Bài viết giải thích các bước nhanh là gì trong Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 và Outlook 2013 cũng như cách tích hợp chúng trong quy trình làm việc email của bạn để tự động hóa các hành động lặp lại và loại bỏ các nhấp chuột không cần thiết.

Khi làm những việc giống nhau ngày này qua ngày khác, điều khó chịu nhất là lần nào cũng phải làm lại từ đầu. Bạn sẽ nói gì nếu thay vì các quy trình gồm nhiều bước tẻ nhạt, bạn có thể hoàn thành quy trình gửi email của mình chỉ bằng một lần bấm nút? Đó là tất cả những gì về Các bước nhanh của Outlook.

Các bước nhanh của Outlook

Các bước nhanh trong Outlook là loại phím tắt cho phép bạn thực hiện một một chuỗi hành động nhất định chỉ với một cú nhấp chuột.

Ví dụ: nếu bạn thường xuyên di chuyển hoặc sao chép thư đến vào một thư mục nào đó để xem lại sau, một bước nhanh có thể đẩy nhanh công việc. Hoặc bạn có thể tự động gửi trả lời và xóa thư gốc để hộp thư đến của bạn không bị lộn xộn với các email không liên quan. Điều đặc biệt hữu ích là khả năng bao gồm nhiều hành động trong một bước. Ví dụ: bạn có thể chuyển một tin nhắn đến một thư mục cụ thể, được đánh dấu là chưa đọc, chuyển tiếp đến đồng đội của bạn và Bcc'ed cho người quản lý của bạn, tất cả chỉ bằng một phím tắt!

Một tính năng tuyệt vời khác của Quick Steps là chúng hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể tự động hóa hầu hết mọi hoạt động thông thường bằng lệnh tùy chỉnh.

Để thiết lập Quick Steps trong Outlook của mình, bạn có thể chọn một trong cáccác phương pháp sau:

• Tùy chỉnh các bước mặc định.
• Tạo bước của riêng bạn.
• Sao chép và chỉnh sửa bất kỳ bước hiện có nào.

Hơn nữa, chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về từng tùy chọn để bạn có thể bắt đầu sử dụng tính năng tuyệt vời này ngay lập tức.

Các bước nhanh có sẵn trong tất cả các phiên bản máy tính để bàn hiện đại bao gồm Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 và Outlook 2013. Trong Outlook Online, tính năng này không được hỗ trợ.

Các bước nhanh mặc định trong Outlook

Microsoft Outlook có 5 bước đặt trước. Bạn có thể tìm thấy chúng trên tab Trang chủ , trong nhóm Bước nhanh :

• Chuyển đến - di chuyển email đã chọn vào một thư mục được chỉ định và đánh dấu là đã đọc.
• Tới người quản lý - chuyển tiếp thư đã chọn tới người quản lý của bạn. Nếu tổ chức của bạn sử dụng Microsoft 365 hoặc Exchange Server, tên của người quản lý có thể được đặt trong Danh sách Địa chỉ Toàn cầu và tự động được chèn vào hộp Đến; nếu không, bạn có thể chỉ định thủ công.
• Email nhóm - chuyển tiếp thư đã chọn tới đồng nghiệp của bạn. Tùy thuộc vào cách quản trị viên Exchange Server đã định cấu hình hộp thư của bạn, địa chỉ của các thành viên trong nhóm của bạn có thể được Outlook phát hiện và điền vào. Nếu không, bạn sẽ phải tự điền chúng.
• Xong - đánh dấu thư là đã đọc và hoàn thành, sau đó chuyển đến một thư mục được chỉ định.
• Trả lời & Xóa - mở ra mộttrả lời thư đã chọn, sau đó di chuyển thư gốc vào thư mục Các mục đã xóa .

Các bước được xác định trước này gần như đã sẵn sàng để bạn sử dụng, "gần như" là chìa khóa từ ở đây. Khi cố gắng sử dụng bước nhanh có sẵn lần đầu tiên, bạn sẽ được nhắc định cấu hình bước này. Nhưng đừng nản lòng - cấu hình không khó hơn việc chọn thư mục đích hoặc cung cấp địa chỉ email. Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của tính năng này, hãy xem xét một ví dụ thực tế.

Giả sử bạn muốn chuyển tiếp một tin nhắn nhất định tới người quản lý của mình. Bạn nhấp vào bước Tới Người quản lý và cửa sổ Thiết lập Lần đầu xuất hiện. Điều bạn cần làm chỉ là nhập địa chỉ email của người quản lý vào hộp Tới… và nhấp vào Lưu .

Để nhận tùy chọn bổ sung, hãy nhấp vào nút Tùy chọn ở góc dưới cùng bên trái, sau đó nhấp vào Hiển thị tùy chọn bên dưới hộp Tới… :

Giờ đây, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên, gắn cờ thư hoặc chỉ định địa chỉ email cho các bản sao Cc và Bcc.

Mẹo:

• Để kết hợp các tác vụ khác trong cùng một bước, hãy nhấp vào nút Thêm hành động .
• Để thực hiện một bước nhanh chóng mà không cần rời tay khỏi bàn phím , bạn có thể gán một tổ hợp phím nhất định cho nó - xem hộp Phím tắt ở gần cuối cửa sổ.

Cách tạo Bước nhanh trongOutlook

Nếu không có bước sẵn có nào tự động hóa nhóm hành động bạn cần, bạn có thể dễ dàng tạo hành động của riêng mình. Để thiết lập một bước nhanh từ đầu, bạn cần làm như sau:

1. Trong hộp Bước nhanh , hãy nhấp vào Tạo mới .

   

2. Trong hộp thoại Chỉnh sửa bước nhanh , điều đầu tiên bạn làm là đặt tên cho bước của mình. Đối với điều này, hãy nhập một số văn bản mô tả vào trường Tên , ví dụ: Trả lời & theo dõi .

   

3. Tiếp theo, chọn hành động bạn muốn thực hiện. Nhấp vào hộp thả xuống Chọn một Hành động , cuộn qua danh sách và chọn một hành động có liên quan. Một số hành động sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn bổ sung để chọn sau.

   Trong ví dụ này, mục tiêu của chúng tôi là trả lời thư bằng mẫu, vì vậy chúng tôi chọn Trả lời tất cả .

   

4. Để định cấu hình phản hồi của bạn, hãy nhấp vào liên kết Hiển thị Tùy chọn trong trường Tới… , sau đó nhập câu trả lời của bạn vào hộp Văn bản . Tùy chọn, bạn có thể thêm người nhận Cc và/hoặc Bcc, gắn cờ thư và đặt mức độ ưu tiên. Vì chúng tôi có ý định theo dõi, nên chúng tôi đặt Gắn cờ thành Tuần này .

   

5. Nếu bước nhanh của bạn không được phép bị giới hạn chỉ trong một hành động, hãy nhấp vào nút Thêm hành động và chọn hành động thứ hai. Trong trường hợp của chúng tôi, nó đang di chuyển một thư đến thư mục Theo dõi .

   

6. Theo cách tương tự, hãy thiết lập tất cả các hành động khác mà bạn muốnthực hiện. Ví dụ: bạn có thể chuyển tiếp thư gốc tới đồng nghiệp của mình hoặc chuyển tiếp email dưới dạng tệp đính kèm tới người giám sát của mình.
7. Tùy chọn, chỉ định một trong các phím tắt được xác định trước cho bước nhanh của bạn.
8. Tùy chọn, nhập chú giải công cụ để hiển thị khi bạn di chuột qua bước nhanh này (điều này có thể đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều mục khác nhau).

   Sau tất cả các tùy chỉnh, mẫu Bước nhanh hoàn thiện của chúng tôi có giao diện như sau:

   • Mẫu này thực hiện ba hành động : trả lời bằng mẫu (1), di chuyển thư gốc tới một thư mục đặc biệt để theo dõi sau (2), chuyển tiếp thư cho đồng nghiệp (3).
   • Có thể kích hoạt tính năng này bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 1 phím tắt (4).
   • Một chú giải công cụ nhắc nhở bước nhanh này thực sự làm gì sẽ xuất hiện khi bạn di con trỏ qua nó (5).

   

9. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Hoàn tất và bước nhanh mới tạo của bạn sẽ ngay lập tức xuất hiện trên ruy-băng.

   

Cách sao chép một bước nhanh hiện có

Trong trường hợp bạn muốn tạo một bước nhanh rất giống với bước bạn đã có nhưng có một chút khác biệt (ví dụ: chuyển tiếp thư cho người khác hoặc chuyển đến một thư mục khác), thì cách nhanh nhất là sao chép một mục hiện có. Đây là cách thực hiện:

1. Trong nhóm Bước nhanh , hãy nhấp vào mũi tên nhỏ ở dưới cùnggóc bên phải.
2. Trong cửa sổ Quản lý các bước nhanh mở ra, hãy chọn bước bạn muốn sao chép và nhấp vào Sao chép .

   

3. Trong Chỉnh sửa bước nhanh , hãy nhập một tên khác, thay đổi hành động nếu cần và nhấp vào Hoàn tất .

Cách thực hiện sử dụng Bước nhanh trong Outlook

Để thực hiện các tác vụ có trong bước nhanh, chỉ cần chọn thư rồi bấm vào bước nhanh trên dải băng hoặc nhấn phím tắt được gán cho bước đó.

Xin lưu ý rằng không phải tất cả các hành động đều được thực hiện âm thầm . Trong trường hợp Trả lời hoặc Chuyển tiếp , thư trả lời hoặc thư được chuyển tiếp sẽ mở ra, vì vậy bạn có thể xem lại và thực hiện các thay đổi nếu cần. Một tin nhắn sẽ chỉ xuất hiện khi bạn nhấp vào nút Gửi . Nếu cần, bạn có thể thu hồi email đã gửi.

Chỉ các bước khả dụng tại một thời điểm nhất định mới hoạt động . Những cái không khả dụng sẽ chuyển sang màu xám cho biết bạn không thể sử dụng chúng ngay bây giờ. Chẳng hạn, nếu không có thư nào được chọn, thì trong tất cả các bước tích hợp sẵn, chỉ Email nhóm sẽ hoạt động vì các giá trị mặc định khác được áp dụng cho thư hiện có.

Cách quản lý, sửa đổi và xóa các bước nhanh

Để quản lý các bước nhanh của bạn, hãy nhấp vào mũi tên trình khởi chạy hộp thoại ở góc dưới bên phải của nhóm Các bước nhanh :

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Quản lý các bước nhanh cung cấp cho bạn những thông tin sautùy chọn:

1. Chỉnh sửa - thay đổi bước nhanh hiện có, mặc định hoặc tùy chỉnh của bạn.
2. Sao chép - tạo một bản sao của bước nhanh đã chọn.
3. Xóa - xóa vĩnh viễn mục đã chọn.
4. Mũi tên lên và xuống - sắp xếp lại các bước nhanh của bạn trên ruy-băng.
5. Mới - tạo một bước nhanh mới.
6. Đặt lại về Mặc định - khôi phục các bước nhanh mặc định về trạng thái ban đầu và xóa những cái bạn đã tạo. Vì hành động này không thể hoàn tác, vui lòng suy nghĩ cẩn thận trước khi thực hiện đặt lại.

Ngoài cửa sổ hộp thoại Quản lý các bước nhanh ở trên, bạn có thể nhanh chóng thay đổi , sao chép hoặc xóa một mục cụ thể bằng cách nhấp chuột phải vào mục đó và chọn một tác vụ từ menu ngữ cảnh:

Các bước nhanh của Outlook được lưu trữ ở đâu?

Các bước nhanh của Outlook nằm trong một thư mục ẩn trong hộp thư hoặc tệp .pst của bạn.

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản POP3 , bạn có thể chỉ cần nhập tệp .pst ban đầu của mình vào một máy tính mới và Quick Steps cũng sẽ di chuyển cùng với tệp đó (tất nhiên, nếu mọi thứ được thực hiện chính xác). Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem Cách xuất và nhập tệp .pst.

Đối với người dùng Exchange, không cần thực hiện hành động đặc biệt nào - ngay sau khi bạn định cấu hình tài khoản Exchange của mình trên một máy tính mới, các bước nhanh của bạn sẽ được thực hiện ở đó.

Đối với tài khoản IMAP, quá trình di chuyển khó khăn hơn - bạn có thể sử dụngcông cụ MFCMAPI để truy cập dữ liệu hộp thư của bạn và xuất/nhập Quick Steps sang một máy tính mới.

Đó là cách tạo và sử dụng Quick Steps trong Outlook. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!