Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét cách căn chỉnh ô trong Excel cũng như cách thay đổi hướng văn bản, căn lề và phân bổ văn bản theo chiều ngang hoặc chiều dọc, căn chỉnh cột số theo dấu thập phân hoặc ký tự cụ thể.

Theo mặc định, Microsoft Excel căn chỉnh các số ở dưới cùng bên phải của các ô và văn bản ở dưới cùng bên trái. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thay đổi cách căn chỉnh mặc định bằng cách sử dụng dải băng, phím tắt, hộp thoại Định dạng ô hoặc bằng cách đặt định dạng số tùy chỉnh của riêng bạn.

Cách thay đổi cách căn chỉnh trong Excel bằng cách sử dụng dải băng

Để thay đổi căn chỉnh văn bản trong Excel, hãy chọn (các) ô bạn muốn căn chỉnh lại, chuyển đến tab Trang chủ > Nhóm Căn chỉnh và chọn cách căn chỉnh mong muốn tùy chọn:

Căn chỉnh theo chiều dọc

Nếu bạn muốn căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc, hãy nhấp vào một trong các biểu tượng sau:

• Căn hàng trên cùng - căn chỉnh nội dung lên trên cùng của ô.
• Căn giữa - căn giữa nội dung giữa trên cùng và dưới cùng của ô ô.
• Căn chỉnh dưới cùng - căn chỉnh nội dung xuống dưới cùng của ô (mặc định).

Xin lưu ý rằng việc thay đổi chiều dọc căn chỉnh không có bất kỳ hiệu ứng hình ảnh nào trừ khi bạn tăng chiều cao của hàng.

Căn chỉnh theo chiều ngang

Để căn chỉnh dữ liệu của bạn theo chiều ngang, Microsoft Excel cung cấp các tùy chọn sau:

• Align Left - căn chỉnh nội dung dọc theocó thể sử dụng bất kỳ định dạng nào sau đây:
  • #.?? - giảm số 0 không đáng kể ở bên trái dấu thập phân. Ví dụ: 0,5 sẽ được hiển thị là .5
  • 0.?? - hiển thị một số 0 không đáng kể ở bên trái dấu thập phân.
  • 0,0? - hiển thị một số 0 không đáng kể ở cả hai bên của dấu thập phân. Định dạng này tốt nhất nên được sử dụng nếu cột của bạn chứa cả số nguyên và số thập phân (vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới).

  Trong các mã định dạng trên, số lượng dấu chấm hỏi ở bên phải dấu thập phân cho biết bạn muốn hiển thị bao nhiêu chữ số thập phân. Chẳng hạn, để hiển thị 3 chữ số thập phân, hãy sử dụng #.??? hay 0.??? hay 0,0?? định dạng.

  Nếu bạn muốn căn số sang trái trong ô và dấu thập phân thẳng hàng , hãy nhấp vào biểu tượng Căn trái trên ruy-băng, rồi áp dụng định dạng tùy chỉnh tương tự như sau: _-???0.0?;-???0.0?

  Ở đâu:

  • Dấu chấm phẩy (;) chia định dạng cho số dương và số không từ định dạng cho số âm.
  • Dấu gạch dưới (_) chèn khoảng trắng bằng chiều rộng của ký tự trừ (-).
  • Số lượng chỗ dành sẵn cho bên phải dấu thập phân xác định số lượng vị trí thập phân tối đa được hiển thị (2 ở định dạng trên).
  • Dấu chấm hỏi (?) ở bên trái dấu thập phân chiếm một khoảng trống bằng chiều rộng của một chữ số, nếu một chữ số không có mặt. Vì vậy, ở trênmã định dạng sẽ hoạt động đối với các số có tối đa 3 chữ số ở phần nguyên. Nếu bạn đang xử lý các số lớn hơn, bạn sẽ phải thêm nhiều dấu "?" trình giữ chỗ.

  Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị các định dạng số tùy chỉnh ở trên đang hoạt động:

  

  Cách căn chỉnh các số trong một cột theo một ký tự cụ thể/ biểu tượng

  Trong các tình huống khi khả năng căn chỉnh của Excel có thể không đủ để sao chép một bố cục dữ liệu nhất định, các công thức Excel có thể hoạt động hiệu quả. Để dễ hiểu hơn, hãy xem xét ví dụ sau.

  Mục tiêu : Để các số được căn giữa trong các ô và được căn chỉnh bằng ký hiệu dấu cộng (+):

  

  Giải pháp : Tạo cột trợ giúp theo công thức sau, sau đó áp dụng phông chữ đơn sắc như "Courier New" hoặc "Lucida Sans Typewriter" cho cột trợ giúp.

  REPT(" ", n - FIND(" char ", cell ))& cell

  Where:

  • ô - ô chứa chuỗi gốc.
  • char - ký tự bạn muốn căn chỉnh theo.
  • n - số ký tự tối đa trước ký tự căn chỉnh, cộng với 1.

  Cách thức hoạt động của công thức này : Về bản chất, công thức sẽ thêm các khoảng trắng ở đầu chuỗi ban đầu bằng cách lặp lại ký tự khoảng trắng, sau đó nối các khoảng trắng đó với chuỗi. Số lượng khoảng trắng được tính bằng cách trừ vị trí của ký tự căn chỉnh khỏisố ký tự tối đa đứng trước nó.

  Trong ví dụ này, công thức có dạng sau:

  =REPT(" ",12-FIND("+",A2))&A2

  Và hoạt động hoàn hảo!

  

  Đây là cách bạn thay đổi căn chỉnh ô trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới.

  cạnh trái của ô.
• Căn giữa - đặt nội dung ở giữa ô.
• Căn phải - căn chỉnh nội dung dọc theo cạnh phải của ô.

Bằng cách kết hợp các cách sắp xếp theo chiều dọc và chiều ngang khác nhau, bạn có thể sắp xếp nội dung ô theo nhiều cách khác nhau, ví dụ:

Căn chỉnh về phía trên bên trái	Căn chỉnh về phía dưới bên phải	Căn giữa ở giữa của một ô

Thay đổi hướng văn bản (xoay văn bản)

Nhấp vào nút Hướng trên tab Trang chủ , trong Căn chỉnh nhóm, để xoay văn bản lên hoặc xuống và viết theo chiều dọc hoặc sang một bên. Các tùy chọn này đặc biệt hữu ích cho việc gắn nhãn các cột hẹp:

Văn bản thụt lề trong một ô

Trong Microsoft Excel, phím Tab không thụt lề văn bản trong một ô ô giống như trong Microsoft Word; nó chỉ di chuyển con trỏ đến ô tiếp theo. Để thay đổi thụt lề của nội dung ô, hãy sử dụng các biểu tượng Thụt lề nằm ngay bên dưới nút Hướng .

Để di chuyển văn bản xa hơn về bên phải, hãy nhấp vào Tăng biểu tượng thụt lề . Nếu bạn đã đi quá xa về bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Giảm thụt lề để di chuyển văn bản trở lại bên trái.

Phím tắt để căn chỉnh trong Excel

Để thay đổi căn chỉnh trong Excel mà không cần nhấc ngón tayngoài bàn phím, bạn có thể sử dụng các phím tắt tiện dụng sau:

• Căn chỉnh trên cùng - Alt + H rồi A + T
• Căn giữa - Alt + H rồi A + M
• Căn lề dưới - Alt + H rồi A + B
• Căn trái - Alt + H rồi A + L
• Căn giữa - Alt + H rồi A + C
• Căn lề phải - Alt + H rồi A + R

Thoạt nhìn, có vẻ như có rất nhiều phím cần nhớ, nhưng khi xem xét kỹ hơn thì logic sẽ trở nên rõ ràng. Tổ hợp phím đầu tiên ( Alt + H ) kích hoạt tab Trang chủ . Trong tổ hợp phím thứ hai, chữ cái đầu tiên luôn là "A" viết tắt của "căn chỉnh" và chữ cái còn lại biểu thị hướng, ví dụ: A + T - "căn trên cùng", A + L - "căn trái", A + C - "căn giữa", v.v.

Để đơn giản hóa hơn nữa, Microsoft Excel sẽ hiển thị tất cả các phím tắt căn chỉnh cho bạn ngay khi bạn nhấn tổ hợp phím Alt + H:

Cách căn chỉnh văn bản trong Excel bằng hộp thoại Định dạng ô

Một cách khác để căn chỉnh lại căn chỉnh ô trong Excel đang sử dụng tab Căn chỉnh của hộp thoại Định dạng ô . Để đến hộp thoại này, hãy chọn các ô bạn muốn căn chỉnh, sau đó:

• Nhấn Ctrl + 1 và chuyển sang tab Căn chỉnh hoặc
• Nhấp vào mũi tên Trình chạy hộp thoại ở góc dưới bên phải của Căn chỉnh

Ngoài ra các tùy chọn căn chỉnh đã sử dụng có sẵn trênribbon, hộp thoại Định dạng ô cung cấp một số tính năng ít được sử dụng hơn (nhưng không kém phần hữu ích):

Bây giờ, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những cái quan trọng nhất.

Các tùy chọn căn chỉnh văn bản

Ngoài việc căn chỉnh văn bản theo chiều ngang và chiều dọc trong các ô, các tùy chọn này cho phép bạn căn đều và phân bổ nội dung ô cũng như lấp đầy toàn bộ ô bằng dữ liệu hiện tại.

Cách điền nội dung hiện tại vào ô

Sử dụng tùy chọn Điền để lặp lại nội dung ô hiện tại cho chiều rộng của ô. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng tạo phần tử đường viền bằng cách nhập dấu chấm vào một ô, chọn Điền bên dưới căn chỉnh Horizontal , sau đó sao chép ô qua một số cột liền kề:

Cách căn đều văn bản trong Excel

Để căn văn bản theo chiều ngang, hãy chuyển đến tab Căn chỉnh của hộp thoại Định dạng ô và chọn tùy chọn Căn chỉnh từ danh sách thả xuống Ngang . Thao tác này sẽ ngắt dòng văn bản và điều chỉnh khoảng cách trong mỗi dòng (ngoại trừ dòng cuối cùng) để từ đầu tiên căn chỉnh với cạnh trái và từ cuối cùng căn chỉnh với cạnh phải của ô:

Tùy chọn Căn đều trong căn chỉnh Dọc cũng bao văn bản, nhưng điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng để văn bản lấp đầy toàn bộ chiều cao của hàng:

Cách phân phối văn bản trong Excel

Giống như Căn đều ,Tùy chọn Được phân phối bao bọc văn bản và "phân phối" nội dung ô đồng đều theo chiều rộng hoặc chiều cao của ô, tùy thuộc vào việc bạn đã bật Căn chỉnh ngang được phân phối hay Căn chỉnh dọc được phân phối tương ứng.

Không giống như Justify , Distributed hoạt động cho tất cả các dòng, kể cả dòng cuối cùng của văn bản được bao bọc. Ngay cả khi một ô chứa văn bản ngắn, nó sẽ được giãn cách để vừa với chiều rộng của cột (nếu được phân phối theo chiều ngang) hoặc chiều cao của hàng (nếu được phân phối theo chiều dọc). Khi một ô chỉ chứa một mục (văn bản hoặc số không có dấu cách ở giữa), mục đó sẽ được căn giữa trong ô.

Đây là hình thức của văn bản trong một ô phân tán:

Phân phối theo chiều ngang	Phân phối theo chiều dọc	Phân phối theo chiều ngang & theo chiều dọc

Khi thay đổi căn chỉnh Horizontal thành Distributed , bạn có thể đặt giá trị Indent , cho Excel biết bạn muốn có bao nhiêu khoảng cách thụt lề sau đường viền bên trái và trước đường viền bên phải.

Nếu không muốn có bất kỳ khoảng cách thụt lề nào, bạn có thể chọn hộp Căn chỉnh phân phối ở cuối Căn chỉnh văn bản phần, đảm bảo rằng không có khoảng cách giữa văn bản và viền ô (giống như việc giữ giá trị Indent thành 0). Nếu Indent được đặt thành một số giá trịkhác 0, tùy chọn Căn đều phân tán bị vô hiệu hóa (chuyển sang màu xám).

Các ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy sự khác biệt giữa văn bản được phân phối và căn đều trong Excel:

Căn đều theo chiều ngang	Căn đều theo chiều ngang	Căn đều theo chiều ngang

Mẹo và lưu ý:

• Thông thường, văn bản được căn đều và/hoặc được phân phối trông đẹp hơn trong các cột rộng hơn.
• Cả Căn đều và Được phân phối bật căn chỉnh ngăn văn bản Trong hộp thoại Định dạng ô , hộp Ngắt dòng văn bản sẽ không được chọn nhưng nút Ngắt dòng văn bản sẽ bật dải băng sẽ được bật.
• Như trường hợp ngắt dòng văn bản, đôi khi bạn có thể cần nhấp đúp vào ranh giới của tiêu đề hàng để buộc hàng thay đổi kích thước phù hợp.

Căn giữa vùng chọn

Đúng như tên gọi của nó, tùy chọn này căn giữa nội dung của ô ngoài cùng bên trái acr oss các ô đã chọn. Nhìn bề ngoài, kết quả không thể phân biệt được với việc hợp nhất các ô, ngoại trừ việc các ô không thực sự được hợp nhất. Điều này có thể giúp bạn trình bày thông tin theo cách tốt hơn và tránh các tác dụng phụ không mong muốn của các ô được hợp nhất.

Các tùy chọn kiểm soát văn bản

Các tùy chọn này kiểm soát cách bạn Dữ liệu Excel được trình bày trong một ô.

Quấn văn bản - nếu văn bản trong một ôô lớn hơn chiều rộng cột, hãy bật tính năng này để hiển thị nội dung trong nhiều dòng. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách ngắt dòng văn bản trong Excel.

Thu nhỏ cho vừa - giảm kích thước phông chữ để văn bản vừa với một ô mà không ngắt dòng. Càng có nhiều văn bản trong một ô, nó sẽ càng nhỏ.

Hợp nhất các ô - kết hợp các ô đã chọn thành một ô. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách hợp nhất các ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu.

Các ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị tất cả các tùy chọn kiểm soát văn bản đang hoạt động.

Ngăn văn bản	Thu nhỏ cho vừa vặn	Hợp nhất các ô

Thay đổi hướng văn bản

Các tùy chọn hướng văn bản có sẵn trên dải băng chỉ cho phép đặt văn bản theo chiều dọc, xoay văn bản lên và xuống 90 độ và xoay văn bản sang ngang 45 độ.

Tùy chọn Hướng trong hộp thoại Định dạng ô cho phép bạn xoay văn bản ở mọi góc độ, theo chiều kim đồng hồ hoặc ngược chiều kim đồng hồ. Chỉ cần nhập số mong muốn từ 90 đến -90 vào hộp Độ hoặc kéo con trỏ định hướng.

Thay đổi hướng văn bản

Phần dưới cùng của tab Căn chỉnh , có tên Từ phải sang trái , kiểm soát thứ tự đọc văn bản. Cài đặt mặc định là Ngữ cảnh nhưng bạn có thể thay đổi cài đặt này thành Từ phải sang trái hoặc Từ trái sang tráiĐúng . Trong ngữ cảnh này, "từ phải sang trái" đề cập đến bất kỳ ngôn ngữ nào được viết từ phải sang trái, ví dụ như tiếng Ả Rập. Nếu bạn chưa cài đặt phiên bản ngôn ngữ Office từ phải sang trái, thì bạn sẽ cần cài đặt gói ngôn ngữ thích hợp.

Cách thay đổi căn chỉnh trong Excel với định dạng số tùy chỉnh

Đối với người mới bắt đầu, cần lưu ý rằng định dạng số Excel không được thiết kế rõ ràng để thiết lập căn chỉnh ô. Tuy nhiên, nó cho phép căn chỉnh "mã hóa cứng" cho một số ô nhất định để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn trông chính xác theo cách bạn muốn, bất kể các tùy chọn căn chỉnh được bật trên dải băng. Xin lưu ý, phương pháp này yêu cầu ít nhất một số kiến ​​thức cơ bản về mã định dạng, được giải thích chi tiết trong hướng dẫn này: Định dạng số Excel tùy chỉnh. Dưới đây tôi sẽ trình bày kỹ thuật chung.

Để đặt căn chỉnh ô với định dạng số tùy chỉnh, hãy sử dụng cú pháp ký tự lặp lại , cú pháp này không có gì khác ngoài dấu hoa thị (*) theo sau ký tự bạn muốn lặp lại, ký tự khoảng trắng trong trường hợp này.

Ví dụ: để lấy các số để căn trái trong các ô, hãy lấy mã định dạng thông thường hiển thị 2 vị trí thập phân #.00, rồi nhập dấu hoa thị và dấu cách ở cuối. Kết quả là bạn nhận được định dạng sau: "#.00* " (dấu ngoặc kép chỉ được sử dụng để cho biết rằng dấu hoa thị được theo sau bởi ký tự khoảng trắng, bạn không muốn chúng ở mã định dạng thực). Nếubạn muốn hiển thị dấu tách một nghìn, hãy sử dụng định dạng tùy chỉnh sau: "#,###* "

Tiến thêm một bước, bạn có thể buộc số căn trái và văn bản để căn phải bằng cách xác định tất cả 4 phần của định dạng số: số dương; số âm; số không; văn bản . Ví dụ: #,###* ; -#,###* ; 0* ;* @

Với mã định dạng đã được thiết lập, hãy thực hiện các bước sau để áp dụng mã đó:

1. Chọn (các) ô mà bạn muốn định dạng.
2. Nhấn Ctrl + 1 để mở Định dạng ô
3. Trong Danh mục , chọn Tùy chỉnh .
4. Nhập tùy chỉnh của bạn mã định dạng trong Loại
5. Nhấp vào OK để lưu định dạng mới tạo.

Giờ đây, bất kể người dùng của bạn chọn tùy chọn căn chỉnh nào trên ruy-băng, dữ liệu sẽ được căn chỉnh theo định dạng số tùy chỉnh mà bạn đã đặt:

Bây giờ bạn đã biết cơ bản về căn chỉnh trong Excel, hãy để tôi chỉ cho bạn một số mẹo để cải thiện cách trình bày trực quan dữ liệu của bạn.

Cách căn chỉnh một cột số theo dấu thập phân trong Excel

Cách căn chỉnh các số trong cột theo dấu thập phân, hãy tạo định dạng số tùy chỉnh như được giải thích trong ví dụ trên. Nhưng lần này, bạn sẽ sử dụng dấu "?" trình giữ chỗ để lại khoảng trống cho các số 0 không đáng kể nhưng không hiển thị chúng.

Ví dụ: để căn chỉnh các số trong một cột theo dấu thập phân và hiển thị tối đa 2 chữ số thập phân, bạn