Mục lục
Hướng dẫn này nói về hai cách nhập danh bạ vào Outlook trên máy tính, từ tệp .csv và .pst, đồng thời chỉ ra cách chuyển danh bạ sang Outlook Online.
Có thể khác lý do tại sao bạn có thể muốn chuyển danh bạ vào sổ địa chỉ Outlook của mình. Ví dụ: bạn đã kế thừa một cơ sở dữ liệu bên ngoài có danh sách liên hệ hoặc bạn đang di chuyển từ một máy chủ thư khác hoặc có thể bạn đang thiết lập một tài khoản mới. Dù lý do là gì, Outlook cung cấp một cách đơn giản để nhập tất cả địa chỉ liên hệ của bạn trong một lần.
Mẹo. Nếu danh bạ của bạn được lưu trữ trong Excel thì hướng dẫn sau sẽ hữu ích: Cách nhập danh bạ vào Outlook từ Excel.
Chuẩn bị danh bạ để nhập vào Outlook
Microsoft Outlook cho phép nhập danh bạ từ hai tệp loại, PST và CSV.
PST (Bảng lưu trữ cá nhân). Đó là một định dạng tệp đặc biệt để lưu trữ dữ liệu trong Outlook, Exchange Client và phần mềm khác của Microsoft. Trong tệp .pst, danh bạ đã ở đúng định dạng và không cần sửa đổi gì thêm.
Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách xuất danh bạ Outlook sang tệp PST.
CSV (Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy). Nếu bạn lưu giữ thông tin liên hệ của mình trong Excel hoặc chương trình bảng tính khác hoặc đã xuất danh bạ của mình từ một nhà cung cấp dịch vụ email khác, chẳng hạn như Gmail hoặc Yahoo Mail, thì chúng thường ở dạng tệp .csv, có thể nhập vàoOutlook với một vài điều chỉnh:
- Nếu chi tiết liên hệ chứa một số ký tự không tồn tại trong bảng chữ cái tiếng Anh, ví dụ:. tiếng Ả Rập, Cyrillic, tiếng Trung hoặc tiếng Nhật, những liên hệ như vậy có thể không được nhập chính xác. Để ngăn các sự cố có thể xảy ra, hãy xuất danh bạ thành tệp CSV UTF-8 nếu tùy chọn đó khả dụng với bạn hoặc chuyển đổi CSV sang UTF-8 bằng Excel.
- Đảm bảo các giá trị trong tệp CSV của bạn được phân tách bằng dấu phẩy . Tùy thuộc vào ngôn ngữ của bạn, dấu tách danh sách khác được đặt theo mặc định. Ví dụ: ở nhiều quốc gia Châu Âu, dấu phân cách danh sách mặc định là dấu chấm phẩy. Nhưng Outlook chỉ hỗ trợ dấu phẩy dưới dạng dấu phân cách trường, vì vậy bạn cần thay thế dấu chấm phẩy hoặc bất kỳ dấu phân cách nào khác bằng dấu phẩy trước khi nhập tệp CSV của bạn vào Outlook.
Trong các hướng dẫn được liên kết bên dưới, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết hướng dẫn xuất danh bạ sang tệp CSV:
- Cách xuất danh bạ từ Outlook trên máy tính
- Cách xuất danh bạ từ Outlook Online
- Cách xuất danh bạ từ Excel
- Cách xuất danh bạ từ Gmail
Ở dạng đơn giản nhất, tệp .csv của bạn có thể trông như sau:
Cách nhập danh bạ vào Outlook từ tệp CSV
Để nhập danh bạ từ tệp CSV vào Outlook 2019, Outlook 2016 hoặc Outlook 2013, hãy thực hiện các bước sau:
- Trong Microsoft Outlook, nhấp vào Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất .
- Trình hướng dẫn Nhập và Xuất bắt đầu. Bạn chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác và nhấp vào Tiếp theo .
- Để nhập danh bạ CSV vào Outlook, hãy chọn Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy và nhấp vào Tiếp theo .
- Trong bước này, bạn cần thực hiện một số lựa chọn:
- Nhấp vào nút Duyệt qua , tìm và nhấp đúp vào tệp .csv của bạn để chọn.
- Chọn cách xử lý các mục liên hệ trùng lặp .
Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo .
Cách xử lý các liên hệ trùng lặp:
- Thay thế các liên hệ trùng lặp với các mục được nhập . Chọn tùy chọn này nếu thông tin trong tệp .csv đầy đủ hơn hoặc cập nhật hơn thông tin trong Outlook của bạn.
- Cho phép tạo bản sao (mặc định). Nếu bạn không muốn mất một chút thông tin nào, hãy cho phép Outlook tạo các mục trùng lặp, xem xét chúng và kết hợp các chi tiết của cùng một người vào một mục duy nhất.
- Không nhập các mục trùng lặp . Đây là tùy chọn để chọn nếu bạn chỉ muốn nhập các liên hệ mới và giữ nguyên tất cả các liên hệ hiện có.
- Trong tài khoản email mục tiêu, hãy chọn thư mục Danh bạ và chọn nhấp vào Tiếp theo .
- Nếu bạn đang nhập các liên hệ CSV mà bạn đã xuất trước đó từ Outlook, danh sách liên hệ sẽ ở định dạng bắt buộc, vì vậy bạn có thể nhấp chuột Hoàn tất để bắt đầu nhập danh bạ ngay lập tức.
Nếu bạn đang nhập danh bạ từ Excel hoặc từ một ứng dụng thư không phải Outlook, bạn có thể cần phải ánh xạ một số cột trong tệp CSV của mình vào các trường danh bạ Outlook. Trong trường hợp này, hãy nhấp vào Ánh xạ các trường tùy chỉnh và tiếp tục với bước tiếp theo.
- Nếu bạn đã nhấp vào Ánh xạ các trường tùy chỉnh ở bước trước, hộp thoại tương ứng sẽ xuất hiện:
- Trong ngăn bên trái, bên dưới Từ , bạn sẽ thấy tên cột từ tệp CSV của mình.
- Trong ngăn bên phải, bên dưới Tới , bạn sẽ thấy các trường danh bạ tiêu chuẩn của Outlook.
Nếu tên cột trong tệp CSV khớp chính xác với trường Outlook, thì cột đó được ánh xạ tự động và xuất hiện trong Được ánh xạ từ .
Nếu tên cột không khớp với bất kỳ trường Outlook nào, bạn sẽ phải thực hiện ánh xạ thủ công . Đối với điều này, hãy kéo cột từ ngăn bên trái và thả cột đó vào bên cạnh trường tương ứng trong ngăn bên phải. Ví dụ: trong tệp CSV đã nhập của chúng tôi, có một cột có tên Vị trí và chúng tôi đang ánh xạ cột đó tới trường Chức danh Công việc . Để tìm kết quả phù hợp, hãy nhấp vào dấu cộng bên cạnh trường phù hợp trong ngăn bên phải để mở rộng trường đó.
Khi tất cả các cột được ánh xạ, hãy nhấp vào OK và quay lại hộp thoại Nhập tệp , nhấp vào Hoàn tất .
- Outlook hiển thị hộp tiến trình để cho bạn biết rằngnó đã bắt đầu nhập danh bạ của bạn. Khi hộp tiến trình đóng lại, quá trình kết thúc. Khi nhập một danh sách liên hệ rất nhỏ, hộp tiến trình có thể không hiển thị.
Để đảm bảo tất cả các liên hệ CSV của bạn đã được nhập vào Outlook, hãy nhấp vào biểu tượng Mọi người trên Thanh điều hướng để xem danh sách liên hệ của bạn.
Cách nhập danh bạ vào Outlook từ tệp PST
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn nhập danh bạ từ tệp PST thay vì CSV. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi:
- Bạn đang chuyển danh bạ từ tài khoản Outlook này sang tài khoản Outlook khác.
- Bạn đang chuyển danh bạ từ máy tính này sang máy tính khác.
- Bạn muốn để chuyển tất cả các mục Outlook bao gồm email, danh bạ, cuộc hẹn và tác vụ.
Trong trường hợp này, trước tiên bạn cần xuất danh bạ thành tệp PST, sau đó nhập chúng vào tài khoản hoặc PC mới của mình bằng cách sử dụng Nhập & Trình hướng dẫn xuất đã thảo luận trong phần trước.
Dưới đây là các bước để nhập danh bạ vào Outlook từ tệp .pst:
- Trong Outlook, nhấp vào Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất .
- Chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác và nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và nhấp vào Tiếp theo .
- Nhấp vào nút Duyệt qua và chọn tệp .pst mà bạn muốn nhập.
Trong Tùy chọn , chọn cách xử lý các mục trùng lặp , rồi nhấp vào Tiếp theo . Xin lưu ý rằng khi nhập từ PST, giá trị mặc định là Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục đã nhập .
- Nếu tệp .pst của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp mật khẩu đó.
- Đây là bước quan trọng để danh bạ được nhập chính xác, vì vậy hãy đảm bảo thực hiện đúng:
- Trong Chọn thư mục để nhập từ , hãy chọn Tệp Dữ liệu Outlook nếu bạn muốn nhập toàn bộ PST. Hoặc mở rộng nó và chỉ chọn một thư mục con cụ thể để nhập, Danh bạ trong trường hợp của chúng tôi.
- Nếu tài khoản/hộp thư mục tiêu hiện được chọn trong ngăn Điều hướng, bạn có thể chọn Tùy chọn nhập các mục vào thư mục hiện tại . Nếu không, hãy chọn Nhập các mục vào cùng một thư mục trong và chọn hộp thư hoặc Tệp Dữ liệu Outlook mà các liên hệ sẽ được nhập vào.
- Khi hoàn tất, nhấp vào Hoàn tất .
Outlook sẽ bắt đầu nhập danh bạ ngay. Khi hộp tiến trình biến mất, quá trình nhập đã hoàn tất.
Cách nhập danh bạ vào Outlook Online
Cũng giống như Outlook trên máy tính, để nhập danh bạ vào Outlook Online, bạn sẽ cần tệp CSV. Để có kết quả tốt nhất, tệp phải có mã hóa UTF-8 hoạt động chính xác cho mọi ngôn ngữ.
Để nhập danh bạ vào Outlook Online, hãy thực hiện các bước sau:
- Đăng nhập vào Outlook của bạn trên cácweb hoặc tài khoản Outlook.com.
- Ở góc dưới bên trái của trang, nhấp vào biểu tượng Mọi người :
- Tại ở góc trên bên phải của trang, nhấp vào Quản lý > Nhập danh bạ .
- Nhấp vào Duyệt qua , chọn tệp CSV của bạn và nhấp vào Mở .
- Với tệp CSV trong hộp, nhấp vào Nhập .
Nếu tệp .csv chứa bất kỳ địa chỉ liên hệ nào đã tồn tại trong tài khoản Outlook của bạn, các mục trùng lặp sẽ được tạo nhưng không có địa chỉ liên hệ hiện tại nào của bạn sẽ bị thay thế hoặc xóa.
Đó là cách nhập danh bạ vào Outlook trên máy tính và trực tuyến. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
