Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về định dạng có điều kiện trong Google Trang tính và tìm hiểu các cách thiết lập định dạng có điều kiện nhanh nhất và hiệu quả nhất. Chúng ta sẽ xem xét một số ví dụ để xem cách tạo định dạng có điều kiện với một hoặc một số điều kiện và cách tô màu ô hoặc thay đổi màu phông chữ theo tiêu chí tùy chỉnh. Chúng ta sẽ đặc biệt chú ý đến định dạng có điều kiện dựa trên các ô khác.

Định dạng có điều kiện của Google Trang tính là gì?

Tại sao chúng ta cần định dạng có điều kiện trong một ô bàn? Định dạng ô theo cách thủ công không dễ dàng hơn sao?

Làm nổi bật dữ liệu cụ thể bằng màu sắc là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý vào bản ghi. Nhiều người trong chúng ta làm điều này mọi lúc. Nếu các giá trị ô đáp ứng các điều kiện của chúng tôi, ví dụ: chúng lớn hơn hoặc nhỏ hơn một số giá trị, chúng lớn nhất hoặc nhỏ nhất hoặc có thể chúng chứa một số ký tự hoặc từ nhất định, sau đó chúng tôi tìm các ô đó và thay đổi phông chữ, màu phông chữ hoặc màu nền của chúng.

Sẽ không Sẽ thật tuyệt nếu những thay đổi như vậy đối với định dạng xảy ra tự động và thu hút nhiều sự chú ý hơn đến các ô như vậy? Chúng tôi sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Đây là lúc định dạng có điều kiện trở nên hữu ích. Google Trang tính có thể thực hiện công việc này cho chúng tôi, tất cả những gì chúng tôi cần là giải thích những gì chúng tôi muốn nhận. Chúng ta hãy cùng nhau xem xét một số ví dụ và xem nó đơn giản và hiệu quả như thế nào.

Cách thêm quy tắc định dạng với một điều kiện

Giả sử chúng ta có sô cô latrường hợp chúng tôi muốn tìm một sản phẩm khác, chúng tôi sẽ phải chỉnh sửa quy tắc định dạng có điều kiện. Quá trình này mất nhiều thời gian hơn một chút so với việc chỉ cập nhật giá trị trong ô G5.

Xóa định dạng có điều kiện khỏi bảng tính Google của bạn

Bạn có thể cần phải xóa tất cả các định dạng có điều kiện khỏi bảng của mình.

Để thực hiện việc này, trước tiên, hãy chọn phạm vi ô mà bạn đã áp dụng định dạng có điều kiện.

Bạn sẽ thấy tất cả các quy tắc mà mình đã tạo trong thanh bên.

Trỏ chuột vào điều kiện cần xóa và nhấp vào biểu tượng " Xóa ". Định dạng có điều kiện sẽ bị xóa.

Nếu bạn không nhớ chính xác phạm vi ô mà mình đã định dạng hoặc nếu bạn muốn loại bỏ định dạng càng nhanh càng tốt, hãy chọn phạm vi ô đó và chuyển đến Menu định dạng - Xóa định dạng . Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + \ .

Lưu ý. Hãy nhớ rằng không chỉ định dạng có điều kiện mà tất cả các định dạng khác được sử dụng trong bảng của bạn sẽ bị xóa trong trường hợp này.

Chúng tôi hy vọng rằng việc áp dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính sẽ đơn giản hóa công việc của bạn và làm cho kết quả sinh động hơn.

Chúng tôi có thể thấy điều gì thú vị ở đây? Đầu tiên, chúng tôi có thể đánh dấu những đơn đặt hàng vượt quá 200 đô la trong tổng doanh thu. Chúng tôi có các bản ghi này trong cột F, vì vậy chúng tôi sẽ sử dụng chuột để chọn phạm vi giá trị với số lượng đơn đặt hàng: F2:F22.

Sau đó, tìm mục menu Định dạng và nhấp vào trên Định dạng có điều kiện .

Để bắt đầu, hãy xem xét định dạng có điều kiện của Google Trang tính sử dụng một màu duy nhất .

Nhấp vào Định dạng ô nếu... , chọn tùy chọn "Lớn hơn hoặc bằng" trong danh sách thả xuống mà bạn nhìn thấy và nhập "200" vào trường bên dưới. Điều này có nghĩa là trong phạm vi chúng tôi đã chọn, tất cả các ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng 200 sẽ được đánh dấu bằng cách sử dụng định dạng chúng tôi đặt ngay tại cùng một vị trí: phông chữ màu đỏ đậm trên nền màu vàng.

Chúng ta có thể thấy quy tắc định dạng của mình được áp dụng ngay lập tức: tất cả các ô cần thiết đã thay đổi hình thức của chúng.

Bạn có thể chọn thiết lập định dạng có điều kiện không chỉ với một màu mà còn với sử dụng thang màu . Để thực hiện việc này, hãy chọn Thang màu trong thanh bên quy tắc định dạng có điều kiện và sử dụng các bộ màu sẵn có. Bạn cũng có thể chọn màu sắc cho các điểm tối thiểu và tối đa, cũng như chođiểm giữa nếu cần.

Ở đây, chúng tôi đã tạo một thang màu trong đó các ô sáng hơn khi số lượng đơn đặt hàng nhỏ hơn và tối hơn khi tổng số tăng lên.

Định dạng ô trong Google Trang tính theo nhiều điều kiện

Nếu thang màu có vẻ quá sáng đối với bạn, bạn có thể tạo một số điều kiện trong tab "Một màu" và chỉ định định dạng riêng cho từng điều kiện. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Thêm quy tắc khác".

Hãy đánh dấu các đơn đặt hàng trên $200 trong Tổng doanh số và các đơn đặt hàng dưới $100.

Như bạn có thể thấy, chúng ta có hai điều kiện định dạng ở đây. Cái đầu tiên dành cho các giá trị lớn hơn 200, cái thứ hai liên quan đến các giá trị nhỏ hơn 100.

Mẹo. Bạn có thể thêm bao nhiêu quy tắc định dạng có điều kiện trong Google Trang tính nếu cần. Để xóa nó, chỉ cần trỏ vào nó và nhấp vào biểu tượng Xóa .

Định dạng có điều kiện của Google Trang tính với các công thức tùy chỉnh

Danh sách các điều kiện được đề xuất mà chúng tôi có thể áp dụng cho phạm vi dữ liệu của chúng tôi là khá lớn. Tuy nhiên, nó có thể vẫn chưa đủ. Sớm hay muộn, bạn sẽ cần tạo một điều kiện không thể mô tả bằng các phương tiện tiêu chuẩn.

Đó là lý do tại sao Google Trang tính cung cấp khả năng nhập công thức của riêng bạn làm điều kiện. Công thức này cho phép bạn mô tả các yêu cầu của mình bằng cách sử dụng các hàm và toán tử tiêu chuẩn. Nói cách khác, kết quả của công thức phải là"Đúng hay sai".

Sử dụng mục cuối cùng trong danh sách thả xuống để nhập công thức của bạn: "Công thức tùy chỉnh là".

Hãy xem cách nó hoạt động .

Giả sử chúng tôi muốn biết đơn đặt hàng nào trong số các đơn đặt hàng của chúng tôi được thực hiện vào cuối tuần. Không có điều kiện tiêu chuẩn nào phù hợp với chúng tôi.

Chúng tôi sẽ chọn phạm vi ngày trong A2:A22, đi tới trình đơn Định dạng và nhấp vào Định dạng có điều kiện . Chọn mục "Công thức tùy chỉnh là" trong danh sách thả xuống "Định dạng ô nếu" và nhập công thức logic sẽ giúp chúng tôi xác định ngày trong tuần theo ngày.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Nếu số lớn hơn 5 thì là Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật. Trong trường hợp này, định dạng chúng tôi đặt bên dưới sẽ được áp dụng cho ô.

Như bạn có thể thấy, tất cả các ngày cuối tuần hiện được đánh dấu bằng màu.

Đây là một ví dụ khác. Hãy đưa ra các đơn đặt hàng sô cô la đen với sự trợ giúp của một định dạng khác. Chúng ta làm theo các bước tương tự để thực hiện việc này: chọn phạm vi dữ liệu với các loại sô cô la (D2:D22) và sử dụng điều kiện sau:

=REGEXMATCH(D2:D22;"Dark")

Hàm này sẽ trả về "True" nếu tên của loại sô cô la có chứa từ "Dark".

Hãy xem những gì chúng tôi nhận được: các đơn đặt hàng cho Sô cô la đen cũng như Sô cô la đen bổ sung đã trở nên nổi bật. Giờ đây, không cần phải xem qua hàng trăm hàng để tìm thấy chúng.

Sử dụng ký tự đại diện với định dạng có điều kiện trong bảng tính Google

Nếuchúng tôi muốn định dạng các giá trị văn bản, thì điều kiện tiêu chuẩn "Chứa văn bản" là cần thiết.

Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện đặc biệt để tăng tính linh hoạt cho điều kiện tìm kiếm.

Mẹo. Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện trong các trường "Văn bản chứa" và "Văn bản không chứa" cũng như trong các công thức tùy chỉnh của bạn.

Có hai ký tự được sử dụng phổ biến nhất: dấu chấm hỏi (?) và dấu hoa thị (*).

Dấu chấm hỏi tương ứng với bất kỳ ký tự đơn nào. Ví dụ: như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, quy tắc văn bản chứa "??d" định dạng các ô có giá trị như "Đỏ", nhưng không phải là "Đậm".

"??d" có nghĩa là chữ "d" phải đứng thứ ba kể từ đầu từ.

Sử dụng dấu hoa thị để bỏ qua số 0 trong bất kỳ số lượng ký tự nào. Ví dụ: một quy tắc chứa "*d*" phải định dạng cả hai ô: có giá trị "Đỏ" cũng như có giá trị "Đậm".

Để câu hỏi và ký tự dấu hoa thị không được coi là ký tự đại diện trong giá trị văn bản của bạn, dấu ngã (~) thường được thêm vào trước chúng. Ví dụ. quy tắc văn bản có chứa "Re?" trong ví dụ của chúng tôi định dạng các ô có "Đỏ", trong khi quy tắc có "Re~?" sẽ không tìm thấy bất kỳ ô nào vì ô này sẽ tìm kiếm giá trị "Re?".

Cách sử dụng định dạng có điều kiện của Google Trang tính để đánh dấu toàn bộ hàng

Trong các ví dụ mà chúng tôi đã mô tả ở trên, chúng tôi áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô nhất định của một cột.Có lẽ bạn nghĩ: "Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta có thể áp dụng điều này cho cả bàn ăn!". Và bạn có thể!

Hãy thử làm nổi bật bất kỳ đơn đặt hàng nào chưa được thực hiện bằng một màu đặc biệt. Để thực hiện việc này, chúng tôi cần sử dụng điều kiện định dạng cho dữ liệu trong cột G nơi chúng tôi đã chỉ định liệu đơn hàng có được hoàn thành hay không và chúng tôi sẽ định dạng toàn bộ bảng.

Lưu ý . Xin lưu ý rằng chúng tôi đã áp dụng định dạng cho toàn bộ bảng A1:G22.

Sau đó, chúng tôi sử dụng công thức tùy chỉnh của mình trong đó chúng tôi đã chỉ định rằng:

=$G1="No"

Mẹo. Bạn cần sử dụng ký hiệu đô la ($) trước tên của cột. Điều này tạo ra một tham chiếu tuyệt đối đến nó, vì vậy công thức sẽ luôn tham chiếu đến cột cụ thể này, trong khi số hàng có thể thay đổi.

Nói cách khác, chúng tôi yêu cầu nó di chuyển xuống bên trong cột bắt đầu từ hàng đầu tiên và tìm kiếm tất cả các ô có giá trị "Không".

Như bạn có thể thấy, không chỉ các ô mà chúng tôi đã kiểm tra tình trạng của mình mới được định dạng. Định dạng có điều kiện hiện được áp dụng cho toàn bộ hàng.

Vì vậy, hãy ghi nhớ 3 quy tắc cơ bản để định dạng có điều kiện các hàng trong bảng:

• Dải ô được định dạng là toàn bộ bảng
• Chúng tôi sử dụng định dạng có điều kiện với công thức tùy chỉnh
• Chúng tôi phải sử dụng ký tự $ trước tên cột

Định dạng có điều kiện của Google Trang tính dựa trên một bảng khác ô

Chúng ta thường nghe câu hỏi "Làm cách nào để áp dụng định dạng có điều kiện và làm cho nódễ thay đổi điều kiện không?" Điều này không khó chút nào.

Chỉ cần sử dụng công thức của riêng bạn với tham chiếu đến ô mà bạn chỉ định điều kiện cần thiết.

Hãy quay lại dữ liệu mẫu của chúng tôi với các đơn đặt hàng sô cô la trong Google Trang tính. Giả sử chúng tôi quan tâm đến các đơn đặt hàng có ít hơn 50 và nhiều hơn 100 mặt hàng. Chúng tôi sẽ tiếp tục và nhập các điều kiện này vào cột H bên cạnh bảng của chúng tôi.

Bây giờ chúng ta sẽ tạo quy tắc định dạng có điều kiện cho bảng đơn hàng.

Chúng ta đặt phạm vi định dạng thành "A2:G22" để giữ nguyên bảng tiêu đề như hiện tại.

Sau đó, chúng tôi làm theo các bước bạn biết và sử dụng công thức của chúng tôi.

Dưới đây là cách thức định dạng công thức có điều kiện cho các đơn đặt hàng có trên 100 các mục trông:

=$E2>=$H$3

Lưu ý. Xin lưu ý rằng bạn cần sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($) khi sử dụng các ô bên ngoài bảng.

Ký hiệu đô la trước tên cột có nghĩa là tham chiếu tuyệt đối đến cột. Nếu ký hiệu đô la ở trước số hàng, thì a tham chiếu bsolute dành cho hàng. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem cuộc thảo luận chi tiết này về tham chiếu ô.

$H$3 trong ví dụ của chúng tôi có nghĩa là tham chiếu tuyệt đối đến ô, tức là dù bạn làm gì với bảng, công thức sẽ vẫn tham chiếu đến ô này.

Lưu ý. Chúng ta cần sử dụng một tham chiếu tuyệt đối đến cột E và một tham chiếu tuyệt đối đến ô H3 nơi chúng ta có giới hạn là 100. Nếu chúng ta khônglàm điều này, công thức sẽ không hoạt động!

Bây giờ, hãy thêm điều kiện thứ hai để đánh dấu các đơn đặt hàng có ít hơn 50 mặt hàng. Nhấp vào "Thêm quy tắc khác" và thêm một điều kiện khác giống như chúng tôi đã làm cho quy tắc đầu tiên.

Vui lòng xem công thức chúng tôi sử dụng trong quy tắc định dạng có điều kiện của mình:

=$E2<=$H$2

Lệnh lớn nhất và nhỏ nhất hiện được đánh dấu bằng màu sắc. Nhiệm vụ được hoàn thành. Tuy nhiên, thật không hay khi chúng tôi có thêm số trong trang tính của mình. Điều này có thể gây nhầm lẫn và làm hỏng giao diện của bảng.

Đặt dữ liệu phụ vào một trang tính riêng biệt sẽ là cách tốt hơn. Tôi sẽ mô tả chi tiết hơn trong bài đăng tiếp theo khi chúng ta tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống.

Hãy chuyển sang trang tính 2 và nhập các điều kiện mới này vào đó.

Bây giờ chúng ta có thể tạo các quy tắc định dạng có điều kiện cho bảng đơn đặt hàng bằng cách tham khảo các giới hạn này.

Đây là nơi chúng ta có thể gặp sự cố. Nếu chúng ta chỉ sử dụng địa chỉ của ô từ trang tính 2 trong công thức, chúng ta sẽ gặp lỗi.

Lưu ý. Chỉ có thể tham chiếu ô trực tiếp trong các công thức dành cho định dạng có điều kiện từ trang tính hiện tại.

Vậy, chúng ta phải làm gì bây giờ? Hàm INDIRECT sẽ giúp ích. Nó cho phép bạn lấy tham chiếu ô bằng cách viết địa chỉ của nó dưới dạng văn bản. Đây là cách tham chiếu ô trong công thức định dạng có điều kiện sẽ trông như thế nào:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Đây là ô thứ haicông thức:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Kết quả là chúng ta nhận được kết quả giống như trước đây, nhưng trang tính của chúng ta không bị lộn xộn với các bản ghi bổ sung.

Bây giờ chúng ta có thể thay đổi điều kiện định dạng mà không cần cập nhật cài đặt quy tắc. Chỉ cần thay đổi các bản ghi trong các ô là đủ và bạn sẽ có một bảng mới.

Google Trang tính và định dạng có điều kiện dựa trên một văn bản ô khác

Chúng ta đã học cách áp dụng các quy tắc định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng dữ liệu số từ một ô nhất định. Nếu chúng ta muốn đặt điều kiện của mình trên một ô có văn bản thì sao? Hãy cùng xem cách chúng ta có thể làm điều này.

Chúng ta sẽ cố gắng tìm các đơn đặt hàng cho sô cô la đen:

Trong ô G5 của Trang tính 2, chúng ta nhập điều kiện: "Đậm".

Sau đó, chúng ta quay lại Bảng 1 cùng với bảng và chọn lại phạm vi cần định dạng: A2:G22.

Sau đó, chúng ta chọn menu Định dạng , chọn Định dạng có điều kiện và nhập công thức sau vào trường Công thức tùy chỉnh là :

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Mẹo. Hãy nhớ rằng bạn cần nhập tham chiếu tuyệt đối cho phạm vi mà bạn cần kiểm tra từ "Dark" (D2:D22).

Hàm INDIRECT("2!$G$5") cho phép chúng tôi lấy giá trị từ ô G5 của Trang tính 2, tức là từ "Đậm".

Vì vậy, chúng tôi đã đánh dấu các đơn đặt hàng có từ từ ô G5 của Trang tính 2 như một phần của tên sản phẩm.

Tất nhiên, chúng tôi có thể làm cho nó dễ dàng hơn. Công thức của chúng ta sẽ như sau:

=REGEXMATCH($D2:$D22,"Dark")

Tuy nhiên, trong