảm bảo đáp ứng một số điều kiện, hãy sử dụng hàm "AND", sau đó liệt kê tiêu chí của bạn trong ngoặcvà nhớ sử dụng dấu ngoặc kép cho giá trị văn bản:
=AND($D2="High",$E2>8)
Nếu bạn muốn đảm bảo ít nhất một điều kiện được đáp ứng, hãy sử dụng hàm OR để thay thế. Thay thế chức năng, bây giờ nó sẽ đọc: tô sáng hàng nếu mức độ ưu tiên cao hoặc nếu số lượng trên 8.
Định dạng dựa trên văn bản ô khác
Đây là một chức năng khác mà bạn sẽ đánh giá cao nếu bạn làm việc với các giá trị văn bản. Nhiệm vụ sẽ có vẻ phức tạp nếu bạn muốn xem các ô chứa từ khóa cùng với bất kỳ thứ gì khác. Nếu đây là trường hợp của bạn, bạn sẽ cần sử dụng chức năng Tìm kiếm và đây là giao diện của nó. Chọn các bản ghi để tô màu, tạo quy tắc và nhập:
=SEARCH("Urgent",$F2)>0
Lưu ý rằng Nếu bạn nhập nhiều hơn 1 thì bạn sẽ nhận được các ô bắt đầu thay vào đó bằng văn bản này.
Những điều cần nhớ cho các quy tắc tùy chỉnh của bạn
Trên thực tế, bạn có thể sử dụng bất kỳ công thức nào làm điều kiện để đánh dấu dữ liệu của mình. Trong một trong những video trước đây của chúng tôi, chúng tôi đã đề cập đến cách xác định các mục trùng lặp với sự trợ giúp của Định dạng có điều kiện và bạn có thể tìm thấy một số ví dụ về công thức hay hơn trong bài đăng trên blog của chúng tôi về chủ đề này.
Trước khi bạn định dạng bảng của mình, hãy để tôi lướt qua một số sai lầm điển hình có thể không giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi.
Trước hết, hãy nhớ về sự khác biệt giữa tham chiếu ô tuyệt đối và tương đối. Nếu bạn muốn kiểm tra từng ô trong cột , hãy nhậpký hiệu đô la trước tên của cột. Để tiếp tục kiểm tra cùng một hàng , hãy thêm ký hiệu đô la trước số hàng. Và để sửa tham chiếu ô, nói cách khác, để tiếp tục kiểm tra cùng một ô , hãy đảm bảo bạn có ký hiệu đô la trước cả hai: cột và hàng.
Sau đó, nếu bạn thấy rằng quy tắc của bạn chỉ được áp dụng cho một hàng hoặc ô, hãy quay lại Quản lý quy tắc và đảm bảo rằng quy tắc đó áp dụng cho đúng phạm vi.
Khi bạn tạo quy tắc, luôn luôn sử dụng ô trên cùng bên trái của phạm vi chứa dữ liệu của bạn cho công thức và bỏ qua hàng tiêu đề để tránh làm thay đổi kết quả.
Miễn là bạn ghi nhớ những điểm này, các công thức Định dạng có điều kiện sẽ làm nên điều kỳ diệu cho bạn dữ liệu. Nếu bạn vẫn gặp sự cố khi làm cho nó hoạt động cho mình, vui lòng chia sẻ nhiệm vụ của bạn trong phần nhận xét, chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giúp bạn.
