Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy đầy đủ thông tin chi tiết về cách chia sẻ sổ làm việc Excel với người khác bằng cách lưu sổ đó vào mạng cục bộ hoặc OneDrive, cách kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào tệp Excel được chia sẻ và giải quyết các thay đổi xung đột.

Ngày nay, ngày càng có nhiều người sử dụng Microsoft Excel để làm việc nhóm. Trước đây, khi bạn cần chia sẻ sổ làm việc Excel với ai đó, bạn có thể gửi sổ đó dưới dạng tệp đính kèm email hoặc lưu dữ liệu Excel của bạn thành PDF để in. Mặc dù nhanh chóng và thuận tiện nhưng phương pháp cũ đã tạo ra nhiều phiên bản của cùng một tài liệu và phương pháp sau tạo ra một bản sao an toàn mặc dù không thể chỉnh sửa được.

Các phiên bản gần đây của Excel 2010, 2013 và 2016 giúp dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên sổ làm việc. Bằng cách chia sẻ tệp Excel, bạn cấp cho những người dùng khác quyền truy cập vào cùng một tài liệu và cho phép họ thực hiện các chỉnh sửa đồng thời, điều này giúp bạn không phải theo dõi nhiều phiên bản.

Cách chia sẻ chia sẻ tệp Excel

Phần này trình bày cách chia sẻ sổ làm việc Excel cho nhiều người dùng bằng cách lưu sổ làm việc đó vào một vị trí mạng cục bộ nơi những người khác có thể truy cập và thực hiện chỉnh sửa. Bạn có thể theo dõi những thay đổi đó và chấp nhận hoặc từ chối chúng.

Khi mở sổ làm việc, hãy thực hiện các bước sau để chia sẻ:

1. Trên Xem lại tab, trong nhóm Thay đổi , nhấp vào nút Chia sẻ sổ làm việc .

   

2. The Chia sẻ sổ làm việc hộp tương ứng.
3. Đảm bảo Có thể chỉnh sửa được chọn trong danh sách thả xuống ở bên phải (mặc định) và nhấp vào Chia sẻ .

Trong Excel 2016 , bạn chỉ cần nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải, lưu sổ làm việc vào một vị trí trên đám mây (OneDrive, OneDrive cho Doanh nghiệp hoặc thư viện SharePoint Online), hãy nhập địa chỉ email vào hộp Mời mọi người , phân tách từng địa chỉ bằng dấu chấm phẩy, rồi nhấp vào nút Chia sẻ trên ngăn (vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới).

Việc nhấp vào nút Chia sẻ sẽ gửi một email đến từng người, một bản sao cũng sẽ được gửi cho bạn, đề phòng. Thay vào đó, nếu bạn muốn tự mình gửi liên kết, hãy nhấp vào Nhận liên kết chia sẻ ở cuối ngăn.

Đồng tác giả với những người khác

Khi đồng nghiệp của bạn nhận được lời mời, họ chỉ cần nhấp vào liên kết để mở sổ làm việc trong Excel Online rồi nhấp vào Chỉnh sửa sổ làm việc > Chỉnh sửa trong trình duyệt để chỉnh sửa tệp.

Người đăng ký Excel 2016 cho Office 365 (cũng như người dùng Excel Mobile, Excel cho iOS và Excel cho Android) có thể đồng tác giả trong ứng dụng Excel trên máy tính của họ bằng cách nhấp vào Chỉnh sửa sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Excel.

Mẹo. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2016, bạn cũng có thể nhấp vào Tệp > Mở rồi chọn Được chia sẻ với tôi .

Bây giờ, như ngay khi những người khácbắt đầu chỉnh sửa sổ làm việc, tên của họ sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải (đôi khi là ảnh, tên viết tắt hoặc thậm chí là "G" viết tắt của từ khách). Bạn có thể thấy các lựa chọn của người dùng khác bằng các màu khác nhau, lựa chọn của riêng bạn có màu xanh lá cây truyền thống:

Lưu ý. Bạn có thể không thấy các lựa chọn của người khác nếu bạn đang sử dụng phiên bản khác với Excel 2016 cho Office 365 hoặc Excel Online. Tuy nhiên, tất cả các chỉnh sửa của họ đối với sổ làm việc được chia sẻ sẽ xuất hiện trong thời gian thực.

Nếu nhiều người dùng đang đồng tác giả và bạn không theo dõi được ai đang chỉnh sửa một ô cụ thể, hãy nhấp vào ô đó và tên của người đó sẽ được tiết lộ.

Để chuyển đến ô đang được ai đó chỉnh sửa, hãy nhấp vào tên hoặc ảnh của họ, sau đó nhấp vào hộp màu xanh lá cây có địa chỉ ô.

Đây là cách bạn có thể chia sẻ tệp Excel với những người dùng khác. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Nếu thực hiện đúng, từ [Đã chia sẻ] sẽ xuất hiện ở bên phải tên của sổ làm việc như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Giờ đây, bạn và đồng nghiệp của mình có thể đồng thời làm việc trên cùng một tệp Excel. Bạn có thể tự do chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi của chúng và sau khi các thay đổi mong muốn được kết hợp, bạn có thể ngừng chia sẻ sổ làm việc. Trong phần tiếp theo của hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy thông tin chi tiết về cách thực hiện tất cả những điều này.

Lưu ý. Nếu Microsoft Excel từ chối chia sẻ một sổ làm việc nhất định, rất có thể là do một trong những lý do sau:

1. Không thể chia sẻ sổ làm việc có bảng hoặc bản đồ XML. Vì vậy, hãy đảm bảo chuyển đổi bảng của bạn thành phạm vi và xóa bản đồ XML trước khi chia sẻ tệp Excel của bạn.
2. Để có thể chia sẻ sổ làm việc, cần có một số quyền riêng tưcài đặt cần phải được vô hiệu hóa. Đi tới Tệp > Tùy chọn Excel > Trung tâm tin cậy , nhấp vào nút Cài đặt trung tâm tin cậy… và bên dưới Tùy chọn quyền riêng tư , hãy bỏ chọn hộp Xóa thông tin cá nhân khỏi thuộc tính tệp khi lưu .

Cách chia sẻ sổ làm việc Excel và bảo vệ theo dõi thay đổi

Nếu bạn không chỉ muốn chia sẻ tệp Excel mà còn muốn đảm bảo rằng không ai tắt lịch sử thay đổi hoặc xóa sổ làm việc khỏi mục đích sử dụng chung, hãy tiến hành theo cách sau:

1. Trên Xem lại , trong nhóm Thay đổi , nhấp vào nút Bảo vệ và chia sẻ sổ làm việc .
2. Cửa sổ hộp thoại Bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ sẽ hiển thị và bạn chọn hộp kiểm Chia sẻ với các thay đổi theo dõi .
3. Nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu (Tùy chọn) , nhấp vào OK , rồi nhập lại mật khẩu để xác nhận.

   Mặc dù nhập mật khẩu là tùy chọn, nhưng bạn nên làm điều đó. Mặt khác, sẽ không có ý nghĩa gì khi sử dụng tùy chọn này vì bất kỳ ai cũng có thể xóa tính năng bảo vệ và do đó ngừng chia sẻ sổ làm việc.

4. Lưu sổ làm việc.

Nhấp vào OK trong hộp thoại ở trên sẽ thay đổi nút Bảo vệ và chia sẻ sổ làm việc trên ruy-băng thành Bỏ bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ và nhấp vào nút này sẽ xóa bảo vệ khỏi sổ làm việc được chia sẻ và ngừng chia sẻ sổ làm việc đó.

Ghi chú. Nếu sổ làm việc đã được chia sẻ và bạn muốn bảo vệ việc chia sẻ bằng mật khẩu, trước tiên bạn phải ngừng chia sẻ sổ làm việc.

Bảo vệ trang tính so với bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ

Các Bảo vệ và chia sẻ Tùy chọn Workbook chỉ ngăn tắt tính năng theo dõi thay đổi trong sổ làm việc được chia sẻ nhưng không ngăn người dùng khác chỉnh sửa hoặc xóa nội dung của sổ làm việc.

Nếu bạn muốn ngăn mọi người thay đổi thông tin quan trọng trong tài liệu Excel của mình , bạn sẽ cần phải khóa một số khu vực trước khi chia sẻ nó ("trước" là một từ quan trọng ở đây vì không thể áp dụng bảo vệ trang tính cho sổ làm việc được chia sẻ trong Excel). Để biết hướng dẫn chi tiết từng bước, vui lòng xem:

• Cách khóa một số ô nhất định trong Excel
• Cách khóa công thức trong Excel

Giới hạn sổ làm việc dùng chung Excel

Khi quyết định chia sẻ tệp Excel của bạn, xin lưu ý rằng điều đó có thể gây ra một số rắc rối cho người dùng của bạn vì không phải tất cả các tính năng đều được hỗ trợ đầy đủ trong sổ làm việc dùng chung. Dưới đây là một số hạn chế:

Trên thực tế, bạn sẽ có thể sử dụng các tính năng hiện có, nhưng bạn sẽ không thể thêm hoặc thay đổi chúng. Vì vậy, nếu bạn muốn hưởng lợi từ bất kỳ tùy chọn nào ở trên, hãy đảm bảo áp dụng chúng trước khi chia sẻ tệp Excel của bạn. Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các tính năng không được hỗ trợ trong sổ làm việc dùng chung trên trang web của Microsoft.

Cách chỉnh sửa sổ làm việc dùng chung Excel

Sau khi mở sổ làm việc dùng chung, bạn có thể nhập mới hoặc thay đổi dữ liệu hiện có theo cách thông thường.

Bạn cũng có thể xác định công việc của mình trong sổ làm việc được chia sẻ:

1. Nhấp vào tab Tệp > ; Tùy chọn .
2. Trong danh mục Chung , hãy cuộn xuống phần Cá nhân hóa bản Office của bạn.
3. Trong phần hộp Tên người dùng , nhập tên người dùng mà bạn muốn hiển thị và nhấp vào OK .

Bây giờ , bạn có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu như bình thường, lưu ý đến các giới hạn sau của sổ làm việc dùng chung.

Cách giải quyết các thay đổi xung đột trong tệp Excel dùng chung

Khi hai hoặc nhiều người dùng đang chỉnh sửa tệp đồng thời cùng một sổ làm việc, một số chỉnh sửa có thể ảnh hưởng đến (các) ô giống nhau. Trong những tình huống như vậy, Excel sẽ giữ lại những thay đổi của người dùng lưu sổ làm việc trước. Khi một người dùng khác cố gắng lưu sổ làm việc, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Giải quyết xung đột với thông tin chi tiết về từng thay đổi xung đột:

Để giải quyết xung độtthay đổi, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

• Để giữ thay đổi của bạn, hãy nhấp vào Chấp nhận của tôi .
• Để giữ thay đổi của người dùng khác, hãy nhấp vào Chấp nhận Khác .
• Để giữ tất cả các thay đổi của bạn, hãy nhấp vào Chấp nhận tất cả của tôi .
• Để giữ tất cả các thay đổi của người dùng khác, hãy nhấp vào Chấp nhận tất cả Khác .

Mẹo. Để lưu bản sao của sổ làm việc được chia sẻ với tất cả các thay đổi của bạn, hãy nhấp vào nút Hủy trong hộp thoại Giải quyết xung đột , sau đó lưu sổ làm việc dưới một tên ( Tệp > Lưu dưới dạng ). Bạn sẽ có thể hợp nhất các thay đổi của mình sau này.

Cách buộc các thay đổi gần đây tự động ghi đè các thay đổi trước đó

Để các thay đổi gần đây nhất tự động ghi đè mọi thay đổi trước đó (do bạn thực hiện hoặc bởi người dùng khác), mà không hiển thị hộp thoại Giải quyết xung đột , hãy làm như sau:

1. Trên tab Xem lại , trong Thay đổi , nhấp vào Chia sẻ sổ làm việc .
2. Chuyển sang tab Nâng cao , chọn Các thay đổi đang được lưu giành chiến thắng trong Xung đột thay đổi giữa những người dùng và nhấp vào OK .

Để xem tất cả các thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc dùng chung, hãy sử dụng tính năng Theo dõi thay đổi trên tab Xem lại , trong nhóm Thay đổi . Nó sẽ cho bạn biết khi nào một thay đổi cụ thể được thực hiện, ai đã thực hiện và dữ liệu nào đã được thay đổi. Để biết thêm thông tin, vui lòngxem:

• Xem lịch sử thay đổi trên một trang tính riêng biệt
• Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi do người khác thực hiện

Cách hợp nhất các bản sao khác nhau của sổ làm việc dùng chung

Trong một số trường hợp, sẽ thuận tiện hơn nếu lưu nhiều bản sao của sổ làm việc dùng chung, sau đó hợp nhất các thay đổi do những người dùng khác nhau thực hiện. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Chia sẻ tệp Excel của bạn với một vị trí mạng cục bộ.
2. Những người dùng khác hiện có thể mở tệp được chia sẻ và làm việc với tệp đó, mỗi người lưu bản sao của tệp được chia sẻ của riêng họ sổ làm việc vào cùng một thư mục nhưng sử dụng tên tệp khác.
3. Thêm tính năng So sánh và hợp nhất sổ làm việc vào thanh công cụ Truy cập nhanh của bạn. Bạn có thể tìm thấy các bước chi tiết về cách thực hiện việc này tại đây.
4. Mở phiên bản chính của sổ làm việc được chia sẻ.
5. Nhấp vào lệnh So sánh và hợp nhất sổ làm việc trên Truy cập nhanh thanh công cụ.

   

6. Trong hộp thoại Chọn tệp để hợp nhất , hãy chọn tất cả các bản sao mà bạn muốn hợp nhất (để chọn nhiều tệp, hãy giữ phím Shift trong khi nhấp vào tên tệp, rồi nhấp vào OK) .

Hoàn tất! Những thay đổi của những người dùng khác nhau được hợp nhất vào một sổ làm việc. Giờ đây, bạn có thể đánh dấu các thay đổi để có thể xem nhanh tất cả các chỉnh sửa.

Cách xóa người dùng khỏi sổ làm việc Excel dùng chung

Chia sẻ tệp Excel cho nhiều người dùng có thể dẫn đến nhiều những thay đổi trái ngược nhau. Để tránh điều này, bạn có thể muốn ngắt kết nối một số ngườikhỏi sổ làm việc được chia sẻ.

Để xóa người dùng khỏi sổ làm việc được chia sẻ, hãy làm như sau:

1. Trên tab Xem lại , trong phần Thay đổi , nhấp vào nút Chia sẻ sổ làm việc .
2. Trên tab Chỉnh sửa , chọn tên của người dùng bạn muốn ngắt kết nối và nhấp vào nút Nút Xóa người dùng .

Lưu ý. Hành động này chỉ ngắt kết nối người dùng cho phiên hiện tại, nhưng không ngăn họ mở lại và chỉnh sửa lại tệp Excel được chia sẻ.

Nếu người dùng được chọn hiện đang chỉnh sửa sổ làm việc được chia sẻ, Microsoft Excel sẽ cảnh báo bạn rằng mọi thay đổi chưa được lưu của người dùng đó sẽ bị mất. Bạn nhấp vào OK để tiếp tục hoặc Hủy để hủy thao tác và cho phép người dùng lưu công việc của họ.

Nếu bạn là người đã bị ngắt kết nối, bạn có thể giữ nguyên công việc của bạn bằng cách lưu sổ làm việc được chia sẻ bằng một tên khác, sau đó mở lại sổ làm việc được chia sẻ ban đầu và hợp nhất các thay đổi của bạn với bản sao mà bạn đã lưu.

Nếu bạn muốn xóa chế độ xem cá nhân của người dùng đã bị xóa, hãy chuyển sang nhóm Chế độ xem > Chế độ xem sổ làm việc và nhấp vào Chế độ xem tùy chỉnh . Trong hộp thoại Tùy chỉnh Chế độ xem , chọn chế độ xem bạn muốn xóa và nhấp vào Xóa .

Cách hủy chia sẻ tệp Excel

Khi hoàn thành công việc nhóm, bạn có thể ngừng chia sẻ sổ làm việc theo cách này:

Mở Chia sẻ sổ làm việc hộp thoại ( Đánh giá tab > Thay đổi nhóm). Trên tab Chỉnh sửa , bỏ chọn hộp kiểm Cho phép nhiều người dùng thay đổi cùng lúc… và nhấp vào OK .

Excel sẽ hiển thị cảnh báo rằng bạn sắp xóa tệp khỏi mục đích sử dụng chung và xóa Lịch sử thay đổi. Nếu đó là những gì bạn muốn, hãy nhấp vào Có , nếu không thì Không .

Lưu ý:

1. Trước khi xóa hộp này, hãy đảm bảo rằng bạn người duy nhất được liệt kê trong Ai đang mở sổ làm việc này . Nếu có những người dùng khác, trước tiên hãy ngắt kết nối họ.
2. Nếu hộp này không thể đánh dấu (có màu xám), rất có thể tính năng bảo vệ sổ làm việc dùng chung đang bật. Để bỏ bảo vệ sổ làm việc, hãy nhấp vào OK để đóng hộp thoại Chia sẻ sổ làm việc rồi nhấp vào nút Không bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ trên tab Xem lại , trong <1 Nhóm>Thay đổi .

Cách chia sẻ sổ làm việc Excel bằng OneDrive

Một cách khác để chia sẻ sổ làm việc Excel là lưu sổ làm việc đó vào OneDrive, mời đồng nghiệp của bạn cùng làm việc trên đó và xem các thay đổi của nhau ngay lập tức. Microsoft gọi nó là đồng tác giả .

Lưu và chia sẻ sổ làm việc

Trong Excel 2013 và Excel 2010 , để lưu sổ làm việc vào OneDrive, hãy thực hiện các bước sau:

1. Nhấp vào Tệp > Chia sẻ > Lưu vào Đám mây .
2. Mời mọi người cộng tác trên sổ làm việc bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email của họ vào